公司接待管理制度

北京久朝医药投资有限公司记录文件类别：SMP文件编号：JZ3-SMP18-002-J01-01文件名称：业务招待管理制度替代编号：记录名称：业务招待申请审批表页码：第7页/ 共13页接待管理制度第一条 目的为了规范公司业务招待工作，合理控制费用支出，提高公司的经营管理水平，特制定本制度。第二条 范围本制度适用于以下情况：1、 政府职能部门到公司检查、指导工作需要招待的；2、 协调各政府职能部门为公司办理业务或处理事务需要招待的；3、 因接待客户而需要招待的；4、 因承办、协办、举办各类会议、活动而需要招待的；第三条 责任1、 总裁办公室负责本文件的编写、会签、修订、审核及实施。2、 公司全体部门负责本文件的实施。3、 总裁负责本文件的批准。第四条 分工1、总裁办：负责接待管理制度的制定，行政人员根据公司领导指示，负责公司接待事宜的准备，包括安排客人就餐、住宿等。2、接待提出部门：负责陪同客人、参与接待等工作。3、财务部：负责接待费用的预算、监督和管控工作。4、总裁办：负责接待管理制度的落实、监督和检查工作。第五条 接待分类1、面试接待：公司应聘人员的接待；1、参观接待：上级部门的检查、指导；公司客人、客户参观；其他单位调研、来访的接待； 3、会议接待：会议、培训等接待。第六条 接待方法1、常规接待：由各部门相关一般员工进行接待。2、高、中级接待：由相关部门负责人参与接待，或由公司领导指派专人接待。3、重要接待：由公司董事长或高管参与接待。第七条 接待流程1、面试接待起立迎接（行政）安排座位、提供饮水（行政）提供面试申请表（人事）引见面试（人事、相关领导）出口引导（人事、行政）面试物品整理（人事）。2、参观接待填写业务招待申请审批表（接待部门）报董事长审批（接待部门）交总裁办备案（接待部门）安排用餐、住宿、用车等（行政）迎接、引见客人（接待部门、相关领导）全程陪同（接待部门、相关领导）送别客人（接待部门、相关领导）整理接待物品（行政）核销费用（接待部门）。3、会议接待填写业务招待申请审批表（接待部门）报董事长审批（接待部门）交总裁办备案（接待部门）安排会议室、准备会议用品（行政）迎接、引见客人（接待部门、相关领导）参加会议（接待部门、相关领导）送别客人（接待部门、相关领导）整理会议物品（行政）。第八条 接待标准1、 住宿标准：标准类别适合人员住宿标准常规子公司人员、相关单位人员（中层管理人员以下）快捷酒店标间或400元/日以内单间中级相关单位中层人员；政府机关人员经济商务酒店、三星酒店500元/日以内单间高级相关单位高层、上级政府单位领导四星酒店700元/日单间重要公司重要客人不设定具体标准备注：原则上，应选择公司协议酒店住宿。2、 用餐标准标准类别就餐标准备注一类标准2000元/桌或200元/人1. 当招待人数在8人以下者（包括陪客人员），按人均标准执行。2. 陪客人数原则上不能大于客人人数，工作餐陪餐人员原则上只可安排1人。3. 招待所需酒水原则上不在酒店采购，由公司陪同人员填写招待用品申领单后，至总裁办公室领取。二类标准2000元/桌或200元/人1500元/桌或150元/人三类标准1500元/桌或150元/人800元/桌或80元/人四类标准800元/桌或80元/人500元/桌或50元/人工作餐30元/人第九条 接待费用1、申请流程各部门确因工作需要，必须宴请的，应按照“勤俭节约，反对铺张浪费”的原则和方法进行办理。由主管部门实施招待，非相关人员一律不得参与，具体工作流程如下：因正常业务需要招待时，须事前办理申请登记手续，由申请人填写业务招待申请审批表（附件1），经部门负责人、总裁批准后方可招待。因工作外出或无法填写申请表时，由申请人向部门负责人和总裁提出申请，经批准后方可实施招待，招待完成后两个工作日内补办申请手续（即填写业务招待申请审批表，无补办手续的不得报销。超出经审批的招待标准的费用，原则上应由招待申请人负担。如遇特殊情况，申请人必须填写招待费用超标审批表（附件2），经总裁签字批准后，附在业务招待申请审批表后，方可办理报销手续。2、报销流程报销时限发生业务招待费用，招待申请人必须在费用发生后的二十个工作日内办理报销手续。发生客户会、年会、总结会等会议费用，申请人必须在会议结束后三十个工作日内办理报销手续。报销所需材料招待申请人报销时必须同时提供以下资料，方可办理报销手续。若资料不齐，财务人员有权拒绝报销经审批的业务招待申请审批表；用餐地提供的水单（消费明细单）；住宿地提供的水单（消费明细单）；用餐地和住宿地提供的发票。如果报销时间超过规定时间，不限金额必须经总裁审批后方可报销。客户会、年会、总结会等会议费用，须单项申请预算并单项报销。3、 招待用品采购和管理酒水、茶叶、饮料、以公司名义制作的纪念品、礼品等由总裁办公室统一采购、统一管理。包含类目：招待来访客人、客户的茶叶、水果、饮料等费用。宴请客人、客户（包括工作餐）的用餐、食品、酒水、礼品等费用。赠送客人、客户的纪念品等费用。4、采购招待用品由总裁办公室根据需求填写招待用品采购计划表（附件4），总裁审批后购买。5、验收购进招待用品后，由总裁办公室办理验收入库手续，总裁办行政专员和总裁办主任在招待用品入库单（附件5）上签字确认。招待物品入库单一式两份，一份留总裁办，一份与发票同时交财务部作为报销依据。6、领用各部门需填写招待用品申领单（附件3），有董事长批准后方可领用。7、盘点每月底由总裁办行政专员盘点招待用品库存，并将盘点表打印存档。第十条 其他1、接待人员必须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生，树立公司良好形象。2、未经公司领导同意，接待人员不得向客人透漏有关公司秘密信息或提供涉密资料，对于客人受公司限制的有关要求应婉言解释谢绝。第十一条 附则1、总裁办对本规定拥有解释权。2、本规定自搬行之日起实施。久朝医药投资有限公司 总裁办2017年5月23日附件1：业务招待申请审批表业务招待申请审批表申请日期： 年 月 日申请部门来客人数申请人员陪同人数招待对象供应商 客户 职能机关 其他用餐标准一类标准 元/人（明确上限）二类标准 三类标准 四类标准 工作餐用餐时间 年 月 日用餐饭店住宿标准一类标准 元/间*夜（明确上限）二类标准 三类标准 四类标准 住宿起止日期每日住宿间数情况说明部门负责人审批 签名： 日期：总裁审批签名： 日期：北京久朝医药投资有限公司记录文件类别：SMP文件编号：JZ3-SMP18-002-J02-01文件名称：业务招待管理制度替代编号：记录名称：业务费用超标审批表页码：第8页/ 共13页附件2：业务费用超标审批表业务费用超标审批表填表日期： 年 月 日申请部门来客人数申请人员陪同人数批准用餐标准一类标准元/人（明确标准上限）二类标准 三类标准 四类标准 工作餐批准用餐时间 年 月 日批准用餐饭店实际用餐时间 年 月 日实际用餐饭店超标情况说明部门负责人审批意见：同意超标部分全额报销。不同意超标部分全额报销，可报销超标金额 （大写）元整。 超标部分不予报销。 签名： 日期：总裁审批意见：同意超标部分全额报销。不同意超标部分全额报销，可报销超标金额 （大写）元整。 超标部分不予报销。 签名： 日期：北京久朝医药投资有限公司记录文件类别：SMP文件编号：JZ3-SMP18-002-J03-01文件名称：业务招待管理制度替代编号：记录名称：招待用品申领单页码：第9页/ 共13页附件3：招待用品申领单招待用品申领单填表日期： 年 月 日物品品名规格申请数量（大写）批准数量（大写）备注 批准人： 申请人：招待用品申领单填表日期： 年 月 日物品品名规格申请数量（大写）批准数量（大写）备注 批准人： 申请人：招待用品申领单填表日期： 年 月 日物品品名规格申请数量（大写）批准数量（大写）备注 批准人： 申请人：北京久朝医药投资有限公司记录文件类别：SMP文件编号：JZ3-SMP18-002-J04-01文件名称：业务招待管理制度替代编号：记录名称：招待物品采购计划表页码：第10页/ 共13页附件4：招待用品采购计划表 年 月招待用品采购计划表 填表日期： 年 月 日品名规格数