管理与文秘的关系.doc

1994-2010 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. 2008年3月第25卷第2期云南民族大学学报(哲学社会科学版)Journal of Yunnan Nationalities UniversityVol125, No12Mar. 2008【收稿日期】2007 - 10 - 20【作者简介】纳勇(1955 - ) , 男(回族) , 云南民族大学副研究馆员。“管理文秘”为教育部2001年下达于公共管理学科类的专业基础课程教学任务, 目前未见该名称的教科书或专著。【管理发展史】“管理文秘”职能的历史演变纳勇(云南民族大学管理学院, 云南昆明650031)摘要: “管理文秘”为现代行政学概念, 就其范围与职能而言, 管理与文秘彼此交叉又不可分割, 它是管理的一般原理在文秘领域中的特殊应用; 管理文秘是事务管理、文秘人员在不同程度上进行着领导或管理者的管理活动。关键词: 职能; 管理; 文书; 秘书; 管理文秘【中图分类号】C931. 46 【文献标识码】A【文章编号】1672 - 867X (2008) 02 - 0120 - 03当今谈论到文秘职能或秘书职能时, 无非是办事、办会、办文、当参谋等, 却忽略了管理在其职能中的含义。这就从某种程度上减弱了该项职能的职业意愿与职业渴望(管理学中称为“职业性向”) , 以及“问责制”对该项职能依何进行“问责”的问题。为此, 笔者在前人研究的基础上做扼要的论述, 以期抛砖引玉。(一) 管理在文秘中的含义。管理是一个大概念, 社会上各行业都涉及有关管理的问题。管理概念在行政管理、公共行政、公共管理、秘书学的研究中运用得最多的是法国法约尔的管理五要素:“管理, 就是实行计划、组织、指挥、协调和控制”, 它是“一种分配于领导人和整个组织成员之间的职能”, 是一个为达到组织目标而依次成为的一个完整管理过程, 这是从职能方面解释的管理。 1 ( P5)依据法约尔管理的职能意义, 管理职能是管理人员在完成管理任务过程中系处于一定职务的人完成其职务的能力。 2 ( P12) 从动态上又指为实现某一组织的主要目的, 并对所必须的活动进行分组。这就有两种情况: 一是以工作的内容和活动为核心, 将性质相同的工作群称为职能, 如行政职能、经营职能、财务职能、作业职能。二是将目的相同的工作群称为职能, 如制造职能, 销售职能、文秘职能等。故从最广意义上讲, 职能与工作的含义相同, 系指与一个职位相关的活动或工作。即我们常说的职责与职权。这种职责与职权在掌握管理权任务中, 是让工作完成而取得成果。这就需管理者有效地利用人力和物力去实现组织目标。组织目标是一切组织赖以建立和存在的前提, 是维系一个组织发展的核心。组织目标从执行的角度可划分为法定操作的目标; 从任务的角度可划分为工作目标和自身建设目标; 从目标分解的角度可划分为总、分的目标; 从职责关系的角度可划分整体、部门、单位、个人的目标; 从时间角度可划分为长期、中期、短期的目标等等。因而, 管理者或领导不能独立完成组织目标所有的工作任务, 之所以需要团队的支持与管理。这就是说领导欲完成组织目标, 必须通过其他人来取得成果, 同时也是管理在文秘中的涵义所在。即从计划、组织、指挥、协调和控制等管理过程理论中归纳出管理过程里面的文秘工作内容。这是在目前探讨得不太深不太广的问题。(二) 关于文与秘的概念。为了“取得成果”,你的管理者(或领导、或经理等) 会把任务的职责和职权授权给团队的成员, 允许他们到后台来“管理”组织目标的执行过程。那么, 最先决策与计划要授权的就应是文秘管理者(或秘书) 。提起“秘书”这个词, 很多人会从过去西方70 年代的一些影片中想起下面两个老套的形象: 一个是修抹着指甲的“浪女”, 另一个就是狂热地守卫着领导办公室入口的凶猛的“老龙”。这显然都不是当今的职业文秘的形象! 值得注意的是, 很多文秘管理工作者的不自重, 缺乏自信和防卫心理正在加强人们的这种印象。这对文秘管理工作者外在形象的塑造有一定的影响。首谈“文书”。据辞海解释, 一指文章书法; 二指诗书古籍; 三指公文、案牍; 四指书信、 120 ? 1994-2010 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. 契约。文书学研究人员取后二意表述为: 文书是人类在社会活动中, 由于处理事务的需要而形成和使用的书面文字。这种文字的形成, 主要是由于国家的形成, 而国家的形成又标志着人类社会进入文明社会。人类的文明“始于标音字母的发明和文字的使用, 直止今天。” 2 ( P12) 故文书是人们在社会活动中用以表达意图、进行联系、记述情况和作为依据的内容, 且较完整的文字材料。徐望之的公牍通论: “人类有政治之组织, 即有法令。有文字之法令, 即有公牍”。文书有公务文书和私人文书两部分。据考古发现, 安阳出土的甲古文书是商代后期的记录和奴隶主文告, 属公务文书。 3 ( P1 - 6)“秘书”经历了一个由物及人的演变过程。最早出现在汉书叙传: “游博学有俊才, 与刘向校秘书。”指宫中秘藏之书。作为一种官职出现, 始于“后汉恒帝延熹二年置秘书监官”, 东汉所开设的“秘书监”, 既是官署, 又是官职, 其职务是管理文书, 相当于皇家图书馆馆长。至曹魏有“通事部”, 设“秘书令、丞、郎”, 都是官职, 掌管文史图书。隋唐设“秘书省”, 开始做为国家的行政机构, 为历代所沿袭。随史变迁, 从事秘书工作的史料记有中书令、中书舍人、翰林学士、翰林供奉、掌书记、主簿、录事、书吏、文案、押司等, 虽名目繁多, 但都未用“秘书”的称谓。 4 辛亥革命后, 孙中山的南京临时政府总统府下设“秘书处”, 政府各部门设“承政厅”或称“政务厅” (相当于今天的办公厅) , 各省府设秘书员,其含义与职责大体同今天的秘书相当。源于拉丁文的“秘书” ( Secre - tnrius) , 意“可靠的职员”。英文是Secretary, 有两种含义: 一是大臣, 二是书记。前者指英国王室参与机要事务、掌管机秘文书的辅臣, 后来沿用为英、美国家主管政府机关事务的部长或副部长; 后者指从事文字记录的人员, 后来泛指文书和事务工作人员。据国际秘书联合会的解释, “秘书应是主管人员的特殊助手, 他(或她) 掌管办公室工作技巧, 能在上级没有过问的情况下表现出自己的责任感, 以实际行动显示出主动性和正确判断的能力, 并且在所给予的权力范围内作出决定”。 5 ( P2)(三) 关于管理与文秘的关系。这里的“管理”与“文秘”说的就是协助管理层做工作, 也就是帮助管理者取得成果。为理解管理与文秘两者的关系, 有必要了解管理与领导之间的关系。在管理学著作中一般把“管理”看成一个上位类概念,取广义解释就包含领导, 然而在分析各个具体问题时, 为了区别不同情况, 将“管理”作狭义解释。 6 ( P2 - 3)例如管理与领导的两者关系:管理领导狭义组织安排、落实措施、实际活动, 偏重于局部和战术的方方面面。带领、引导、分析情况、计划、决策问题、指挥与使用人员, 偏重于全局和战略方面。广义包含狭义的领导包含狭义的管理这里, 狭义的管理与狭义的领导相比较, 在活动的层次、对象、范围、任务、手段等方面都有所区别。此时的管理仅仅只是指在战术层次上, 对具体对象所进行职能性实务活动任务, 即实际性掌管、治理和安排某种范围的事务, 并为达到任务作出一定手段的技术性处理。这是偏重于局部和战术方面。领导则是在带领、引导的层次上, 依据情况汇报对象而分析情况作出计划与决策问题, 在某种范围中为达到完成任务而指挥与使用干部人员, 其手段是偏重于全局和战略方面的。这里, 广义的管理包含了狭义的领导, 广义的领导包含了狭义的管理。管理作为执行生产总体运动所产生的各种职能, 其中包含有完成组织目标的领导含义; 领导作为组织所赋予的统领组织部属的权利, 其中同样包含有管理的含义。在实践中, 管理如与组织所赋予的权力分离, 就很难进行组织、指挥、协调和控制; 同样, 领导如离开了对各个人具体活动的组织、指挥、协调和控制, 也就无法统领其组织部属实现组织目标。所以, 两者的关系是相互区别与相互联系的。据此我们可以类推管理与文秘的两个概念, 同样也是既有区别又有联系的。这是因为:一是文秘活动从属于领导者的管理活动。由历史发展变化来看, 管理文秘活动是因为领导者的管理活动需要而产生的。可以说, 没有领导者的管理活动, 便没有管理文秘活动。从文秘人员职能来讲, 不仅要帮助领导办文、办会、办事, 还要出谋献策与发挥参谋助手的作用。尤在领导者的决策过程中, 文秘人员要事前帮助领导搜集、整理、提供信息资料, 并随时随地最大限度地为领导咨询服务。文秘职能表明, 管理文秘活动具有从属性。其实质是在领导者的管理活动中, 文秘人员只能行使非强制性的管理权力, 没有独立的组织决策权和人、财、物资源的管理分配权。文秘管理活动的直接任务是提出管理的“半成品”, 经领导者同意、采纳、批准后才能产生管理上的效能。因而管理文 121 第2期纳勇: “管理文秘”职能的历史演变? 1994-2010 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. 秘活动从属于领导者的管理活动。二是管理文秘活动中包含着某种程度的领导者管理活动。在一个组织中, 领导者的职能是偏重于全局和战略方面, 不可能事事动手, 件件躬亲, 而是交给文秘人员去代为办理。文秘人员在处理大量事务时, 常常需要承担部分领导工作。例如计划、组织、协调等, 都是属于领导者的管理活动职能。然而, 文秘人员常在收集、整理信息资料的基础上, 为领导者草拟计划, 供领导者参考或者选用;文秘人员在具体工作中必需参与较多的组织活动,如组织会务、组织调查、组织事务工作等; 文秘人员经常依据领导的授权参与协调工作, 如领导者与领导者、上级部门与下属部门、部门与部门、本单位与外单位等之间关系的协调; 文秘人员还经常依据领导的指示与授权参与一定意义的控制, 如对某个任务的执行注意是否一切都按已制定的规章和下达的命令进行控制。因此, 文秘人员的职能非常特殊, 不仅要处理大量事务, 还需默默无闻地从事部分领导者的管理工作。为此, 文秘人员必须熟悉管理各个部门的工作, 了解领导或管理者的心理特征, 具备条件服从需要于领导者, 或者说管理水平的智能、素养及职业道德。 7 ( P14 - 16)管理与文秘属于两个不同的范畴, 各自有区别不同的特殊活动, 虽然两者以领导或管理为交叉中介而相互区别与相互联系。然而在总体上的管理活动中, 领导者处于最高层, 偏重于全局和战略方面的, 管理的是全局性工作。文秘人员与文秘管理部门的工作大多属于狭义管理的内容, 又不同于一般的管理活动, 表现出明确的辅助性特征, 在工作中处理领导者或者管理者大量的全局性事务性工作。综上所述, 由于管理与文秘彼此交叉又不可分割, 故它是管理的一般原理在文秘领域中的特殊应用。因此, 所谓的管理文秘, 是指文秘人员及部门协助领导及部门收集信息, 协调关系, 处理事务,出谋献策, 以促进领导更胜一筹完成组织目标的一系列辅助性管理活动, 即事务管理。它是指各类组织内部的综合办事机构, 对本组织综合性的日常事务、办公环境、工作秩序、规章制度、物质财富等所进行的管理。它包含以下几层含义: 一是文秘管理的主体是组织系统内部的综合办事机构。如各级人民政府内部的办公厅(室) , 各类厂矿企业、公司、学校、医院内部的办公室或者行政部门的管理。二是文秘管理的内容是组织内部的各种事务。如文书、档案、会议、信息等管理。文秘管理不直接参与政府组织对国家政治、经济等方面的管理,经济组织的也不直接参与对生产、经营的管理。三是文秘管理的目的是最大限度的为组织实现高效能运转提供工作条件和保障服务的。 8 ( P3)它在一定程度上相当于组织运转过程中的润滑剂, 并且在管理的整个过程中发挥着不可估量的职责与功能。参考文献: 1 法 H法约尔. 工业管理与一般管理M . 周安华, 等译. 北京: 中国社会科学出版社, 1982. 2 美 路易斯亨利摩尔根. 古代社会上册M . 杨东莼, 等译. 北京: 商务印书馆, 1977. 3 徐望之. 公牍通论M . 上海: 商务印书馆, 1931. 4 宋 孙逢吉撰. 职官分纪卷16 M . 北京: 中华书局, 1982. 5 美 安娜埃克斯蕾, 安娜约翰逊. 韦氏秘书手册A . 杨丽娟. 秘书学 C . 上海: 上海交通大学, 2001. 6 孙灿成. 学校管理学概论M . 北京: 人民教育出版社. 7 戴胜利. 文秘管理M . 上海: 上海教育出版社, 2004. 8 黄卓才. 文秘管理与公文写作M . 广州: 广东高等教育出版社, 2003.On the Function s of“Managemen t Secretary”NA Yo