(Emptoris)合同管理解决方案.ppt

Emptoris合同管理,合同管理概述,合同管理,控制,合规,可视性,获得所有义务和承诺的全景视图 通过深入的理解和控制提升公司治理 驱动战略行为和战术系统的统一,标准化 合同风险评估 控制各部门的文件 合同控制注入到用户的标准工具(MS Word),单一合同库 以元数据形式自动管理正文和条款 修订跟踪 续约的自动化处理 详尽的报告和分析,合同驱动ERP系统 合同和执行之间的偏差 降低审核成本 符合萨班斯法案404,合同管理,所有合同类型,可视化,合规管理,合同控制,业务政策,企业合同库,整合平台,完整的合同管理方案,销售，采购 和 行业合同,支出和合同 可视化,合同起草 和控制,合同谈判 和审批,自带压缩 服务,审核工具,ERP及操作的合同合规,合同配置 和优化,合同修订,外部组织 文件,萨班斯法案404 合同合规,行业领先者选择Emptoris合同管理, 2007, Emptoris Inc. - Emptoris Confidential,从寻源到支付 （买方采购合同）,从寻源到支付的挑战 - 缺乏可视性,找不到合同 缺乏合同条款的可视性 不能识别各类协议的关系 不能识别现行的条款是从哪个基础合同修订而来的 缺乏合同的合并 错过续约,可视性,控制,合规,达到合同可视性,单一的合同库 所有的义务和承诺 消除可视化和标准化的孤岛现象 组织和角色的进入设置 上载 合同创建块 语言，源数据 商务条款,跟踪在基础合同上修订的版本 现行条款的单一查看口 提前处理续约的工具 建立滚动预测报告 用详尽的报告来支持合并 横跨业务单位，品类，供应商等,关键点,关键点,获得横跨业务承诺的可视性,可视性,控制,合规,从寻源到支付的挑战 - 缺乏合同和业务控制,探查无标准的合同，条款和价格 缺乏政策监督和检讨的能力 缺乏对供应商整个谈判过程的控制 差的成交质量,可视性,控制,合规,Key,Key,Key,达到合同和业务的控制,加强标准化 语言，条款和价格 快速创建合同 取得谈判优势 政策和业务控制 语言和条款的替换 审批工作流 审计流 合同风险评估 合同打分,控制被注入到用户的标准工具 Microsoft Word 合同压缩和配置 控制外部文件 全程控制 检查列表,更好的合同创造更好的价值,可视性,控制,合规,从寻源到支付的挑战 - 缺乏合同合规管理,操作 战术性的操作不遵循大的战略 交易系统不符合你的合同 不能评估供应商实际交易情况与合同承诺的合规性 不能评估你的公司是否遵守合同承诺 监管 遵守审计的要求,可视性,控制,合规,达到合规,加强监管 控制 职责分工 合规检查列表 合同风险评估和打分 降低审计成本 萨班斯法案404 报告 业务标准和合同流程； 例外及审批,可视性,控制,合规,从报价到收款 （卖方销售合同）,Emptoris 合同 销售合同管理,销售建议书 合同创建与谈判 交付管理和应收款 修订和合同关系 续约管理,合同管理特色功能,合同管理特色功能,多种合同创建方式 可配置的访问 外部合同控制 合同条款-元数据 合同行 修订跟踪 审批和工作流管理 智能手机审批 合同呈送与执行 修订 里程碑通知 强大的访问许可模式 基于角色的访问许可 用户界面控制,多种合同创建方式,1. 合同模板 标准的合同语言和条文库 2. Word 文档 外部合同和协议以Word文档输入,3. 附件 多种格式附件：一般文档， PDF，TIF 等 4. 访问 以问题形式引出条文库，并选择所要的合同类型,价值,控制对标准的遵守 降低风险 MS WORD 的集成,可配置的访问,价值,确保合适的合同开始点(模板的选择，增加或删除条文， 设置数据值) 智能选择: 以回答来启动访问路径 驱动合同风险打分,外部合同控制,用包裹内部控制，映射条文和识别元数据的方法来降低外部合同风险,价值,合同条款-元数据,价值,设定值的选择范围 基于条款值的审批 提高可视性,In Contract,Summary,合同行,在行级别管理合同的产品和服务 和寻源、费用分析和ERP系统进行集成的信息,价值,修订跟踪,价值,修订历史存储改动： 合同、条文、元数据、附件、合同行 Sarbanes-Oxley审计轨迹 实时查看合同的协商历史,审批和工作流管理,价值,审批工作流产生于： 审批规则 合同模版、条款设定 合同设置 即时评审,审批和工作流管理,价值,审批工作流可以基于： 组织类型 合同类型 语言修改 (条文 / 替换) 条件 (i.e. value $500K),审批和工作流管理,价值,审批工作流支持： 任意层级 平行审批和串行审批 组审批方式 自动流转,智能手机审批,用户在智能手机上收到电子邮件 可以查看合同摘要信息 点击一个链接打开一个简单的浏览页面 审批或拒绝 经过BlackBerry7*/8*，Windows Mobile和iPhone测试,合同呈送与执行,价值,灵活的合同呈送与执行 呈送 把合同交给外部公司 -Online, Offline, Email 执行 激活合同 -E-sign, Ink, or Record signed contract,合同任务代理,价值,用户或管理员可以将用户任务分派给其它用户 单个任务代理 批次任务代理 代理消息通知,修订,价值,从一个视图可以看到所有修订 修订合同自动关联到原合同 修订改动的内容在语言和条款页面以（！）标识出，并带有修订历史,里程碑通知,价值,当里程碑即将来临时，触发电子邮件通知 可以在模版和合同里配置通知内容 通知可能由合同日期、合同动作、状态和工作流触发,强大的进入许可模式,价值,根据组织/部门的基于角色的许可 控制用户访问合同、条文和条款。 建立全局的组织架构,=,限制具体组织的对象级别访问权限,组织,用户组,+,+,企业组织,用户和许可架构,基于角色的进入许可,价值,在系统层级、模版层级、合同层级和条款层级都可以控制基于用户的查看、编辑和创建权限 用户定义的用户和权限组特性，允许无限种安全分配方式,同一个合同 不同的用户有不同的许可,仪表板报告,对业务部门合同整体状态进行监控 管理合同，任务，时间周期。预测，行为动作等,价值,用户界面控制,价值,控制LOGO，标签，按钮文本，链接，错误通知 设置字段可见性，编辑权限，缺省值和,Emptoris合同管理技术概览,合同管理J2EE 架构,Middleware / Networking,Hardware,Web Server,Browser,App Server,Data,Business Logic,Other Servers File Server External App Servers E-mail Server Fax Server Etc.,Presentation (UI) Logic *JSPs,INTERNET,Persistence Framework,File Storage,Contract Repository Database,Industry Standard N-Tier Architecture 工业标准N-层架构,N-Tier Component Architecture HTTPS, HTML, XML EJB 2.0, Java 1.4, JSP, J2EE 1.3, Struts 1.2 Proven technology Scalable and secure,Report Server,应用架构,DB,EJB Container,Web Container,Struts Controller Servlet,Browser,Action,JSP,Business Object,Persister,Application Server,Web Services Controller Servlet,Session Bean,Delegates To,Response,HTML/HTTP Request,Result,Web Service Client,Soap Request over HTTP,Calls,Forward,Delegates To,报表架构,DB,Actuate Reporting Server,Application Server,Actuate application,Browser,Emptoris Contracts application,Actuate Report Designer,File Upload,Emptoris Security Extension,标准部署方案,Internet,HTTPS,HTTPS,Application Server,Database Server,Storage,Browser,End User,Physical Security,Report Server,Firewall,企业部署架构,硬件/网络需求,Emptoris 合同 SOA 给外部程序展示Emptoris合同的逻辑模型和相关的过程 基于XML语言，用WSDLs (Web Service 描述语言）描述这些功能 确保相互作用和通信协议的独立性 部署独立于平台的接口，支持任何客户端，任何操作系统，任何语言 使用集成服务器 Web Services ISDK Web Service WSDL 和XSD文件包含所有Emptoris web Service定义 Java客户端桩库 每个web service操作都有JavaDoc格式的HTML文档,基于服务的架构SOA,LDAP / 单点登录,LDAP password authentication available out-of-the-box Single Sign-On web service available out-of-the-box Web Service client must be written to consume service,Browser,Emptoris合同管理与SAP集成,Emptoris是 SAP 认证集成合作伙伴 Emptoris合同管理是SAP客户使用最多的合同管理系统 Emptoris 系统通过 SAP NetWeaver 认证，包括 NetWeaver Application Server NetWeaver XI NetWeaver Enterprise Portal,-Robust Security Model -Process Management -Workflow -Reporting and Output -User Administration -Simple and Advanced Search,与SAP集成逻辑架构,集成组件,主数据 Vendor Master Material Master Service Master Source Lists Purchasing Info Records Functional Locations Equipment Master User Master Customer Master Price Lists,配置数据 Company Codes Purchasing Orgs Plant Codes Material Groups Purchasing Groups Units of Measure Payment Terms Incoterms Shipping Instructions Tax Codes Sales Orgs Distribution Channels Divisions Customer Account Group Business Areas Partner Functions,事务数据 RFQ Contracts (Quantity/Value) Scheduling Agreements Purchase Orders Goods Receipts/Goods Issues Service Entry Sheets Invoice Receipts/Billing Docs Maintenance/Service Orders Sales Orders,集成组件,报告 Standard Reports Custom Reports,集成的合同管理解决方案 Integrated Contract Management Solution (iCMS),January 27, 2005,ConocoPhillips合同管理,采购到支付的卓越,档案: 主要系统: Emptoris系统管理超过 30,000 47 个全球业务单元 550 用户每天使用系统 每月新增600-700 新用户 初始目标: 集成合同管理系统到SAP 使所有供应商协议可见 在6Sigma环境中标准全球合同运营 驱动合同合规来提高采购效率 减少合同处理流转时间 控制和减少合同管理的时间和成本 解决方案: Emptoris 合同管理 效益: 企业内部驱动从采购到支付的流程 提供全部的合同可见性来降低供应商风险 监测供应商合规和提高采购效率,ConocoPhillips要求一个有规模的企业合同管理解决方案来管理全球的采购支付运营。Emtporis被选择来改善企业的支付运营。,Agenda,iCMS范围 业务/效益目标Business Objectives / Benefit Targets 系统概览System Overview 成功日期Success to Date 合同管理亮点,ConocoPhillips康菲石油,致力于石油和天然气的公司 福特排名第7 12个月收入1000亿美元 4.6%净边际例如 39,000 员工 全球30个以上的业务单位,iCMS 范围,To implement a single, electronic contracting tool that will facilitate a fully automated process for contract creation, collaboration, storage, and execution of white paper contracts, supporting a Global Procure to Pay Contracting Process and fully integrating with the ConocoPhillips SAP 4.6C Global Instance. 实施一个电子合同管理工具，促进合同创建、协商、存储和执行的自动化过程，支持全球采购到付款P2P过程，并且完全和康菲的SAP 4.6全球实例集成。,Business Objectives业务目标,帮助康菲在全球市场上赢得战略优势： 1. 确保所有供应商协议的可见性 2. 支持康菲供应商的合并和演变等活动 3. 使用合同模版和可选条文标准化通用条款和条件，以降低供应商风险 4. 标准化P2P合同过程 5. 降低合同过程循环时间 6. 计量和降低整个合同管理时间和成本,验证过的技术 在相似规模客户中的成功案例 高的采用比率 必须支持业务功能的70以上 高效的合规 必须确保当前的合同/修订跟SAP事务一致 跟SAP的无缝集成 符合康菲IT标准 IT认可是才能保证执行层批准,关键的业务考量因素,效益目标,合同合规带来的节约： - Aberdeen 组织的标杆 7% (非合同费用 2%, 自动续约 3%, 实现数量折扣, 返点, 价格 2%) - 从手工到电子工具验证标杆 (8 - 16%) AK BU 16% (工具) 和另外的 50% (过程和行为) NS BU 12% (仅仅工具) 6Sigma 评审 16 高价值的合同 = 8% 合同生命周期过程缩短 多余的协议 过程复制（输入的协议） 过程复制（明显的合同） Process Duplication (outsta