利用EXCEL表格实现应收账款的日常管理.doc

利用EXCEL表格实现应收账款的管理在市场经济条件下，存在着激烈的市场竞争，企业为了抢先占领市场，扩大销售，可能采取赊销方式，增加销售收入，同时，当前不少企业都存在资金紧张的状况，致使形成大量的应收账款。应收账款是企业在经营过程中发生的债权，如果不能及时收回，一方面影响企业生产经营所需的资金，引起资金周转减缓，降低企业资金利用效率；另一方面应收账款按规定提取坏账准备，收不回来的还会形成坏账损失。因此，对应收账款的管理和控制就成为企业财务管理的重要内容之一。本文就如何利用EXCEL表格建立应收账款辅助账户，实现对应收账款的日常管理，介绍自己的一些做法。一、利用EXCEL表格设置应收账款的台账1、应收账款台账的构造应收款台账包括按客户设置的销售台账和企业财务管理部门定期编制的应收款明细表，它详细反映了企业内部各部门与客户之间应收款项的发生、增减变动、余额及其账龄等财务信息，是销售业务发生全过程的信息载体。建立健全应收款台账是整个应收款管理过程中最基础的工作。目前企业主要是通过“二账一表”(即应收账款明细分类账、应收账款明细表和应收账款账龄分析表)对应收账款进行管理。这种管理手段具有其局限性：首先，应收账款明细分类账是三栏式账户，其中日期、凭证号、摘要仅与当期发生额有关，对某一客户全部余额是在何时产生、因何产生、该由谁负责等有用的管理信息却不得而知。其次，应收账款明细表都是在期末编制，反映的是企业期末的状况，对某一笔具体款项的收回帮助甚微。第三，应收账款账龄分析表一般是用来分析坏账准备应该计提的比例，也只有期末才会编制，而此时坏账风险已经积累到了一定程度。为了克服上述局限，加强对应收账款回收的控制，笔者认为：应收账款的台账应当分为：每一客户应收账款明细表和总应收账款汇总表。应收账款明细表主要是详细地记录业务交易的内容，包括赊销合同审批情况（包括审批人、经办人）；合同的相关内容（包括合同编号、付款期限、付款方式、付款地点、违约责任等）；赊销业务的发生情况（包括财务确认销售时的时间、记账凭证字号、经济内容、金额）；货款回笼情况（包括收回货款的时间、凭证号）；账龄、货款逾期时间、信用等级评定以及用应收账款进行投资、融资、贴现、证券化的备查登记（或者事项）。应收账款汇总表主要记录各客户的基本面和欠款情况，具体设有：客户名称、客户级别、累计欠款金额、欠款最长时间、坏账风险预警等级、地址、电话、开户银行、账号、经办人、企业法人、企业经济性质、经营范围、规模状况、财务物资状况、社会信誉、负债情况等等。2、使用EXCEL2000设置应收账款台账。（1）利用EXCEL2000，建立一个工作薄，存盘并命名为应收账款，在该工作薄上，将每一位客户作一张工作表，并将工作表名如“Sheet1”改名为该客户单位名称(最好是简称)，并建立如表一的格式。（2） 复制并移动客户工作表，建立第二位、第三位客户。等客户的应收账款台账。（3）最后，在应收账款工作薄上，插入一个工作表，并命名为“汇总表”。建立后应收账款台账样式为： 二、利用EXCEL2000计算应收账款的相关指标1、对货款收回确认的原则。应按照财政部财会（2002）18号的规定进行。即：采用账龄分析法计提坏账准备时，收到债务单位当期偿还的部分债务后，剩余的应收款项，不应改变其账龄，仍应按原账龄加上本期应增加的账龄确定；在存在多笔应收款项，且各笔应收款项账龄不同的情况下，收到债务单位当期偿还的部分债务，应当逐笔认定收到的是哪一笔应收款项；如果确实无法认定的，按照先发生先收回的原则确定，剩余应收款项的账龄按上述同一原则确定。2、应收账款账龄的计算。（1）主要使用DAYS360（）和IF（）函数。函数DAYS360(start_date,end_date,method)，其中Start_date 和 end_date 是用于计算期间天数的起止日期。如果 start_date 在 end_date 之后，则 DAYS360 将返回一个负数。IF（）函数包含三个参数：要检查的条件、当条件为真时的返回值和条件为假时的返回值。检查的条件要么为真，要么为假。如果条件为真，则函数返回某一值；如果条件为假，则函数将返回另一值。利用这两个函数就可以实现账龄的计算。（2）应收账款账龄的计算。它是以财务确认销售实现的日期开始，到现在来计算账龄。公式设置为IF(H50,DAYS360(A5,TODAY(),1),0)，以此类推。公式涵义为：如果应收账款余额为0，则账龄为0，否则以一年360天计算，账龄是从2004年11月10日开始计算到现在。（3）收款延期计间的计算。它是以全额收到款项的日期为基数，与合同最后付款期相比较，计算逾期履约的情形，其目的是借此来考评客户履约信用。公式设置为=IF(H50,0,DAYS360(A5,E5,1)，以此类推。（4）款项已逾期时间的计算。它是以合同最后付款日期起，客户未履行付款约定，到现在的时间。公式设置为=IF(H50,DAYS360(N5,TODAY(),1),0)，以此类推。3、坏账准备的计提坏账准备的计提方法，主要有账龄分析法、余额百分比法、销货百分比法、个别认定法。这里介绍：账龄分析法公式设置。如企业规定：账龄一年以下的，计提比例为5%，一年至二年之间计提比例为20%等。设置公式=IF(I6/360=1,H6*0.05,H6*0.2)，以此类推。4、其中最长的一笔逾期未收回款项时间的计算。主要是对“款项已逾期时间”栏目计算其最大值，公式设置为=MAX(R5:R31)5、坏账风险预警等级。坏账风险预警等级，主要从账龄的结构进行评定。如规定能在3个月内回款的客户，列入第一等级（A），比较安全；能在6个月之内回款的客户，列为第二等级（B），安全；能在6个月至1年以内回款的客户，列为第三等级（C），风险；能在1年以上至2年以内回款的客户，列为第四等级（D），坏账。以现有欠款时间最长为基数，进行判断，设置公式为=IF(M2/30=3,A级,IF(M2/30=6,B级,IF(M2/30=12,C级,D级)。三、加强应收账款台账的分析，控制和降低应收账款。1、对应收账款采用ABC分类管理。ABC分类法，也叫巴雷特控制法，它是一种体现重要性原则的管理方法，现已广泛用于存货管理、成本管理和生产管理。此法的内涵是，按照应收账款产生的原因、客户欠款的比重以及账龄等。对应收账款分别进行A、B、C分类。对A类的应收账款应当重点控制，对于B类应一般控制，对于C类则简单控制。对A类客户，是管理的重点，要详细掌握其有关信息的资料，进行准确及时的信用评估，采用合理的信用额度，制定相应的信用政策。对B类客户可分析其潜在的市场容量，尽可能诱导其同企业的业务量增大。C类客户都是一些小散客户，企业不对其做重点管理，在债务关系上，对其只是做单方面的债务让渡，以免形成繁杂的三角债务链。2、严格执行对帐制度，对清欠作好准备。严格执行对账制度，是确保应收账款明细账的真实、准确的有力措施。也只有做好应收账款的核对工作，才能对企业应收账款情况做出合理的归纳和总结，对清理应收账款作出必要的充分准备。应收账款的核对，包括与财务应收账款明细账、总账的核对，与销售人员销售台账核对，与客户进行核对三个方面。这里强调的是对与客户的核对。定期向客户传送对账单，并要求客户在对账单上盖章确认，对客户提出的异议，应及时查明原因，协商解决，防止客户以各种理由推迟付款，或者拒绝付款。3、强化对客户实际赊销支付情况的分析，及时调整客户信用等级和信用额度。对客户信用的评估，确定信用等级和信用额度，是一种复杂的、不断修正的过程。客户信用分析主要包括其愿意履约的可能性、偿还货款的能力、公司的财务状况与实力、资产担保以及外部环境对客户的获利能力的影响等内容。比如：对表中“收款延期时间”、“其中最长的一笔逾期未收回款项时间”等相关指标分析，计算出该客户以往不能按时付款的次数、每一次拖延付款时间和金额、进一步揭示未来该客户到期还款的概率，及时调整客户信用等级和信用额度。4、强化内部控制，严格赊销审批制度。（1）按职务分离原则，完善赊销手续管理。现代企业管理将每一项经济业务划分为六个步骤，即授权、主办、核准、执行、记录、复核，并实行严密的组织分工。如授权审批和执行职务相分离，执行和审批职务分离等，这样便于相互核对、制约。（2）严格赊销审批制度。在实行客户信用等级制的基础上，建立发货审批制度。在信用额度以内的发货，由分管销售的领导审批，超过信用额度的，应由领导集体研究决定。（3）实行“谁审批谁负责”的原则, 完善赊销责任制。实行“谁审批谁负责”的原则，完善赊销责任制。推行谁赊欠谁负责催收，赊销人员是应收账款的第一责任人，负有终身清欠的责任，使每笔欠款落实到人，并与经济责任制考核挂钩，强化清欠制度。5、根椐不同的坏账风险预警等级，采取不同的收账方式。（1）对A级（13个月）的客户，为正常催收。（2）对B级（36个月）。的客户，可以打折回收。打折回收是以部分经济利益驱使客户早日付款。（3）对C级（6个月1年）的客户，可以采用易货抵款或债权重整。债务重整的方式有：第一、出售或拍卖应收账款。可将其出售给从事此项业务的代理机构，或者委托拍卖机构进行拍卖，以补充企业流动资金，化解应收账款风险，最大限度地减少资产损失。第二、置换应收账款。企业可将质量尚可、具有一定转让价值、能被其他企业认可的应收账款，与别的企业的资产进行交换，将应收账款置换优质资产，从而化解应收账款风险。第三、将应收账款转换为股权。对于经营尚可、暂时有困难、前提良好的购货企业的应收