西丽湖度假村营销策划方案.doc

酒店合同管理制度1、 为了加强酒店的合同管理，保证合同的签订、履行、变更、解除能依法进行，维护国家利益和酒店的合法权益，根据中华人民共和国合同法有关规定，结合酒店实际情况制定本制度。2、 合同管理工作由财务部经理负责。3、 合同管理人员必须经工商行政管理部门的专业知识培训，并考试合格获得结业证书者方能担任。4、 财务部是酒店的合同管理部门，其职责：（1）负责合同专用章的保管和使用。（2）设立合同汇总的台账，负责酒店对外签订合同的管理。（3）检查各部门订立和履行合同的情况，并进行汇总作出统计报表。（4）制定有关的合同管理办法，组织各部门学习合同管理的法律和政策， 提高政策水平和业务能力。（2） 参加重大合同的谈判与签订，审查与企业经济效益和市场关系较大的合同，参与合同纠纷的调解、仲裁以及诉讼等活动。（3） 合同管理人员对于合同履行中的重大问题有权向部门经理、财务经理、总经理反映，甚至越级反映。5、 酒店对外的一切合同，必须加盖酒店合同专用章，各部门不得以部门公章对外签订合同。6、 对外签约各种合同必须是酒店总经理或总经理给予授权的各部门经理，未经总经理正式授权者不得对外签订合同。7、 合同草签阶段填写合同审查表，由部门经理签署意见后，连同合同文本一并交送财务部审查，财务部经理在三天之内进行计划、财务等方面的审查，并签署意见报送总经理审批后执行。8、 凡涉及酒店的对外投资、承包经营、租赁、涉外业务、原材料购销、基建项目等合同，均由酒店财务部经理报总经理批准方为有效。其他合同在总经理授权的范围内由部门经理签署。9、 签订经济合同必须条款齐全，责任明确，字迹清楚，在合同内容上应写明标的数量、质量和验收方法、价款或酬金、结算方式、包装要求、履行期限、交货地点和方式、违约责任、解决争议的方法以及双方协商一致的其他条款等。10、签订合同时对对方履行的能力（包括资信资格）不明的，除要求其出 示法定代表人委托书外，还应要求对方出示工商局核发的营业执照副 本，审查其主体资格和经营范围，要求提供银行资信证明或担保，担 保者必须是能够承担相应的经济责任，并具备独立法人资格的经济实 体。11、合同以法定代表人或法定代表人授权代表签字，并加盖合同专用章后 生效，合同生效前，合同承办人应对合同进行反复审查，如发现问题 应及时纠正。合同审查的主要内容：（1）合同的对方是否具有独立法人资格，合同对方是否具备履约能力。（2）合同内容是否符合法律和政策规定。（3）合同是否超越企业经营范围和授权代表的委托权限。（4）合同条款是否完整，文字是否正确，签约手续是否完备。（5）按规定需要办理公证、鉴证、登记或者审核批准的是否完成这些 法定手续。12、合同签订并生效后即具有法律约束力，必须严格执行确保酒店信誉，酒店实行合同履行情况网络管理，每一个编号合同的履行部门、履行期限、履行内容、履行要求全面进入网络系统。13、涉及酒店付款的合同，应于合同规定的付款之日前一周，由有关部门 通知财务部，以便及时筹措资金按时付款。14、当事人协商一致，可以变更、转让或解除合同，但依照合性质，当事人约定或法律规定不得变更、转让的不得变更、转让，法律法规规定变更转让、解除合同应当办理批准、登记等手续的，应依照其规定，凡要变更或解除合同，必须事先以书面形式通知对方，经双方协商一致，按法定程序签订新的书面协议，在双方没有达成新的协议以前，原合同依然有效。15、合同承办人员收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信件、电报应及时告知财务部以书面作出明确答复，对方以电话、口头通知，不能作为变更或解除合同的依据。16、酒店因情况变化需要变更或解除合同时，应在合同期满前30天向对方提出，原合同有规定或双方另有书面约定的，按合同规定或约定办理。17、合同正本应由财务部负责保管，副本交总经办，复印件分送有关部门。18、各类合同都必须建立台帐登记，台帐要能全面反映合同的订立、履行、 变更、解除和争议解决处理等情况。19、有关合同订立、变更、解除的往来函电、信件均应妥善保管，合同承办人员在收到对方有关函电信件后，应及时在合同副本和台帐上作好记录，以便查考，并在函电信件上签注处理意见后归档。酒店就合同订立、履行、变更、解除而撰发的函电均应留底，有关合同的函件一律挂号发出，挂号信存根一并归档。20、合同执行完毕，应由合同承办人员、部门经理或酒店财务部经理认可。21、对已生效的合同要及时分类、整理、立卷、装订归档，以便随时查阅，合同履行结束后，应根据档案法规定保管和处理合同档案，一般买卖合同档案的保存期为三年，重大合同需永久性保存。22、凡合同在履行中发生纠纷，原则上应由原承办人员负责解决，合同管理人员应积极配合，合同纠纷发生及解决经过应在合同台帐上进行详细记录，凡合同纠纷通过协商解决的，均应将协商结果形成书面协议，并按协议执行合同纠纷，协商不成的，应及时向部门经理和财务部经理汇报，并整理好有关资料，在法定的时效内，可以调解，调解不成的，可依据仲裁协议向有关仲裁机构申请仲裁，没有仲裁协议或仲裁协议无效的，可向人民法院提起诉讼。23、合同履行过程中如发生违约事项，应按合同的规定和罚则办理，但确因不可抗力等原因而造成的逾期短少等情况，应取得有关方面的书面证明，报部门经理审核后转财务经理审批处理，合同承办人员不得擅自决定免罚。24、合同管理直接关系到酒店经营管理和经济效益，必须列入各级经济责 任制考核范围。25、对维护酒店合法权益，工作成绩显著或对挽回合同签订履行事故有功， 使国家和酒店利益免受重大损失的，应给予必要的荣誉和奖励。26、有下列情形之一，未造成经济损失，对直接责任者或责任领导进行批评教育，造成经济损失的，按情节轻重分别给予纪律处分，经济处罚直至追究刑事责任。（1）应当签订书面合同而未签订，以口头约定代替书面合同而给酒店造 成经济损失的。（2）凡不使用或不验核授权证书签订合同，或使用授权委托书不当，造 成经济损失的。（3）合同授权代表人员在签约履行合同时未尽到责任而造成经济损失的， 或导致合同纠纷被处赔偿罚款的。（4）合同承办人员丢失或擅自销毁合同及合同附件资料，造成经济损失 的。（5）不及时追究违约责任，造成损失的。（6）合同管理人员玩忽职守，造成经济损失的。（十三）酒店会计档案管理制度1、 会计档案是记录和反映经济活动重要史料和证据，必须加强管理，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等制度，切实把会计档案管好。2、 会计档案是指会计凭证，会计账薄，会计报表，电脑磁盘和其他会计核算资料，按其重要性分四类存档保管。第一类，会计凭证，会计账薄，会计报表，会计师事务所年审验资报告，会计移交清册，会计档案保管清册，销毁清册，账户余额表，工资奖金发放表。第二类，各类辅助账，计划统计报表及分析资料，各类经济合同。第三类，各类月报表，各类账单，发票收据，领用单，其他。第四类，电算化会计档案管理详见会计电算化管理制度。3、 财务部应设会计档案室或专用柜，并指定专人负责会计档案管理工作，会计档案管理人员调离必须办理移交手续。4、 每年形成的会计档案应由财务部按照归档要求负责整理立卷或装订成册，每年会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，由财务部编造清册归案入库。5、 已入库的会计档案，应保持原卷册的封装，需拆封管理的应由会计档案管理人员处理。会计档案的保管,必须存放有序,查找方便,同时严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。6、 酒店保存的会计档案应根据业务需要，积极给予利用酒店内部查阅，会计档案须经有关负责人同意，并按规定进行登记，查阅后及时归档。7、 外单位查阅会计档案需凭查阅单位介绍信，说明查阅范围，查阅人应出示身份证，经财务部经理批准后，才能办理查阅手续。8、 查阅会计档案必须由保管人员陪同，查阅的会计档案需保持原样，不得拆抽涂改，如需复印的，须经财务部经理同意，会计档案原件原则上不得出错。9、 会计档案保管期按国家规定，一类档案保管期为15-20年，二类档案保管期为5年，三类档案保管期一般保管二年，档案销毁时，应指定专人鉴定审查，编造会计档案销毁清册，经酒店总经理同意批准后，对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管到结清债权债务为止，建设单位在建设期间的会计档案不得销毁。10、在销毁会计档案时，财务部应派员监督，在销毁会计档案前，要认真 核算销毁清册，销毁后在销毁清册上签字盖章，财务部存档。（十四）采购管理制度物资采购是酒店管理中的重要环节，加强采购工作的管理是降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。采购部是酒店采购工作的专业部，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门应予支持、配合、监督。1、 采购的计划管理加强计划管理，严格审批手续，是采购管理的关键。（1）客房部、工程部等各部门需用的物品、物资的下一年度计划在本年 度10月份销售预算编造后，由采购部会同成本财产管理部及相关部 门拟定方案，编造年度采购预算，经财务部经理审核报总经理批准 后实施。（2） 根据年度采购预算和成本财产管理的物资需用月底计划，采购部还需编制月度的具体采购计划，每月25日前报财务部经理审批后组织实施。（3） 主食品及其他食品采购采取定期补给的方法，由仓库填写补充申购单，经财务部经理审批后，由采购部实施。（4） 仓库补充请购，由成本财产管理部根据需要提出申请，填写物品申购单交财务部经理批准后实施。（5） 其他零星物品的申购，由使用部门提出请购，成本财产管理部根据库存情况审核，预算内由财务部经理审批，超出预算需报总经理批准后方可执行。（6） 餐饮部每天需购入的鲜活原料，可由厨师长于前一天下午3：00前将订菜单报采购部，采购部根据市场货源情况及时与供应单位联系组织进货。2、 采购物资的择商和价格管理采购物品坚持货比三家，严格价格控制。（1）所有申购计划或申购单（除鲜活原料外）送采购部后，由采购部经理统一登记后分发给食品采购员和物资采购员，由其具体申购单上的采购项目进行招商，确认和报价。（2） 鲜活原料订菜单直接报送食品采购员，由其负责落实报价，经采购部经理审批后保存一联，其余二联返送厨房和成本财产管理部仓库组。（3） 采购人员收到自己分管的申购单要认真归纳，分类整理。对其中有疑问的内容要与部门经理和申报部门授权人及时沟通，在确认无误后，按照要求时限尽快寻找至少三家以上的供应厂、商进行业务洽谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申购单，并填好总金额，供应厂商名称后上报部门经理。（4） 国外采购申请单由采购部经理直接负责。按酒店的有关规定办理。（5） 供应厂商优惠、折扣、赠送、回送等必须归酒店所有，并在报价中注明。（6） 所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定，使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑，并对所掌握的供应厂商及购物意向主动通报采购部，由其选定质优价廉服务好的供应商。（7） 鲜活原料的价格受市场影响浮动较大，食品采购员每十天作市场询价，并由采购部经理每十天与供应商洽谈后报财务部经理审批。3、 采购项目的审批 所有采购项目经审批或为有效订单后，方能实施购买。（1）鲜活原料订购单经授权厨师长签字并完成报价后即为有效订单。（2）除鲜活原料外的所有申购单在完成报价、审批后，必须经采购部经 理审核签字后，方可上报审批。（3）厨房非正常消耗食品申购单，酒水饮料申购单，经采购部经理、财 务部经理签字后即为有效订单。（4）预算内物品申购单经采购部经理，财务部经理签字后为有效订单。（5）预算外追加物品的申购单，除须经采购部经理，财务部经理签字后 还需有总经理签字方为有效订单。（6）国外进口申购单经采购部经理、财务部经理审核，并经总经理签准 后，返回采购部打印订单，再经审批签字后方为有效订单。4、 采购项目的购买所有采购项目依据有效订单原则，由采购部统一采购，其它部门一般不得自行购买。（1）经审批签字的申购单返回采购部后，经统一登记后分发有关人员。 国内采购订单落实到各采购员实施购买，所有购买活动必须依据有 效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应厂商及其他要求进行。（2）购买中要认真检查所购买物品的品质、商标、期限、卫生标准等内 容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。（3）对于需订货或供需双方认为必须签约的经济活动先要与供应厂商洽 谈有关业务细节，报采购部经理同意，达成协议后，签订采购合同 经双方法人代表签字（特殊合同必需取得合法公证）后方能生效。（4）由于市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量 多于有效订单数量时，必须重新办理补缺申购，经审批后方能购买。5、采购物资的验收 把好物资验收关，对不符合采购订单内容的项目一律拒收或补办手续。（1）无论是采购人员自提还是供应厂商送货，货到酒店后，必须首先与 仓库验收人员联系，不允许采购人员或供应厂商直接将货物交付所 需部门。（2） 凡经批准的各类申购计划，申购单、订货单、合同复印件等由采购部有关人员根据不同时间交仓库保管组验收员作收货凭证，无任何收货凭证的货物，验收员有权拒收。（3） 各项进货均由仓库保管组按收货凭证进行验收，每次到货需有二人同时验收，根据收货凭证、发票核对货物的品名、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，货物验收合格后，即开出验收入库单并签字盖章，所有进货均应过磅总数。（4） 进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和库存小样进行验收。（5） 每天从菜场或其他供应单位购进并直接领用的鲜活原料，应由验收员和厨师长或授权人员一起验收，验收合格后，验收员开出验收直拨单，并做好鲜活原料日报表。（6） 开好的验收单，由验收员送交使用部门签字。入库的货物，由仓库保管员签收，直拨的货物，由使用部门签收，签收后的验收单一式四联，一联交采购员，一联交仓库保管员，一联留存；验收直拨单一联交采购员，一联交供应商作为开发票的凭证，一联留存。两单的一联随收货日报表上报成本核算组。（7） 所有的进货如发现与品名、规格、质量、数量不符时，验收员有权拒收，并向仓库保管员或成本财产管