Word2010的高级应用.ppt

第4章 Word2010的高级应用,Word 2010是一种功能强大的文字处理软件，用户除了利用该软件进行简单的文字编辑之外，还可以利用其更加深入、高级的排版功能，创建具有专业水平的长文档效果。,1,珠海城市职业技术学院 国家开放大学（珠海电大）信息工程系 杨晓安,本章学习要点:,文档分栏 使用分页和分节功能 插入页眉、页脚和页码 目录与索引 文档校对 批注与修订 保护文档 邮件合并,2,4.1 文档的排版设计,利用Word进行排版操作，可以大幅度的提高自己的工作能力，从而使编排出的文档质量和效果达到最佳。,3,4.1.1 页面设置,在文档的处理过程中，用户可以根据需要随时更改页面的布局，如更改纸张大小、纸张方向等。通过对页面属性的设置，可以保证打印内容与打印纸张之间的匹配。 1设置纸张大小 2. 设置页面边距和方向 3设置页面版式,4,左装订线,上装订线,4.1.2 设置分栏效果,所谓分栏，是指在编辑文档的过程中，将版面划分为两栏或者多栏。为文档创建分栏效果，既可以美化页面，又可以方便用户的阅读。（页面布局中分栏工具。）,5,4.1.3 分页与分节,在编辑Word文档时，系统会为文档自动分页。而为了美化文档的视觉效果，或者便于在同一个文档中为不同部分的文本设置不同格式，则可以利用Word 2010提供的强制分页和分节功能，对文档另起一页，或者将文档分隔为多节。 1分页功能 2分节功能,6,4.2 设置页眉、页脚和页码,页眉和页脚分别位于文档页面的顶部或底部中，通常用来插入标题、页码、日期等文本，还可用来插入公司标志或符号等。本节介绍页眉页脚的插入和删除方法，以及设置其高度插入页码的方法。,7,8,4.2.1 插入页眉和页脚,页眉和页脚不仅可以使文档页面看起来较为正规、美观，还可以便于用户对文档内容进行查阅。在Word中提供了多种页眉和页脚样式供用户使用。,9,4.2.2 编辑页眉和页脚,添加页眉和页脚之后，为了使文档具有最佳的视觉效果，还可以利用页眉和页脚工具栏对其进行编辑操作。 1调整页眉或页脚的位置 2插入对象,10,4.2.3 插入页码、页码格式,文档每一页面上标明次第的数字即为页码。当要阅读一篇较长的文档时，为其添加页码可以统计文档的页数，便于读者的检索。,4.3 文档背景效果,默认情况下，Word文档的背景颜色都是单一的白色。为了使文档看起来更加丰富、具有层次感。用户可以通过Word文档中的设置渐变颜色、运用程序自带的图案，以及添加图片等方法，来改变背景效果。,12,4.3.1 添加水印,水印是衬于文档内容下方的一种文本或图片形式，通常用于增加趣味或标识文档状态，例如将一篇文档标记为草稿或机密，用户可通过设置水印来实现。在Word 2010中，用户可以直接使用系统内置的水印样式，也可以自定义个性化的水印效果。 1使用系统内置水印 2自定义水印效果,13,4.3.2 设置背景颜色,Word提供了多种颜色供用户选择使用，通过设置文档页面的背景颜色，可以使文档内容更加醒目。,14,4.3.3 设置填充效果,文档的页面背景除了可以设置纯色背景外，还可设置不同的填充效果，如图案、纹理等。通过对文档页面填充效果的设置，可以使文档的背景效果更加绚丽，从而增强文档的观赏性。 1渐变效果 2纹理效果 3图案效果 4图片效果,15,4.4 目录和索引,在Word应用中，经常用于编辑书籍、论文等长文档，这类文章内容长、层次多，结构复杂。 此时，目录和索引在编辑文档的过程中就会发挥着重要的作用。目录能够帮助用户快速了解整个文档层次结构的内容；而索引则可以根据用户的需要将文档中的词或短句列出来，并标明在文档中出现的次数及其所在的页码，从而帮助用户快速查找需要的信息。,16,4.4.1 创建文档目录,文档目录可以使用户快速、清晰的了解整个文档的层次结构和大概内容，从而可以达到快速查找指定信息的目的。因此，为一个内容较为复杂的文档创建文档目录是十分必要的。 若要创建文档目录，用户不仅可以使用系统自带的模板进行手动创建，也可以在文档中自动插入目录。 1手动创建文档目录 2自动创建文档目录,17,自动目录的方法,18,4.4.2 更新文档目录,当创建文档目录后，如果再对文档中的内容进行增加、删除等操作，或者在文档中添加标记了新的目录项，便需要重新编制目录以适应该文档的结构变化。此时就会用到更新文档目录功能。,19,4.4.3 标记索引项,为了能够在文档中快速查找信息，可以利用Word提供的索引功能，将文档中的关键字词标注出来，分别标明其出处以及页码，并按照一定的次序进行排列，即可增强日后查找的便利性。,20,效果显示,4.4.4 创建索引,标记索引项的目的是为了对其进行快速查找，因此在标记索引项之后还需要为其创建索引。为标记的索引文本创建索引，可以帮助用户方便、快捷地查找文档中的相关内容。同时，使用自动索引还可以为标记的文本插入标记。,21,4.5 文档校对,在使用Word进行工作时，对完成的文档进行校对是必不可少的环节。利用Word 2010中的校对功能，可以在确保校对质量的前提下节省大量的时间和精力，从而有效的提高用户的工作效率和质量。,22,4.5.1 拼写和语法检查,在默认情况下，Word在用户输入内容的同时会自动进行拼写检查，并用红色波形下划线的形式表示可能出现的拼写问题；用绿色波形下划线表示可能出现的语法问题。这样，用户便可以在输入文本的同时一目了然的查看可能出现的问题。 1使用拼写和语法检查功能 2关闭拼写和语法检查功能,23,4.5.2 文档的字数统计,在利用Word编辑文档时，往往要用到其字数统计功能。用户除了可以在状态栏中查看文档中的总字数之外，还可以精确的查看文档中标点、空格、字符数，以及行数等具体内容。,24,4.6 批注与修订,在编辑文档时，为了更清楚地理解文档内容，可以通过Word的批注功能为文档部分内容添加注解或者注释。同时，利用Word 2010的修订功能，也可以标记文档中文字的错误或者不明确的内容，还可以设置文字的格式等。,25,4.6.1 使用批注,批注是附加到文档中的内容，将显示在文档的右边距或者【审阅】窗格中。每一个批注名称都是由Word用户名的缩写开头，后面跟一个批注号。批注不会影响文档的格式，也不会被打印出来。 1创建批注 2删除批注,26,4.6.2 修订文稿,修订是直接在文档中进行的修改。利用修订功能能够通过标记同时反映多位审阅者对文档所做的修改。这样，文档的作者便可以对这些修改进行复审，并确定接受或者拒绝这些修订。 1使用修订 2在修订过程中使用批注框 3显示以供审阅 4设置显示标记 5审阅窗格的使用 6接受或者拒绝修订,27,4.7 保护文档,为了防止其他用户对重要的文档进行修改，除了常用的设置文档为只读属性外，Word 2010还提供了强大的文档保护功能。启用文档保护功能，可以限制用户对文档的编辑、格式设置等。,28,4.7.1 格式修改限制,在Word 2010中，通过为文档设置指定的密码，可以有效地防止其他用户对文档指定某些类型的编辑，或者格式的设置等操作。,29,4.7.2 编辑权限,在Word文档中，除了可以对格式设置限制之外，用户还可以进行编辑限制。编辑限制仅允许用户在文档中进行特定格式的编辑，或者仅允许指定的用户进行编辑。,30,4.7.3 文档加密,在Word 2010中，除了提供了设置格式修改权限与编辑权限之外，