部分++数据表格处理的基本操作.ppt

第四部分 数据表格处理的基本操作,一、基础知识 二、基本操作 三、基本编辑 四、工作表的格式化 五、图表处理 六、数据处理 七、打印,一、基础知识,1. Excel的启动与退出(略)； 2. 窗口组成： 重点掌握“编辑栏”的组成（三个按钮分别为取消、确认和编辑公式）； 活动单元格的有关知识（同时只有一个；右下角有填充柄）； 网格线的隐藏方法(“工具”/“选项”/“视图”/“网格线”复选框)； 3. 工作簿、工作表和单元格的关系：单元格是存储数据的基本单位；工作簿与工作表的关系是账簿与账页的关系； 4. 工作簿：保存处理数的文件；扩展名.XLS；默认文件名为BOOK1；它可包括255个工作表（默认3个，至少有1个）； 5. 工作表：工作簿中的一页；包含256列和65536行； 6. 单元格：存储数据的基本单位；单元格名称的表示方法；不同工作表单元格的表示方法：工作表标签名！单元格名称；单元格区域（连续的或不连续的多个单元格）；,二、基本操作,1. 工作簿的基本操作 2. 工作表的基本操作 3. 单元格的基本操作,工作簿的基本操作,新建工作簿 打开工作簿 保存工作簿,工作表的基本操作,工作表的选择：选择一个；选择多个（连续的，不连续的）。 工作表的复制和移动：拖动或Ctrl+拖动；右击标签，选择“复制或移动工作表”。 工作表的插入：右击标签，选择“插入”；或选择“插入”/“工作表”。 工作表的删除：右击标签，选择“删除”；或选择“编辑”/“删除工作表”。 工作表的重命名：右击标签，选择“重命名”；双击标签,单元格的基本操作,单元格的基本操作 单元格数据输入规则 单元格的公式输入 函数的使用,单元格的基本操作,单元格的选定：选一个，选多个（连续的，不连续的），选多不连续的单元格区域。 增加、删除行、列单元格；改变行高、列宽(两种方法：直接拖动；选择“格式”菜单，精确修改)；设置工作表背景（“格式”/“工作表”）。 单元格的重命名：单击名称框。 单元格移动：直接拖动边框线；剪切/粘贴命令。 单元格合并 ：两种方法(单元格格式对话框；单击“合并及居中”按钮)；合并单元格后的名称和内容只取最左上角的单元格内容和名称。,单元格数据输入规则,数据输入规则：数值输入注意分数输入(先输入0和空格)和负数输入 (-或()；字符输入注意字符型数字输入(前加)；时间日期输入注意系统日期输入(Ctrl+;)和时间的输入(Ctrl+Shift+;)； 超宽处理：数值超宽自动采用科学记数法；字符超宽，若后一个单元格空白，则跨单元格；有内容则截断显示。,单元格的公式输入,必须等号开头； 四类运算符：算术运算符、关系运算符、字符串运算符(&)、引用运算符(冒号，逗号，空格)； 单元格引用 相对引用：如,=A1+A2 绝对引用：如,=$A$1+$A$2 混合引用：如,=$A1+A$2 符号转换：引用符号的转换按F4键；,注意,注 意,若在公式所在单元格的左方或上方删除了列或行，公式中引用的单元格不管是相对引用或绝对引用，列标或行标都要作相应(减小)变化； 若在公式所在单元格的左方或上方插入了列或行，公式中引用的单元格不管是相对引用或绝对引用，列标或行标都要作相应(增加)变化； 若公式中引用的单元格所在列或行被删除，则公式中原单元格引用变为#REF(出错)；,函数的使用,函数是预定义的公式； 常用函数的使用： SUM、MAX、AVERAGE、 COUNT、IF； 函数中错误值的含义 #NAME?（无法识别的名字）; #UNM!（数字有问题）; #REF!（引用了无效的单元格）; #DIV/0!（分母为零）。,三、基本编辑,数据编辑： 单元格数据的部分修改(双击单元格)和替换修改； DELETE删除、清除与“编辑”菜单中的删除的区别； 2. 快速编辑,2.快速编辑,复制数据：在同一单元格区域中输入同一数据（三种方法：拖动填充柄；执行“编辑”/“填充”命令；选择区域，输入数据，按Ctrl+Enter）；在不同单元格区域复制数据（复制/粘贴；ctrl+拖动区域边框线）。 移动数据：剪切/粘贴；直接拖动边框线。 序列填充：四种填充（等差、等比、日期、自动）；自定义序列填充（“工具”/“选项”/“自定义序列”）。 注意以下几种情况拖动填充柄的结果： 单元格中的字符串中含数字，拖动填充柄的结果是数字递增； 单元格中是字符型数字，拖动填充柄的结果是最右边的数字递增；,四、工作表的格式化,使用“单元格格式”对话框格式化工作表：“格式”/“单元格”； 使用格式工具栏格式化工作表：注意设置数字格式的5个按钮； 使用“自动套用格式”格式化工作表：“格式”/“自动套用格式”； 使用“条件格式”格式化工作表：“格式”/“条件格式”；功能是对数据表中符合条件的数据进行格式化。,五、图表处理,建立图表的几种方法：图表向导；图表工具栏；F11。 编辑图表：选定要删除的数据系列，按DEL（不删除工作表中的相关数据）；工作表中的数据修改，图表自动作相应修改； 改变图表类型：柱形图、折线图、饼图等。 图表的美化：“格式”/“图表项格式”；双击图表项；在图表项上单击右键；显示数据、百分比 。,六、数据处理,排序 筛选 分类汇总 建立数据透视表,排 序,选择：“数据”/“排序”命令，打开“排序”对话框； 可以对某一列数据排序、对选定的单元格区域排序按自定义序列排序、按行排序； 排序方式有升序和降序； 排序最多可选择三个关键字段。,筛 选,功能：查询符合条件的记录； 自动筛选：选择“数据”/“筛选”/“自动筛选”，打开对话框；单击字段名右侧的下拉按钮，选择筛选值；选择前10个；自定义筛选； 高级筛选：首先建立条件区(与数据区至少相隔一行或一列)，然后选择“数据”/“筛选”/“高级筛选”，打开对话框，如图；若多个条件是“与”的关系，则必须将条件下处于同一行，如图；若多个条件是“或”的关系，则各条件必须处于不同行，如图。,高级筛选相关说明图,多个条件是“与”的关系，则必须将条件下处于同一行,多个条件是“或”的关系，则各条件必须处于不同行,分类汇总,分类汇总前必须按分类字段排序，如按部门分类，按产品名称分类等； 选择“数据”/“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，如图； 在对话框中选择分类字段；选择汇总方式：有求和、求平均、计数、求最大值、最小值、乘积；一次只能选一种汇总方式；选择汇总项，一次可选多个； 分类汇总的嵌套：选择进行双关键字段排序；然后按第一关键字段分类汇总；最后按第二关键字段分类汇总，但在对话框一定要取消“替换当前工作分类汇总”勾选，如图。,“分类汇总”对话框,建立数据透视表,数据透视表的概念 创建数据透视表 数据透视表字段设置 改变数据透视表布局,数据透视表的概念,功能：它是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。可以转换行和列以查看数据源的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。 组成：一般由七部分组成：页字段(数据透视表中的数据分页显示的依据字段)；页字段项(页字段列表中的字段、列条目或数据)； 数据字段(数据清单中的字段项)；数据项(数据透视表字段中的分类)；行字段(透视表中指定为行方向的源数据清单中的字段)；列字段(透视表中指定为列方向的源数据清单中的字段)；数据区域(含有汇总数据的透视表中的一部分),创建数据透视表,单击数据表中的任一单元格，选择“数据”/“数据透视表和透视图”，弹出“数据透视表和弹出第4个对话框架透视图向导”对话框，如图。 单击“下一步”按钮，弹出第二个对话框，在此单击折叠按钮，选择生成透视表的数据区域，区域单击“下一步”，如图。 单击“布局”按钮，弹出第4个对话框，在此将相关字段直接拖到“页”位置、“列”位置、“行”位置或“数据”位置，单击“确定”，再单击“完成”。流程如图。,创建数据透视表流程,数据透视表字段设置,将插入点移到数据表“行”“列”或“页”栏中； 单击“数据透视表”工具栏上“数据透视表”下拉按钮，选择“字段设置”，弹出“数据透视表字段”对话框，如图； 在对话框中，单击“分类汇总”