马建强高效PPT演讲演示.docx

马建强 高效PPT演讲演示电视机前的观众朋友们，现场的各位来宾大家好我是马建强，欢迎来到赢家大讲堂，今天讲座的主题是高效PPT演讲演示，我们在前面的这个两讲里边也提到过PPT有一个最大的这个目标，这个目标叫做说服，我们去做这种演讲演示，讲完之后一定要让下面听的人对你发出由衷的这种认可赞许同意这个才叫有效果，否则的话你不要去做这件事情，没有意义浪费自己也浪费大家的时间。当然要达成这个说服的这个效果，我们说它有三个要素，包括语言逻辑，视觉设计演讲表达，以及我们说做PPT的过程中很多人经常犯十种错误，其中第二种就叫做照屏宣科，第三种叫缺乏逻辑，缺乏逻辑，那我们又要注重内容逻辑，而且用的时候又缺乏逻辑，为什么会出现这种情况呢？很多人在讲PPT的时候，讲完之后，听的人就一脸困惑，然后一脸迷惑说哎哟你讲什么，讲的是什么呀，讲到哪儿去了，没有什么是重点，感觉混乱了。我们在第一讲里分享过，一个优秀的职业经理人，优秀的管理者，很重要的三条管理素质第一条就叫有条理，有没有条理平时在工作中交流的时候就能感受到，在你站在讲台上去讲PPT时候更是展现的一览无余。为什么会没有条理呢？好像平时没太感觉怎么他在台上一站讲完就大家觉得乱呢？这是因为PPT它作为一种演讲表达的形式，就这样演讲表达，一边讲一边放映这种形式它有一个非常非常重要的特性，这个特性叫线性传播，所以我们就是要在这一讲里要让大家体会到线性传播的特征，我们所有的PPT的设计应用都和这一点密切相关，什么叫线性呢？就好比大家在看电影的时候电影院里的一种场景，你坐在座位上大屏幕上，你看这个画面不停的在变，每一秒每一刻这个屏幕上的画面音乐情节、对白都在不停的往前去演化演进变化，这个过程就叫线性。这个线是什么线呢？叫时间线，意思是说你讲的这个内容会随时间往前不断的去变化，所以我总结当咱们去讲PPT的时候它有重要的这个特征叫线性特征，它包括这么几点内容，第一个是说随时间进行，你站在讲台上你给领导去做汇报，这五分钟讲你一月份的事情，下三分钟讲二月份的事情，去给客户做这种企业的介绍、产品演示，第一段是我们企业的这个基本信息，哪年成立多少人在哪？有多少分支机构，第二部分讲你企业的这个产品有哪些？第三部分可能是讲成功案例，第四部分合作方案等等等等，每一段用三分钟，用五分钟去讲，每一段用三分钟、五分钟去讲，这一段一段是随着时间往前推进的，当然了这些信息一定是离散的，第一段和第二段内容一定不同一定不一样叫信息离散信息离散，并且第三条稍纵即逝，这个就跟这个听的人容易迷失很有关系，把这个逻辑丢掉很有关系。为什么呢？因为你这段讲完了将放一边了，你不能嘴巴里边两个声音不断地去说，只能是讲下一段，下一段讲完了又下一段，这些信息是离散的，各不相同。而且在这么短的时间内很快就过去，过去了，过一会儿他就没印象了，这个时候他就整个下来之后他就说哎哟怎么这么乱啊，因为它是稍纵即逝的，并且第三个最后一条不可逆，你讲完了你不能说看电影的时候不好意思，刚才我接电话那段没看着，盗梦空间没看着你再回去给我放一放，我再从头再来一下不可能的，做汇报做演示都是这样基本上一次成形，一气呵成把它走下来。正是因为它的这些特性，使得我们在讲PPT的时候，很容易给对方留下说你这个人讲的没条理，留下这种印象。那我们就要去改善它，改善它我们同样是围绕PPT的这三要素去改善，首先是从内容层面，内容本身你对它有一个很好的条理的这种梳理逻辑性的架构，然后还要在PPT的这个形式上要符合它的这个要求，形式上要符合要求，并且你在演讲过程之中还要控制这种逻辑性和条理性，叫三个维度去强化你的逻辑性，三个维度强化逻辑性。 那我们在这一讲里重点向大家展示在形式层面我们如何去改进，PPT的这个逻辑性的这个要求，这页PPT我们是从一个提纲把它导入过来的，然后做了相应的设计做了模板的选择加放了这种LOGO，做完之后给大家一个建议，我们让它进入到一个叫做全屏浏览的状态，就这个状态并且把它调的显示比例调小一些，请问这份PPT的这个标题篇在哪？这个大家一说那不是吗第一页而且这么明显肯定是这儿，然后我再问第二个问题，请问这份PPT它分成几段，分成几个部分。这个时候大家说哎哟看不出来，长相都差不多都是这样，提纲文字一串一串一篇一篇串下来看不出来，OK所以我们就要改善它，那怎么去改善呢？我们看要这样，如果你要在形式上符合它的逻辑要求一定要按照这样的这个架构方式去做设计，首先有标题页这个没有问题，几乎每一份PPT绝大部分都有，当然有些标题非常的这个空洞不合适，第二个要有一个提纲页，标题之后你要出提纲，说今天这个汇报，包括以下几个部分的内容，提纲完了之后OK下一页就关键了，这个叫过渡页，提纲完了之后你要把第一段落的第一篇给它调出来，而且大家注意看它的这个长相非常的特别，到这儿他就知道前一段结束后一段开始非常非常的明显。再往下才是内容页，最后是结束页，结束页，一定要有这样的结构，当然这个里边我们重点来说这个过渡页，你怎么去实现它，怎么去体现它，所以我们下边做一个操作的这个演示，现在我问大家说你分成几段你看不出来然后我们就把这个过渡页面给它加进来你就能看到了，怎么加呢我们来找，比方说这个是第三篇是第一段的首页，OK我怎么去把它变成过渡页呢，07版的伟大之处又体现出来了，在07版里边给了我们一个特殊的样式，也就是说一个特殊的版式让你去做这种变化我们点开来看，在这套模板中你注意看，这套版式里模板里边，第三个版式叫节标题在这个位置，节标题它的长相非常特别，这个大家族大部分的这个成员都是粉面桃腮对吧，只有它长了一个大黑脸黑背景做得非常的特别，它为什么要做这个样子，因为它叫节标题，节标题一个章节一个章节它就是起段落的衔接作用的，OK我点下去，OK变了，然后我们把其它段落的这个头页也都找到，然后也变成这种节标题，我们一起来看看，比方说这是第二段的头页，这是第三段的头页，这个是第四段的头页，都把它选中摁Ctrl分别选中，选中之后通过版式一次性的把它变成这种节标题过渡页，变成之后这时候我再问大家，请问这份PPT一共分成几个段落几个部分你是不是就可以回答了，如果在这个层面你能够回答清楚你放心演讲的时候，观众也一定能够感受到你分成四个段落，所以我们说PPT它有它的这个规范和套路，为什么在它的这套模板里边母版视图模板里边它单单把这家老三安排成这个黑色的这种深色背景这个样子，它的作用就是叫节标题，所以规范的这个PPT的这个模板尤其是07版开始，规范的这个模板，它都有这个标题篇，标准的内容篇，节标题其它的一套标准的这个版式构成，OK我们把它关掉，改成之后OK这个结构就有了，当有了这个结构之后，那你看上去就清晰了很多，清晰了很多这是从形式上强化它的这个逻辑，强化它的逻辑。 当然在演讲的时候，也需要强化它，我们在实际工作中我们也有它的这个套路，叫导入法，我们会在第五讲，演讲的这个环节里来和大家去讲授，在这个例子里，我们来看一下还有一个点要对大家做一个提示，我们回到这儿来看，我们说PPT有个规范的这个流程，规范的这个流程，当我们把这个模板都做好之后进入到这样一个环节叫内容的设计和创意，为什么要做这件事情呢，我们通过一个演示和练习再来体会一下，并且我们要让大家体会这种浏览视图它的这个页面和界面的这个重要性，在这个浏览视图里边我们刚才问了，你能不能看到结构呢？现在可以看到了，因为我们在每一段前面加了标题页，节标题节标题。然后我再问第二个问题请问在整个这套PPT中间请问重点是哪一篇？重点是哪一篇？看不到了吧看不到了，为什么看不到呢？因为全都是条目要点点是word的这个提纲转过来的，其实我们有最快的方法帮大家解决这个问题，比方说这一页，这一页是我这个讲的重点，你想办法把它突出一下，你说这还有五分钟的时间了，这哪来得及啊，我们有办法，我们一起来看，点开它之后，找到这个你要去突出表达表现的这段文字，我们对它做一个简单的设计创意，而且这种设计和创意不需要你做任何额外的工作你只要点一个钮就可以完成了。这个钮在哪呢？在这儿在开始这个叫功能区，段落功能组，第二排最后一个按钮看到它有个提示叫转换为SmartArt图形，转换为一种叫图式表达的方式，点开它之后，你会看到有很多图式，这个时候你就可以将鼠标挪到上面，你就会发现后边这个字对应的就变了，换一个又在变，换也在变，这个时候你就我们叫形式和内容要一致，根据你的这个内容的特点，规律逻辑关系找到一个和它完全匹配的同步的这个图形，点击，OK完成这个转化，一键完成，当然变完之后你说这个颜色不喜欢，OK立刻可以去调，在这儿点击，找一个合适的颜色就可以了，并且也可以当然调大小调字号，全部都可以大小位置全都把它调合适就可以了，调完之后我们回到全屏浏览视图这个时候我问，在整个这个汇报里面，请问哪一张是重点，能看到吧就是这一页，因为它明显的与众不同，非常的这个显眼耳目一新就是这样的，所以SmartArt是一个很重要很重要的这个工具，很重要的工具，如果我们在浏览的这个视图里边能够看到重点，OK你放心，讲的时候也一定能看到，如果在这个状态，如果能看到这个逻辑结构，那你放心，讲的时候也一样能看到这个逻辑结构。 那这个逻辑结构还体现在什么地方呢？还体现在你的进程中要逐项显示，一定是讲到哪里、显示到哪里，不要一揽子把它们全都出来。比方说这个里边有一篇我们一起打开来看一下，在这儿如果我们让它进入到放映状态，放映状态，shift F5放映状态，这个时候你会发现这篇内容前部都显示出来了，不是逐项显示，但是我们想要的效果是什么呢？最好是讲一行出一行讲一行出一行随着自己的演讲进度，因为它有个时间线，时间线在要求它，所以我们这一篇最好是讲第一条图表的适用性就出它，讲第二条出第二条，这个怎么去设置呢？这个就要用到动画里的功能了，所以我们选中这个框，这个时候大家还是要记住，选框不选字，记住这个选择，把框选中为它添加动画，动画在这儿，OK那10版里边为它添加一个动画的效果，因为我们现在要的是进入的效果，所以到进入里边去找，最里的这个动画效果叫做进入里边的叫擦除，是这个动画效果最好或者是这个都一样点擦除，点完之后一定要立刻为它改一个方向，这个方向叫左侧，然后进入Shift F5这个状态我们一起来看，现在点下去，你看为什么要文字的这个逐项显示要用擦进入擦除自左侧，因为它的这种表现效果最符合我们人的视觉阅读的这个习惯。你看一行字从左出到右，就这样从左出到右最好，当然我如果再点一下，这个时候你发现又出问题了，一点它怎么这一段都出来了，不是一个一个去出的，怎么是一块儿出来的。当然，内容少的情况下可以这样，你说我确实要让它逐完全的逐项显示，这个时候怎么去改呢？有一个关键点要介绍给大家，而且你注意看是一，这个地方有提示，第一行一块儿出，这有好几个二，二二二二五下二，表示第二下一块儿出三四，我们现在要改的是把它改成一二三四五六七八，那这个怎么改呢？修改动画的一些设置，在10版里这个效果选项是非常重要的一个位置，但在这个里边，你顶多可以看到整批按段落上下左右，你说怎么能够改到完全的逐行呢？这个时候在效果选项的右下方还有一个钮叫显示其它效果选项，这是一个关键点，跟动画设置有关。 点开它之后你就会发现，弹出来效果选项的设置窗口，在这儿第三个标签叫做正文文本动画，在这儿你就会发现，这叫按一级段落点开它发现还有二级，什么叫按一级呢？原来所谓按一级你看这是圈，按这个圈就是一级，它是以圈这个地方为单位去出现的这叫一级，那我们把它改成按二级就可以了点确定好，这个时候再按Shift F5你看逐项显示图表的适用性。什么叫图表适用性一定要内容和形式要匹配，还有每一屏幕通常只有一张图表，而且这个图表一定要有一个结论，这个结论写在标题上，这都是PPT应用的规范了，通常这个图要猛攻反映出你要表达的这种趋势分布多少对比就可以了，数据未必要显示在上面，并且重复的信息把它删掉，图例尽可能的要直观易读，多余的背景边框要把它删掉，图表的动画强调要让它做到逐项显示等等等等。好这叫文本的逐项显示，那在实际工作中还有一类，这个SmartArt你也可以让他做到逐项显示，这个就更简单了，那怎么去做呢？选中这个SmartArt图，动画里边给它加一个效果。如果你，我们刚才说文字你用从自，从这个擦除自左侧，最符合视觉习惯，那这种图怎么去用呢？如果你有把握用一个和我们的这个视觉最适应最舒服的这个效果你去找，如果没有把握你去设这种，设置这种逐项显示动画的时候那你就选淡出就可以了，如果你没有把握就选淡出，既有变化又自然又不乱，淡出之后这个速度当然你可以调快一点。现在按Shift F5表示从当前页开始放映，讲图表的这个四目标准，点一下它一起出来了，你说不对我要让它一个一个去出，OK动画设置大部分要通过效果选项去完成，在这儿点开之后你就会发现有自己想要的答案，这个答案叫逐个OK就可以了，逐个那完成所以这个时候你再进入放映状态。四目标准第一个叫过目不忘，我们做的PPT为什么要用视觉化的方式去表达，因为它给观众的这个信息的刺激会更加的强烈，还有叫一目了然，尽可能让他一眼看上去就能够看得懂看得明白，还有叫赏心悦目，赏心悦目好看舒服这个自然得体，并且耳目一新，能够抓人眼球吸引到他们的这个关注，这PPT设计的四目标准。 好逐项显示，所以我们从逻辑性的角度讲，因为演讲演示它本身是按照线性的这个过程去走的，所以我们讲也一定要让自己的这个内容以及画面，随着这个时间线，一段一段的往下来，这个线性的要求在这个视觉的这个角度来讲我们说你要做到，这个提纲页、过渡页有这样的这个内容在里边，因为当你这样去做用这种视觉去体现它的时候，比方说我们再到这儿来看能够看到结构，能够看到要点，而且当你用视觉化去表达的时候，你的这个效果会大大的这个增强，我们来看一看视觉对我们这种演讲表达的意义。我们说在沟通的过程中，演讲演示也是一种沟通的这种活动，当然平时的沟通是一对一对吧，开个小会一个人对两个人，但是演讲演示它是一种相对来说正式的沟通，它是一对多，而且不光是自己，还有PPT还有幻灯片，在这个过程中我们说内容本身对于你的这种沟通效果的，这种作用只有7%，说通俗一点你让对方同意你，如果你去发一条短信，写个邮件给他看，他的同意的可能性只有7%，如果你打一个电话了，跟他通一通电话，这个时候有声音传过去，这个时候可能性提高38%，当你去跟他通话的时候，当然通话的时候这个与其语调强调情绪也很重要，你说我见个面吧，这个时候就多了视觉，视觉在沟通的这个过程中，它起到55%的这个作用，这是一个很经典的这个调查分布。当然视觉的东西包括哪些呢？你的这个穿着、表情、手势、站姿动作这都数据表情这个视觉范围内的，如果没有PPT就到此为止，但是如果你用了PPT，这个时候就不一样了，PPT它占的这个体量比例会更大，因为PPT是一个很大的画面在自己的身后，而且它有光打起来是亮的，它可以不停地去变化，只要一变化就会吸引关注，吸引关注他就要看，那就给他们看清楚