采購控制程序

1 目的对采购过程进行控制, 并对原料及辅助材料的供方进行评定与选择，以确保长期稳定地供应质量合格、价格合理的原辅材料，及时供货，维持正常的生产运作。2 适用范围本程序适用于与产品质量有关的原料及辅助材料的采购控制及供方的评定与选择。3 定义3.1 A类物资-属于特别重要的原材料, 例如：树脂、颜料、填充料、溶剂、助剂等，其质量会直接影响成品的重要质量特性。3.2 B类物资-属于较重要的辅助材料, 例如：包装材料、研磨介质、过滤网等，其质量仅会影响成品的次要质量特性。3.3 供方名单有三种：3.3.1 “集团供方名单”：是指由丹麦“老人牌”总部提供的“原料供应商名册”。3.3.2“地区供方名单”：是指由HHH RD提供的“原料供应商名单”。3.3.3“合格溶剂、包装及辅助材料供方名单”：是指经过本厂采购部/技术部/生产部 / 服务部等相关部门验证，并经副厂长（技术/生产）签字批准的供方名单。4 职责4.1 厂部负责提供和及时更新由总部及HHH RD发放的原料采购技术文件即集团供方名单、地区供方名单、集团原料规格和地区原料规格，副厂长（技术/生产）负责批准合格溶剂、包装及辅助材料供方名单，厂长负责对采购计划审批。4.2 采购部负责原料采购计划的制订, 采购合同/订单的签订及控制, 并保证及时采购符合质量要求的物资。4.3 生产部负责本地溶剂、包装桶、包装袋、过滤网、研磨介质等请购计划的制定。4.4 服务部负责卡板、纸箱、木箱等请购计划的制定。5 工作程序5.1 采购资料5.1.1 采购资料主要包括：供方名单、原材料的需求计划、辅助材料的需求计划等。5.1.2 采购部在与供方签订采购合同/订单时, 应清楚、明确无误地引用采购物资的资料。内容包括：a) 名称、类型、等级或其他准确标识方法；b) 规范图样、过程要求、检验规程及其他有关技术资料的名称或其他明确标识和适用版本；c) 适用的质量体系标准的名称、编号和版本。 5.1.3 在编制或制定对采购的原材料和辅助材料验收方法时，应考虑本公司的验收条件和该供方对其产品质量的控制程度, 以及该原材料或辅助材料对本公司成品质量的影响程度。5.1.4 采购部根据原料验证运作规程向技术部提供有关供方的质量文件和产品合格证。5.1.5当采购技术文件必须发放到供方处时, 由采购部进行发放登记并负责按技术文件和资料控制程序的规定实施更改、换版、作废和回收的控制, 防止使用失效的文件。5.2 供方的评选5.2.1采购部需要开拓原材料和包装及辅助材料的供应渠道时，应向有关的原材料及包装材料的供应商或生产厂家索取其产品资料、工厂简介、技术指标及样品，HHH RD负责对原料进行检验和试验。生产部 / 服务部负责对包装材料进行验证。5.2.2溶剂、包装及辅助材料经技术/生产部/服务部检验和试验合格后，报副厂长（技术/生产）批准，纳入合格溶剂、包装及辅助材料供方名单（流程图见附件一）。5.3 对供方的管理和控制5.3.1 采购部按照供方评定细则中的有关规定对供方实施管理和控制。5.3.2 采购部定期组织对供方进行考核和评审，具体办法请参见供方评定细则。5.3.3 采购部应建立供方档案，保存合格供方的质量记录和资料。5.3.4 对各种采购文件和资料以及供方档案，应建立采购文件和供应商档案管理办法，其管理要求应符合档案和资料管理制度的原则。5.3.5 对集团供方和地区供方不需要考核和评定，但有责任向集团总部和HHH RD反映供方的质量情况。5.3.6 对溶剂、包装及辅助材料供方，采购部每年组织一次对合格供方的复审。采购部对严重不符合要求的供方，应及时会同有关部门进行评定和验证，提出评审报告，签字确认后报副厂长(技术/生产)审批，批准后从名单中除去。5.4 采购计划 5.4.1生产用原材料a) 采购部原料计划员参照以往原料年度消耗量、到货周期及当前原料实际耗用趋势建立合理的标准仓存。每种原料的标准仓存在受到季节性消耗及到货周期等因素的影响时, 可进行调整, 以做到既能合理利用资金, 又不影响生产。b) 采购部原料计划员每周定期查看原料实际仓储量与标准仓存的差异，结合由生产部依据服务部的“需货计划”提供的周原料耗用量， 制订原料采购计划。（国内采购溶剂及B类物资不在此范围内）即“原料需求一览表”， 经厂长批准后采购部采购。该表的主要内容包括：原料编号、数量、建议交货期等。此采购计划中的数量在受到最小包装规格和集装箱容量等因素影响时， 采购部可自行变更， 以便原料既准时又经济地购进。c) 进口原料由香港总公司采购部根据我公司的“原料需求一览表”在一周内传真给我公司采购部“2*”采购订单。国产原料由采购员用“1*”采购订单用函电等形式及时与供方联系， 以便及时供货。我公司在国内谈妥的进口原料为“3*”采购订单。5.4.2包装材料和研磨介质等B类物资采购员根据以前生产耗用规律，制定数量合理的大宗采购订单经香港总公司采购总经理(或采购总经理指定人员)审核后，下达供方，然后根据生产部和服务部的“请购申请单”，要求供方分批执行。5.4.3国内溶剂和国产填料采购员根据溶剂来货通知单和国产填料来货通知单作为国内溶剂和国产填料的采购计划，采购员可以根据市场情况或日常操作情况预先向供应商订货，具体来货时间按溶剂来货通知单和国产填料来货通知单要求，再另行通知供应商交货。5.5采购合同/订单5.5.1采购部在供方名单中选择供货来源，签订采购合同/订单。5.5.2采购订单的签订应符合规定的格式和国家法规的要求，“采购订单”包括原料的名称、原料代号、数量、价格、付款方式、交货期和交货地点等。5.5.3“1* ”和“3*”采购订单由采购员或采购部经理完成后，经香港总公司采购总经理(或采购总经理指定人员)签名确认。“2*”为香港总公司制作的采购订单，该订单经其采购部经理确认后传真回本公司直接输入系统即可（流程图见附件二）。5.5.4采购合同 / 订单的确认及变更处理a) 采购订单在采购员、采购总经理或采购总经理指定人员签字生效后传真给供方，并应要求供方在收到合同 / 订单后以传真方式进行确认；b) 当采购合同 / 订单有变更时，采购部应及时用书面形式通知对方；c) 采购合同 / 订单的变更分为。1) 采购订单有关内容的修改，采购部应及时通知供方；2) 若取消采购合同 / 订单，则原采购合同 / 订单应作废。5.6 采购物资的验证5.6.1对于A类物资，由技术部按原料技术指标进行全面进货验证。必要时要求供方提供合格的质量证明文件；B类物资由有关人员进行入库的数量和外观验收。5.6.2采购部在原辅材料到厂之前开出“原料收货单”通知收货人。5.6.3进货验证a) 技术部按照原料检验和试验控制程序对采购物资进行验证/检验，出具“原料检测报告”给生产部和采购部;b) 当合同规定在供方货源处进行验证时，检验人员应按照采购文件（或合同）中规定的验证方式、方法及放行规定执行。5.6.4顾客的验证 当合同规定时，本公司的顾客或其代表有权在供方处对供方的产品是否符合规定的要求进行验证，采购部应予以配合并提供便利条件。但顾客的验证不能用作供方对质量进行了有效控制的证据，既不能免除供方提供可接受产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。5.7不合格原料及辅助材料的处理。5.7.1对于不合格原料,采取退货、报废、让步接收或请示公司领导采取其它方式处理。此项工作在三个月之内完成。5.7.2对于不合格的包装及辅助材料，采取立即退货方式处理。6 相关文件6.1文件控制程序6.2供方评定细则6.3原料检验规程6.4采购文件和供应商档案管理办法6.5集团供方名单6.6地区供方名单6.7标准仓存6.8档案和资料管理制度。7 质量记录7.1发文登记表7.2原料需求一览表7.3包装物请购计划表7.4采购订单7.5原料检测报告7.6原料收货单7.7国产原料开发申请表7.8原料开发记录。8 附件8.1供方的选择和评定流程图8.2采购流程图附件一、供方的选择和评定流程图列