《华冠管理制度》doc版.doc

华冠公司管理制度版本状态第一版版次10页 码第 4 页 共 4 页生效日期06/4/1文件名称文件控制管理制度文件编码HG0015编制.日期部门主管确认.日期审核.日期批准.日期1.0 目的 为了在对公司文件的编写、审核、批准、发放、运行识别、废除、保存等进行规范化管理，特制定本制度。 2.0 范围 本制度适用于本公司各部门所有文件和其他外来外发文件的管理。 3.0 职责 3.1 行政管理部文印室负责对文件编码、标识、文件格式原件（电子版）存档、发放记录、控制管理、废除文件回收等管理工作。3.2 公司机密、机要文件均由总经理批准，其他外来文件及部门文件由相关部门主管批准，特殊申报须由总经理批准。3.3 各部门负责本部门文件的编写、登记、保管，以及相关外来文件的识别，并对本部门的文件进行整理、归类、保存。各部门负责对文件的编写并参与文件的正常执行，行政管理部协助编写及文件格式、标准的审核,并跟进督导文件执行。3.4 管理者代表负责质量管理类文件的审核。3.5 法务部门负责合同类文件的法务审核，财务部负责相关财务、薪资制度、报表、凭证的审核。3.6 行政管理部负责本制度的最终解释权及文件格式的审核，总经理负责本制度的批准执行。4.0 定义4.1文件清单：指发放文件的一个清单，按文件发放时间，以文件名排序。4.2文件目录：指文件的内容简介。5.0作业内容 5.1 文件的分类 5.1.1管理制度类文件：由行政管理部审核，总经理批准。包括：公司和部门管理制度、程序文件。如员工薪资管理制度、行政管理制度、质量管理体系管理制度、仓库管理制度、委外加工作业管理制度等，须加盖受控章。5.1.2公文类文件：包括部门公告、规定、说明类和人事部门人事调令、奖罚通知类。5.1.3合约类文件:由部门负责人编制，文件格式由行政管理部审核，总经理批准。包括：公司各部门与外部机构签订的各种销售合同、采购合同、项目合作合约、劳动合同、还款计划书等，须加盖章。5.1.4表单类文件：包括各部门报表类、凭证类和部门工作联络表和工作报告等。 财务报表及凭证须经财务部审核并加盖章。5.1.5指导书：由部门项目、技术负责人编制，主管核准。包括：流程图、工艺指导书、操作手册、工艺技术标准等，须加盖章。 5.1.6外来文件:包括行政法规、标准类，广告类以及部门外来外发文件。部门外来外发文件要经负责该项业务的部门主管确认，主管该项业务的部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性。5.1.7机密文件：只限于高层管理者有权查看或授权查阅，保管者不得外泄。如公司新技术研发文件、项目合同及相关特殊合同等涉及到高度利益性文件，须加盖机密章。5.1.8机要受控文件：必须由总经理批准执行，只在少数受控部门发放的文件。如采购询价单、员工薪资管理制度等，须加盖机要章。5.1.9普通文件：由部门主管批准执行的部门内部文件、部门联络单、通知等。如人事调令、会议通知等。5.2文件的编码和文字类型及文字格式5.2.1各部门修订或编写、申请新增文件时，应按公司文件管理制度，咨询文印室进行文件编码，并进行登记。所有文件必须符合编码规定，文字或格式必须符合公司CIS要求，以便对公司文件的整体视觉形象进行统一。5.2.2本制度中公司简称、部门简称均采用中文字拼音的首位字母大写为标准，如果出现相同简写则加上主管部门的简称如：生产部“SC”和市场部“SC”，则在市场部的前导面加上业务“YW” 则市场部简称为“YWSC”。HG XZ 01 XA B C D 5.2.3管理制度、指导书类文件编码格式：5.2.4A：公司简称 B：编制部门简称 C：文件流水序号D：文件版本号（用1.0、1.1等表示）HG 002 XA B C 5.2.5表单类文件编码格式：5.2.6A：公司简称或部门简称 B：表格流水序号 C：表格版本号（用1.0、1.0等表示）宁 华 生 字 2006 01 号A B C D E F G 表格文件为公司通用A使用公司简称，为内部部门使用则用部门简称5.2.7公文行文编码格式：5.2.8A：为南京市简称 B：为公司简称 C：为部门简称OUT 0412 003D、G：为编码统一格式固定字 E：为文件编写年份 F：为自然序列号5.2.9外来文件编码格式： A B C 5.2.10A：外来文件通用代码 B：文件接收月份和日期 C：文件流水序号5.3文字格式和类型5.3.1公司公文行文类文件文头统一用黑体一号字，文件编号用宋体加粗三号字，文件标题用黑体小二号字，文件内容用宋体小四号字。5.3.2管理制度类、指导书类、合约类文件标题统一用宋体小二号字，内容统一用宋体小四号字。5.3.3表单类文件：标题统一用黑体加精小二号字，文件编号用宋体四号字，内容用宋体小四号字。因为表单类文件的特殊性，表格内容字体可适当缩小，依表格大小而定。5.4文件发放程序及记录5.4.1文件格式经行政管理部审核、总经理批准后，由文印室加盖相应控制章后，按文件要求涉及所需的文件数量复印并发放到相关部门。 5.4.2普通部门行文文件经部门经理批准后即可生效执行，具体见文件评审、审核、批准及保存期限一览表。5.4.3文件评审、审核、批准及保存期限一览表见附表一。5.4.4普通行文类文件加盖公章即可生效。5.4.5关于部门经理（主管）财务人员、销售人员、技术人员（含）以上人员的任免文件需要经总经理批准加盖公章，其他人员任免文件部门主管批准，按人力资源管理制度执行并加盖章。5.4.6文件发放要按文件发放情况登记表进行登记5.4.7文件发放情况登记表（见附表二）5.4.8文件发放情况登记表应每月交文印室验收并登记保存。5.5文件清单及文件目录5.5.1为方便文件的查询与监控，文件管理人员应对保管的文件列出文件清单及文件目录，并及时进行更改及更新。5.5.2文件清单、文件目录（见附表三、附表四）。5.6文件的保存5.6.1文件格式的原件（电子版）由文印室进行保存，文件原件由相关行文部门保管。5.6.2文件的影印副本由下发的各部门按文件5.5要求的制定相关的文件清单和文件目录进行记录保存。5.6.3公司机密文件由文印室专人保管，没经总经理批准或授权，任何人不得查阅、影印。5.6.4各部门机要文件由部门主管或经理保存，普通文件可由部门文秘保存。5.6.5任何人不得在正式文件上加标记、或书写任何文字、字母、符号等。5.7文件的回收及废除5.7.1受控文件经次更改后（修改状态从“”到“”）或文件需大幅度修改时，可以作废，但受控文件的发放部门必须发放新版本受控文件后，才能把旧版本作废。文印室按文件发放记录回收作废版本后，除保留一份存档外，其余要加盖废除章并及时销毁。5.7.2文件和资料发放、回收记录表见附表五5.8文件的复印5.8.1各部门不得擅自影印受控文件。5.8.1机密、机要文件统一由文印室根据文件发放要求影印。5.8.2文件发放后，若有其他部门需要加印的，需写加印申请，并经部门主管或总经理批准后方可加印。5.9文件的编制格式及文件传真的收发5.9.1管理制度类文件格式（见附表六）5.9.2公文行文类文件格式（见附表七）5.9.3表单类文件格式（见附表八）表单类文件的表头应符合本制度规定，表单内容可根据部门需要自行设计但格式需要经主管部门审核。5.9.4指导书类文件格式（见附表九）5.9.5合约类文件格式（见附表十）5.10文件的收发5.10.1普通文件对外传真需经部门主管或经理批准，方可传真。5.10.2机密、机要文件的对外传真需经总经理批准，方可传真。5.11传真文件的接收5.11.1