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第六章 文字处理软件Word 20006.1 Word 2000（中文版）入门一、 Word 2000的功能和启动1、功能a) Word 2000是一个基于Windows9X的进行文字处理的软件，是新一代的办公自动化软件之一，它简单易学、功能强大，能高效地处理文字和图形的功能。b) 特点：所见即所得、直观式操作、图文混排、制表功能完善以及模板和强大的打印功能。2、启动方法a) 从“开始”菜单运行Word程序：开始 程序 Microsoft Wordb) 从桌面的Word快捷方式进入Word程序：双击快捷菜单图标Word 2000应用程序的默认路径为：C: program files Microsoft Office Office Winword c) 从桌面的Office快捷工具栏进入Word程序：安装软件过程中，在桌面上设置二、 Word 2000的窗口和帮助系统1、 Word 2000文档窗口标题栏显示当前编辑的文件名菜单栏绘图工具栏浮动工具栏编辑区提供用户查看、编辑功能状态栏用于显示当前编辑状态标尺用于定位l 标题栏：显示应用程序和文档名，新建空文档默认为“文档1”。l 格式栏：含文档编辑排版的常用格式工具按钮，与工具栏置于同一行。l 菜单栏：共有9个菜单选项，分别有Word全部命令。l 标尺栏：显示文档纸张大小、段落位置、页面版式的尺寸，分水平和垂直标尺。l 正文编辑区：输入文档内容。l “浮动”工具栏：处于窗口中的工具栏，由“视图”菜单的“工具栏”命令选项调用。l “绘图”工具栏：是浮动工具栏之一，将其拖到窗口边缘是，即自动附在窗口边框上。l 状态栏：显示窗口页面在整个文档中的位置和插入点光标在当前页面中的位置，以及一些当前使用的编辑状态的信息。使用语言插入点光标在当前页面的位置窗口页面在整个文档中位置 Word 2000打开多个文档，每个文档都有一个程序窗口，都在Windows窗口的任务栏上有一个按钮。当前文档的按钮是按下形态。2、 窗口菜单和快捷菜单a) 菜单命令列表：菜单选项的各种标记的约定。执行命令可以用鼠标单击或用复合键操作。b) 右键快捷菜单：快捷菜单显示与特定项目有关的常用命令列表的组合。c) 查找菜单命令：单击“紧缩型”的短菜单尾处的 ，则展开完整菜单。3、 窗口工具栏及其设置a) 固定工具栏和浮动工具栏固定工具栏附着于程序窗口某一边缘；浮动工具栏可以用鼠标拖动，放在任意位置。固定工具栏的左边界，有一个移动柄 ，鼠标移到该处，变成 ，按住鼠标左键可以拖动工具栏到窗口中，变成浮动工具栏；浮动工具栏拖到窗口边缘时，变为固定工具栏。b) 调整和查找工具栏按钮可以改变固定工具栏的位置和长短。当长度较短时，只显示最近使用过的几个按钮，同时，在工具栏尾部有一个“其他按钮”的按钮 ，单击此按钮会出现更多按钮的列表。c) 隐藏和显示工具栏操作：“视图”菜单“工具栏” 工具栏列表；或在窗口现有工具栏的任意位置单击鼠标右键，直接出现工具栏列表。列表中是一些内置工具栏名，若工具栏名前复选框有 标记，表明该工具栏已被调用，在程序窗口中。若要隐藏工具栏，在列表中单击工具栏名，取消选中标记。关闭窗口中工具栏的简便方法：把固定工具栏变成浮动工具栏，再单击浮动工具栏上4、 自定义个性化工具栏步骤：1) 单击“视图”“工具栏”，弹出工具栏列表，单击列表下部的“自定义”项；2) 在“自定义”对话框中，单击“工具栏”选项卡上的“新建”按钮；3) 出现“新建工具栏”对话框，在“工具栏名称”框内输入自定义工具栏的名称；4) 单击“确定”，完成个性化工具栏定义。5) 向新工具栏中添加工具按钮或命令，在“自定义”对话框中单击“命令”选项卡。6) 在“类别”框中选择名称，在“命令”框中单击所需操作项，按住鼠标左键将其拖到自定义工具栏中，再松开鼠标，即向自定义工具栏中添加一个工具按钮；7) 重复上一步操作，最后构成个性化工具栏。5、 Word 2000帮助系统获得帮助的方法途径：“帮助”菜单标题栏上的“帮助”按钮“Office助手”a) 灵活的屏幕提示用鼠标单击“帮助”菜单中“这是什么”，或单击对话框标题栏右上角的 按钮，鼠标指针变成 形状，用该指针单击所要了解的元素，则显示该元素定义和使用方法提示。采用组合键Shift+F1 可以直接快速弹出和取消 形帮助指针。b) Office助手帮助工具栏上有一个帮助按钮 ，即Office助手。单击此按钮弹出帮助气球和Office助手形象，即一个淡黄色的帮助专用对话框，针对当前正在做的操作自动提供相应的帮助信息。若对话框中没有需要的信息时，可在关键字输入框中输入要查询的关键字，再单击“搜索”。在工作过程中可以隐藏Office 助手，右键单击助手形象，在快捷菜单中单击“隐藏”。c) 目录和索引帮助需要详细的帮助信息时，应该使用“Microsoft Word 帮助”，该对话框有“目录”、“索引”两个选项卡和帮助信息框。目录：列出帮助系统的全部目录。索引：按输入的关键字查找帮助信息。三、 用Word 2000写文章1、 输入字符启动Word应用程序建立一个名为“文档1”的空白文档，选择好输入法，就可以直接用键盘键入汉字、字母和数字。新文档的默认设置为：汉字字体为宋体、字号为五号。在文档的左上角，有一个闪烁的光标，称为插入点，即文本输入的位置。整段文字输入过程中，Word 程序会自动换行，段落结束后按回车键另起一段，Word程序以回车键来区分段落。2、 插入与改写在文档空白处输入字符时，插入与改写无差别；在已输入的文字行中间修改时，插入与改写的作用不同。“插入”：输入的字符添加在插入点位置，其后面的字符向后移；此时，“状态栏”中“改写”标记呈现灰色。“改写”：输入的字符覆盖了插入点后的字符，在其后面的字符位置不变；此时，“状态栏”中“改写”标记呈现亮色。“插入”、“改写”的状态切换：按键盘上的Insert 或用鼠标双击“改写”标记。3、 插入符号和特殊符号在文档中插入键盘上没有的特殊符号，步骤如下：1) 鼠标单击要插入特殊符号的位置，定位插入点，输入状态置于“插入”状态；2) 单击菜单栏中“插入”“符号”，出现对话框，单击“符号”选项卡，出现符号集表；3) 鼠标单击选中需要的符号，选中的符号以反白放大显示，单击“插入”按钮，该符号就插入到指定位置，可以连续插入多个符号；4) 在“插入”符号后，“插入”按钮变为“关闭”按钮，单击“关闭”关闭对话框。4、 插入日期和时间在文档中插入固定的或当前的日期及时间。步骤：1) 将插入点置于文档中的指定位置；2) 单击菜单栏中的“插入”“日期和时间”，出现“日期和时间”对话框；3) 在“语言”框选择中文样式或英文样式；再在“有效格式”框中选择表示日期或时间样式；复选框“使用全角字符”选中后，数字以全角形式显示，复选框“自动更新”选中后，在打印或下次打开文档时自动更新为当前日期和时间，若未选，则始终保持初始设置的日期或时间。4) 单击“确定”按钮，则在指定位置插入了当前日期和时间并返回文档。四、 保存新文档和退出Word 程序1、 保存新文档l 单击“文件”菜单单击“保存”l 单击工具栏上的“保存”按钮 。 新文档首次保存时，会弹出“另存为”对话框，在“保存位置”框中默认位置为C盘上的“My Documents”文件夹中，可在下拉列表框中选择保存位置；在“文件名”框中自动以文本的第一行文字为文件名，可另行该名，再单击“保存”。2、 退出Word 程序先关闭正在使用的Word 文档，退出Word 应用程序。操作命令：单击“文件”菜单单击“关闭”和“退出”两项。“关闭”：关闭文档，Word 应用程序仍然正常运行。“退出”：关闭文档并退出Word 应用程序。在关闭经过修改但尚未保存的文档时，会出现提示框，选择“否（N）”放弃赏赐保存以后所做的修改；选择“是（Y）”保留文档直到当前所做的任何修改。练习：书本P276 四、操作题：1、输入文档，最后插入当前日期；以“病毒”文件名保存文档，保存在桌面上，再把“病毒”文件保存到软盘上。6.2 Word 2000 文档管理一、 创建Word 2000文档1、 创建常规空白文档1) 创建默认格式空白文档启动Word 2000程序、单击工具栏上的按钮 等操作。该文档的格式为通用格式：宋体字五号、纸张为A4、使用默认页面设置。第一次启动Word 2000程序，创建的空白文档文件名默认为“文档1”，创建的第二个为“文档2”，第三个为“文档3”，依次类推。2) 创建特定格式的文档为了省却对文档页面格式的设置，可以利用Word 预定的格式创建文档。方法：l 单击“文件”菜单单击“新建”命令，弹出“新建”对话框；l 单击“其他文档”选项卡，再单击需要的模板，出现一个预定格式的空文档，在预定位置输入内容即可。2、 基于“模板”建立新文档模板是Word 中一种特殊的文档，包含了特定的格式和样式。例如：建立一个16开纸的空白文档模板。1) 单击“文件”菜单 “新建”命令 “常规”选项卡右下部的“模板”单选框“空白文档”“确定”，则建立了一个空白文档，文件名为“模板1”（第一次建立空白文档）。2) 单击“文件”菜单“页面设置”“纸型”，选择16开纸型，再单击“页边距”选项卡进行页边距设置，单击“确定”。3) 关闭“模板1”文档，出现保存文档提示，单击“是”，出现保存文件对话框，在对话框中输入模板名“16开纸空白文档”，不要改变保存位置，单击“保存”。3、 利用“向导”创建新文档向导是一种特殊的系列式对话框，特有的“上一步”和“下一步”按钮引导你在一步一步的对话中完成工作。单击“文件”菜单“新建”“其他文档”选项卡双击需要的向导，启动向导对话框，按对话框要求设置基本数据，完成后单击“下一步”，若设置不合要求，则可以单击“上一步”，退回重新设置。二、 打开Word 文档的多种方式（对已有文档编辑修改时）1、 启动Word 2000，同时打开文档l “开始”菜单“文档”单击所需要的文档名。l 启动“资源管理器”，展开左窗格文件夹目录，单击文档所在的文件夹，在右窗格中双击所需要的文件。l 单击“开始”菜单“打开Office文档”，弹出对话框，在“查找范围”中找到并打开文档所在的文件夹，选择文档，再单击“打开”。2、 在Word 应用程序窗口中打开文档l 在 “文件”菜单的下部，列出了最近编辑过的4个文档名，单击文档名即可打开。 “文件”菜单下部列出的文件个数可以设置：单击“工具”“选项”“常规”选项卡在复选项“列出最近所用文件”的数字框中设置，可设定为19。l 单击程序窗口工具栏上的“打开”按钮 ，或选择“文件”菜单中的“打开”命令，弹出“打开”对话框。在“查找范围”的下拉列表框中逐级打开文件夹，直到显示所有文件名，最后双击文件名，或单击文件名，再单击“打开”按扭。“打开”对话框的按扭和形式改变“打开”对话框的显示方式，单击对话框上部“视图”按钮的小箭头 ，下拉列表中选择：列表方式、详细资料方式、“预览”显示方式、“属性”显示方式3、 在Word 中打开其他格式文档在“打开”对话框的“文件类型”中选择。4、 用查找方式打开文档单击“打开”对话框上部的“工具”按钮 ，打开工具列表，单击“查找”命令，弹出“查找”对话框，在其下部的条件框中输入查询条件，再单击“开始查找”。三、 保存已修改的文档1、 保存为默认Word 文档1) 默认保存文档（在原文件夹中以原文件名保存）文档编辑过程中，单击“文件”菜单中的“保存”或工具栏上的保存按钮 。2) 不同文件名和不同位置保存文档单击“文件”菜单中的“另存为”，在弹出的对话框的“文件名”框中输入新文件名，可以改变“保存位置”中的文件夹保存文档，也可在原文件夹中保存。3) 保存文件时建立新文件夹单击“另存为”对话框中“新建文件夹”按钮 ，出现“新文件夹”对话框，在“名称”框输入新文件夹名，单击“确定”返回“另存为”对话框。2、 保存为其他文档格式在“另存为”对话框中，单击“保存类型”框的小箭头，在列表中选择需要的文件类型，（不同类型的文档可以同名），单击“保存”。几种常见的保存类型说明：纯文本类型：只保存文本，不保存格式设置。RTF格式：是一种文本文件格式，但保存所有的格式设置。Word的低版本格式：保存时，要丢失一些格式设置。3、 设置保存文档默认选项1) 更改文件默认保存位置 “工具”菜单“选项”“文件位置”选项卡“更改”按钮在“更改位置”对话框的“查找范围”中定位新的文件夹“确定”。2) 设置自动保存选项“工具”菜单“选项”“保存”选项卡。6.3 文档内容的修改编辑一、 定位光标和选定修改对象1、 移动和定位插入点光标（插入点位置即光标所在位置） 用键盘移动：用键盘上的箭头键和组合键移动光标，各键功能如书本P198表6.3.1所示。 用鼠标移动：移动鼠标指针 “ ” 到需要编辑的位置，然后单击鼠标左键。2、 以“行”或“列”方式选定修改对象修改编辑操作前，必须选定操作对象。选定的方式有： 以“行”方式选定：直接按住鼠标左键拖。 以“列”方式选定：先按住【Alt】键，然后再按住鼠标左键拖3、 选定对象的快捷方式行的选取：把鼠标移动到行的左边，鼠标就变成了一个斜向右上方的箭头，单击，就可以选中这一行了。或者把光标定位在要选定文字的开始位置，按住【Shift】键按【End】键（或【Home】键），可以选中光标所在位置到行尾（首）的文字。你可以试试用【Shift】键配合其它的光标键进行选取，挺好吧！句的选取：按住【Ctrl】键，单击文档中的一个地方，鼠标单击处的整个句子就被选取。段的选取：在第一段中的任意位置三击鼠标左键，选定整个一段。 （ 详细的操作见书本P199200 ）选取文字的目的是为了对它进行复制、删除、拖动、加格式等操作二、 删除、复制、移动1、 删除文本【Delete】键通常只是在删除数目不多的文字时使用，如果你要删除的文字很多，那就很麻烦了。当我们删除一整段的内容时，先选中这个段落，然后按一下【Delete】键或使用“编辑”菜单中的“清除”命令，就可以把选中的这个段落全部删除了，很快吧！ 删除文字还可以使用【Backspace】键（回车键上方的 ）， 它的作用是删除光标前面的字符。对于输入错误的字可以用它来直接删除。2、 复制与粘贴对重复输入的文字，利用复制和粘贴功能比较方便，方法是：先选定要重复输入的文字，使用“编辑”菜单中的“复制”命令或右键菜单中的“复制”命令或快捷键【Ctrl】+【C】命令对文字进行复制；然后在要输入的地方插入光标，使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令或右键菜单中的“粘贴”命令或快捷键【Ctrl】+【V】可以实现粘贴，这样可以免去很多输入的麻烦。另外，还可以通过鼠标拖动来复制：先选中要复制的文字，然后按住【Ctrl】键，在选中的文字上按下鼠标左键拖动鼠标，一直拖动到要插入的地方松开鼠标再松开【Ctrl】键，即完成复制。3、 移动和剪切文本 先说移动：先选中要移动的文字，然后在选中的文字上按下鼠标左键拖动鼠标，一直拖动到要插入的地方松开，那儿的文字就跑到这儿了，这常用于字句位置的调换。 你也可以这样做：先选定要移动的文字，按F2键，光标变成了虚短线，现在用键盘把光标定位到要插入文字的位置，按一下回车键，文字就移动过来了。 剪切跟复制差不多，所不同的只是复制只将选定的部分拷贝到剪贴板中，而剪切在拷贝到剪贴板的同时将原来的选中部分也从原位置删除了。 4、 粘贴与选择性粘贴“编辑”菜单的命令有“粘贴”与“选择性粘贴”两项，它们的区别在于：“粘贴”指在新位置复制与原文内容和格式都相同的文本；“选择性粘贴”指将原文以不同的格式粘贴在新位置。选择“选择性粘贴”后，出现“选择性粘贴”对话框，对话框中列出多种粘贴方式，选择需要的形式后单击“确定”。（通常复制文本都采用“纯文本”方式）5、 使用剪贴板收集和粘贴多项内容在Office2000中，剪贴板可以收集12项待复制的项目。单击固定工具栏任意位置，弹出工具栏列表，在表中单击“剪贴板”命令，打开“剪贴板”。进行“复制”操作后，“剪贴板”中将装入待复制的内容。三、 文本查找与替换1、 查找文本如果想查找文档中的某些文字的话，可以使用Word2000的查找功能来实现。打开“编辑”菜单，单击“查找”命令，就出现这样一个“查找”对话框，在“查找内容”输入框中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮，就可以找到文档中下一处使用这个文字的位置了。 这里这个“区分全/半角”是表示在查找时应该区分全/半角，单击“高级”按钮，在下面就出现了查找的高级选项，看这个区分全/半角前面的复选框已经被选中了。我们的汉字系统对标点、数字以及一些符号的处理有全角和半角的分别，在输入法中对这些都是有设置的。当然有些标点是只有在全角状态下才有的。这是两个逗号，其中一个是全角，另一个是半角，全角这个字符占的位置要比这个半角的大一些。在“高级”按钮中，有一个“使用通配符”的复选框，选中该复选框，就可以用通配符替代搜索条件，常用的通配符有 ？和 * ，？可以通配单个字母或汉字，* 可通配任意个字母和汉字(如图)2、替换文本如果想把稿件中所有的“编排”要替换成“排版”，我们不必一个一个去替换。可以使用替换来做：打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，就出现这样一个“替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要替换的内容“编排”，在下面输入要替换成的内容“排版”，单击“查找下一处”按钮，Word就自动在文档中找到下一处使用这个词的地方，这时单击“替换”按钮，Word会把选中的词替换掉并自动选中下一个词。如果确定了文档中这个词肯定都要被替换掉，那就直接单击“全部替换”按钮，完成后Word会告诉替换的结果(如图)。 3、替换带格式文本要替换的对象和目标带格式时，必须注明对象格式，方法是：在“替换”选项卡的“查找范围”框和“替换为”框中输入文字，再单击对话框中的“高级”按钮，在延伸出来的高级选项中单击“格式”按钮，在列表中选择“字体”，对字体