公文处理与写作

公文处理与写作省公路局办公室梁晨年月日公文处理与写作年国务院颁发了党政机关公文处理工作条例（中办发号）原来的年月日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和年月日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。第一节公文概述公文是法定机关与组织按照特定的规范体式经过一定处理程序制成的具有法定效力的文书是依法管理和进行公务活动的重要工具。公文有狭义和广义之分。狭义公文是指法定公文即列入党政机关公文处理工作条例的文种广义公文是指所有用于处理公务的文书包括计划、总结、制度、讲话、贺信、协议、简报等。政务信息属于广义公文范畴。以下所说的公文均指狭义公文。一、规范公文的重要性公文是保证机关正常运转的手段、工具和载体。掌握公文知识是机关工作人员的一项基本功。公文反映了一个机关的工作水平和对外形象。二、公文的分类按其时限要求分为特急公文、急办公文、常规公文。按其行文方向分为上行文、下行文、平行文。按其密级要求分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。三、公文处理流程（一）公文发文处理发文处理是机关内部为制发公文进行的制文、处置与管理的活动也是发文机关履行法定职责表达自身意志和愿望创造、加工和记录、传递有用信息的过程。拟稿部门审核办公室复核领导签发登记缮印用印封发归档内部会签外部会签（二）公文收文办理收文办理是对收进的公文按照一定程序作出处理直接为领导决策与机关运转服务。办复拟办分送承办督办签收登记审核四、公文的格式公文的格式主要是指公文构成要素的书面表现形式即文面格式。主要包括眉首、主体、版记三个部分。眉首公文份数序号（最少两位数）秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人（用于上行文）主体公文标题主送机关公文正文附件说明成文日期公文生效标识（印章）附注版记抄送机关印发机关和印发时间文种数量变化。增加了党委公文：决议、公报。文种适用范围表述的变化。年党政机关公文处理工作条例主要变化公文格式变化：公文用纸幅面尺寸和版面要求公文用纸天头（上白边）为mm,发文机关标识上边缘至版心上边缘为mm（即标识上边缘至上页边为mm)。信函式公文标识上边缘至上页边为mm（一）排版格式公文格式变化：主要标识公文份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。密级和保密期限、紧急程度统一为排列在版心左上格。以前密级和保密期限、紧急程度排在版心右上格。签发人以前是上下排列现在每行可排两个。（二）版头部分公文格式变化：主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、发文机关印章、附注、附件等要素。不再区分上行文、下行文。文件标题必须添加发文机关名称。印章必须居中下压发文机关署名和成文日期。（三）主体部分公文格式变化：主要标识抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素。最明显的变化：取消主题词。版记中的分隔线位置发生了变化所有版记要素均位于两条粗的分隔线之间。抄送机关和印发机关、印发日期的字体发生变化。现在要求号仿宋字体。（四）版记部分密级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限中间应用“实心五角星”隔开。如：“绝密十天”。如不标注保密期限就等同于“绝密”为年“机密”为年“秘密”为年。其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。发文字号编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识年份应标全称用六角括号“”括入序号不编虚位（即不编）不加“第”字。如：皖路办号。凡是上报的公文发文字号一律在红线上方左侧左空个字签发人右空个字发文字号与签发人同处在红反线上同一行。附件附件是附在主件之后对公文内容起说明和补充作用的文字材料主要包括随文转发、报送的文件随文颁发的规章、制度以及文件中的报表、统计数字、人员名单等等。公文附件如有序号用阿拉伯数字名称后不用标点符号。例如：附件：全省公路系统信息先进个人名单全省公路系统信息先进集体名单成文日期成文日期使用阿拉伯数字要标全。如：年月日成文日期的确定原则：会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。领导签发的以签发日期为准。联合行文以最后签发机关的领导签发日期为准。法规性文件以文件批准日期为准。一般信函、电文以实际发出日期为准。用印注意:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距、字距的措施加以解决务必要使印章与正文同处一面不得采取标识“此页无正文”的方法解决。公文用印示例印章必须居中下压发文机关署名和成文日期。一个单位行文两个单位联合行文单位名称单位名称单位名称年月日年月日主办机关三个以上单位联合行文年月日主办机关发文机关发文机关发文机关发文机关五、公文的行文原则（一）行文总规则行文应当确有必要注重效用（避免“文山”）部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文部门之间对有关问题未经协商一致不得各自向下行文承办部门收文后应及时办理不得延误、推诿。（二）向上行文的规则原则上主送一个上级机关根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关不抄送下级机关。这样既有利于事项的办理又有利于上级机关和同级相关机关同时了解情况。部门向上级主管部门请示、报告重大事项应当经本级党委、政府同意或者授权属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。下级机关的请示事项如需以本机关名义向上级机关请示应当提出倾向性意见后上报不得原文转报上级机关。主要是为了强化和落实转报机关的行文责任提出办理的倾向性意见供上级机关参考也有利于提高上级机关的办理质量与效率。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项”。一文一事有利于上级机关审阅、批示和答复。向上级机关请示问题应当附有背景材料、情况说明等以利于请示公文的办理。除上级机关负责人直接交办事项外不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。这种情况造成“倒办件”给办文工作增加难度。但落实上级机关负责人批示办理情况的报告不属于直接交办的范畴。向上级报送“请示”、“报告”、“意见”时应采用上行文的格式请示还应注明联系人和联系电话。目的是为了方便沟通情况。（三）向下行文规则主送受理机关根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。涉及多个部门职权范围内的事务部门之间未协商一致的不得向下行文擅自行文的上级机关应当责令其纠正或者撤销”。上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。目的是便于互通信息便于领导和沟通协调工作。（四）常见行文错误多头主送。如市公路局请示主送省局、市交通局。请示一般只写一个主送机关需要同时送其他机关的应当用抄送形式但不得抄送其下级机关。平行单位间使用上、下行文文种。如公路局向财政局报请示路政支队向省局内设机构上报请示。第二节公文的写作公文写作是一项综合性、技术性、业务性工作。一个称职的机关工作人员应当具有较高的文书处理能力和公文写作水平。严格意义上的公文写作水平是公文写作者理论水平、文化水平、业务水平、技术水平、知识水平和文字水平的综合反映。一、常用文种及选用公文种类：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要决议、公报(年党政机关公文处理工作条例新增加）共计十五种。常用文种:请示、报告、函、通知、通报、批复、会议纪要。公告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。其特点是知照范围广泛一般不写主送单位而且行文机关多为国家高级领导机关基层机关和企事业单位不能使用这一文种。公告一般通过各种媒体发布。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告可以发文和通过各种媒体发布也可在适当的地点张贴公布。通告的主要类型知照性通告。即告知应当知道或需要遵守事项的通告。办理性通告。即办理一些例行事项的通告其内容多为注册、登记、年检等。公告和通告的主要区别发文机关不同。公告的发布级别很高。通告的发布没有级别的限制一般的行政机关和企事业单位都可以根据自己的职权范围使用。收文对象不同。公告是面向国内外公布的事项通告常限于在国内一定的范围内公布需要知道或遵守的事项。重要程度不同。公告内容须是重要事项和法定事项在国内外有一定的影响通告所涉及的通常是一般事项。发布形式不同。公告通常由新闻媒体发布通告可以通过新闻媒体公布也可以张贴。通知适用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员。（一）转发印发性通知转发印发类通知：指用于“批转”、“转发”和“印发”公文的通知种类。“批转”具有“批准转发”之意是上级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实的通知。“印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导讲话。“转发”主要用于转发上级机关和其他机关、单位的文件。（二）指示性通知指示性通知是上级机关用于向下级机关作出某项工作要求的通知种类。指示性通知是典型的领导和指导性公文。（三）知照性通知知照性通知是向下级和有关单位宣布某些应知事项。如成立或撤销机构、启用或作废印章、迁址办公、更改电话号码、变更作息时间、安全保卫、放假安排等都可以用这种通知办理。知照性通知要求表达完整、叙述准确。（四）任免通知用于人事任免。报告报告是陈述性公文适用于下级机关向上级机关或者业务主管机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问等。报告属上行文。报告的主要类型工作报告。向上级机关报告工作的报告有例行工作报告和专题报告两种。情况报告。向上级机关反映情况的报告。答复报告。答复上级询问事项的报告。报送报告。向上级机关报送文件或材料的报告。请示请示是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示批准事项的上行公文。请示的适用范围上级有关方针、政策、指示或法规、规章不够明确或有不同理解需要上级机关做出明确解释和答复。从本地区本单位的实际情况出发需要对上级的某项政策、规定做出变通处理有待上级重新审定明确作答。在工作中出现新情况、新问题需要处理而无章可循、无法可依需要上级机关做出明确指示。需要请求上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际困难。请示的适用范围按上级机关和主管部门有关政策规定不经请示无权自行处理的问题。工作中出现了一些涉及面广而本部门无法独立解决的困难和问题必须请示上级领导或综合部门以求得他们的协调和帮助。政府的职能部门对自己分管业务范围所出现的情况和问题提出了处理意见和解决措施但由于行业和地域的限制无权要求同级职能部门和地方政府执行这就需要请求上级机关批准后转发有关地区和部门执行。请示的主要类型请求指示的请示。多涉及政策、认识上的问题。请求批准的请示。多涉及项目、人事、财物、机构等方面的具体问题。请求批转的请示。应附完整的工作方案。撰写请示注意的事项请示应当一文一事不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题以免拖延处理时间贻误工作。下级机关一般不得越级请示因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故或下级机关映其直接上级机关和领导人的问题等）必须越级请示时应抄送被越过的上级机关。不能多头请示请示只能写一个主送机关如需同时送其他机关应当用抄送形式。请示不得抄送下级机关请示中的意见在末被批准之前并不生效所请示的事项有时不被批准如果抄送下级机关会使下级工作人员思想混乱不利于工作。必须由主要负责人签发要有联系人和联系电话。批复批复是一种重要的领导指导性公文适用于对下级机关的请示事项作出答复。这一文种只能用于对本机关所属的下级机关。业务主管机关对于平行机关和没有隶属关系的机关答复问题和审批事项不宜使用批复可以用函答复。批复的特点被动性。批复必须依赖请示而存在。先有请示后有批复。任何一份批复都是针对请示而做出的。针对性。批复内容有很强的针对性请示什么事项就批复什么事项。批复的内容是由请示的内容来决定的批复的针对性还体现在批复的主送单位只能是请示的单位涉及的有关单位必要时可以抄送但范围必须有一定限制。权威性。上级机关通过批复表态准许怎样做不准许怎样做。下级机关必须执行上级机关的批复意见。批复的类型肯定性批复。表明同意下级机关就某项工作提出的请求认可下级的某种设想或做法。否定性批复。不同意下级机关的要求给下级机关否定的答复。函用于不相隶属的机关之间进行一般的日常工作问题的联系如商洽工作询问和答复问题等还可用于向有关主管部门请求批准和答复审批事项。函属于平行文。函的主要特点适用范围广泛使用灵活方便。既可用于相互商洽工作询问答复问题又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项。短小精悍。函一般篇幅短小内容单一语言简洁。有的函只有三言两语。函有公文“轻骑兵”的称誉。会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。它是反映会议议定事项和会议主要精神的一个文种。制发会议纪要便于与会单位共同遵守和执行会议决议向上级汇报召开会议的情况或者向下属单位传达贯彻会议的精神等。会议纪要的特点纪实性。会议纪要须如实反映会议的内容和议定事项不能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要。提要性。会议纪要是会议的要点不是会议记录不能有闻必录平铺直叙而是对会议繁杂的情况和内容进行综合、概括性的整理即概括出主要精神归纳出主要事项体现出中心思想使人一目了然易于把握精髓。会议纪要的结构会议纪要由标题和正文组成。成文时间多写在标题下方。会议纪要不盖公章。会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成。会议纪要的正文由导言、主体组成。二、公文的写作要求格式正确行文规范文从句顺用辞准确主题突出简洁明了（一）开门见山好的公文要“开门见山起笔入题”这也是公文开头的基本写法。由于公文的文种、行文对象、所谈问题有所不同公文导语的写法也有所不同。常用的开头写法：根据式。用“根据”、“遵照”、“按照”等介词组成的介词结构的句式。例：根据省厅要求结合公路实际现就加强*管理提出如下意见请遵照执行。目的式。用“为”、“为了”等介词组成的介词结构的句式直接交代发文的目的。例：为提高全省公路系统档案管理和公文处理工作水平经研究决定举办培训班。原因式。用叙述句陈述制发公文的原因。例文：加强对的管理对于促进发展具有十分重要的意义。鉴于近期我省公路存在问题（二）主题突出公文的中心就是公文所谈的问题和事由。公文主题要鲜明突出提出的各种主张、意见、要求、政策、措施等都要清楚明白毫不含糊。（三）表述准确公文对人们行为影响的直接性、强制性以及它特殊的物”（客观事物）“意”（有关领导对事物的认识）“意”（撰稿人的认识）“言”（运用语言表达认识形诸文字）的形成过程所带来的一系列特点使准确无误成为公文质量标准中的重要指标。从对实际情况和公文制发意图的反映到每项具体内容的表达从概念、判断、推理的运用到每一个语言符号的书写印刷都必须准确无误不允许有任何欠缺、夫当或失真。衡量的主要标准：传达党和国家的方针政策和有关规定不走样反映客观实际情况不片面立场、态度、观点不含糊其辞前后文不自相矛盾语言合乎逻辑不致产生歧意引文与引文出处具体数字、人名、地名、时间、地点不出现错误。正确使用数字公文正文中一般用阿拉伯数字。特殊情况：成文日期结构层次叙述：一、（一）在词或词组中作词素：三心二意一刀两断在缩略词中作词素：五讲四美三个代表惯用语：十二五规划十一节日古体诗词：飞流直下三千尺人名、地名、数字、引文准确引用公文应当先引标题后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。如：根据关于印发安徽省公路管理局（省公路路政总队）工作规则的通知（皖路办号）随着中国加入WTO（世界贸易组织）规范化使用简称规范化简称可以直接使用如“发展改革委”。文内使用非规范化简称应当先用全称并注明简称。（四）条理清楚篇章要条理清楚。条理清楚主要是指公文篇章结构严密层次分明逻辑性强。关于公文结构层次序数：第一层为“一、”第二层为“（一）”第三层为“”第四层为“（）”（五）当断即断所谓当断即断是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚就果断地结束全文不拖泥带水不画蛇添足。三、公文标题的拟写公文标题是一份公文不可或缺的有机组成部分应准确简要的概括公文的主要内容以便于读者阅读理解和把握公文的主旨。公文标题的拟写要求比较严格有相对固定的格式要做到贴切、简明、得体。（一）公文标题的格式标准式党政机关公文处理工作条例中规定公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。除法规名称加书名号外一般不用标点符号。位于红色反线下空两行可分一行或多行居中排布回行时要做到词义完整排列对称间距恰当。”。根据这一条款我们可以简化公文标题表达的标准格式为：发文机关事由文种。这是行政公文最基本的规范化格式。可称之为“完全标题”或“全称标题”。如：安徽省公路管理局关于召开全省公路系统办公室工作座谈会的通知（发文机关事由文种）省略式在实际运用中构成公文标题要素的三个部分根据公文性质、内容、文种、发布方式等不同情况可以省略其中某个部分。省略事由。有些公文由于正文简短明了可以省略事由。其表达格式为：发文机关文种。如中华人民共和国主席令。省略发文机关名称和事由。其表达格式仅存文种。如“公告”、“通告”等。（二）公文标题写作应注意的几个事项关于“发文机关”标题中的发文机关应写机关全称或规范化简称几个机关联合发文应将主办机关排列在前。公文标题发文机关名称有的如果采用全称则字符较多显得冗繁要符合简要标准可用规范化简称。如：中共中央（中华人民共和国中央委员会）、国务院（中华人民共和国国务院）。关于标点符号国家行政机关公文处理办法第三章第十条第六款明确规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号。”对这一规定的正确理解应该是“制文者要尽量避免标题中出现标点符号。”使用标点符号的几种特殊情况：（）引号的使用：缩略语、简称、特定称谓等。如：关于做好“十一”旅游黄金周有关工作的通知国务院关于加强新阶段“菜篮子”工作的通知（）连接号的使用：标题中出现表示时间起止的情况可以使用连接号。如：国务院办公厅转发水利部加强淮河流域年防洪建设若干意见的通知使用标点符号的几种特殊情况：（）括号的使用：如果标题中出现“草案”、“试行”、“暂行”等词语对前面的文字作注释或补充说明可以使用括号。括号还有表示“或者”、“和”的意思。如：关于印发安徽省公路管理局（路政总队）督查督办工作制度的通知关于印发安徽省公路管理局工作规则（暂行）的通知使用标点符号的几种特殊情况（）空格的使用：有两个或者两个以上并列词组时可以用空格代替顿号。如:中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步做好村民委员会换届选举工作的通知安徽省公路管理局安徽省公路路政总队关于召开全省公路工作座谈会的通知()关于转发类通知的标题拟定下传型接力文：XXX关于XXX的通知XXX转发关于XXX的通知XXX转发XXX部门关于转发XXX的通知的通知如：“县人民政府关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通知的通知”。解决办法：直转法“县人民政府关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通知的通知”。可以直接转为：县人民政府关于转发国务院国家行政机关公文处理办法的通知替代法“县人民政府关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通知的通知”。可以直接拟为：县人民政府关于转发市人民政府政发号文件的通知三、公文常见错误分析（一）文种选用乱请示、报告不分主要表现为：