《办公自动化概论》PPT课件.ppt

办公自动化概论,1、办公自动化概述,办公自动化是信息化时代最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者有效的结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。在整个系统中通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚至辅助决策。,1.1“办公自动化”基本概念,在信息化社会的今天，办公自动化早就超出了狭窄的办公室范围，逐渐渗透到管理的范畴。人们将其统称为“办公自动化”（Office Automation,简称“OA”）。 办公自动化就是利用现代化的设备和技术，以全部或部分代替办公人员的业务活动，优质高效地处理办公信息和办公事务。目前，办公自动化已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学有机结合在一起，应用于传统的数据处理、非数值型信息且机构不明确的办公事务上，有效地提高了办公质量和办公效率。,办公自动化的主要内容 现代办公表现在两个方面：一是处理办公信息；二是产生办公信息。常见的办公信息主要包括文字、报表、语言、图形图象等。 办公自动化的主要内容包括利用现代信息技术手段进行文字处理、报表处理、数值和非数值计算、图形图象处理、语言处理、通信、信息存储与管理、日程管理和辅助决策等各方面。,办公自动化的主要特点：现代办公与传统办公相比，有较大的区别。这不仅在内容和对象上存在差别，更主要是在方式和手段上存在区别。传统办公中有许多需要大量人工进行处理的内容，在现代办公中大都用计算机替代了，现代办公的效率更高，管理更加有序。 现代办公自动化的主要特点有： 1、提高办公效率，减小劳动强度，充分利用各单位、企业内部的知识资源和技能。 2、实现办公用品、生产设备以及科技图书、文书、科技、人事、财务档案的有效管理，防止信息资源的流失。 3、运用网络，建立经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台和网上培训基地，不仅方便 交流，而且实现了资源的充分运用、反馈信息的及时收集。,1.2办公自动化系统简述,办公信息处理的自动化是利用先进的科学技术将办公人员和先进设备（计算机、网络、现代办公设备）结合起来构成的人机信息处理系统，它使人的办公活动逐步由各种设备和人机信息系统来协助完成辅助决策，实现办公人员智力劳动的自动化、电子化、专业化，最大程度地减轻劳动强度，达到充分利用信息，提高工作效率和质量，提高生产率的目的。 办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系：信息是被加工的对象，机器是加工手段，人是加工过程中的设计者、指挥者和成果的享用者。,按照办公自动化系统的功能将其划分为三个层次 一、事务型办公自动化系统。这个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用。它包括基本办公事务处理和机关行政事务处理，主要从事文字处理、个人日程安排、个人文库管理、行文办理、邮件办理、文档资料管理、快速印刷、编辑排版、电子报表等事务。 办公事务处理级上我们可以使用多种OA子系统，电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。 事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。,：,二、管理型办公自动化系统。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。,三、决策型办公自动化系统。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。,举例分析,例如：某区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑，申请批准，文件传递到市政府有关机构，市有关领导看到文件后，要去寻找市里有关规划盖楼的文件法规，又需要研究全市的经费预算，以及其它许多参考资料，然后研究决定同意或不同意。并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给区政府。,在以上例子中，信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法规也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据，这是更进一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。,再进一步分析这个例子，如果市政府微机办公系统和市政府法规信息数据库系统、市政府财务管理系统是一个集成化的统一系统，计算机自动从有关系统中寻取机关资料，这种系统就是办公自动化更高层次的集成化。 另外，如果市政府办公系统和区政府办公系统是一个集成的计算机网络系统，可以通过网络传递信息，可以远程处理业务，那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统。 所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。,白银区政务协同办公系统,1、协同事项单位内部员工间的协同工作平台（包括异地协同），任何办公事项，如计划管理、项目开展、任务执行、申请审批等均可借助于协同事项功能完成。包括新建发送协同事项、接收处理协同事项、档案管理等子功能。 2、公文管理满足单位发布公文、接收公文及档案管理的需求。 3、表单应用提供自定义表格单据，实现数据采集，统计的需求。 4、公共信息单位内的公共信息园地。针对某一部份人发布的普遍性信息，也被归纳入公共信息范围，如针对全部部门经理发布的通知。,2、办公自动化系统应用,5、日程/会议记录包括个人日程安排，查看他人日程安排；会议通知会被自动写入日程表中。 6、常用工具包括综合查询、员工通迅录、外部联系人、万年历、计算器等功能。 7、个人设置设置个人相关的信息，如密码设置、代理设置、信息转移设置和个人模板管理。 8、 在线交流类似于QQ的在线即时交流方式。 9、综合办公进行车辆，用品，设备，图书的基本管理。,3、办公自动化设备,3.1微型计算机 3.2打印机（针式打印机、喷墨打印机、激光打印机） 3.3复印机 3.4传真机 3.5光盘刻录机 3.6多功能一体机 3.7其他周边设备,3.1微型计算机,1、台式机 2、笔记本,3.2打印机,针式打印机 国内比较流行的有9针和24针两种。针数越多，打印出来的字就越美观，针式打印机的主要优点是结构简单，价格便宜，维护费用低，打印速度高，可打印连续纸张，但打印时噪音大，打印质量粗糙。,喷墨打印机 按打印出来的字符颜色，将它分为黑白和彩色两种。喷墨打印机的主要性能包括分辨率、打印速度、打印幅面、兼容性以及喷头的寿命等。喷墨打印机的主要优点是打印精度较高，噪音较低，价格中等，但打印速度较慢，墨水消耗量较大。,激光打印机 打印效果非常好，几乎没噪音，价格较贵。分辨率是衡量打印机质量好坏的标准，分辨率通常以DPI为单位。现在国内市场的打印机分辨率以300DPI、400DPI和600DPI为主。分辨率高，打印质量好，价格也越昂贵。用户可以根据自己的实际需要选择一种打印机质量和价格适当的激光打印机。,3.3复印机,现代彩色复印机与数码复印机的出现把复印技术应用提高到一个崭新的领域。目前的复印机从基本技术来讲，主要可以分为模拟复印机、数码复印机两大类。 数码复印机由于采用了数字图像处理技术，使其可以进行复杂的图文编辑，大大提高了复印机的生产能力、复印质量，降低了使用中的故障率，其主要优点在于：一次扫描，多次复印；更加整洁、清晰的复印质量；能够进行电子分页；无废粉、低臭氧、自动关机节能，更加的环保；具有强大的图像编辑功能；复印速度更快。,3.4传真机,传真机是一种传送静态图象的通讯设备，是信息传递工具，具有方便、快捷、准确、通讯费用低等优势，成为企事业单位办公必不可少的通讯工具。传真机在国际上简称为FAX。,3.5光盘刻录机（CD刻录机、DVD刻录机）,CD刻录机具有统一的规格-CD-RW，因此其不存在规格兼容性的问题。而DVD刻录机并没有建立起统一的规格，其目前有三种不同的刻录规格-DVD-RAM、DVD-RW、DVD+RW，而且三种规格不兼容，有各自厂商支持。目前市场上主流DVD刻录机是DVD-RW。,3.6多功能一体机,多功能一体机出现在20世纪80年代后期，国外把它定义为MFC（MULTI FUNCTION CENTER），即集扫描、传真、复印和打印功能为一体的产品总称。多功能一体机占地空间少、产品功能多、性价比高、易于操作等优点于一身，再加上厂家的技术成熟，成本低廉，因而迅速在现代化办公用品中占据了一席之地。,3.7其他周边设备,数码相机、数码摄象机、摄象头、手写输入设备、耳机、音箱。,4、办公自动化软件,Office2003办公软件 Office2003主要包括文字处理软件Word，电子表格处理软件EXCEL，演示文稿制作软PowerPoint，网页制作软件Frontpage，数据库管理软件Access，电子邮件管理软件Outlook，等常用软件，还包括一些针对企业高级用户的应用程序，如Infopath，Publish，Onenote等,各个应用程序共享一般的命令,对话框和操作步骤,并且都采用统一标准化的工具栏、菜单、快捷键和WEB发布工具，这样用户只需要学习一个应用程序的基本用法，然后举一反三，触类旁通。,5、常用办公设备使用与维护,5.1电脑硬件的日常维护 5.2电脑软件的日常维护,5.1电脑硬件的日常维护,计算机应安置在远离强磁、强电、高温、高湿以及阳光直射之处，通风不良会影响机器散热，所以机器离墙应有10CM以上的距离；不要让机器淋雨或过度潮湿。 尘埃对计算机有很大危害，尤其是对显示器、磁盘驱动器和光驱有很大威胁。在灰尘大的环境中工作，印刷电路板、磁头会产生附着力很强的污垢，易使其绝缘程度下降，漏电电流增加而造成烧毁元件和划伤磁头盘片。因此，对电脑要定期清洁。,5.2电脑软件的日常维护,至今全世界已发现万余种计算机病