《档案管理制度》doc版.doc

唐山XX房地产开发有限公司档案管理制度 第一章 总则第一条 为了加强本公司档案管理工作，确保档案的完善和齐全，充分发挥档案的作用，根据中华人民共和国档案法和有关文件精神，结合本公司实际情况，制定如下档案管理制度。第二章 档案管理机构的设置及基本要求第二条 档案管理1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司档案资料由综合管理部管理，负责档案资料的归档督促和日常管理工作，档案管理员必须严格履行职责。3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。第三章 档案管理要求第三条 各部门资料管理要求1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。文书结案后，原稿由综合管理部归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经综合管理部负责人同意后妥为保存，综合管理部以影本归档，经办单位原稿用毕后仍应送综合管理部归档并换回影本。3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。4、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第四条 归档时间1、各职能部门办理完毕的文件和应归档的文件，在次年六月底前整理立卷，移交综合管理部，并办理移交、接收手续。 2、设备、仪器中的随机资料（合格证、使用说明书等资料）在设备、仪器安装完毕后三天内向档案室移交归档（设备、仪器类必须经档案管理员检查随机资料入档后在发票上签字财务方可受理）。3、基本建设类（包括基地工程建设、承建工程建设、监理工程）的文件材料按建设（监理）的不同阶段及时归档。在工程施工（工程监理）过程中，要进行竣工图的绘制和竣工资料的收集、整理工作。竣工图纸、资料在工程交工验收后15天内归档。4、会计档案隔年归档。5、人事档案为次年的一月份移交档案。6、会议文件、照（底）片、奖状、锦旗、录音（像）带等，采取平时归档方法进行，即随时产生随时归档。第五条 档案收集整理要求（一）档案点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1、检查文件的本文及附件是否完整，如有缺少，应即追查归入。2、文件如经抽存者，应有综合管理部负责人的签认。3、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门5、有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送至指定保管部门签收后 ，文件送归档。（二）档案整理在点收文件后，应依下列方式整理： 1、按照归档范围及时、完整、准确收集本公司工作中形成的各种文件材料。2、归档的文件其制作程序符合规范要求，制成材料具有耐久性。3、卷内文件材料排列有序，反映问题集中，保持文件间的有机联系。4、案卷标题简明确切，能充分提示卷内文件的主要内容。5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。6、卷内文件无金属物，破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。7、档案分类、组卷科学，便于保管和利用。8、应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。9、档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题，封面应注明立卷人、审核人、立卷时间。第四章 档案立档和分类第六条 档案立档1、档案文件材料按照批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。4、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第七条 分类1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。2、公司档案大致分为以下几类：（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；（3）制度类：管理制度汇编；（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。（5）计划总结类：分年度计划及总结等；（6）会议纪要类：办公例会纪要等。 第八条 档案编号和保存年限（一） 档案编号和管理1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4、全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。5、档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。6、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。7、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，各部门要积极配合公司档案管理工作。（二）归档及保存年限1、归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内目录。归档的文件资料种类、份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。2、归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）公司规章制度（10）其他经核定须永久保存的文书2、10年保存：（1）预算、决算书类（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存：（1）期满或解除之合约（2）其他经核定保存5年的文书4、1年以下暂时保存：结案后无长期保存必要者。3、公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。4、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第九条 档案的分类1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。若档案较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。第五章 档案统计第十条定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。第十一条对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，并按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。第十二条对本公司档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并按规定上报上级有关部门。要保证统计数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实，用科学的标准和方法使统计工作科学化。第六章 档案保管 第十三条 对接收进综合管理部的档案，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。第十四条 加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。第十五条 积极做好档案的利用工作，建立借阅登记和利用效果登记。 第十六条 加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。第十七条对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过鉴定小组和领导批准，造具清册后进行销毁。第七章 档案查阅第十八条 各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。查阅机密档案需经主管档案领导签字同意后方可查阅。档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。外单位查阅档案必须持所在单位介绍信，注明利用者身份和利用档案的目的、范围，并办理查阅手续，经主管领导审批后方可查阅。查阅档案只限在指定场所进行，未经批准不得将案卷带出档案室。未办理查阅手续和发现查阅手续不全者，档案室拒绝提供查阅档案。第十九条 在借阅过程中，应保持档案资料完整无缺，不得擅自涂改、拆页、撕毁、污损、划杠、拆角、添字等，对无故损坏档案者视情节轻重酌情处理。第二十条 查阅者严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。查阅完毕后应及时将利用效果反馈档案室，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为本公司各项工作服务。借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。借阅人应于规定期限内归还，如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。第二十一条 档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。第八章 档案保密第二十二条 档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作，任何无关人员未经许可不得入内。第二十三条 档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。第九章 档案销毁第二十四条 根据档案的不同保管期限，公司由档案管理部门和有关人员组成鉴定小组，定期对已到保管期限的档案，重新进行审查，作出鉴定，提出销毁意见。经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的由鉴定小组提出意见，编造销毁清册，经公司领导审批后销毁，未经鉴定，任何人不得随意销毁档案。每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册，档案销毁清册需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。档案销毁清册需永久保管。销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，销毁后，在销毁清册上签字，并将销毁情况报告公司领导，销毁清册列入档案保存。第二十五条 保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。第十章 档案移交第二十六条 需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 第十一章 档案调卷程序和管理 第二十七条 档案调卷程序 1、各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门负责人核准后持向管档人员调阅。2、管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3、于档案室当场借阅者，免填“调卷单”，按借阅程序进行。4、档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。第二十八条 档案调卷管理1、“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2、调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。3、调