公文格式培训(传).doc

东区政府办公室公文格式机关行政公文是具有规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。一、依据与原则东区政府办公室公文格式以国家行政机关公文处理办法（国发200023号）、国家行政机关公文格式为制定依据。 二、数据标准东区政府办公室公文格式，参照WORD2003中文处理系统的有关数据标准设置。三、社区常用的公文种类：（一）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（二）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（三）通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（四）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（六）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。注意：（一）报告与请示的区别。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请示指示、批准。报告大多是以陈述意见，不要求批复；报告中不得夹杂请示的事项，对“报告”中夹带请示事项的公文，收文机关可按报告处理，不予答复。请示是以请求指示或批准事项为主，要求上级批复；应当一文一事；一般只写一个主送机关。公文不得用“请示报告”一类不规范文种。 四、WORD文档页面格式设置（一）公文用纸。采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订，左侧边缘0.5，订位为距张心下下各1/4处，双面打印。“公告”、“通告”等张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。（二）页面设置1.页边距（纵向排版）：上3.7厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。文字从左至右横写、横排。页眉1.5厘米；页脚1.75厘米。装订线为0厘米，应用于整篇文档。为避免最后一页只是几行占用一页现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页，但收缩行距不宜小于20磅。2.字符数（行数设置）。每面排22行，每行28个字。行跨度为28.95磅，字体为3号仿宋简体，栏数为1，方向水平。3.正文设置。正文采用三号方正仿宋简体字体，不加粗；段落缩进为首行缩进2字符；段落间距为固定值28磅。 （三）页码设置。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，页码居于外侧，首页不显示页码，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。五、文件诸要素格式（一）标题。公文标题或者简报标题是内容的高度概况，文字要求准确、简要、概括。由发文机关、事由、文种三部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。转发上级机关的公文，如其标题过长，可按事由摘要转发。书写时居中，字体用方正小标宋简体二号不加粗；标题字数较多时分行排列，分行时注意：词意完整、排列居中对称、间距恰当，不要排成上下对齐等长的模式，如时是两行，可排成上短下长或者上长下短，三行时可排成金字塔或倒金字塔式。副标题用三号或者小三号楷体等字体，不宜与正文字体相同，居中排列。注意：标题单独成行时，均不需要标点。（二）公文正文1.正文采用方正仿宋简体字体，三号。2.段落缩进：首行缩进，2字符。 3.段落间距：固定值，28磅。 4.正文排印应当行款格式恰当，开头、结尾层次和段落的书面标志要鲜明；每自然段左空2字，第二行均顶格，回行时不得将年份、数字回行。5.格式结构层次序数：第一层（一级标题）为：“一、”、“二、”、“三、”、“四，”黑体，三号不加粗。第二层（二级标题）为：“（一）”、“（二）”、“（三）”、“（四）”楷体，三号加粗。第三层（三级标题）为：“1.”、“2.”、“3.”、“4.” 方正仿宋简体，三号加粗。第四层（四级标题）为：“(1)”、“”、“”、“” 方正仿宋简体，三号不加粗。若只有两个结构层次，可采用“一、”“1.”格式。注意：“一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号；“（一）”和“(1)”后面没有标点符号。（三）附件和落款 1.附件格式：公文附件说明，应在正文下空1行左空2字、用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号，冒号后标识附件顺序号和附件名称。出现两个以上附件时，须使用阿拉伯数码标识(如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称应与公文中附件说明标识一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。2.落款格式：正文和落款间应空三行。成文时间右空4字，用汉字将年、月、日标全。数字“零”应选择使用Word菜单栏“插入特殊符号”。公文除“会议纪要”外，应加盖印章。公文的落款单位名称不打印，印章印在成文日期上。加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。两印章互不相交或相切，间距不超过3。注意：行政机关公文标准规定，成文时间用汉字；中国共产党机关未明确，根据惯例一般用数字标全。3.成文日期须和正文在同一页。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（四）表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧