销售与应收账款系统.ppt

第 八 章 销售与应收账款系统,1,学习要点,通过本章的学习 了解销售管理与应收账款子系统的主要功能和特点 掌握销售管理与应收账款子系统的业务和数据处理流程 熟悉和掌握销售管理与应收账款子系统的初始设置和日常业务处理,主要内容,第一节 销售与应收账款子系统概述 第二节 销售与应收账款子系统的内部结 构分析 第三节 销售与应收账款子系统初始设置 第四节 销售与应收账款子系统日常处理 第五节 账表输出,第一节 销售与应收账款子系统概述,销售是企业生产经营成果的实现过程，是物料在企业内流动的终点，也是企业经营活动的中心。当企业的销售活动与货款的取得在时间上不一致，即销售产品、提供劳务等而未取得销售款项时，就形成了应收帐款。 销售与收款活动构成企业的基本业务循环。销售与收款处理流程是企业最为重要的业务流程。,销售管理子系统属于供销链的一部分，应收帐款子系统属于财务系统的一个子系统，二者可以各自独立执行，完成各自功能。由于两者有着紧密的联系，作为一个整体结合运用可以提供更完整、全面的企业物流业务管理和财务管理信息，实现对企业销售活动的物流和资金流的全面管理和核算。 本章基于信息化后业务财务一体化模式来讨论该流程中关键业务环节的管理与控制问题。,本节内容,销售与应收账款子系统的目标 与其他业务子系统之间的关系 销售的业务流程,一、销售与应收账款子系统的目标,进行市场预测，及时、准确地编制销售计划，反映和监督销售合同的执行情况。 完成销售的日常业务处理。包括销售报价和订货、销售出库、销售发货、销售退货、发票处理、结算等日常处理工作。 完成应收账款的核算和管理。 包括完成应收账款业务的日常核算，全面反映企业各项债权的时点状况，便于及时催款； 及时反映和监督各项赊销业务的货款收回情况，以尽量减少坏账损失，并对可能的坏账数额进行估计； 按照企业既定的计提方法计提坏账处理，及时处理确实无法收回的款项以及已确认并已转销为坏账损失后又收回的款项； 及时记录客户资料，对客户的欠款情况、资信程度等进行动态跟踪管理，及时评价各客户的偿债能力和信用，确定信用政策，准确完成账龄分析。,实现其他有关业务的管理。包括客户管理、价格管理、订单管理、信用管理、折扣管理和物料对应管理 。 能够完成有关销售分析、统计工作，打印输出各种需要的台帐、报表，通过网络等将各种信息按照需求传递到其他子系统。 建立数据传输通道，实现销售管理子系统与应收帐款子系统之间，以及其与库存子系统、总账子系统、应付账款子系统、存货核算子系统等的数据共享。,二、与其他子系统之间的关系,销售管理与应收账款子系统是企业生产经营过程的重要组成部分 与客户或购货机构签订销售订单，确认产品需求信息。 销售系统的发货单、销售发票或委托代销发货单新增后传递给库存管理子系统，并由库存管理子系统据此填制销售出库单，冲减库存系统的货物现存量；同时，从库存管理子系统获得最新的可供销售的存货现存量。 向存货核算子系统传递销售出库单、销售结算单凭证，销售结算成本自动记录到存货的成本账中；同时，从存货核算子系统获得存货的销售成本。,销售系统录入的发票传入应收账款子系统进行应收账款的核算。 采购管理子系统录入的采购发票与应收账款子系统进行应付冲应收的核算。 应付账款子系统录入的采购发票、其他应付单与应收账款子系统进行转账处理，完成应收冲应付的核算。 应收账款子系统按销售发票生成往来款凭证，对发票进行收款结算处理，并把凭证数据传递总账子系统。 向财务分析子系统提供各种分析数据。,客户及购货机构,销售管理子系统,库存管理子系统,应收帐款子系统,采购管理子系统,应付账款子系统,总账子系统,财务分析子系统,存货子系统,1 与客户或购货机构签订销售订单，确认产品需求信息,2 销售系统的发货单、销售发票或委托代销发货单新增后传递给库存管理子系统，并由库存管理子系统据此填制销售出库单，冲减库存系统的货物现存量；同时，它从库存管理子系统获得最新的可供销售的存货现存量。,1,2,3,4,5,6,7,8,3 向存货核算子系统传递销售出库单、销售结算单凭证，销售结算成本自动记录到存货的成本账中；同时，从存货核算子系统获得存货的销售成本,4 销售系统录入的发票传入应收账款子系统进行应收帐款的核算,5 采购管理子系统录入的采购发票与应收帐款子系统进行应付冲应收的核算,6 应付账款子系统录入的采购发票、其他应付单与应收帐款子系统进行转账处理，完成应收冲应付的核算,7 应收帐款子系统按销售发票生成往来款凭证，对发票进行收款结算处理，并把凭证数据传递到总账子系统,8 向财务分析子系统提供各种分析数据,三、销售的几个业务流程,普通销售业务流程,销售与收款涉及的部门,客户 销售部门 仓储部门 财务部门,客户,销售部门,仓储部门,财务部门,销售报价单,销售订单,销售发票,收到货物,发出货物,销售出库单,确认销售 成本,确认收入 与应收,收到货款,支付货款,协商价格,签署订单,先开票后发货的销售业务流程,发货通知单,收款单,客户,销售部门,仓储部门,财务部门,销售报价单,销售订单,销售发票,收到货物,发出货物,销售出库单,确认销售 成本,确认收入 与应收,收到货款,支付货款,协商价格,签署订单,开票发货同时进行的销售业务流程,发货通知单,收款单,退货流程,客户,销售部门,仓储部门,财务部门,退货申请单,审核,销售发票 （红字）,货物退回 仓库,销售退货单,退货 成本核算,冲销收入,收到货款,退货协商,退货业务基本流程,审核,销售出库单 （红字）,退款单,第二节 销售管理与应收账款子系统内部结构分析,销售管理与应收账款子系统内部流程 销售管理与应收账款子系统功能模块,一、销售管理与应收账款子 系统日常业务处理流程,根据货物发出、发票开具的时间和处理先后顺序的不同，可以将销售业务归纳为几种情况： 开票发货同时进行的业务 先开票后发货销售业务 先发货后开票销售业务 退货业务,1、开票发货同时进行的业务,2、先开票后发货销售业务,3、先发货后开票销售业务,4、退货业务,发生销售退货时，销售人员填制退货通知单，输入红字专用发票，并对该退货单审核后据此输入红字出库单，财务部门进行退货核算。,业务处理,客户,销售人员,仓管人员,会计,咨询产品、价格,销售处理,发出商品,财务处理,业务流程,收款,出纳,系统实现流程,订购,签定合同 （销售订单)）,开票 （销售发票）,发货 （销售出库单）,钩稽 （发票、出库单核对）,凭证制作,收款 （收款单）,报价 （报价单）,出库核算,通知仓库发货 （发货通知单）,销售业务与系统的对应图,二、主要功能模块,1销售管理子系统的功能模块,2应收款管理子系统的功能模块,三、K3中的应用流程,第三节 销售与应收账款子系统初始设置,销售管理系统初始化 应收账款管理系统初始化,一、销售管理子系统初始化,参数设置 录入基础资料 输入期初数据 其他初始设置 启用业务系统,（一）参数设置,1.需要设置的参数一般可以分成核算参数和 系统参数两大类。 （1）核算参数设置 系统需要设置的核算参数包括以下内容： 启用年度和启用期间 核算方式 库存更新控制 【系统设置】-【初始化】-【销售管理】-【系统参数设置】,（2）系统参数设置 系统参数是定义业务操作的基本信息、操作原则和方法。 【系统设置】-【系统设置】-【销售管理】-【系统参数】,（二）录入基础资料,销售管理与应收账款核算涉及到的基础信息主要包括客户、部门、职员、物料、价格资料、折扣资料、信用管理以及应收业务涉及的会计科目、币别、凭证字、计量单位、结算方式、核算项目等。 其中会计科目、核算项目、凭证字、币别、部门、职员、结算方式等资料的录入参见总账子系统。,1、价格资料设置,建立价格资料就是利用增加、修改、删除、查询等功能建立起销售价格的详细信息，如客户的需求信息、产品的销路信息、销货量、报价等 价格资料的内容。新增一种产品价格信息时需要录入的内容包括：购买该产品客户的代码和名称、当前产品的代码、当前产品名称、规格型号、计量单位、针对该产品向客户提出报价的订货量范围、报价、提前购货期等。 企业往往要根据不同的订货量确定不同的价格标准，因此需要输入订货量范围。,在【系统设置】-【基础资料】-【销售管理】-【价格资料维护】中设置,2、折扣资料设置,折扣资料是针对不同客户、不同产品、不同销售数量范围、不同折扣类型建立起的企业折扣信息 建立折扣信息时需要输入的信息主要有：进行折扣的产品代码和名称、当前产品确定折扣所在的数量范围、折扣类型（即折扣计算的方式，折扣率or单位折扣额）、折扣数值等。 折扣数值即针对当前产品、当前数量段、当前折扣类型，可以提供给客户的折扣，如果折扣类型是“折扣率”，则折扣数值按百分比表示；如果折扣类型是“单位折扣额”，则折扣数值按数值方式表示,在【系统设置】-【基础资料】-【销售管理】-【折扣方案维护】中设置,3、信用管理,启用信用管理之前要结束应收帐款系统的初始化，因为信用管理中须有客户期初应收帐款数据。 要进行应收帐款管理，首先就要制定合理的信用政策。 信用管理的设置内容包括 信用额度 信用数量 信用期限 现金折扣,信用额度：是以当前币别确定的能够允许当前客户的最大欠款金额。 信用数量：是指客户购买每个产品所能赊购的最大数量 信用期限：是指企业允许客户从购货到付款之间的时间间隔 现金折扣：是企业对客户货物价格上所做的扣减，吸引客户提前付款，缩短平均收款期。 折扣条件通常可表示为“5/10,2/20,n/30”,选择基础资料公共资料客户，对要采用信用管理的客户，选择属性，然后该客户才能在信用管理维护界面中显示、并可设置信用信息。,在【系统设置】-【基础资料】-【销售管理】-【信用管理维护】中设置 注意：信用管理主要的对象包括客户（客户类别）、职员（职员类别）和部门，要对这些对象进行信用管理，首先要对这些对象先【启用】再单击【管理】以启用信用管理。,在【工具】-【选项】设置信用参数 在【工具】-【公式】设置信用计算公式,（三）输入期初数据,为了保证经营运作的连贯性和启用期前、后业务处理的平滑连接，实现初始设置与正常业务的融合，需要将启用期前未完成的销售管理全流程的业务单据或存在的结余逐笔反映到信息系统中。 在系统设置初始化销售管理初始数据录入功能中，录入启用期前库存物料结余数量和成本。 在系统设置初始化销售管理录入启用期前的未核销销售出库单功能中，录入分期收款或先发货后开票销售模式下已发货尚未开具发票的出库单。,（四）其他初始设置 通常包括用户权限设置、业务流程设计、多级审核定义等内容。 （五）启用业务系统 启用业务系统就是将初始化工作中所输入的业务和管理信息进行处理和转化，将其转变为业务日常处理所需的格式，为日常处理提供基础信息、初始数据及管理信息来源。,二、应收账款子系统初始化,参数设置 录入基础资料 输入期初数据 启用业务系统,应收账款管理系统初始化,1参数设置 这部分内容主要在系统设置应收款管理系统参数中设置。包括公司基本信息、坏账计提方法、科目设置、单据控制、合同控制、核销控制等方面的内容。,直接转销法是指在实际发生坏账时，将坏账损失直接计入期间费用，同时冲销应收账款。在直接转销法下，企业不需设置“坏账准备”科目 备抵法是指在坏账损失实际发生前，就依据权责发生制原则估计损失，并同时形成坏账准备，待坏账损失实际发生时再冲减坏账准备。 提取坏账准备：借：资产减值损失 核销坏账损失： 借：坏账准备 贷：坏账准备 贷：应收账款,基本资料,类别维护,期初数据,应收帐款余额、未核销金额、坏账数据,第四节 销售与应收账款子系统日常处理,业务处理,客户,销售人员,仓管人员,会计,咨询产品、价格,销售处理,发出商品,财务处理,业务流程,收款,出纳,系统实现流程,订购,开票 （销售发票）,发货 （销售出库单）,钩稽 （发票、出库单核对）,凭证制作,收款 （收款单）,报价 （报价单）,出库核算,通知仓库发货 （发货通知单）,签定合同 （销售订单）,业务处理,销售业务案例介绍-信用管理,案例： 华北电子公司的信用等级是A级，信用额度是人民币100 000元；同时也进行信用数量、信用期限的管理。,业务处理,销售业务案例介绍-普通销售业务,案例：,销售部万明 1、成都电器有限公司于2006-7-8向销售部销售人员万明订购绿色牌中端电脑10台，销售价6000元（不含税）；2006-7-10日销售部通知仓库发货，同日仓库发货， 仓库管理员何佳 2006-7-10日根据销售部通知，仓库发货。 会计满军 2006-7-10日开出增值税发票。 主管人员 各业务主管人员负责审核所负责业务的所有单据。,业务处理,客户,销售人员,仓管人员,会计,咨询产品、价格,销售处理,发出商品,财务处理,业务流程,收款,出纳,系统实现流程,订购,签定合同 （销售订单）,开票 （销售发票）,发货 （销售出库单）,钩稽 （发票、出库单核对）,凭证制作,收款 （收款单）,报价 （报价单）,出库核算,通知仓库发货 （发货通知单）,业务处理,销售报价单 销售报价单是销售部门根据企业销售政策、价格资料等，向客户提出的产品标准价格，销售报价单是与客户签定销售合同的基准。,报价单可以手工录入，也可以从价格资料查询录入。 单据中的单价指当前产品向当前客户的不含税报价。 销售报价单通过下推式可以关联生成销售订单。,注意要点：,业务处理,客户,销售人员,仓管人员,会计,咨询产品、价格,销售处理,发出商品,财务处理,业务流程,收款,出纳,系统实现流程,订购,签定合同 （销售订单）,开票 （销售发票）,发货 （销售出库单）,钩稽 （发票、出库单核对）,凭证制作,收款 （收款单）,报价 （报价单）,出库核算,通知仓库发货 （发货通知单）,业务处理,销售订单 销售订单是客户资料根据销售报价单制定并提交给销售部门的订货单。,销售订单是客户根据销售报价单制定并提交给销售部门的订货单据 销售订单可以通过手工录入、合同确认、销售报价单关联、购货分支机构的采购订单或内部订单转换（集团分销业务）等多途径生成。 订单中的交货日期是客户要求的到货日期。系统会自动根据交货日期-运输提前期计算出商品的发货日期（即建议交货日期） 系统还提供销售订单缺货预警功能。首先在系统设置系统设置销售管理系统设置销售系统选项中设置“启用缺货预警”选项和“缺货预警参数设置”选项，则系统在销售订单保存时会比较可供出库数量（即销售可用量）和当前订单数量以判断是否缺货、并提供预警功能,注意要点：,业务处理,客户,销售人员,仓管人员,会计,咨询产品、价格,销售处理,发出商品,财务处理,业务流程,收款,出纳,系统实现流程,订购,签定合同 （销售订单）,开票 （销售发票）,发货 （销售出库单）,钩稽 （发票、出库单核对）,凭证制作,收款 （收款单）,报价 （报价单）,出库核算,通知仓库发货 （发货通知单）,业务处理,发货通知单,发货通知单是销售部门在确定销售订货成立、向仓库部门发出的发货通知，从而方便物料的跟踪与查询 发货通知单是销售订单的重要执行单据，其不仅要处理与销售订单直接关联的执行情况，还要处理销售出库单与销售订单间接关联的执行情况，起到承上启下的业务管理作用 发货通知单可以通过手工录入、订单确认和销售发票关联等多途径生成。,注意要点：,业务处理,客户,销售人员,仓管人员,会计,咨询产品、价格,销售处理,发出商品,财务处理,业务流程,收款,出纳,系统实现流程,订购,签定合同 （销售订单）,开票 （销售发票）,发货 （销售出库单）,钩稽 （发票、出库单核对）,凭证制作,收款 （收款单）,报价 （报价单）,出库核算,通知仓库发货 （发货通知单）,业务处理,销售出库单 销售出库单，又称发货库单，是确认产品出库的书面证明，是处理包括日常销售、委托代销、分期收款等各种形式的销售出库业务的单据。,销售出库单，又称发货库单，是确认产品出库的书面证明，是处理包括日常销售、委托代销、分期收款等各种形式的销售出库业务的单据 销售出库单可以根据销售订单或发货通知单关联生成 表体中的单价指的是产品的销售成本，而不是销售价。系统自动计算存货的出库成本，因此用户不需录入销售出库单中的单价和金额 审核后的销售出库单可以在存货核算系统中进行出库核算，确认销售成本 如果是销售退货，则在销售出库单单据中选择红字,注意要点：,业务处理,客户,销售人员,仓管人员,会计,咨询产品、价格,销售处理,发出商品,财务处理,业务流程,收款,出纳,系统实现流程,订购,签定合同 （销售订单）,开票 （销售发票）,发货 （销售出库单）,钩稽 （发票、出库单核对）,凭证制作,收款 （收款单）,报价 （报价单）,出库核算,通知仓库发货 （发货通知单）,业务处理,销售发票 发票是企业出货时开给客户的出货证明，上面记载货物名称、单价、数量、总价、税额等资料。,销售发票是企业销售产品时开具的发票，是财务上非常重要的一种原始单据，销售发票是供需链的重要信息中心之一，是联系财务、业务系统的重要桥梁 专用发票是指增值税专用发票，专用发票上记载所收取的销项税额抵扣采购增值税专用发票上记载的购入货物已支付的税额，普通发票是指除了专用发票之外的发票或其它收购价凭证 多张出库单可汇总开票，一张出库单也可拆单生成多张发票 如果是销售退货，则在销售发票单据中选择红字 销售发票可以根据销售订单或销售出库单关联生成 折扣信息及价格资料也能在销售订单里自动带出 传递到应收款子系统中的发票，不能在应收款系统中生成凭证，只能在存货核算系统中做 销售发票审核实际上是销售发票和销售出库单的核对,注意要点：,业务处理,客户,销售人员,仓管人员,会计,咨询产品、价格,销售处理,发出商品,财务处理,业务流程,收款,出纳,系统实现流程,订购,签定合同 （销售订单）,开票 （销售发票）,发货 （销售出库单）,钩稽 （发票、出库单核对）,凭证制作,收款 （收款单）,报价 （报价单）,出库核算,通知仓库发货 （发货通知单）,业务处理,钩稽 在企业的销售业务开展过程中，并不是一张发票严格地对应一张出库单，经常可能是一笔销售业务，由于货源紧张，企业分多次出库，而汇总开出一张销售发票；或者是由于老客户要求分期付款的要求，仓库一次出库，而财务人员分次开出销售发票。 为了正确核算出每一次销售的毛利，需要将每次的销售发票和销售出库单进行钩对。钩稽即是将出库单与销售发票的数量进行核对，主要作用是进行收入和成本的匹配确认，据以进行销售利润分析。,销售发票可以进行钩稽的条件有：1、当期或以前期间的销售发票；2、发票必须为已业务审核、未完全钩稽的发票；3、钩稽人必须具有销售发票的钩稽权限。 一张销售发票可以与多张销售出库单钩稽，多张发票也可以与一张销售出库单钩稽，同样，多张销售发票可以与多张销售出库单钩稽。 两者钩稽的判断条件包括：1、客户必须一致；2、销售方式的判断：分期收款销售、委托代销、受托代销、零售的发票必须和相同销售方式的出库单钩稽，现销和赊销两种方式之间可以混合钩稽。3、单据状态必须是已审核且未完全钩稽（即钩稽状态是未钩稽或者是部分钩稽）；4、两者单据日期必须为以前期间或当期；5、两者的物料、辅助属性以及钩稽数量必须一致。,注意要点：,回顾:普通销售业务流程图,销售报价单,销售订单,发货通知单,销售出库单,销售发票,收款单,其中，蓝色单据在销售系统处理，也是最基本的业务流程。销售报价单、发货通知单可以根据企业需要选择是否使用。 该流程体现的实际业务是：先发货后开发票，最后收款。一般适用于有长期业务关系的赊销客户的销售，通常由销售部门先通知仓库发货，然后再由财务部门开具销售发票。,业务处理,销售业务案例介绍-先开票后发货,案例： 重庆家电有限公司于2006-7-5向销售部销售人员路元订购绿叶电脑10台