文件收发管理制度与程序.doc

福州安贝适贸易股份有限公司文件收发管理制度与程序生效日期：2012年3月1日起 草：行 政 部修改/版次：0/1文件编号：批 准：根据鹭股E行字2010001号文通知结合我公司实际情况，特制定了本公司文件收发管理制定与程序，具体如下：一、 本公司发文，统一编号为鹭股+区域地名首字+公司经营类别即安贝适。1、 文件类型用英文字母编号 各种鬼行政制定、操作程序，统一编号为A。 通告通知，统一编号为E。 会议纪要，统一编号为C。 备忘录，统一编号为D。 对外发文，不设英文字母编号。注：文件顺序号以文件类型分别编号，质量管理制度及财务管理制度顺序号专门由质管部和财务部编排。2、 部门代字编号 行政类：行 ，例如，安贝适E行字2010001号。 人力资源类：人 ，例如，安贝适E人字2010002号。 财务类：财 ，例如，安贝适E财字2010003号。 业务类（包括采购、销售、商业、市场、药店、综合、投标）：业 ，例如，安贝适E业字2010004号。 储运类：储 ，例如，安贝适E储字2010005号。 质管类：质 ，例如，安贝适E质字2010006号。 信息类：信 ，例如，安贝适E信字2010007号。 对外发文：司 ，例如，安贝适司字2010008号。3、 文件的编号方式4、 公司文件编号方式为：公司类型+文件类型+部门代字+字+年号+顺序号， 例如，安贝适A行字2010001号。二、 文件的编号方式1、 页面设置：A4纸、上边距2cm、下边距2.5cm、左边距3cm、右边距2.5cm，统一于左侧装订。2、 正文设置：标题字体采用仿宋-GE2312，小三号字，上下左右居中，加粗；内容采用字体，小四号字，1.5倍行间距，每行字数为40字，磅数11磅；每页设置45行，磅数15.6磅。正文中涉及表格、图片跨页的，须另起一页排版。3、 规章制度、操作程序文件的版头格式：福州安贝适贸易股份有限公司文件管理制度与程序生效日期：起 草：修改/版次：文件编号：批 准：4、 通知版头格式为：福州安贝适贸易股份有限公司文件编号： XXX通知 文。 福州安贝适贸易股份有限公司 XXXX年XX月XX日主题词：XX XX 通知 主送：报送：5、 会议纪要版头格式为：福州安贝适贸易股份有限公司关于XXXX事项的会议纪要文件编号：C会议时间：会议地点：参会人员：会议记录： 6、 备忘录格式为：福州安贝适贸易股份有限公司关于XXXX事项的备忘录文件编号：D致：自：日期：抄送：主题： （正文） 此致落款 XXXX年XX月XX日7、 对外发文格式为：福州安贝适贸易股份有限公司文件编号： 标 题 文。福州安贝适贸易股份有限公司 XXXX年XX月XX日主题词：XX XX 通知 主送：报送：三、 文件的收发规定1、 公司文件的发文由相关部门起草，未涉及跨部门事项的文件，按归口管理，由部门经理及分管领导审核后，呈交总经理审阅批准之后生效；涉及跨部门事项的文件，发文部门起草后，应先征求相关部门意见，并经相关分管领导审核后，呈交总经理审阅批准后生效。2、 行政部门设立专门人员对公司文号及发文格式进行管理。批准生效之后的文件原件及电子文档备份由行政部存档，并由行政部统一编制文号，修订格式后将电子文档或书面文档发相关部门，并保存发文记录。关键文件的发文，须打印并交部门负责人书面签收。相关发文须抄送股份公司行政部备案。四、 文件的修改1、 公司文件若需修改，由相关部门提出书面意见，经相关领导审阅批准后，由行政部按规范进行修改。2、 在“修改/版次”一栏中填写修改次数/修改版次，现阶段的公司发文统一为第一版，修改次数为零。3、 修改之后的文件经行政部统一以电子文档或书面发往相关部门。关键文件的修订版，须打印并交部门负责人书面签收，无保留价值的原书面文件需送还行政部，由行政部统一销毁。五、 文件的传达、培训与推行1、 发文部门应会同行政部门确保文件传送到位。涉及公司新制度、新操作流程、新会议决议等内容的文件，相关部门收到相关发文后，必须对本部门人员进行培训。2、 培训的形式可以多样化，各部门可以自行安排时间和形式。培训结束会，部门经理须让参训员工签名确认已参加培训，并将参训员工的签名确认记录送交行政部保存。3、 下发的文件事项如需要跨部门协作，由发文部门经理与其它部门进行