秘书处工作手册(修正).doc

山东建筑大学社团联合委员会山东建筑大学社团联合委员会秘书处 工作手册 山东建筑大学社团联合委员会秘书处制 二零一三年十月0目录一、山东建筑大学社团联合委员会组织机构图3二、秘书处简介及职能4三、山东建筑大学社团联合委员会制度5四、社团活动申请流程13五、秘书处工作推进表15六、秘书处全体成员名单16附录：17一、校级社团申办活动申请流程图：17二、院级社团申办院内活动申请流程图：18三、院级社团申办校内活动申请流程图：19一、山东建筑大学社团联合委员会组织机构图秘书处宣传外联中心社团服务中心活动策划中心人力资源中心活动监察中心主席团校社联二、秘书处简介及职能 山东建筑大学社团联合委员会秘书处是全面负责处理学生社团联合会日常事务，协调各部开展工作的一个部门，在校社联主席团直接指导下开展各项工作，受主席团监督。作为校社联的枢纽，是校社联各个中心开展活动的重要服务机构，是联系校社联和各学院院社联或社团部的重要纽带。在社团联合会中，秘书处是负责社联内部事务的综合性部门，其职能工作如下：（一）负责协助主席处理校社联的日常职务；（二）负责以校社联的名义召开的各种会议的会务工作；（三）负责校社联保密、档案、物品管理、文件管理工作；（四）负责对校社联内部成员以及各院社联主席通知的下发；（五）负责制定校社联各项内部规章制度及校社联的内部管理；（六）负责校社联日常值班安排工作；（七）负责校社联的账目、发票、收据的收集报账工作；（八）完成指导老师、主席团交办的其他工作。 三、山东建筑大学社团联合委员会制度（一）校社联例会制度1.社团联合委员会实行三级例会制度：第一级例会为社团联合委员会主席团例会，每周召开一次，由社团联合委员会主席团成员参加；第二级例会为社团联合委员会例会，每月召开一次，由社团联合委员会全体成员参加；第三级例会为社团联合委员会中心例会，由社团联合委员会各中心独立组织召开，会议议题自行确定。2.各级例会由秘书处负责考勤，例会人员不得无故迟到、旷会。如遇特殊情况，须向各级例会负责人请假。（二）校社联值班制度1.值班人员为社团联合委员会成员，值班人员时间表由秘书处安排。2.值班人员做好值班记录，收集整理当日相关资料。3.值班人员负责解决学生社团当日问题，包括汇报申请、下达通知、联系负责人等工作，当日能解决的事情不得拖到次日。4.值班人员负责当日活动室的卫生。5.值班工作列为量化考核项目，其中主席、副主席不定期值班，每天至少要有一名活动监察中心或秘书处的副主任负责当天值班工作。（三）校社联财务管理制度1.为规范本社团联合委员会的经费管理，提高经费的利用价值，特制定本制度。 2.经费管理应本着手续齐全，严格管理的原则。3.经费来源合法。社团联合委员会经费的主要来源为各社团的注册费用，校团委的拨款，企业的赞助费以及其它合法收入。4.经费用于为发展社团联合委员会及各学生社团而举办的契合自身宗旨的各种精品活动。5.实行监管制度，社团联合委员会秘书处负责监督，审核社团联合委员会的账目和资金的具体流入和流出去向，并制作财务收支表，但只能执行审查监督作用，社团联合委员会的经费和财务由监察中心统一管理。6.学生社团在纳新时向社团联合委员会交纳全部所得会员费，注册工作完成以后，社团联合委员会将对重点社团、非重点社团分别按其所交会员费用的相应比例（详见会费退返制度）返还，秘书处及时做好账目整理和登记工作。7.学校通过校团委对社团联合委员会活动经费拨款入账管理。8.外联所得企业活动赞助经费，其中现金赞助需要由秘书处统一入账，物资赞助需要向秘书处登记赞助收入和发放明细。9.各中心在支出费用前，应先向秘书处提出申请，经秘书处进行可行性分析，同意后方可支出，否则不予报销。10.收支严格进行书面登记，并保留详细的清单、发票和凭据作账，做到账目明确、清晰、无误。11.社团联合委员会内部的资金本着节约使用的原则，提高经费的利用价值，避免不必要的开支，做到专项资金专项使用。12.严格遵守财务报销和资金申请的手续制度。13.每次活动的资金预算方案经校团委审批后，交到秘书处存档备案。14.每次活动结束后，各部门应尽快把发票交到秘书处。秘书处应及时对该次活动的收支情况进行整理、报账和总结。 15.秘书处秘书长每月作一次财务总结，于社团联合委员会主席团会议上公布，并上报校团委。16.学期结束，秘书处作学期财务总结报告，公布账目，并作书面存档。17.社团联合委员会的经费使用情况由社团联合委员会主席团委托主管财务的秘书处秘书长在社团代表大会上进行公布，接受监督。18.社团联合委员会换届时，应将所有物资交接清楚，列出物资清单，由新一届社团联合委员会主席团接管，社团联合委员会指导老师签字认证后存档备案。19.秘书处人员应本着公正、严明、认真、负责的态度，管理好社团联合委员会的经费，加强与各中心的沟通合作，树立良好的形象。（四）校社联公务管理制度1.社团联合委员会公物是活动开展不可缺少的组成部分。为创造一个文明优质的服务环境，保证活动的顺利开展，社团联合委员会特制定本公物管理制度。2.公物由社团联合委员会秘书处统一分配和管理，未经同意，任何其它单位及个人均不得擅自使用。3.公物使用须经社团联合委员会主席批示、秘书处登记，由秘书处统一安排发放，用后及时交还并由秘书处验收。4.物品借用前，借用者应就其用途、借用时间进行说明并由相关人员登记。5.社团活动期间，要自觉保管好所借物品，严禁擅自调换、拆卸，严禁挪用、占用和转用。6.所借物品应于社团活动结束后于两个工作日内交还秘书处，并由秘书处工作人员检查物品的性能及完整性。未及时交还公物，将对其活动组织者提出批评。损坏物品，将要求其活动组织者照价赔偿。7.有意损坏者照价赔偿并做档案记录，对于在特殊情况下损坏公物的须由活动组织者写检讨书一份交于秘书处。（五）校社联干部考核制度考核制度由四部分组成：“例会考核”、“值班考核”“活动出勤考核”、“工作考核”。干部考核制度实行“百分制”。具体如下：1.例会考核：（1）例会无故缺席者，每次扣5分，早退、迟到扣2分；无故请假者扣3分。（2）与会人员必须准时到会，迟到10分钟以上者视为缺席。若有特殊情况而不能到会者，要在例会一小时前请假，否则视为无效，事后请假视为缺席。（3）.在开会过程中，有不认真参与，例玩手机、交头接耳、吃东西等扣5分。（4）. 与会人员着装应整齐，不得穿拖鞋和背心等奇装异服参会。否则扣3分。2.值班考核：（1）值班者无故旷班，每次扣5分。早退、迟到扣2分；无故请假者扣3分。（2） 值班人员代签、旷签每次扣3分。（3）值班人员不得抽烟、酗酒、听歌、吃东西、打牌下棋等与值班无关的工作。违反者每次扣3分。（4） 值班期间，打闹和大声喧哗者每次扣2分。3.活动出勤考核：（1）对其本职或本中心的工作，安排到而不参加者扣5分。（2） 凡主席团要求上交的各类书面材料，没按规定时间上交的扣3分。（3） 参加活动不按时出席，迟到早退者每次扣2分。4.工作考核：（1） 未能按质按量完成上级交给的任务，每次扣3分。（2） 对工作情况不如实汇报者每次扣3分。（3） 在活动完成后，应按时完成相关资料的汇总与上交（策划书、新闻稿、活动总结、活动照片、PPT等），迟交扣2分，不交扣3分。（4）活动中的突发事件，副主任应及时向中心主任汇报。未按时汇报或瞒报每次扣3分。注：高分给予表扬。总分低于80分通报批评，低于70分（及旷会两次）取消期末评优资格，低于60分留会查看，低于50分开除校社联。（6） 校社联干事考核制度 为了提高干事的积极性，更好的考核活动，直观了解活动的第一手资料，以作为评优参考资料，特设以下制度。考核内容包括：“日常考核”、“工作态度考核”、“出勤考核”“值班制度”四部分。考核以“百分制”形式。1.日常考核：(1)杜绝不服从上级安排，违者每次扣3分。(2)不准穿拖鞋、背心等奇装异服。违者每次扣3分。(3)工作期间，做与工作无关事情，例吸烟、酗酒、听歌、下棋等，每次扣5分。(4)校社联成员禁止打架斗殴，违者每次扣5分。2.工作态度考核：(1)对于上级安排工作，不认真完成，工作态度不认真，每次扣3分。(2)例会无故缺席者，每次扣5分，早退、迟到扣2分；无故请假者扣3分。(3）开会过程中，不认真参与，（交头接耳、玩手机等）每次扣3分（4）工作过程中，大声喧哗、追逐打闹每次扣2分。（5）学生干部在遇到突发事件或者事先没有遇见的问题时，如若重大，应及时向上级干部或负责人汇报。认为没有必要汇报或者自己能够妥善处理的事件，在完成任务时必须向上级干部或负责人汇报。未按时汇报者每次扣3分。3.出勤考核：（1）对其本职或本中心的工作，安排到而不参加者扣5分。（2）参加活动不按时出席，迟到早退者每次扣2分。（3）对工作情况不如实汇报者每次扣3分。（4）及时完成主席团或副主任所委托的工作，未能及时完成要向负责人说明理由。理由不充分扣3分。（5）签到过程中，旷签代签每次扣3分。并将代签和被代签者记录，以作为期末评优参考。4.值班考核：(1)值班者无故旷班，每次扣5分。早退、迟到扣2分；无故请假者扣3分。(2)值班人员代签、旷签每次扣3分。(3)值班人员不得抽烟、酗酒、听歌、吃东西、打牌下棋等与值班无关的工作。违反者每次扣3分。注： 高分给予表扬。总分低于80分通报批评，低于70分（及旷会两次）取消期末评优资格，低于60分留会查看，低于50分开除校社联。（7） 校社联会费退还制度山东建筑大学2013年社团管理基本模式定为校院二级社团监管模式，即校级社团由校社联和校团委进行管理，院级社团将有院社联和院团总支进行管理，着力培育大而强、小而精的社团服务环境，为学校文化塑校和校级交流探索新思路，更好地服务全校学生。在此基本模式的规定下，全校社团会费退返制度将分为以下两种：1.校级社团会费退返：校级社团会费，校社联扣20%作为校社联日常工作开销。剩余80%，先退还校级社团剩余80%中的20%作为校级社团的日常工作开销。校级社团申请社团活动时，根据活动需要、社团所上交会费的金额以及社团所拉社会赞助情况，进行活动会费下发。在社团考核评优合格后，根据本年度社团配合校社联工作情况，社团所有会费将酌情下发到社团。2.院级社团会费返退：院级社团会费，校社联扣20%作为校社联日常工作开销。剩余80%，将全部退返到院社联或社团部。院社联或社团部扣剩余80%中的20%作为院社联或社团部的日常工作开销。院级社团举办社团活动时，根据活动需要、社团所上交会费的金额以及社团所拉社会赞助情况，在社团活动举办完成后，根据活动质量，进行一定比例的会费下发。会费剩余部分，院社联或社团部根据社团一年的表现（包括举办活动的质量数量、配合院社联或社团部工作程度等方面）进行酌情处理。四、社团活动申请流程（一）校级社团申报活动流程 校级社团活动报校社联进行统一审批，校社联同意后报校团委进行审核后进行活动。具体流程为：1.校级社团需要申请社团活动时，首先填写山东建筑大学校内学生活动审批表。2.填写完毕后，需到该社团挂靠单位审批同意后盖章，3.于每周二晚上将活动策划书和山东建筑大学校内学生活动审批表（已盖挂靠单位的图章）交到校社联活动室（松一四楼东活动室）。4.校社联审批通过后交校团委审批盖章。5.社团于每周四下午三点半到5点到校社联活动室领取山东建筑大学校内学生活动审批表（已盖校团委和校社联的图章）。6.社团开始举办活动。（二）院级社团申报院内活动流程 院级社团申报院内活动报学院社联，院社联同意后报院团总支审批即可进行活动。（院内活动是指在教室等室内场所举办的活动，不包括在映雪长廊、校庆广场等校园外场举办的活动）具体流程为：1.院级社团需要申请院内活动时，首先填写山东建筑大学校内学生活动审批表。2.填写完毕后，将活动策划书和山东建筑大学校内学生活动审批表（未盖任何图章）交到院社联或社团部处。3.院社联或社团部审批通过后交学院团总支审批盖章。4.社团联系所在学院社联或社团部领取 山东建筑大学校内学生活动审批表（已盖章）。5.社团开始举办活动。（3） 院级社团申报校内活动流程 院级社团申报校内活动先报学院社联，院社联同意后报院团总支审批，最后报校团委审批。（校内活动是指在映雪长廊、校庆广场等地校园外场举办的活动）具体流程为：1.院级社团需要申请校内活动时，首先填写山东建筑大学校内学生活动审批表。2.填写完毕后，将活动策划书和山东建筑大学校内学生活动审批表（未盖任何图章）交 到院社联或社团部处。3.院社联或社团部审批通过后交学院团总支审批盖章。4.每周二晚上院社联或社团部将活动策划书和山东建筑大学校内学生活动审批表（已盖挂靠单位的图章）交到校社联活动室（松一四楼东活动室）。4.校社联审批通过后交校团委审批盖章。5.院社联或社团部于每周四下午三点半到5点到校社联活动室领取山东建筑大学校内学生活动审批表（已盖校团委和校社联的图章）。6.社团联系所在学院社联或社团部领取 山东建筑大学校内学生活动审批表（已盖校团委和校社联的图章）。7.社团开始举办活动。五、秘书处工作推进表时间工作内容负责人及联系方式2013年10月下旬全校社团信息统计潘旭林187640613822013年10月下旬制定校社联规章制度鞠文强183661852392013年10月下旬制定社团活动申请流程潘旭林187640613822013年10月-2014年1月校社联活动室值班潘旭林187640613822013年11月1日校社联全体副主任会议鞠文强183661852392013年11月3日下午校社联第一次全体大会潘旭林187640613822013年11月5日晚社团会费补交王升亭183661841692013年11月上旬2012-2013年度收集报账王升亭183661841692013年11月上旬校社联素质拓展活动潘旭林187640613822013年11月上旬校社联主席团第三次例会刘 畅183661856802013年11月下旬秘书处干部干事培训潘旭林187640613822013年11月下旬校社联第二次全体例会王 娟183661884322013年12月组织校社联第一届三人篮球赛鞠文强183661852392014年1月组织秘书处干事进行考前培训王 生183661878432014年1月上旬校社联本学年总结大会王 、秘书处全体成员名单 秘书长：潘旭林副主任干事学院班级宿舍号联系方式王升艺楠理学院光信132松一30315966611022赵菡商学院财务132竹二30715969682963刘芳环境学院生物132竹二61315966637295高天宇交通学院道桥133梅一53215969676379王春雨环境学院生物132竹二61315966637203李丰收交通学院交通132梅一43815966652785鞠文 霄管理学院房管131松一52915969670106胡亚静管理学院工业132竹一55315969711215杜 微交通学院交通132梅一43815966607227郭 振理学院成型131梅三50115969709335宫春蕊理学院信计132梅三50115966628020王 成宝理学院光信132松一30315969700622张 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