《安排高效时间》PPT课件.ppt

管理人员素质提升训练,高效时间管理,课程内容,课程要点：,v 时间管理的概念,v 时间管理的原则,v 时间管理的方法和技巧,v 时间管理的误区,课程内容,第一章、时间管理的概念,题外话： 十年,十年前我们是父母的孩子，十年后我们是孩子的父母； 十年前我渴望离家去远方 十年后我渴望从远方回家； 十年前我们面对的唯一问题是考试，十年后我们除了考试所有的问题都要面对； 十年前我渴望马上结婚 ，十年后我渴望再谈一次恋爱； 十年前我以为自己是一棵大树，十年后我才明白自己只不过是一棵小草； 十年前我们可以游戏人生， 十年后我们却处在人生的游戏中； 十年前我唯一可以浪费的就是时间， 十年后我除了时间什么我都可以浪费；,What time is it? ,什么是时间,时间是物质运动的顺序性和持续性,时间是一种特殊的资源,时间的特点是：一维性,第一章、时间管理的概念,人生中独特且必要的资源。 供给毫无弹性。 无法失而复得，过了就不能重来。 无法租、买、借，无替代品。 无法储蓄累积。 时间本身是无法管理的。,时间的特性,第一章、时间管理的概念,讨论：,每天给你86400元，你怎么用？,条件： 1、不能储存 2、节余作废 3、第二天还有86400元,个别发言：5分钟 讨论：5分钟,第一章、时间管理的概念,时间管理,时间管理是“管理时间”吗？,时间管理是管理“用时间的人”,我们的任务： 探索如何减少时间浪费，以便更有效 地完成目标！,第一章、时间管理的概念,第一章、时间管理的概念,做练习,你最后悔的是什么？ 比利时一家杂志，曾对全国60岁以上的老人搞了一次问卷调查， 调查的题目是：“你最后悔的是什么?” 并列出了十几项生活中容易后悔的事情，供被调查者选择。 于是，就出现了这样一个结果：,有72%的人后悔年轻时努力不够，以至事业无成 。,第一章、时间管理的概念,你打算如何去度过？ 由此我想起一个故事，说有一个40岁的人被医师告知患了绝症，最多再活 三年时间。 因此他为了使自己最后的生命更有意义，拟出一个三年要做十件事的 工作计划。其中包括写一本书、学一门外语、搞一项发明、办一个工厂、游30 座名山、看50个城市等等，而且计划出后便立即付诸行动。 在过了二年零八个月的时候，10项目标全都完成。 可当他再到医院复诊时，却发现是医师当时拿错了病历，自己根本没有患病。 这也是一个经验，如果别人工作你也工作，别人休息你也休息，别人娱乐你 也娱乐，那么别人得到什么，你也只能得到什么，要想得到别人得不到的东西， 就得付出别人不愿付出的东西。尤其是在你还年轻的时候，还有机会竞争的时候。,第一章、时间管理的概念,课程内容,第二章、时间管理的误区,做练习： 你对时间的掌控,方 法： 回答： 是 或 否,第二章、时间管理的误区,总结你对时间的掌控,第二章、时间管理的误区,奖励你的礼物：,时间管理不是什么?,时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多； 所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。,第二章、时间管理的误区,时间管理是什么?,时间管理就是自我管理； 自我管理即是改变习惯, 以使自己更富绩效, 更富效能； 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划。,第二章、时间管理的误区,一、工作缺乏计划,1、没有必要在行动前多思考 2、不做计划也能获得实效 3、不了解计划的好处 4、计划与事实不一致，对计划丧失信心 5、不知道如何做计划,第二章、时间管理的误区,样式1：12月总经理日程.xls,样式2：3-2干部例会资料行政.ppt,二、组织工作不当,1、职责权限不清，工作内容重复 2、事必躬亲，亲力而为 3、沟通不良 4、工作时断时续,第二章、时间管理的误区,三、时间控制不够,1、习惯拖延时间 2、不擅处理不速之客的打扰 3、不擅处理无端电话的打扰 4、泛滥的“会议病”困扰,第二章、时间管理的误区,三、时间控制不够,做练习： 拖延商数测验,方 法： 选择 A， B， C， D,第二章、时间管理的误区,三、时间控制不够,结 论： 1）小于20分，表示你不是拖延者，也许偶尔有； 2）在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重； 3）总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,标 准： A=4 ， B=3 ， C=2 ， D=1,第二章、时间管理的误区,四、整理整顿不足,4、什么叫“傻瓜系统？”,第二章、时间管理的误区,2、你的文件处理系统完善吗？,3、什么叫“整理整顿？”,1、帕金森定律“工作将被扩展，以 便填满可供完成的时间”,五、进取意思不强,1、个人的消极态度 2、做事拖拉，找借口不干工作 3、做白日梦 4、工作中闲聊（QQ，MSN，局域网）,第二章、时间管理的误区,课程内容,第三章、时间管理的原则,第三章、时间管理的原则,一、明确目标（SMART）,1、具体的（specific） 2、可衡量的（measurable） 3、可达到的（attainable） 4、相关的（relevant） 5、基于时间的（time-based）,二、有计划、有组织地进行工作,1、将有联系的工作进行分类整理。 2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 3、按排列顺序进行处理。 4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。 5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些 工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的 工作。,第三章、时间管理的原则,三、分清工作的轻重缓急,做练习： 分清工作的轻重缓急,方 法： 同意该观点的，打勾,第三章、时间管理的原则,Simpatico vero?,三、分清工作的轻重缓急,结 论： 1）4，表示你基本头脑清醒； 2）58，表示你有经常犯晕； 3）9，表示你几乎迷失方向。,第三章、时间管理的原则,三、分清工作的轻重缓急,第三章、时间管理的原则,三、分清工作的轻重缓急,紧 急 不 紧 急,重 要 不 重 要,I,I,I,I,I,I,I,V,* 危机 * 急迫的问题 * 有期限压力的计划,* 防患未然 * 改进产能 * 建立人际关系 * 发掘新机会/充电 * 规划、目标管理,* 不速之客 * 某些电话 * 某些信件与报告 * 某些会议 * 必要而不重要的问题 * 凑热闹,* 繁琐的工作 * 某些信件 * 某些电话 * 浪费时间之事 * 有趣的活动/看电视,第三章、时间管理的原则,三、分清工作的轻重缓急,第三章、时间管理的原则,讨论： 哪一方面如果持续有优异的表现， 对个人生活或工作会有积极的意义？,三、分清工作的轻重缓急,做练习： 急迫性指数测验,方 法： 选择“A、B、C” ，打分,第三章、时间管理的原则,Simpatico vero?,三、分清工作的轻重缓急,结 论： 1） 025分，属于低度急迫性心态 ； 2）2645分，属于强烈急迫性心态 ； 3） 46分，已经到了严重急迫性的程度 。,第三章、时间管理的原则,四、合理地安排时间,1、80/20 原则 2、关键指标 3、帕累托图,第三章、时间管理的原则,五、与别人的时间取得协作,1、尊重对方，掌握规律、节奏 2、信息分享，获得组织支持； 3、预约：时间、地点、人物,第三章、时间管理的原则,六、制定规则、遵守纪律,1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个 工作应于何时截止。 2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要 树立一个何时完成的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定 要提前和相关部门取得联系，将影响缩小 在最小范围内。,第三章、时间管理的原则,课程内容,第四章、时间管理的技巧,第四章、时间管理的技巧,如何对付不速之客以避免时间之浪费？,不要采用无条件的“门户开放政策”,在办公室外接见外界不速之客,站立会客,利用隐蔽的办公室,定期和部属或同一阶层的同事见面,时 间,第四章、时间管理的技巧,如何对付电话之干扰以避免时间之浪费？,外来电话应先由秘书接听,事后回复电话的办法比较值得采纳,尽量将须打出去的电话集中在一起,时 间,“你好，我是XXX，我给你打电话是因为” “你好，我是XXX，有这样一件事需要” “接到你的电话真高兴，有什么事需要帮忙吗？” “好久没有收到你的消息了，请问有什么事需要帮忙吗？” “你现在需要我们解决的问题是什么呢？” “你的重点是什么？” “你看我们今天的沟通/讨论是不是这到这里呢？”,注意做好适当的记录 控制好打电话的时间并保持通话的主题,第四章、时间管理的技巧,如何治疗会议病以避免时间之浪费？,A. 思考是否有必要以会议的形式进行商讨？ B. 尽量减少与会人员。 C. 当关键性人物无法与会时，原则上不应开会。 D. 为避免会议过长，可将会议安排在午餐前、下班前或另一个活动之前。 E. 计算会议成本： 例：(1) 与会者有10位； (2) 每位月薪4,000元, 享有的福利计有1,000元 (薪金的25%)； (3) 每位每月工作时间为10,000分钟，一个会议长达一小时，则耗资300元 A. 会议中如等候迟到者，则等于惩罚准时者。 B. 不要令与会者太过舒服。（站立报告） C. 避免受电话或访客之干扰。 D. 根据实际需要，可让部分与会者只参加会议的一部分。 E. 会议结束时，总结达成的结论及定下工作的时限。 A. 会议记录应尽快作成。 B. 迅速解决会议中的决议及待办事项。 C. 为杜绝与会者的无故缺席/迟到或早退，可考虑在会议记录上注明。,会议前,会议中,会议后,时 间,第四章、时间管理的技巧,如何治疗“文件满桌病”以避免时间之浪费？,培养“只处理来往文件一次”的习惯,阅读后立即在文件上注明要采取之行动,避免把文件列入“General”或 “Miscellaneous”档案内,时 间,第四章、时间管理的技巧,如何减少上下班交通所引起的时间浪费？,避免交通拥挤的高峰时间上下班,选择班次稳定的交通工具,利用上班的时间构思当天的工作细节,利用下班的时间检讨当天的工作得失,时 间,第四章、时间管理的技巧,如何减少“事必躬亲”所引起的时间浪费？,适当地分权授责（Delegation）,采取Management by exception 的管理方法 （特例管理）,时 间,第四章、时间管理的技巧,如何清除上司所引起的时间浪费？,A. 应开门见山、单刀直入。 B. 技巧地指明你与他谈论的事端对他可能产 生的利害关系。 A. 当他指派工作给你时，多作询问。 B. 如你的工作繁多，请他为你决定完成工作 的优先次序。 C. 询问他完成工作的时限。 A. 若你能一边听他说话一边继续工作，则采 取这种听话方式。 B. 尽量避免发问或对他的话语作出评论。,应付“听而不闻”的上司,对付见异思迁的上司,对付以你为听众的上司,时 间,第四章、时间管理的技巧,授权（5W2H）,Who? 计划人物 What? 具体 数字化 Why? 重要性 When