销售及应收款管理制度.doc

XXXXXX畜牧有限公司企业内部控制制度销售及应收款管理制度第一章 总 则1. 为了加强对销售业务的内部控制，规范销售、市场推广行为，防范销售过程中的差错和舞弊的风险，根据国家有关法律法规和企业内部控制基本规范，制定本制度。2. 本制度所称销售，主要是指企业销售生猪并取得货款的行为。3. 企业的销售业务内部控制的目标主要为减低销售业务的下列风险至可控制水平：i. 销售行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。ii. 销售未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。iii. 销售政策和信用政策管理不规范、不科学，可能导致资产损失或资产运营效率低下。iv. 合同协议签订未经正确授权，可能导致资产损失、舞弊和法律诉讼。v. 应收账款和应收票据管理不善，账龄分析不准确，可能由于未能收回或未能及时收回欠款而导致收入流失和法律诉讼。vi. 对应收款项的客户信用和偿还能力评估不足，导致坏账准备计提不足。4. 企业在建立与实施销售内部控制中，对下列关键方面或关键环节的控制：i. 职责分工、权限范围和审批程序应当明确规范，机构设置和人员配备应当科学合理。ii. 销售政策和信用管理应当科学合理，销售与发货控制流程应当规范严密。iii. 应收账款应当有效管理，及时催收；往来款项应当定期核对，如有差错,及时改正。iv. 销售的确认、计量和报告应当符合国家统一的会计准则制度的规定。第二章 职责分工与授权批准1. 销售业务的内部控制建立起销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理销售与收款业务的不兼容岗位相互分离、制约和监督，适当的职责分离有助于防止各种有意或无意的错误。2. 业务归口办理：i. 销售部门 (或岗位) 主要负责处理订单, 执行销售政策, 须及时了解和掌握销售行情信息，做好销售市场调研工作，开发销售市场，建立客户档案，评价客户信用，管理销售过程中的所有事宜。ii. 运输人员主要负责运送生猪及签收确认出栏的数量, 猪车的管理, 如消毒保养等, ；iii. 财务部门(或岗位)主要负责销售款项的结算和纪录、监督管理货款回收；iv. 销售收据和发票由财务部门指定专人开具，销售人员应避免接触销售现款v. 门卫室主要负责出门管理, 严格凭出门条放行，每月出门条应装订成册，妥善保管，公司不定期派人检查门卫是否尽责履行门卫责职。3. 销售与收款不兼容岗位包括：i. 客户信用管理、与销售合同协议的审批、签订。ii. 销售合同协议的审批、签订与办理发货。iii. 销售货款的确认、回收与相关会计记录。iv. 销售退回货品的验收、处置与相关会计记录。v. 销售业务经办与发票开具、管理。vi. 坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批。4. 公司的销售主要由销售部负责。有关销售的架构如下, 其岗位职责列于内控制度之内控环境中:第三章 销售与发货控制公司的销售主要有仔猪及种猪销售, 有关之流程及控制制度如下:i. 每天上班时，销售定价员根据市场实际情况拟定生猪价格, 销售价格会经总经理审批后交销售代表及财务部作为执行依据。ii. 每一天，各基地及代养农户应将当天可售生猪头数告知农户管理部。iii. 销售代表应和长期合作的客戸订立书面销售合同, 定立销售条款如货期等交由总经理审批。iv. 客户会以电话方式或传真向销售代表提出销售请求。v. 销售代表应查阅过往签定的销售合同及遵从销售合同的条款进行交易。如客户为新客户时，客户专员应上报销售经理备案，并制定合作协议书供客户进行确认。vi. 销售代表根据销售请求,销售合同及销售价格的条款编制客户订货单, 如已签定合同可赊销的, 需在客户订货单上注明, 销售代表亦需查看逾期欠款表确定能否与客户确认订单。vii. 客户订货单需交予销售部经理签处核实, 如有任何问题，销售代表应修改后再给销售部经理签处核实。viii. 经核实之订货单需交予农户管理部并安排指定基地或代养农户备货以应付需求。ix. 确认后的客户订货单一式四联，一联销售部存根，二联财务部，三联养殖场, 四联运输。x. 养殖场收到客户订货单后安排出栏，养殖场通知运输人员安排猪车至出栏区，运输人员必须确保猪车已经按消毒制度消毒及记录在消毒登记薄上。xi. 养殖场安排出栏并记录出栏猪的类形及数量在出栏单, 出栏单备注栏注明客户订货单号。出栏单作为养殖场发出产品的凭证。xii. 运输人员需根据出栏单数量对应客户订货单数量, 点算无误后签处确认。xiii. 出栏单一式三联，一联财务，二联仓库，三联收货单位及四联销售部。出栏单填错的不能丢弃，应填写“作废”字样。有效及“作废” 出栏单全部联次按月装订成册保管。xiv. 运输人员收到已签处的出栏单后运送猪只至侍运区。xv. 销售员收到已签处的出栏单, 后按照客户订货单的单价计算总金额并编制结算单, 结算单须记录出栏单编号(如一次销售需要多于一次猪车运载), 经销售经理签处确认后交至客户, 客户到财务付款。结算单一式三联，一联财务部，二联客户, 三联销售部。xvi. 财务部人员将客户订货单, 出货计量单, 结算单互相核对，核对正确后向客户收款, 每一笔收款都必须开具收款收据,备注栏注明结算单号及由出纳, 及客户签收确认。收款实施两人控制制度, 一位负责收款及编制现金日报表, 另一位财务出纳应将当天收到的现金存入银行户口 (如当天的销售现金款未能存款, 应在后一天早上存款)。 如属赊销的, 财务部先核实是否可赊销, 并于结算单上, 签处并注明賖销销售。xvii. 收款收据一式三联，一联财务存根，二联客户, 三联辨公室。xviii. 客户凭已签处的结算单或收款收据到侍运区将猪只转至自备之车辆, 而辨公室人员根据已签处的结算单或收款收据点算猪只数量, 确认并开出出门单。 出门单应注明结算单或收款收据号, 车牌号码号，出门单需经办公室指定人员签名确认并加盖出门专用章方为有效。xix. 出门单一式两联，一联辨公室存根，二联门卫室。xx. 门卫室工作人员，对出门商品应检查是否提有合法、有效的出门单，如没有不得放行, 门卫室工作人员签处确认出门单并放行客户车辆。出门单填错的不能丢弃，应填写“作废”字样。有效及“作废” 出门单全部联次（即一联及二联都必须留存，不得丢弃）按月装订成册保管。xxi. 销售部门根据销售流程建立销售台帐，每天填制销售台帐日报表（包括所有单据除收款收据外）。xxii. 外部代养猪场发生之销售需于每周未, 把所有关单据装订并交回总部财务复核及记账。xxiii. 出门单、出门专用章实行专人专管制度及收发登记制度。xxiv. 一切产品销售禁止客户直接到生产线领取产品。xxv. 当天15点前收到的现金销售款应于当天存入公司指定银行帐户或交存总部出纳。对于直接将现金移交总部出纳的，场部出纳应向总部出纳索取收款收据，以便明确责任。每月初5号前应填制销售台帐月报表提交财务部对数, 任何采购账目上的差误都要分析, 解释和调整。xxvi. 监磅员当天下班前在称磅软件上打印销售称磅明细表，按周提交财务部复核帐务。i. 公司的销售主要有商品猪 (小育肥及大育肥)，有关之流程及控制制度如下：ii. 屠宰场客户会以电话或传真向销售部提出销售请求。iii. 销售部应查阅过往签定的销售合同及遵从销售合同的条款进行交易。iv. 销售部根据销售请求，销售合同及销售价格审批的条款编制客户订货单，如已签定可赊销合同，需在客户订货单上注明，销售部亦需查看逾期欠款表确定能否与客户确认订单。v. 客户订货单需交予销售部经理签署核实，如有任何问题，销售部应修改后再给销售部经理签署核实。vi. 经核实订单需交予农户管理部并安排指定代养农户栏以应付订单需求。vii. 指定农户需安排出栏并编制代养出栏单记录出栏猪的类形及数量, 代养出栏单备注栏注明客户订货单号。代养出栏单作为养殖场发出产品的凭证。viii. 客户运输人员会根据代养出栏单数量对应客户订货单数量, 点算无误后签处确认。ix. 代养出栏单一式三联，一联财务部，二联代养农户，三联仓库(农户管理部)。出栏单填错的不能丢弃，应填写“作废”字样。有效及“作废” 出栏单全部联次（即一、二、三联都必须留存，不得丢弃）按月装订成册保管。x. 客户运输人员会运送猪只至公众过磅台施磅 (而本厂的会在本厂的过磅台施磅), 运输人员将出栏单交至施磅员,称磅实施两人控制制度，施磅员根据系统的记录打印出货计量单，打印出货计量单后由施磅员、监磅员即销售代表公众过磅单(商品猪从代养农户出栏是根据) 作销售重量依据。xi. 一同签名确认。出货计量单备注栏注明出栏单号。xii. 出货计量单一式三联，一联销售代表，二联财务部，三联客户。xxvii. 销售员收到已签处的出货计量单、出栏单, 后按照客户订货单的单价计算总金额并编制结算单, 结算单须记录所有有关的出货计量单或出栏单编号, 经销售经理签处确认后交至客户, 客户到财务付款。结算单一式三联，一联财务部，二联客户, 三联销售部。xiii. 财务部人员将客户订货单, 出货计量单(或公众过磅单), 结算单互相核对，核对正确后向客户收款, 每一笔收款都必须开具收款收据,备注栏注明结算单号及由出纳, 及客户签收确认。收款收据一式三联，一联财务存根，二联客户, 三联辨公室。xiv. 本厂客户凭已签处的结算单或收款收据到侍运区将猪只转至自备之车辆, 而辨公室人员根据已签处的结算单或收款收据点算猪只数量, 确认并开出出门单. 出门单应注明结算单或收款收据号, 车牌号码号，出门单需经办公室指定人员签名确认并加盖出门专用章方为有效。xv. 出门单一式两联，一联辨公室存根，二联门卫室。xvi. 门卫室工作人员，对出门商品应检查是否提有合法、有效的出门单，如没有不得放行, 门卫室工作人员签处确认出门单并放行客户车辆。出门单填错的不能丢弃，应填写“作废”字样。有效及“作废” 出门单全部联次（即一联及二联都必须留存，不得丢弃）按月装订成册保管。xvii. 销售部门根据销售流程建立销售台帐，每天填制销售台帐日报表（包括所有单据除收款收据外）。xviii. 外部代养猪场发生之销售需于每周末, 把所有关单据装订并交回总部财务复核及记账。第四章 应收帐款管理制度i. 本公司之应收帐风险是相对较低的, 因本公司对于长期合作的客户才会批准賖销的行为, 所有新客户及小客户都必须遵守先付款后发货的制度。而本公司批准给客户的帐期亦不会超于7天。ii. 应收帐款管理由财务部负责, 财务收到销售的结算单后, 如是赊销的, 财务人员根据客户名称, 销售日期, 销售金额及应收到款项日期编制应收帐款日报表。iii. 每天上班时, 财务员将应收帐款日报表提交至财务经理, 财务经理根据应收到款项日期一栏, 让出纳确认还未收款, 再让销售代表催收客户货款。iv. 如客户逾期付款, 财务人员将编制逾期欠款表列明逾期欠款明细并交于销售部备案, 如有逾期欠款的, 销售部不应再与此客户确认客户订货单。v. 所有赊销必须要求客户转账至公司指定银行帐户, 会计经理应每天查核网上银行资料, 确认银行已收到款项, 再与客户确认后出纳发出收款收据至客户及一联存档。vi. 当收到款后, 财务应在应收帐款日报表更新并注明收款收据