EXCEL常用技巧.ppt

EXCEL常用技巧,Excel简介,Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表 格软件，可以用来制作电子表格，完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。 扩展名为.XLS,EXCEL快捷键,全选 Ctrl+A 查找 Ctrl+F 复制 Ctrl+C 替换 Ctrl+H 粘贴 Ctrl+V 剪切 Ctrl+X 撤消 Ctrl+Z 切换窗口 Alt+Tab 切换工作簿 Ctrl+Tab,单元格的定义,单元格是表格中行与列的交叉部分，它是组成表格的最小单位，单个数据的输入和修改都是在单元格中进行的。,单元格的选择,（1）选择不连续的单元格/行 使用Ctrl+单元格/行 （2）选择连续单元格/行 使用Shift+单元格/行 (3) 选择全部区域 Ctrl+A,不连续单元格填充同一数据,1、使用Ctrl+单元格选中不连续的单元格 2、编辑栏输入数据 3、按Ctrl和Enter 4、所有选中的单元格均显示同一数据,在单元格中输入0值,在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“5”、“4”。 方法:选定单元格鼠标右键单击设置单元格格式数字文本确定，我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。,在一个单元格中显示多行文字,选定单元格格式单元 格对齐自动换行,快速换行,我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况，如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行。 方法:在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt+回车键”，即可输入第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。,去除EXCEL表格中的零值,我们从POS系统里导出库 存报表时，无码数数据的 单元格会显示“0”值， 在看报表时会感觉眼花缭 乱。 去零值的方法：菜单栏中 工具选项零值,EXCEL表格中排序,选中要排序的表格点击菜 单栏中的数据排序主 要关键字次要关键字 第三关键字我的数据区 域有标题行确定,EXCEL表格中筛选,选中要排序的表格点击菜 单栏中的数据筛选自 动筛选，就可以对表格中 的每一个字段进行筛选,EXCEL表格中分类汇总,首先对想进行分类汇总的字段进行排序操作，排序后选中表格点击菜单栏中的数据分类汇总分类字段（排序的那个字段）汇总方式（求和）选定汇总项（勾选你要求和的项目） 替换当前分类汇总每组数据分页汇总结果显示在数据下方确定（如各项选框操作有误则点击左下角的全部删除，取消分类汇总操作）,对分类汇总后的结果进行复制,菜单栏中数据分类汇总汇总结果出来后点左侧的 那个小2得到汇总项全选按F5定位可见单元格 复制粘贴,快速隐藏/显示选中单元格所在行和列,快速隐藏选中单元格所在行Ctrl + 9 快速隐藏选中单元格所在列Ctrl + 0 取消行隐藏Ctrl+Shift+9 取消行隐藏Ctrl+Shift+0,在Excel中不丢掉列标题的显示,选择列标题的下一行，单击窗口冻结窗格，被冻结的列标题不会滚动，而且在你移动工作簿的其他部分时，列标题会保持可见。,自动求和,选中要求和的单元格范围，在工具栏选项常用栏”符号得出求和结果，求和结果右下角出现“+” 符号时，可点击“+”符号横向、纵向拖动鼠标完成行或列的求和。,为了便于记忆和查找，可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字。 1.选择要改名的工作表，右键单击sheet1 工作表重命名，这时工作表的标签上名字将被反白显示，然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称，“Sheet1”，再输入新的名称。,快速删除空行,先在表中插入新的一行(全空)，然后把表格全选，单击数据筛选自动筛选，在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。选中所有空行，右键单击删除行，所有的空行将被删去。 注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。,绘制斜线表头,调整单元格大小选中单元格格式单元格对齐将垂直对齐的方式选择为“靠上”选中“文本控制”下面的“自动换行”再选择“边框”标签外边框斜线确定，这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。 现在双击第一单元格，并输入文字，如“项目”，接着将光标放在“项”字前面，连续按空格键，使这4个字向后移动，再输入“月份”(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”，所以当“月份”两字超过单元格时，将自动换到下一行)。,绘制多条斜线单元格,绘图直线待光标变成小十字后拖动光标-即可画出需要的多条斜线，添加数据时让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。,输入公式,单击要输入公式的单元格，然后键入(等号)，举例说明 若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮，Excel将插入一个等号，接着输入公式内容，按Enter键。,快速在多个单元格中输入相同公式,先选定一个区域，再键入公式，然后按“Ctrl+Enter”组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。,同时在多个单元格中输入相同内容,选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按“Ctrl+Enter”键即可。,为单元格添加批注,右键单击要添加批注的单元格批注在弹出的批注框中键入你要批注的文本，输好后单击批注框外部的工作表区域即可。 在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点，提示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。,如何把竖排数据转换成横排数据,选中要转换的数据单击鼠标右键复制在要放入横排数据的单元格中单击鼠标右键选择性粘贴转置确定,如何设置统一的表头,表格制作完成后，单击文件页面设置工作表打印标题在“顶端标题行”里单击要设置的表格的标题即可。,奇特的F4键,Excel中有一个快捷键的作用极其突出，那就是F4键。作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。,如何使用QQ发送文件,发送文件： 点击你要发送文件的好友的头像，左键单击要发送的文件并拖至好友对话界面，就可以进行文件传送了。（如好友一直并接收，可选择这“发送离线文件”操作进行文件的发送）文件传送成功后在对话界面会显示成功发送的提示，如图。,如何使用QQ接受文件,接收文件： 当好友给我们进行文件发送时，在对话框右侧可以看到如图所示界面。如直接点“接收”，那此文件将会默认存到QQ目录下，不便于我们对文件进行管理且易丢失，所以建议选择“另存为”的方式进行文件保存。当点击“另存为”后会弹出右图“另存为”对话框，我们可以在“保存在”右边的下拉列图标进行文件存放地址的选择（建议不要选择桌面或C盘，因为存放到C盘当电脑出现故障需要重装系统时所有的文件也将自动丢失，桌面也属于C盘范围）。 如果要进行文件名的更改时，可以在“另存为”对话框“文件名”框中进行重命名。进行完上述操作后点“保存”即完成文件接收的操作。,如何使用QQ查找文件,查找文件： 接收好友发送的文件后，如忘记存放地址找不到文件的时候我们可以用“消息记录”对话框来查找文件，找到接收文件的记录，点击“打开所在文件夹”即可找到文件存放地址。,如何使用QQ邮箱发送邮件,点击要发送邮件的好友名字点击小信封图标核对收件人是否是要发送邮件的好友名称编写“主题”点击“添加附件”选择要发送的文件名称点击“打开”看到文件传送之后点击“发送”，则看到“您的邮件已发送”点击“关闭窗口”。,如何使用QQ群上传和下载文件,上传文件： 点击QQ“群共享”图标点