标书制作作业指导书.doc

标书制作作业指导书 江标铁塔标准标书制作作业指导书1 目的通过编制标书制作的作业指导流程，明确标书制作过程中的职责，确保每一份标书能满足客户要求及市场需求，确保每一份标书在技术上的可行性、针对性和先进性，确保每一份标书的方案建议、系统配置及商务报价的合理性。使我公司为用户提供的标书规范化。2 适用范围适用于公司所有项目标书的评审、制作和管理的全过程。3 职责3.1 总经理指定标书的总负责人。总负责人对标书进行总审。并对标书的商务报价部分进行最终审核。3.2 销售人员负责提供详细的客户需求与背景资料，及与客户商讨确定标书商务条款。标书制作人员负责商务报价部分的制作草拟。3.3 销售人员根据工程招标的要求，负责组织标书评审。依据标书要求指派标书制作人员草拟公司简介、授权委托书，准备相应的资质文件。负责收集标书各部分的电子文件进行组合排版、印刷、装订、用印工作。协助标书制作人员进行小签。并审核后交标书总负责人终审。3.4 技术总工指派技术人员负责标书的产品技术规范的处理，并负责向标书总负责人和销售人员解释标书的技术部分在制作过程中出现的问题及延期原因，并做好存档工作。3.5 技术总工负责对标书的技术部分进行总审。3.6 销售人员负责监督标书制作任务的执行情况。3.7 对于项目招投标的前期准备，请标书制作人员负责基本资料和资质的准备，并对投标协助销售人员和标书总负责人对投标文件进行自查，以便加速客户澄清的反应时间和及时了解投标文件中可能存在的问题，有标书制作人员对招投标文件过程给出标准流程；4 工作流程说明4.1 标书分解4.1.1 标书制作人员接到市场销售人员提出的标书制作请求后，协助销售人员填写标书评审表发送至相关部门同时抄送标书总负责人批阅。销售人员组织标书制作的参与部门召开标书评审会。4.1.2 标书制作的一般内容、制作责任人及审核人：l 公司简介：标书制作人员草拟，销售人员审核，标书总负责人终审。l 资质文件：标书制作人员草拟，销售人员审核，标书总负责人终审。l 授权委托书：标书制作人员草拟，销售人员审核，标书总负责人终审。l 成功案例：标书制作人员草拟，销售人员审核，标书总负责人终审。l 代理资质证明：标书制作人员草拟，销售人员审核，标书总负责人终审。l 方案建议书：标书制作人员草拟，销售人员审核，标书总负责人终审。l 技术应答：技术总工指派拟定，销售人员审核，标书总负责人终审。l 商务应答：标书制作人员草拟，销售人员审核，标书总负责人终审。l 投标保证金和履约保证金：标书制作人员草拟，财务审核，标书总负责人终审。l 商务报价：标书制作人员草拟，销售人员审核，标书总负责人终审。l 组合排版：标书制作人员负责，销售人员审核，标书总负责人终审。l 印刷装订：标书制作人员负责，销售人员审核，标书总负责人终审。l 用印：标书制作人员负责，销售人员审核，标书总负责人终审。l 小签：标书制作人员负责，销售人员审核，标书总负责人终审。l 刻件：标书制作人员负责，销售人员审核，标书总负责人终审。4.2 标书制作4.2.1 标书制作人员开始制作标书时，询问销售人员是否提供了必要的用户需求与背景资料，如不完全马上与用户联系，取得较完全的用户需求资料。如需查明我公司以前是否为该地区任何单位、任何项目做过方案或报价，可向合同管理处协助查询。4.2.2 技术部根据客户需求设计技术方案，并参考“招标技术规范书”、“产品技术标准”作出相应的方案建议书、配置报价清单。4.2.3 标书制作人员在制作过程中如遇到问题可直接向销售人员和标书总负责人寻求解决。4.2.4 标书制作人员应及时通报标书制作情况及延迟完成原因，销售人员及时登记并进行跟催。4.3 标书审核4.3.1 审核要点：4.3.1.1 商务方面：l 到货能力能否保证l 到货时间能否满足用户要求l 回款时间和比例是否合理l 投标保证金和履约保证金是否满足用户要求l 产品保修期是否合理l 双方责任是否合理l 其他特殊条款4.3.1.2 法务方面：l 标书主体是否合格l 标书标的的名称、规格、数量、价格、质量标准、外包装要求等是否明确及整个标书中的有关约定是否一致l 标书中货物的交付时间、地点是否明确l 标书中有关运费、保险费的负担是否明确、合理l 标书中货物风险、所有权转移的约定是否合理l 付款期限及金额是否明确，付款条件是否合理l 货物验收的期限、内容、标准以及相关责任是否明确、合理l 货物的保修条款是否明确、合理l 培训及其他售后服务是否明确、合理l 违约责任是否对等、合理，对方的主要义务是否有违约责任条款约束，我方违约责任中是否含有间接损失、是否定有上限l 争议解决及法律适用条款是否合理或对我方有利l 有关标书中解除、变更、补充等的约定是否合理l 附件是否齐备，正文、附件约定是否保持一致l 标书内容是否违反相关法律法规，是否存在重大误解或显示公平l 标书的签字盖章是否有效l 标书的文字表述是否存有歧义或无法理解l 除以上项目外的其他法律风险4.3.1.3 技术方面：l 技术图纸与方案是否与要求一致，符合产品要求l 产品数量是否与要求一致4.3.1.4 总审：l 标书是否能够满足客户所提需求。l 标书条款文字是否通顺，言之成理。l 所提供的附带文件是否齐全。l 公司技术上是否能够支持。l 设备配置、软件配备是否合理。l 价格复核是否正确无误。4.3.2 标书制作人员制作完成的标书初稿应针对审核要点进行自行检查，之后再连同标书评审表一同交销售人员进行审核。并由标书总负责人终审，并在标书评审表中记录审核意见。若销售人员外出，则指定临时审核人审核或以电话评审方式进行审核。若审核通不过，提出修改意见后，交回相应的标书负责人修改，再照以上步骤进行。4.3.3 标书总负责人负责标书的最终总审工作。4.4 排版、装订、归档4.4.1 审核通过后，标书制作人员应在第一时间把标书进行排版、印刷、装订。4.4.2 标书制作人员最后将封装好的标书按照销售人员的要求传真或特快专递给相应人员或根据销售人员要求以E-mail的形式发送出去，并做好登记。发出的标书应保证质量，要满足销售人员及客户的需求。4.4.3 标书制作人员负责把标书最终的电子版和签署完成的标书评审表一同归档。4.5 自查澄清4.5.1 标书提交客户后，标书