云飞文体用品销售软件进销存软件使用说明书.doc

云飞文体用品软件系统手册 珠海云飞软件 手手册只简单介绍系统主要使用流程，分基本资料、进货管理、销售管理、统计报表。一、 供应商 主要用于供应商资料维护管理，包括新增、修改、删除供应商资料。(1) 进入方法 ,点击“B.基本资料”-“4供应商”，进入“供应商”界面，如图： (供应商)(2) 如何增加一笔供应商资料? 点击“N新增”按钮，进入“供应商资料编辑”界面，如图： (供应商资料编辑)供应商：必输项目，输入一个供应商编号，不能与现有的供应商编号重复，编号可以从001开始顺序编号。供应商名(中):必输项目，输入供应商中文名称。其它项目为可选项目，可以按需要输入。 输入完资料后，点“保存退出”，一笔供应商资料就建立好了。(3)如何删除一笔供应商资料? 在(供应商)主界面，点击“D删除”按钮，系统提示是否删除资料，点“是(Y)”可完成供应商资料的删除。注意：已经做过入库的供应商资料不能删除。(4)如何修改一笔供应商资料? 在(供应商)主界面，选择一笔要修改的供应商资料，点“E修改”按钮，系统弹出“供应商资料编辑”界面，如上图所示，注意，除了供应商编号不能更改，其它资料都可以修改。修改完后，点“保存退出”，供应商的资料就修改好了。二、客户资料 主要用于客户资料维护管理，包括新增、删除、修改客户资料。(1)进入方法：点击“B基本资料”-“6客户资料”，进入“客户资料”界面，如图所示： (客户资料)(3) 什么是批价？批价即给客人的销售商品采用批发价，该批发价是统一定义的。不能因不同客户价不同。(4) 什么是客价？客价即给客人的销售商品采用用户自定义价，该价格在商品销售时，可随意定价，用户可以针对不同客人，定义不同销售价格。客价模式比较灵活，且系统会自动记忆每次不同的销售价格。在此建议针对每一个客户采用“客价”界面。(5) 如何增加一笔客户资料? 点击“N新增”按钮，进入“编辑”界面，如图： (客户资料编辑界面)客户编号：必输项目，可从“00001”顺序编号，且不能与现有的客户编号重复。简称： 客户简称。客户名称：客户全称。选项：建议采用“客价”模式。可以灵活定义不同客户不同的销售价格。其它资料可按需要填写。输入完资料后，点“保存退出”按钮，一笔客户资料就建好了。(6) 如何删除一笔客户资料？在“客户资料”主界面，如（上图）,点击“D删除”按钮，系统提示是否删除资料，点“是(Y)”可完成一笔客户资料的删除。注意：已经做过销售单的客户资料是不能删除的。(7) 如何修一笔客户资料？在“客户资料”主面界，如（上图），选择一笔待修改的客户资料, ,点击“E修改“按钮，进入客户资料“编辑”界面，如了客户编号不能更改外，其它资料可按需要修改。修改完后，点“保存退出”，一笔客户资料就修改好了。三、付款方式主要用于设置收银结帐客人的付款方式。(1) 进入方法：点击“B基本资料”-“8付款方式”，进入“付款方式”界面，如图： (付款方式)(2) 如何新增一笔付款方式？点击“N新增”按钮，进入“付款方式编辑”界面，如图： (付款方式编辑)付款方式编号：必输项目，可以从1开始编号，不能与现有的付款方式编号重复。中文描述：必输项目，付款方式说明，比如可以填写：人民币、日元、美元等。类别：该付款方式所属类别。资料有效：勾选表示该付款方式启用。默认标志：用户可以把常用的付款方式设为默认标志。输入完资料后，点“保存退出”，一笔付款方式资料就完成了。四、物品分类 通常也叫商品分类，该模块主要用于商品分类资料的维护。在本系统里，支持三级分类，分为大类、中类、小类。大类用三位编码表示，比如：001、002这个顺序编号。中类用六位编码表示，是大类编码加中类编码。中类码可以这样分：001001、001002或002001、002002等。小类用9位编码表示，前六位是中类编号，加上本类顺序编码。小类可以这样分：001001001、001001002或002001001、002001002等。(1)进入方法：点击“B基本资料”-“物品资料”-“物品分类”，进入“物品分类”界面，如图所示： (物品分类)(2) 如何建立大类？点击“N新增”按钮，弹出“分类编辑”对话框，如图： （分类编辑）注意：系统默认建立大类，并且会自动产生分类编号。分类编号：必输项目，系统自动会产生分类编号。分类：即分类名称。必输项目。其它可按需要输入，或保持默认值即可。输入完后，点“保存退出”即完成一个商品分类资料的建立。(3) 如何建立中类？操作方法：在我们建立好的大类上面，右键鼠标，在弹出菜单栏上，选择“新建子分类”。如图所示：(建立中类) 注意：一定要在大类上面右键。 （建立中类）系统会弹出“分类编辑”，如(上图),系统会自动产生分类编号，请输入“分类”名称，其它保持默认即可。输入完后，点“保存退出”。(4) 如何建立小类？操作方法：在我们建立好的中类上面，右键鼠标，在弹出菜单栏上，选择“新建子分类”。如图所示：(建立小类) 注意：一定要在中类上面右键。 (建立小类)系统会弹出“分类编辑”，如(上图),系统会自动产生分类编号，请输入“分类”名称，其它保持默认即可。输入完后，点“保存退出”。五、物品资料 主要用于物品资料维护，包括物品名称、规格、单位、单价等。(1)进入方法：点击“B基本资料”-“物品资料”-“物品编码”进入“物品资料管理”界面，如图： (物品资料)(2) 如何建立一笔物品资料？首先，在左边“物品分类”选择您要增加的物品资料所属分类，然后点击“N新增”按钮，进入“物品资料编辑”界面，如图： (物品资料编辑)物品编号：必输项目。即物品资料编号，系统会自动产生一个5位的流水号。当然也可以手动修改。建议采用自动产品编号。单位：必输项目，物品单位的设置必修依据物品销售的最小单位，比如：1箱物品有10包，您销售也是按包销售，那么该物品单位必须为“包”。如果该物品即按箱销售，也按包销售的话，那么必须建立该物品的两种单位。分类：必输项目，物品所属分类。中文名：必输项目，物品资料的中文名称。销售价格：必输项目，物品的零售价格。条码：物品资料的条码，如果物品设置了条码，那么在前台销售可以通过条码枪直接扫物品资料，加快销售速度。暂停销售：如果某个物品停止销售，可以勾选“暂停销售”按钮。暂停采购：如果某个物品停止采购，可以勾选“暂停采购”按钮。其它项目可以按需要自行修改。输入完物品资料的必输项目后，按“保存退出”完成一笔物品资料的建立。六、商品入库 采购的商品如何入库到电脑？通过“商品入库”功能，可以建立公司的商品库存表。(1) 进入方法：点击“C进销管理”-“商品入库”，进入商品“入库”界面，如图： (入库)(2) 如何新增一笔入库单？点击“N新增”按钮，单据状态变为“新增”模式，此时可以输入入库单单据。(2.1)单头部份:单号：由系统自动生成，生成规则是：标志码SI+年月日+流水号，如单号：SI201009290002日期：必输入项目,当前电脑日期。仓库编号：必输项目,物品要存放的仓库编号。供应商：必输项目,物品的供应商。验收人：必输项目,该物品的验收人员。其它项目：原始单号、发票号、备注信息可按需填写。以上为单头资料。(2.2)明细部份:在“明细”部份(如图)物品编号输入框内，可以输入物品的编号、名称、条码、拼音码的部份或全部，按“Enter”键，系统会自动匹配相应的物品资料，如果没有找到，系统会提示未找到相应的物品资料，否则系统会显示物品名称、单位等资料，同时光标会停留在“数量”输入框内，等待用户输入数量，输入完“数量”后，按“Enter”键，光标停留在“单价”输入框内，这里的“单价”是您的采购价，也是进货价，输入完单价后，按“Enter”键，光标会停留在“摘要”栏，在这可以输入物品摘要。(2.3)如果增加多个明细栏？只要一条入库明细输入完了，如果还有其它入库明细要入单，可以按“”键，或者点击菜单栏上的“I增行”按钮，增加一行明细，也可以在第一条明细栏上按“Enter”键，直接光标跳到第二条明细栏上，只此系统会默认增加一行明细。同样输入物品编号、数量、单价等资料，直到所有的物品明细都输入完后，点击菜单栏上的“S保存”按钮，一张入库单就完成了。(3) 关于审核及反审核.一张入库单做完后，默认单据状态是未审核状态，未审核的入库单据其入库的数据是没有生效的，库存是查不到该入库单的数量及金额的，只有“审核”的单据才是生效的。才能查到库存。另外未审核的入库单是可以随意修改、删除了。已审核的入库单是不能随意修改或删除。审核的意思就是确认该入库单生效了，同是仓库库存增加。反审核正好与审核动作相反，它把一张已审核的单据变为未审核状态，同时相应的库存减少。(4) 如何修改一张入库单.选择一张要修改的入库单或通过“查询”功能，查找一张要修改的入库单，然后点击“E修改”按钮，此时入库单状态变为“编辑”状态，用户在“单头”或“明细”项目修改数据，改完后，点“S保存”按钮即可。注意：已审核的入库单是不能修改的。(5) 如何查询以前入库的单据？方法：在菜单栏上点击“S查询”按钮，进入“入库单查询”界面，如图所示： (入库单查询)用户可以输入单号、日期范围(系统默认当月)、仓库编号、供应商、物品编号、及单据状态等值，然后点“查询”按钮，系统就会按您输入的条件来查找入库单，如果没有找到，明细栏为空，否则会返回符合条件的单据。选择一张入库单，点击“查看明细”，系统会显示该入库单的详细资料。显示界面同物品“入库”界面一样。七、商品销售 主要用于批发客户建立销售单，通常这些客户结帐方式会采取月结，当然付现款的也有。那么针对这些客户建立销售单，同时相应的应收款项如何处理？下面一一介绍。(1)进入方法：点击“销售管理”-“1商品销售”，进入“商品销售”界面，如图： (商品销售)(2) 如何建立一张销售单?点击“N新增”按钮，单据状态变为“新增”模式，此时可以输入销售单据。(2.1)单头部份:单号：由系统自动生成，生成规则是：标志码SL+年月日+流水号，如单号：SL201009290001日期：必输入项目,当前电脑日期。仓库编号：必输项目,销售商品所在仓库。付款方式：必输项目,客人结帐方式。客户编号：必输项目,销售对像是哪位客户？其它项目：业务员、备注信息可按需填写。以上为单头资料。(2.2)明细部份：在“明细”部份(如图)商品编号输入框内，可以输入商品的编号、名称、条码、拼音码的部份或全部，按“Enter”键，系统会自动匹配相应的商品资料，如果没有找到，系统会提示未找到相应的商品资料，否则系统会显示商品名称、单位等资料，同时光标会停留在“数量”输入框内，等待用户输入数量，输入完“数量”后，按“Enter”键，光标停留在“单价”输入框内，这里的“单价”是您的销售价，如果当前商品以前针对该客户曾经销售过，那么此时的销售价默认为上次拿货价格。输入完单价后，按“Enter”键，光标会停留在“摘要”栏，在这可以输入物品摘要。注意：明细上显示的“开票价”及“零售价”仅供参考用。(2.3)如果增加多个明细栏？只要一条销售明细输入完了，如果还有其它销售明细要入单，可以按“”键，或者点击菜单栏上的“I增行”按钮，增加一行明细，也可以在第一条明细栏上按“Enter”键，直接光标跳到第二条明细栏上，只此系统会默认增加一行明细。同样输入商品编号、数量、单价等资料，直到所有的商品明细都输入完后，点击菜单栏上的“S保存”按钮，一张销售单就完成了。(3) 关于审核及反审核.一张销售单做完后，默认单据状态是未审核状态，未审核的销售单据其销售的数据是没有生效的，商品库存是不会减少的，销售收入也不会增加。只有“审核”的单据才是生效的。另外未审核的销售单是可以随意修改、删除的。已审核的销售单是不能随意修改或删除。审核的意思就是确认该销售单生效了，同时仓库库存减少。销售收入增加。反审核正好与审核动作相反，它把一张已审核的销售单据变为未审核状态，同时相应的库存增加，销售收入减少。(4) 如何修改一张销售单据？选择一张要修改的销售单或通过“查询”功能，查找一张要修改的销售单据，然后点击“E修改”按钮，此时销售单状态变为“编辑”状态，用户在“单头”或“明细”项目修改数据，改完后，点“S保存”按钮即可。注意：已审核的销售单是不能修改的。(5) 如何查询以前的销售单据？方法：在菜单栏上点击“S查询”按钮，进入“销售单查询”界面，如图所示： (销售单查询)用户可以输入单号、日期范围(默认当月)、物品分类、商品编号、客户编号、仓库编号等查询条件。然后点“查询”按钮，系统就会按您输入的条件来查找销售单据，如果没有找到，明细栏为空，否则会返回符合条件的销售单据。选择一张销售单，点击“查看明细”，系统会显示该销售单的详细资料。显示界面同“商品销售”界面一样。八、POS收银 主要用于散客的销售。一般这类客户都采用现款结帐。POS收银与商品销售的主要区别在于它的快捷性、灵活性、功能多样性等。系统支持条码枪直接扫描商品，小票打印机。支持单品或整单打折。(1)进入方法:点击“销售管理”-“2POS收银”，进入“零售收银”界面，如图所示： (零售收银)(2)版面介绍：(2.1)功能区：系统定义了F2到F12键的每个功能,还有“+”、“-”、“*”、“/”及“HOME”键的功能。并且每个键都有功能说明。可点击“帮助(H)”按钮查询功能键定义说明。(2.2)数据输入框：在此框可以输入商品的条码、名称、规格、拼音码等，系统会自动匹配符合条件的商品并显示在商品明细列表栏。(2.3)信息提示框：一些即时信息反馈显示。比如：“商品库存不足”、“商品未定义价格”、“未找到商品资料”等。(2.4)其它说明：本店编号、收款机编号、工作班次、会员卡号、业务员编号、出货仓库、收银员等资料采用默认即可。单号由系统自动生成，生成规则是：标志“R”+本店编号+收款机编号+年月日+4位流水号，如：R11201012240001(3)如何输入商品资料？先举例，有一个商品，名称是：“齐心资料薄”，它的拼音码的是名称每个字的首拼音，即“QXZLB”，商品编号是“00008” ，条码是:“123456789”,规格是：“QXZLBA4”，那么输入方式按以下方式操作：(3.1)按商品名称输入，在“数据输入框”内输入“齐心资料薄”，如果此名称在系统是唯一的，那么系统会自动显示“齐心资料薄”资料，并显示在“商品明细列表”内。如果有多个“齐心资料薄”，系统会弹出一个选择框，让您选择具体商品资料。您也可以只输入名称的一部份，如：“齐心”两个字，系统会自动找到商品名称是“齐心”两字的商品资料供您选择。(3.2)按商品拼音码输入，在“数据输入框”内输入“QXZLB”，如果此拼音码在系统是唯一的，那么系统会自动显示“齐心资料薄”资料，并显示在“商品明细列表”内。如果有多个“QXZLB”，系统会弹出一个选择框，让您选择具体商品资料。您也可以只输入拼音的一部份，如：“QX”两个字，系统会自动找到商品拼音码是“QX”两字的商品资料供您选择。(3.3)按商品编号输入，在“数据输入框”内输入商品编号“00008”，因为商品编号在系统里都是唯一的，一般输入商品编号，系统会很快找到您要找的商品资料，并显示在“商品明细列表”内。(3.4)按商品条码输入，在“数据输入框”内，用条码枪扫入商品条码，因为商品的条码在系统里也是唯一(相同的可能性很小)，系统会很快找到您要找的商品资料，并显示在“商品明细列表”内。(3.5)按商品规格输入，在“数据输入框”内，输入商品规格“QXZLBA4”，如果此规格在系统是唯一的，那么系统会自动显示“齐心资料薄”资料，并显示在“商品明细列表”内。如果有多个相同规格“QXZLBA4”，系统会弹出一个选择框，让您选择具体商品资料。您也可以只输入商品规格的一部份，如：“QXZLBA4”或“ZLBA4”，系统会自动找规格是的“ZLBA4”商品资料供您选择。(4)如何查找商品？通过以上五种方式可以快速的输入商品，如果以上五种方式都没有您要商品，还可以在“数据输入框内”按“F9”键，进入商品资料查找界面，如图： (商品资料查找)输入商品名称、规格、商品编号等条件，按“Enter”键，查找您要找的商品，如果有符合条件的商品资料，系统会显示出来供您选择。点“S选择”返回您选择的商品资料。(5)商品打折 在本系统里，打折分单品打折及整单打折。操作方法如下：(5.1)单品打折 选择要打折商品资料(光标所在行)表示当前打折商品。然后在“数据输入框”内输入折扣(本系统折扣率都是用百分比表示,比如：9折就用90表示),然后再按功能键“F5”，此时系统自动为当前所选择的商品进行9折计算。 (5.2)整单打折 先在“数据输入框”内输入折扣,比如：8折输入80,然后再按功能键“F7”，此时系统自动为整张单据做8折计算。注意：如果商品设置了最低价，打折后，如果低于系统设置的最低保护价，则按最低价销售。(6) 补打前单 也就是补打印帐单，默认是打印最后一次的销售单，也可以选择销售单打印。操作方法：在数据输入框内按“F2”功能键，系统弹出打印选项，如图： (打印选项)选择“是(Y)”补打印最后一次的销售单，选择“否(N)”系统会弹出选择零售单据界面，如图： (选择零售单据)确定要打印的零售单据，按“选择”即可打印。(7) 删行及整单作废(7.1) 删行 如果要删除某个销售明细，只要把光标停留在该商品所在行上。然后按功能键“F4”即可删除。(7.2)整单作废 如果整个零售单据都不要，只要按功能键“F8”即可。(8)挂单/提单 暂停当前的零售单据，进行下一单的商品录入，按“F6”功能键，可以把当前零售单暂挂起，再次按“F6”键，可以把暂挂的零售单提出来。(9)如何修改商品数量？本系统中，销售的数量默认为1，如果要改其它数量，请在“数据输入框”内输入商品数量