会员管理软件使用说明书.doc

会员管理系统使用说明书本系统考虑到许多收银员对电脑不太熟悉，设计上把复杂的问题简单化，精简业务处理流程，界面友好，简单易懂，很容易就能上手使用。本系统功能全面，包括电脑收银、客户刷卡消费、卡销售、卡充值等。需说明的是软件版本不同，说明书可能略有不同。 程序安装装会员管理软件很简单省略说明学会使用软件，关键的几个地方要学会。1， 学会怎么录入基本资料。比如录入服务项目，就是店里的价目表。可以参见下面的具体讲解。就是服务项目窗口里点录入按钮，然后录进去就行。改某服务项目的价格，就是点那一行服务项目，然后再点那个修改按钮，跳出一个窗口，在里面改一下。也很简单。2， 学会怎么收银。客人交现金怎样收？客人刷会员卡怎么买单？就在收银的窗口里，先选择顾客做的服务项目，录完后，顾客交现金就在现金栏输入现金是多少，按确定按钮就行了（确定按钮就相当于确定保存的意思。）顾客用卡消费，在收银的窗口里，先选择顾客做的服务项目，录完后，顾客卡号一栏中刷卡或输入顾客卡号，按回车键一下。最后按确定按钮就行了（确定按钮就相当于确定保存的意思。）3， 学会顾客来办卡怎样给他办卡？就是卡管理中有个卡销售的菜单，在那里操作。4， 学会顾客充值怎样操作，还有顾客有时要查他的消费余额怎样查？就是卡管理中有个卡充值的菜单，在那里操作就可以充卡。查某个顾客卡余额，就在报表里有个单张顾客卡余额查询的菜单。在卡号那一栏刷一下顾客的卡就可以看到了。掌握了这几个，基本就会使用本软件了。收银员基本上用到就这几个地方。等基本学会本操作之后，再学学怎样进行权限管理，提成等 软件中的窗口基本上都有一些说明。看看应该很容易掌握。具体的说一下本软件。登陆系统双击桌面上“会员管理系统”图标，出现如下图所示界面：输入员工工号和密码，按下“确定”，即可登陆系统。本系统初始员工工号和密码均为”8888”，使用初始密码登陆后，可自己添加、设置、修改员工工号和密码，具体操作后面介绍。登陆成功后会出现如下图所示操作界面：可以看到系统菜单分为“基本资料、收银、卡管理、商品管理、查询报表、顾客管理、员工管理、考勤管理、支出管理、权限设置、错误单据删除、其他”12项，菜单下面为工具栏，鼠标在小图标上停留一会，会显示出该图标所代表的操作。 基本资料录入首次登陆系统需要对一些基本资料进行录入和设置，如店面资料、员工资料、服务项目、卡类型、商品资料等。首先是店面资料的录入，选择“基本资料” 菜单中的第一项“店面资料录入”点击这里新增一条记录店面资料录入的界面如下图所示： 其中编号、店名为查询条件，首次录入时暂时不管，直接点击“新增”按钮，出现店面资料录入窗口：在这里填入店面的资料，注意编号不能重复。填写完毕后请点击“确定”按钮，（“确定“按钮就相当于保存所录入资料的意思）系统提示“数据将被更新，确定吗？”点击“是”按钮，系统提示“店面资料保存成功，编号*”。到这里您已经成功录入一条店面资料，如有分店请点击“新增”按钮继续添加。对于已经录入的资料也可进行修改、删除，选中需要修改的那条记录，点击“修改”按钮就可以对其进行修改，点击“删除”按钮就可以将这条记录删除，注意删除的记录无法恢复。需要查询时，在编号栏输入要查询的店面编号，或在店名栏输入店名，点击“查询”按钮就可以查询到相应的记录，查询下一条前，先点击“清除条件”按钮，再输入新的查询条件。要查看店面详细资料时，鼠标双击该条记录，或者选中该条记录，点击“浏览”按钮。操作完毕后，点击“退出”按钮就可以退出这个界面。见下图：此处的编号、店名为查询条件点击这里删除一条记录点击这里修改一条记录蓝色表示选中该行 员工资料录入选择菜单“基本资料”中的“员工资料录入”，出现如下图所示界面：点击这里新增一条记录点击“新增”按钮后，出现如下图所示对话框：在这里填写员工的基本资料，为方便管理请按顺序编排编号，不要有重复。“考勤卡号”填写发给员工考勤卡的编号，出生年月的输入格式为“1980/01/01”，注意职位这里填写的目的，是收银窗口中相应的职位下有该名员工。填写完毕后点击“确定”按钮，系统提示“数据将被更新，确定吗？”点击“是”按钮，系统提示“员工编码新增成功，编号*，是否新增下一条记录？”，点击“是”继续新增记录，点击“否”结束操作。修改、删除、查询记录时与店面资料录入相同，请参照上面的操作。 服务项目设定选择菜单“基本资料”中的“服务项目设定”，出现如下图所示界面：点击“新增”按钮后，出现如下图所示对话框：这里有个是否打折，一般软件默认服务项目用卡消费的时候是打折，但是对于一些店的特价项目，即使用卡来消费也不打折，那就要把该服务项目在这里选择不打折了。填写完毕按“确定”按钮保存。修改、删除、查询记录时与店面资料录入相同，请参照上面的操作。价格在这里录入，以后收银时，当选择了某一项目的时候价格就自动显示出来，而且收银的时候价格也可以修改。 卡类型设定选择菜单“基本资料”中的“卡类型设定”， 再点击“新增”按钮后，出现如下图所示对话框：在这里设置卡的类型，例如1000元卡，分别对大项一类打八折，大项二类打九折，产品折扣的意思是用本类型的卡对在商品销售里销售的产品打几折。可根据各个店里的情况自己设置。同样也可以对已经输入的卡类型进行修改、查询、删除。 客户档案录入选择菜单“基本资料”中的“客户档案录入” 注意：客户资料是录入购卡客户的基本信息，现在新的版本软件，是在销售卡的窗口中就可以填写。有时查询不到卡的余额，就是客户资料忘记写了，只要在这里补录入一下就可以。 商品资料录入选择菜单“基本资料”中的“商品资料录入”在这里录入商品资料，方便店内商品管理。商品资料录入一次后就存储在电脑中，以后使用时就不需要重复录入，只要在下拉框中选择即可，大大节省操作时间。 用户口令修改基本资料录入完成后，我们需要对系统密码进行设置和修改，因为不是每个员工都可以登陆系统的。首先对初始密码进行修改（注意初始密码8888只能修改，不能删除）点击“系统设置”，选择第二项“用户口令修改”，出现如下图所示界面：点击这里进行修改蓝色表示选中该行选择用户“8888”，点击“修改”按钮，出现修改窗口在密码一栏输入新密码，点击“确定”按钮后，系统提示“数据将被更新，确定吗？”点击“是”按钮，系统提示“员工密码修改成功！”，请牢记您修改的密码，否则将无法登陆系统。密码修改完毕后，点击“退出”按钮，退出该界面。 用户口令设定系统可能有多个收银员使用，我们需要给他们分别设置密码，以便于每个收银员操作。点击“系统设置”，选择第一项“用户口令设置”，出现如下图所示界面：点击这里选择员工工号按下“”按钮选择员工工号，例如001号员工角色这里要选择是经理，还是收银员。如果是经理，就是能有最大的权限，可以看到报表，修改数据等。而角色是收银员的话没有这些权限。在密码一栏输入密码，点击“确定”按钮，系统提示“数据将被更新，确定吗？”点击“是”按钮，系统提示“员工密码设置成功！编码001，是否再新设员工密码？”，如果需要继续设置请点“是”，不继续设置请点“否”。这时001号员工的密码已经设置成功，她可以用她的员工工号及密码登陆系统。如果需要修改001号员工密码，请参照前面初始密码修改的操作。 收银鼠标点这里，然后刷卡选择“收银”菜单，出现如上图所示界面，在服务代号里选择客人所做的项目，如“吹发、剪发”，系统会自动显示这一项的价格，因为前面在服务项目设定里我们已经输入好了，这里可以节省时间，在相应的员工职位里选择是由哪位员工做的，也可以不选择，选择的原因是便于计算员工提成。如果是现金付款，在“现金”一栏中填入客人消费的金额，如果是卡付款，用鼠标点一下“卡号”一栏，然后帮客人刷卡，卡号自动识别并显示在“卡号”一栏，按“回车”即“Enter”键可以显示客人卡上的余额，可用次数，积分等信息，系统自动为客人打折，点击“确定”保存后此次消费成功。 售卡、卡充值、旧卡换新卡第一步把卡销售给顾客（办卡），然后客人消费完金额，再来给卡充值卡销售：选择菜单“卡管理”中的“卡销售”，就是给客人办卡。如果有的店，给客人办卡，而卡里并没有钱，那就在可用余额输入0，而不能把可用金额那一栏空着。如果店的管理中，要求客人消费的时候，刷卡并输入密码，那售卡时，密码这一栏要设置。金额与可用金额的区别：金额是实际售卡时收到的钱，比如有的会员院，客户购买100元的卡,而实际让客户使用的金额是150元，或客户买了1000元的卡先付了500元等等。如果二者相等就不用修改可用金额。卡充值：选择菜单“卡管理”中的“卡充值” 输入要充值的卡号及金额，点击“确定”后，此次充值成功。老卡换新卡：选择菜单“卡管理”中的“老卡换新卡”：输入客户的老卡号，及所要换的新卡号等项目后，点击“确定”保存后，换卡成功。 经理查询本系统内的经理查询提供了许多报表，它由电脑自动生成，报表里的数据都是由收银售卡时录入的，报表的数据不可以修改。在报表中的起始时间和截止时间中输入要查询的范围，点击“预览”按钮，就可以在下面的表格中显示出店内的营业情况，方便经理查看营业额。同时也可以查询员工的业绩、卡销售、充值，以及卡余额情况。1， 店所有卡余额报表这个报表，老板可以随时知道店里办的1000张贵宾卡，那些卡的余额的总和是多少，就是客人还有多少钱没有消费掉。这样对于店的经营状况比较清楚。2， 客人经常要求查询卡上还有多少余额，那就在软件单张卡余额里查询。从这个报表里可以看到客人每笔消费的时间和金额。还能看到客人有多少积分，如果是记次卡，还能看到有几次可用。3，员工业绩查询报表。4，店营业报表，可以查任意时间段的营业情况，只要把起始时间，截止时间调整一下。5，营业汇总表6，卡销售报表。可以查询销售了多少张卡，销售了多少金额7，卡充值报表。可以查询任意时间段内，客人来充卡金额的汇总商品管理（省略说明）在这里我们可以方便的进行商品管理，如商品出售、商品领用、商品报损等 考勤管理（省略说明）支出管理 可以对店面各项支出进行管理软件的补充说明1， 软件最新版本，把储值卡，打折卡，记次卡，积分功能都集中在一个软件版本里2， 积分是客人消费的时候，每消费一元，软件默认记一分。如果客人到时候积分换礼物，积分抵扣现金，那只要在服务项目里增加一项目：2000积分换礼物 价格（即积分）：-2000，积分抵扣现金50元 价格（即积分）：-50， 等等。然后收银的时候，选择一项目2000积分换礼物，那就自动扣除了2000积分了3， 客户资料，以前是在顾客档案里填写。现在可以在销售卡的窗口里直接填写。4， 软件备份，只要拷贝软件目录里的DB文件包就可以了。5， 客人消费，刷卡之后，要不要输入卡的密码。只要在店面资料里设置一下就可以了。6， 软件可以用于磁卡，IC卡，条