岗位分析流程及编写.ppt

第二章 岗位分析的基本方法,第二章 岗位分析的基本方法,主要内容： 岗位分析有哪些分析方法？ 每一种方法的优缺点？ 每一种方法适用条件？ 结合我校的要分析岗位选择合适的方法。,第一节 观察分析法,所谓观察分析法，一般是由有经验的人，通过直接观察的方法 ，记录某一时期内工作的内容、形式和方法。并在此基础上分析有关的工作要素，达到分析目的的一种活动。 观察的形式、有公开性观察与隐蔽性观察，他人观察与自我观察等不同形式。,观 察 法,直 接 观 察 法,阶 段 观 察 法,工 作 表 演 法,一、观察法可分为直接观察法，阶段观察法和工作表演法,1）直接观察法：保安,工作分析人员直接对员工工作的全过程进行观察。（如餐厅服务员的工作过程）,2）阶段观察法：,为完整观察到一些周期性较长的工作，采用分段进行观察的方式。（如观察行政人员年底筹备年终总结工作经验）,3）工作表演法：,工作分析人员对某些工作周期很长、突发事件较多的的工作，让员工进行该工作的表演，从中进行观察的方式。（如保安人员盘问可疑人员）,（1）适用范围 1.观察法对那些程序化较强的，较多通过身体动作完成的工作更适合。 2.适用的工作类型：门卫、流水线上的作业工人、警察、前台服务员等 3.不太适用的工作：脑力活动（律师、设计工程师、科学家）；突发或偶发事件（急救护士等）,二、工作观察法的适用范围和使用原则,（2）观察法的使用原则,要注意工作行为为样本的代表性，有时，有些行为在观察过程中可能未表现出来； 观察人员尽可能不要引起被观察者的注意，不应干扰观察者的工作； 观察前要有详细的观察提纲和行为标准。,三、工作分析观察提纲（部分）,被观察者姓名： 日期: 观察者姓名： 观察时间： 工作类型： 工作部分： 观察内容： 什么时候开始正式工作？（ ） 上午工作多少小时？（ ） 上午休息几次？（ ） 第一次休息时间从（ ）到（ ） 第二次休息时间从（ ）到（ ） 上午完成产品多少件？（ ）,平均多长时间完成一件产品？（ ） 与同事交谈几次？（ ） 每次交谈约多长时间？（ ） 室内温度（ ）度 上午抽了几支香烟？（ ） 上午喝了几次水？（ ） 什么时候开始午休？（ ） 出了多少次品？（ ） 搬了多少次原材料？（ ） 工作地噪音分贝是多少？（ ）,客房服务员整理房间的任务说明 用手而不是用钥匙轻轻敲客人房门，并报知客人自己的身份。 等待客人回答，假如没有回答，服务员要再问是否现在可以整理房间。 还没有回答（无人），用钥匙开门。 开灯，以检查全部灯具是否正常。 把手推车放在门前。 清除松散的脏物及垃圾。 整理报纸。 调换用过的火柴。除掉客人用过的床单、被单、枕套并放人手推车脏衣袋里。 将用过的大小浴巾、方巾、踏巾放进手推车脏衣袋中。 从车上取出干净的床具和卫生间的客用棉织品，拿到客房备用。,擦洗床架。按饭店规定的标准程序做床。 按饭店规定的标准程序清洗、整理卫生间。吸尘（从里向外）。 擦拭陈设器具、家具等 a客房门 b衣柜 c床头柜 d床头板 e电话机 f壁画 g空调机旋钮 h窗架 i衣柜 j灯具 k桌椅 l电视机 补充室内客用品 a床头柜上 烟灰缸及火柴 电话目录及报务指南 b桌上 杂志、饭店服务项目指南 文件夹 送餐服务菜单 c 衣柜内 洗衣袋及洗衣项目价格表 标准数量的衣架 关上窗帘 站在门口最后目视检查一遍 关上床头灯 关上门灯并将房门锁好,四、观察法分析法的工作分析程序,观察分析法进行时，有几种方式： (1)一种是工作分析人员可以在员工的工作期间观察并记录员工的工作活动，然后和员工进行面谈，请员工进行补充。 (2)工作分析人员也可以一边观察员工的工作，一边和员工交谈。 第一种方式比较好，因为工作人员可以专心观察和记录，而且不会干扰员工的工作。,观察法优缺点,优点： 1.非常适用于那些常规性和重复性的工作，如流水线工人。 2.通过实际观察整个工作过程，对工作任务、工作程序、工作方法、工作环境等有了相对直观和客观的了解。 3.利用观察法还可以测定任务的实际完成时间，对作业过程进行动态分析。,观察法优缺点,缺点： 1.对于包含有思维性活动的复杂工作，以及工作内容、工作方式经常发生变化的工作来说，观察法就不适用。 2.在观察状态下被观察者表现出来的行为往往不是其常态行为，影响了信息的准确性。,第二节 工作者自我记录法（写实分析法）这种方法是观察者与被观察者合二为一的的方法,工作日志填写说明（封二） 1、 请您在每天工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切勿在一天工作结束后一并填写。 2、 要严格按照表格要求进行填写，不要遗漏那些细小的工作活动，以保证信息的完整性。 3、 请你提供真实的信息，以免损害您的利益。 4、 请您注意保留，防止遗失。 感谢您的真诚合作！,第二节 工作日志法,工作日志填写实例 5月29日 工作开始时间8：30 工作结束时间7：30,工作日志提供的信息完整详细，且客观性强，适用于管理或其他随意性大、内容复杂的岗位工作分析。 由于工人自己对工作的情况和要求最清楚，本人记录最为经济与方便。但主观性较强。 当工作为片段性的，常采用写实法。如下图。,第二节 工作日志法,在写实性的内容结束后，进行归类，可以对工作有个清楚的认识。（课本中的写实性工作分析表的总结）,工作日志法优缺点,该方法省时方便，但是使用范围较小；任职者有时夸大工作任务，影响信息准确性。,第三节 访谈分析法,通过这种方法，分析者可以去做实际不能做的事，不能现场观察的工作，或难以观察到的工作。,第三节 访谈分析法,适合的范围： 访谈的对象可以是工作者，也可以是主管人员或者是工作者的同级与下级。 这种方法既适用于短时间可以把握的生理特征的分析，又适用于长时间才能把握的心理特征的分析。,第三节 访谈分析法,适合的范围： 访谈的对象：职位的任职者，也可以是主管人员或者是职位任职者的同级与下级。 这种方法既适用于短时间可以把握的生理特征的分析，又适用于长时间才能把握的心理特征的分析。,第三节 访谈分析法,采用的形式： 个别面谈：与从事该工作的每个员工交谈 集体面谈：与从事相同工作的员工群体交谈,访谈的技巧,1、事先清晰地说明访谈的目标和方法。 2、在访谈前，确认访谈是不是得到所要信息的合适工具。 3、选择恰当的回答者以满足所寻求信息的性质、资料收集的方式和研究的其他要求。 4、为达到访谈的目的需要取得回答者的支持。 5、控制访谈，使访谈指向一定的目标。,6、控制个人举止、行为等其他会影响结果的因素。 7、记下意外的重要信息，尤其是正式访谈计划中没有想到的或新的信息。,访谈法的优缺点,优点： 可以对工作者的工作态度与工作动机等较深层次的内容有比较详细的了解。 运用面广，能够简单而迅速地收集多方面的工作分析资料。,由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确。 使工作分析员了解到短期直接观察法不容易发现的情况，有助于管理者发现问题。 为任职者解释工作分析的必要性及功能。 有助于与员工的沟通，缓解工作压力。,缺点： 访谈法要有专门的技巧，需要受过专门训练的工作分析人员。 比较费口才费时间，工作成本较高。 搜集到的信息往往被扭曲了，失真。 访谈法易被员工认为是对他工作业绩的考核或是薪酬的依据，所以会夸大或弱化某些职责。,第四节 问卷调查分析法,工作分析中最通用的一种方法，就是采用问卷来获取工作分析的信息，实现工作分析的目的。,问卷的种类,封闭式问卷：从问卷提供的选项中进行选择，它主要用于任务分析和能力分析。对于一些事实性的信息要尽可能采用封闭式问题，这样问卷结果具有较高的统一性，也相对客观，便于分析; 开放式问卷：允许答题者按自己的观点和想法回答问题，可以作为封闭式问题的补充，便于获取更广泛的信息。,问卷法优缺点,优点？ 缺点？,问卷法优缺点,优点：可以快速并且大量收集信息，调查结果易于统计分析。特别是对一个工作簇全部岗位进行分析时，由于其工作任务、工作要求有许多相似之处，采用问卷法非常方便。 缺点：由于问题固定，收集的信息受到一定限制。,关键事件法,关键事件法概要,CIM Critical Incident Method， 1954年，由美国学者福莱诺格（Flanagan）和伯恩斯（Baras）共同创立的的。,关键事件法的含义,关键事件法是指调查人员、本岗位员工或与本岗位有关的员工，将劳动过程中的关键事件加以记录，在大量收集信息之后，对岗位的特征和要求进行分析研究、对员工绩效进行考核的方法。,关键事件法的含义,这里的关键事件是指在劳动过程中，给员工造成显著影响的事件，通常关键事件对工作的结果有决定性的影响，关键事件基本决定了工作的成功与失败、赢利与亏损、高效与低效。,关键事件法的分类,正向关键事件: 是指对个人绩效及组织绩效产生积极影响的关键事件. 负向关键事件 是指对个人绩效及组织绩效产生消极影响的关键事件.,关键事件法的基本原则,它是由上级主管、任职者纪录员工平时工作中的关键事件：一种是做的特别好的，一种是做的不好的。 在预定的时间，通常是半年或一年之后，利用积累的纪录，由主管者与被测评者讨论相关事件，为测评提供依据。 包含了三个重 点：,包含了三个重点,第一，观察； 第二，书面记录员工所做的事情； 第三，有关工作成败的关键性的事实。,关键事件法的基本原则,其主要原则是认定员工与职务有关的行为，并选择其中最重要、最关键的部分来评定其结果。它首先从领导、员工或其他熟悉职务的人那里收集一系列职务行为的事件，然后，描述“特别好”或 “特别坏”的职务绩效。这种方法考虑了职务的动态特点和静态特点。,正确编写“关键事件”的规则,被描述的行为单一而明确 集中描述工作所展现出来的可观察到的行为行为导向的描述 描述行为发生的背景 描述行为的结果,消防队员进入一棟居民楼，开始搜索上面的楼层，但是他没有发现在床边和墙壁之间蜷缩着一个失去知觉的受伤者。在沿着楼梯下来时，消防队员发现了另外一个被热浪袭倒的同伴，把他拖到外面后，回到受伤同伴的位置，帮助继续灭火。,请判断下述事件所描述的行为 是否单一而明确？,上面的例子就不是一个单一的事件，它是对在一段时间内几个事件的描述。其中有一些动作的描述是有效的，其他的描述不够充分。,例如：,“没有发现失去知觉的伤者” “因为在烟雾弥漫的房间里消防队员忽略了在床底摸索，而未发现失去知觉的伤者” 哪个描述更模糊？,行为导向性描述,正确的关键事件编写应该集中描述可观察到的行为，可以称为行为导向的描述 如：消防队员停在湖边后，将水泵安置在传动装置上抽水，加快转速，在水箱中抽入15英尺的湖水。 在湖边，水泵被安置在传运装置上，抽水15英尺的湖水。,两者的不同之处在于后者集中描写水泵而不是描述消防队员的行为。一般说来，在描述事件时应该将工作者作为句子的主语，尽可以描写可观察到的、外在动作，而不是内在心理活动。,行为发生的背景,通常事件描述应该涉及行为发生的背景，旨在让读者能够判断行为是否有效。主要问题在于怎么提供足够多的背景描写，让读者能够准确地想象出行为生发生的场景。 如-停在湖边后-这样的描写就已经足够。 如：消防队员被分派去疏散围观的群众，直到警察到来。,判断工作者行为的是否有效,最后，许多判断的工作者的行为是否有效的信息来自于动作的结果，因此，完整的事件描述应该要包括对结果的描述 如：“火势蔓延到其他未受损的建筑”，“防止烟雾扩散到其他房间”，“使得其他消防队员快速到达现场。”,示例1：编制关键事件,警官迅速对火势采取措施，使用灭火器将火扑灭。虽然，随后的爆炸造成了相当的破坏，但警官的反映避免了更大的伤亡和破坏 停在油泵边的一辆汽车起火，警官驾车巡逻路过，发现了火情，停车后迅速从其巡逻车里取出化学灭火器将火扑灭，其快速的动作避免了更大的火灾和爆炸 判断好坏？,消防队员被指导完成两节培训，但是他缺乏天赋，浪费了两星期的培训时间 消防队员在为期两周的培训中学习了两节培训课程。在培训结束时，他不能完成课程要求的任务，也不能回答有关课程内容的简单问题。因为他没有掌握这些技能，所以他只能在出现火情时作为其他队员的辅助人员,示例2：编制关键事件,关键事件描述记录单1,关键事件描述记录单2,获取关键事件的方法,工作场所会议（关键事件讨论会议） 非工作场所会议（访谈/问卷),1、关键事件讨论会议,612个工作专家参加，由熟悉关键事件的专家来主持会议 对要分析的工作完全熟悉，有充分的机会去观察完成工作时的典型的、较差的合特别出色等各种水平的行为表现。 有工作经验的管理者，或有足够的经验和观察力的工作者（一般而言至少5年） 口头能力较强、好奇心较强,1、关键事件讨论会议,确定会议的方向 所研究的工作活动是什么？ 为什么要编写关键事件？用于何处？ 如何编写？ 展示几个编写较好和较差的关键事件范例 方法的选择 结构化方法 非结构化方法 编辑关键事件,关键事件记录表,请以您多年的工作经验，回忆工作者在工作中有哪些显著、典型的行为，能反映出不同水平的工作绩效：非常有效、非常无效、适中。 1、引起这个行为范例的环境是什么？ 2、请详细描述那些能够反映出不同水平的工作绩效的 显著的行为。 3、这些行为的后果是什么？ 4、请提供以下信息： a. 工作名称： b. 工作绩效范围： c. 绩效等级划分： 1 2 3 4 5,指导 工作会议的最终结果是一份行为导向的等级表。下面是一个为航空服务员进行开发的例子： 以热情友好的方式为乘客提供标准的服务 热情友好地问候乘客，撕去票根，检验护照；帮助手提行李；准备并热情为乘客提供餐饮服务；注意乘客的举动，能让他们在机舱里看得见；提供杂志、毯子、枕头等，使乘客感觉更加舒服；在履行职责时，与乘客进行个人的交流。,行为等级表,关键事件法操作注意事项,1、 调查的期限不宜过短 2、关键事件的数量应足够说明问题。 3、正反两方面的事件都要兼顾，事得偏颇 重大不良事件,CIT的优缺点,优点： 能有效地提供工作行为的范例，广泛应用于培训需求的确定和绩效评估。 缺点： 收集与整理关键事件要花费大量的时间和精力；对中等绩效的员工关注不够。,关键事件法分析结果实例 P182 （1）正面事件的描述 （2）负面事件的描述,岗位分析方法,常见方法汇总:,观察分析法,能较多、较深刻地了解工作要求、短期内可掌握的工作,不适用于高层领导、研究工作、耗时长或技术复杂的工作、不确定性工作,访谈分析法,运用广泛，效率较高，对被分析工作任务和责任的详细掌握。,面谈对象可能持怀疑、保留态度；对提问要求高；易失真,问卷调查法,费用低；速度快，调查面广；可在业余进行；易于量化；可对调查结果进行多方式、多用途的分析,对问卷设计要求高；可能产生理解上的不一致,工作日志法,方便分析复杂工作,经济有效,适用任务周期短，工作状态稳定的工作。 获得的记录和信息比较凌乱，难以组织,各种工作分析方法的优缺点,根据目的和意义选择工作分析的方法是结果保障的前提,观察法,访谈法,调查问卷法,费用支出,工作效率,适用范围,效果,体力劳动者 常规工作多,脑力工作者 管理职位,同职位人员多,常见的方法观察法,在工作现场观察员工的工作行为、内容、工具并记录进行分析和归纳总结的过程,定义,观察 内容,工作过程,工作流程,工作环境,效率保障,被观察者信息：姓名，职位名称，工作时间内容 具体内容; 1、什么时间开始工作?工作多长时间？什么时候休息？ 2、各个阶段完成工作量是多少？次品率是多少？ 3、工作中是否何时需要请示上级？是什么内容？ 4、工作中的标准有哪些？工作流程是什么？ 5、工作中使用的工具和设备有哪些？如何标准使用？ 6、工作中环境属于室内室外还是其他？ 7、工作中效率效率最高的和普通的、最低的在工作 方法上面的差别是什么？,常见的方法之一访谈法,工作分析者对某个职务