《药品采购的程序》doc版.docx

药品采购的程序编号： XKZC-001起草人： 审核人：批准人：文件版本：2016年第1版起草日期：审核日期：批准日期：执行日期：变更记录：变更原因：一、目的：为规范公司采购工作操作流程，确保从合法的企业购进合法和质量可靠的药品。 二、依据：中华人民共和国药品管理法、药品经营质量管理规范、互联网管理条例、药品流通管理办法等有关法律、法规。三、适用范围：药品采购整个过程的质量管理。四、职责：质量负责人、采购员等对本程序的实施负责。五、内容：1、审核业务人员身份：采购员应确认与之联系购货的销售人员是供应商授权的、经过我公司审核备案过的供应商销售人员。1.1采购员应当核实、留存供货单位销售人员以下资料：11.1、加盖供货单位公章原印章的销售人员身份证复印件；1.1.2、加盖供货单位公章原印章和法定代表人印章或者签名的授权书，授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码，以及授权销售的品种、地域、期限；1.1.3、供货单位及供货品种相关资料（所购进药品的生产批件和法定质量标准的复印件）。2、确定供货单位及品种的合法资格：首营企业与首营品种：采购中涉及的首营企业、首营品种，采购员应当填写首营企业、品种审批表，并经过企业质量负责人的审核批准。必要时应当组织实地考察，对供货单位质量管理体系进行评价。2.1、对首营企业的审核，采购员应当索取并查验加盖其公章原印章的以下资料，确认真实、有效： 2.1.1药品生产许可证或者药品经营许可证复印件； 2.1.2营业执照及其年检证明复印件； 2.1.3药品生产质量管理规范认证证书或者药品经营质量管理规范认证证书复印件；2. 1.4相关印章、随货同行单（票）样式； 2.1.5开户户名、开户银行及账号； 2.1.6税务登记证和组织机构代码证复印件。2.1.7以上证照采购员交由质量负责人审核是否在其注明的有限期限内、证照内容是否一致、地址及经营范围等。2.2采购首营品种应当审核药品的合法性，索取加盖供货单位公章原印章的药品生产或者进口批准证明文件复印件并予以审核，审核无误的方可采购。以上资料应当归入药品质量档案。是进口药品的，索取进口批准证明文件及法定质量标准的复印件。国家有特殊管理要求的药品，按相关规定执行。索取产品包装盒、说明书、同批号检验报告等相关资料。上述资料需加盖供货单位公章原印章，并核实该药品是否是国家要求停产、使用的药品。3、签订购货合同和质保协议：采购员在购货前应与供应商销售人员签订购货合同和质保协议。3.1采购员与供货单位签订的质量保证协议至少包括以下内容：3.11明确双方质量责任；3.12供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责；3.13供货单位应当按照国家规定开具发票；3.14供货单位提供的药品质量符合药品标准等有关要求；3.15供货单位提供的药品包装、标签、说明书符合有关规定；3.16供货单位提供的药品运输的质量保证及责任；3.17质量保证协议的有效期限、生效日期、有效期限开始计算时间等。3.2采购员与供货单位签订的购货合同至少包括以下内容： 3.2.1合同约束品种范围； 3.2.2货品交付时间、运输方式、承运方信息、我公司收货相关信息； 3.2.3约定资信额度、对账方式、对账周期、货款支付方式；3.2.4开具发票周期、开具发票方式、开票信息；3.2.5品种销售政策及实现方式；3.2.6售后、退货相关事宜，违约责任；3.2.7合同有效期限、生效日期、有效期限开始计算时间等。3.3购货合同和质量保证协议均应为书面形式，内容应通过质量负责人审核，如果购货合同和质量保证协议的内容需要增加、变更时，采购员必须事先得到质量负责人的确认方可执行。质量负责人确认后应通知验收员予以执行。合同和质量保证协议签订后，一份由公司存档。先交质量负责人确认后，在系统上相应客户档案里标记已签订合同、协议。合同交回采购员存档，协议质量负责人存档。4、制作采购订单：采购员在系统上制作采购订单，并保存订单草稿。采购员应坚持“质量第一”及“按需进货，择优采购”的原则，保证药品质量。5、采购订单的审核：采购员制作采购订单草稿后，由质量负责人在系统上根据订单品种质量信息情况、以及供应商、订单品种数量是否符合我公司供应商和经营品种分级控制管理规定等质量因素对订单进行审核过账，质量负责人点击过账按钮过账。过账后的采购订单才列入采购订单列表，可被收货员及验收员调用。6、采购订单的执行：供应商送到货后，收货员调用采购订单列表内的相关企业的采购订单对实货进行核查，应当核实运输方式是否符合要求，并对照随货同行单（票）和采购记录核对药品，做到票、账、货相符。确认后通知验收员。验收员调用采购订单信息制作验收入库通知单。验收入库通知单内药品信息、数量与订单一致项目被算为完成。采购员可在已完成订单内查询。7、采购记录：系统根据验收入库通知单信息自动生成药品购进记录，记录内容为：通用名称、剂型、规格、生产厂商、供货单位、购进数量、价格、购进日期等内容，以便跟踪。在发票到后，采购员在记录上补登发票相关信息。8、发票： 8.1、采购药品时，采购员应当向供货单位索取发票。发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等；不能全部列明的，应当附销售货物或者提供应税劳务清单，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。8.2、 发票上的购、销单位名称及金额、品名应当与付款流向及金额、品名一致，并与财务账目内容相对应。发票按有关规定保存。9、购进退出流程：9.1、验收中发现的不合格产品、滞销产品，报质量负责人审批后由验收员填写药品拒收报告单，确定退货的，采购员填写药品购进退货通知单与供货方联系退货事宜。9.2、确定退货品种必须符合以下条件；9.2.1到货破损及污染无法销售的药品9.2.2有效期不满半年的药品9.2.3库存滞销的药品9.2.4其他有质量问题的药品9.2.5到货验收即发现有问题的药品。9.3、采购员联系供应商，协商能否退货，如果供应商