秋葵软件冰柜管理调研分析报告.doc

冰柜管理系统调研报告调 研 人： 审 核 人： 调研对象： 冰柜管理相关人员 调研时间： 本报告分两大部分：冰柜管理现状和冰柜管理需求 冰柜管理现状一、冰柜管理流程现状描述经过项目组三周的详细调研，并结合相关的文档资料，总结整理后得出我公司冰柜管理流程的现状，现描述如下：1. 冰柜入库当冰柜厂家到货时，库存管理员对照到货清单对冰柜验收，确保质量合格后填写入库单将冰柜入库。2. 投柜当终端客户有冰柜需求的时候，业务员按照冰柜投放评估表内容对其进行评估，当评估通过后，业务员凭借指定部门负责人签字的冰柜投放评估表提柜，业务员填写专柜档案并与客户签定冰柜租用合同，收集客户资料：身份证、户口本、营业执照或者担保人身份证复印件等。3. 冰淇淋销售根据配送站、经销商或业务员提交的终端专柜销售明细单据。记录销售明细数据。 对销售数据进行分析（按照地区、单柜、单品等）。4. 冰柜报损、维修当终端冰柜有故障时，由终端客户向单位销管部（或者直接向冰柜厂家售后部门，如果厂家没有妥善解决再向公司市场部联系）提出质量投诉。发生的维修费用依据相关责任制度来支付。5. 冰柜调整冰柜如果需要调动，业务代表必须根据冰柜的投放规定收集目标客户的详细资料，并把相应的变动信息通知资产管理员。6. 收柜当客户提出退柜申请或者由于其他原因需要退柜时，客户填写退柜申请表，经审批后，凭收柜通知书，提出该冰柜的档案（协议、专柜档案、押金收据、客户资料），安排车辆收柜。凭有仓管员签收的收柜通知书注销旧档案。如果代垫付客户押金的，凭押金单（客户联和销售代表自存联）及仓管员签收单向公司报销。7. 押金管理在冰柜发放到客户或者经销商的时候，销售代表收取押金。并要求客户在收据上签字。销售代表把押金交给财务人员。押金收据有多联，销售代表、财务、出纳和客户都有存根。退冰柜押金时要依据押金收据信息，由财务协同业务代表根据相关凭证退还押金，并办理相应的手续。二、 冰柜管理流程示意图1采购、维修流程示意图淇乐多销售部淇乐多市场部冰箱厂淇乐多销管部客户1提出需求销管部备案自备案登记入库结帐汇总/订单传真发货单冰箱厂售后服务维修记录确认发货备案接受投诉客户投诉234567891011121314152投放、回收示意图客户淇乐多销售部淇乐多仓库淇乐多销管部1退柜申请表客户提出需求备案备案取回冰柜主管确认签字业务代表确认主管签字确认业务代表评估库管确认入库库管备案库管备案库管确认出库备案23456789101112131415 冰柜管理需求为了全面了解冰柜管理的实际需求，项目组采取调查问卷和部门访谈的形式，进行深入调研，结果如下 一、需求调查表反馈内容：反馈人所在部门反馈情况销售中心1 郑州市内及市外冰柜管理方式的不同性。（终端数据的收集），冰柜状态要及时更新。2 单市、单柜、单品的数据统计及分析3 各柜不同类性（免押金的、不同押金标准的）。4 冰柜在终端的状态以及变更状况（一点一号）。5 各柜的投放、回收以及再投放的流程设计及管理。6 为从长远角度考虑，应注意系统的易于扩展性。结算部1 销售、赠品以及返利等数据要能多条件查询，如：按单品、日期、大类等。2 表单具体格式可以不拘一格，但各项数据基本都要提供。 销售部提供各系统模块基本信息要素如下：1 冰柜资产管理中，要含以下要素：冰柜资产号、终端客户编号、冰柜类型、冰柜押金状况、冰柜目前状况、冰柜调整详细记录、冰柜管理员姓名及编号以及送货司机姓名及编号等。2 客户档案管理包括：客户姓名、身份证号、详细地址、家庭住址、客户类型、联系方式以及联系人等。3 销售管理中信息要素包括：产品编号、产品名称、产品单价、销售数量等。4 系统可以实现：每笔销售明细、任意时间段销售额、任意时间段某台冰柜或某组冰柜销售额、任意时间段某个客户或某组客户销售额、任意时间段某个客户或一组客户促销费用统计。销售部1 投放与再次投放的管理以及冰柜的押金问题。2 帐务要求。所有冰柜的总帐、各市场的总帐、各区域的冰柜帐目情况、某区域内某个冰柜的押金以及销售情况。3 某区域冰柜对于某种商品的销售情况分析。销售部1 冰柜入库：冰柜入库分郑州本部及其他（省内、省外），要求冰柜入库时除注明冰柜型号、入库日期、数量等信息外必须注明每台冰柜对应的资产号，冰柜编号及冰柜状况。2 冰柜出库：当业务员提出要柜申请时，在销售部相关领导同意情况下，销售内勤开提柜单，业务员到仓库领取冰柜时，要求仓库必须注明实际装柜数量及相应资产号。之后，业务员到销售内勤办理正规出库手续或由仓库办理正规出库手续，但必须告知销售内勤实际出库信息。3 冰柜变更：必须注明此变更冰柜的现状，由业务员填写相关的冰柜变更资料，在领导同意的情况下，交由销售内勤做相应资料变更。要求保留此冰柜的历史资料。4 冰柜退还：业务人员在提出退柜要求时，填写退柜审批，在冰柜拉回公司后，由仓库出具此冰柜状态，填写验收收据，在此冰柜二次投放时，要求保留此冰柜的历史资料。5 冰柜报废：某冰柜在业务人员提出报废申请时，必须经由公司相关部门验收，确认此冰柜状态，在冰柜报废时，要求保留其历史资料。6 冰柜贴：详细登录某配送部或经销商名下的所有冰柜资料，包括客户名称、详细地址、联系电话等。7 报表：以冰柜资产号为关键字段，详细登录此冰柜的销售信息，能产生各种产品信息的汇总报表。市场部需求同销售部二、部门访谈总结1销售部投柜：销售代表从通过投放冰柜评估表对终端客户进行投放资格评估，合格后将投放冰柜评估表交由部门主管签字，销售代表凭有主管签字的评估表到销售部领取出库单，此出库单经由部门主管签字后，销售代表便可凭此单到仓管部领取冰柜，然后在此单上加填冰柜资产号信息等，同时递交终端客户档案以及冰柜投放协议书等资料备案。产品销售：配送站或经销商提交淇乐多冰淇淋配送单到公司销售部，销售部手工记录产品销售数量及金额到对应终端客户上（目前一般配送站都没有填写终端冰柜资产号，只是填写了客户姓名，所以还得去查看该客户备案资料，以获取对应冰柜资产号）。冰柜退柜和回收：如果终端客户由于某些原因需要退柜，销售代表（有可能是配送站或其他经销商）填写冰柜退柜申请表，提交公司销售部，销售部审核通过后，检查冰柜状况，并从历史档案中提出该客户资料档案，同时开具冰柜已回收收据，配送站凭此收据到财务领取返还押金。2 结算部在管理流程的规范化上，一定要加强终端客户（或者是经销商或配送站）的数据录入责任管理，否则无法正常实现对冰柜销售数据的统计分析。同时，对于押金问题，有时侯押金是从经销商手中收取，有时候是总终端客户手里直接收取。但对于管理系统来说，是一样的。3 仓储部在销售代表从销售部领取提柜单后并经由其部门主管签字后，即可到仓管部领柜，并记录冰柜资产号、数量。收取两联提柜单，一联交财务，一联仓