长风建筑物资租赁管理系统操作说明书-增强版.doc

长风建筑物资租费结算软件使用说明书目录1、开始使用2、系统初始化3、合同管理4、出租管理5、回收管理6、回收退回管理7、报停管理8、丢赔管理9、折算管理10、收付款管理11、结算管理12、辅助管理13、操作技巧淄博长风软件有限公司技术支持:2300368 2300228 8667501 网址: E-mail：一、开始使用：1. 1. 安装：将光盘放入光驱后，双击我的电脑光驱中“长风软件”文件夹，打开该文件夹后,再找到你要安装的版本租赁软件，打开后双击名为“setup”的文件，然后根据提示进行安装。软件的安装路径为:cchangfengzlgl，如果为了软件运行安全，可修改安装路径到其它盘，安装完成后点击“完成”按钮即安装完毕,后插上USB接口的软件对应加密锁,如果出来提示发现新硬件,就按默认提示,点击下一步,按出来提示将硬件驱动完成即可。2. 2. 运行：双击桌面上的“长风租赁软件”图标，即可进入本软件的登录界面，如下：在软件登录界面，用户名称默认为“经理”，登录密码输入“cf04”,英文字母小写，即可进入软件的主界面。如下图：二、系统初始化使用本软件前，建议用户首先对本软件的操作说明与流程先了解一下,然后进行软件的初始化（因为，用户在刚刚安装完软件后，本系统中已经有一部分演示数据，用户在初始化的同时，可以自动删除它们），这样可以使本软件最大限度的适应用户的管理模式。从主菜单的“基础信息设置”中点击“系统初始化”项，出现如下画面：您可以在兰色框中重新输入您公司的单位名称、公司所在地址以及结算单上表格末尾的单位及电话信息设置。同时要注意以下事项：A. 用户如果是在每个月的某个固定日期结帐，则可以在“每月结帐日期”中输入自已的结帐日期，系统默认25号结帐，同时选好计算租费的方式。B. 选中“结帐时自动扣除倒扣租金”项时，则您在结帐时系统将自动扣除倒扣租金。C. 合同管理中“新增合同设置”是指：您在添加一个新合同时，软件将两种方式帮助您快速建立合同，1、默认承租方可租用本公司的所有物品；2、不默认租用物品，由承租方指定。D. “租用物品在出租、回收中的限制”是指：出租、回收物品的种类与签定合同时承租方指定要租用的物品的种类之间的限制关系，用户可根据本公司的实际管理需要来设定。E. 租赁物资件数设置是否可输入小数由前面的空方框内决定。F. 选择“删除基础数据，也删除租赁数据”项时，则二者都将被删除。当选中“不删除基础数据，只删除租赁数据”项时，系统将保留“基础信息维护”中预设的所有基础信息（即下图的所有数据），而只将所有租赁数据删除；G. “出租、回收单设置”是指：您在打印出租、回收单，本软件有两种打印格式供您选择，1、一次打印一份；2、一次打印两份。您可根据本公司的实际需要，在此任选一种。打印时，软件将默认您选定的打印格式。注意：如果您选中“打印时，自动汇总”这一项，那么您在打印时，软件将按”物品品名“进行小计。系统会逐一提示你对所做选项进行确定，然后点击“基础信息设置”，再点“基础代码维护”界面：这时用户可在现有的基础数据基础上进行增加或删除。因为基础数据输入完以后一般不能随便删除，所以在这里是允许用户进行删除的，一旦基础数据输入完成，就不允许用户随便删除了。在此用户完全可以按照自己的管理特点完成对基础信息的设定,也就是将软件调整成你的运行环境!注意：1“（01）物品类别”：用于设定物品所属的类别，如“平面模板类”它可以包括“大平面模板”、“中平面模板”、“小平面模板”等不同的品名。如果模板是按块出租并且损赔价格也不同的话,则要在类别处以不同的规格增加出来,如30120/30150等,而下面提到的丢损赔偿也要分别对照一下. 物品类别的另一个重要用途是：与“丢损类型”相对应，类别不同，“丢损赔偿情况及赔偿标准”亦不同，所以要谨慎划分。 注意：用户要用的物品类别一定不要在后面的“是否架管类”的方框内打钩,如果打钩了,则在出租物品时该类别物品就将受限!2“（02）物品名称”：租赁费收取标准是按品名来确定的。所以，把哪些规格的物品归于一类（即：同一品名下）是非常重要的。例如：某用户把6015至4045这一范围内的平面模板统一按0.35元/日，收取租赁费，而把3015至2045这一范围内的平面模板统一按0.20元/日收取租赁费，2045以下的模板按0.30元/日收取租赁费。这时，用户就应该把这三部分模板分别划分为“大模板”、“中模板”、“小模板”三个不同的品名。并分别确定它们的日租金。再有，用户可自由方便地选取自已常用的物资，只要将在用选项的复选框中点上对号即可。3“（03）品名规格”：每个品名下可包括若干具体的规格。如：钢管包括：6米、5.5米、4米、3米等等。每一规格的物品都可以制定两种不同的换算标准，如：3015阴角模板可以按米换算（1.5米），也可以按平方换算（0.45平方米），这样做的目的是：同一种物品，在不同的租赁合同中，可以按三种单位来计算租金。即：两种换算单位和其自然单位。如：阴角模板：可以按“米”出租。可以按“平方米”出租。也可以按“块”出租。增加了操作的灵活性。4“（04）丢损类型”：全部物品所有可能的丢损类型都必须首先在这里注册。5“（05）类别丢损”：本软件的物品丢损类型是按类别来划分，即：同一类物品，其他所使用的丢损类型是一样的。在这里。您可以为每一类物品指定其可能出现的丢损类型。基础数据输入完成后，如果系统要对库存进行输入，首先点击“基础信息设置”再点击“系统初始化”按钮，进入初始化界面，再同时按下CTRL、ALT、SHIFT键，并用鼠标点击此界面上“确定”，系统将对库存进行初始化。画面如下:：在此，用户应将所有物品的实有数量录入，完成后点击“关闭初始化”按钮。系统即可正式运行。然后将所有未作结算的合同输入进去，系统会自动生成“现有在外数量”和“现有库存数量”。注意：如果用户在拿到本软件后，一时无法弄清自已的实有数量。这时，用户可以先在“实有数量”中输入一个比较大的数量。如：100，000。等到年终或者适当的时候库存盘点清楚后再调整为实际的库存数量即可。调整方法：在“初始化窗口”中， 建议：该软件的预设的基础信息，能够满足大多数用户的要求，您只需按自己的需要分别在“（02）物品品名”、“（03）品名规格”、“（05）类别丢损”三项中点选“可用”项即可（用户有的物品就在“可用”项上打勾，没有的物品或规格就把勾去掉）。三、合同管理1、 1、所有业务都由签定租赁合同开始，点击桌面上的“合同管理”后,从弹出的菜单中选择“新增合同”，即可弹出如下界面：2、上部分是合同的基础信息部分，只有“承租单位名称”是必须填写的，其他可以不填，其中的计租方式缺省值为“算头又算尾”。如果本合同是“借租合同”，用户须点选“是否借租”。3、在“出租物品租金”一栏中，如果该客户不租用某一种物品，这时用户可把该物品前的“对钩”对掉，这样在保存该合同时，就不保存该物品的租金信息和右边的”丢损赔偿”赔偿信息。4、“物品租金”一栏中的计量单位是可以选择的，即：用户可以根据客户的不同情况，随时调整自已的租费计量方式。合同在签定后可以对原合同进行修改。修改合同时用户需要先选择要修改的合同，即点击“合同管理”图标，选择“修改合同”，双击选中某个具体客户后，弹出如下界面：所有兰色框中的内容都可以修改。修改后存盘再退出。注意:物品丢失一项要在基础信息设置基础代码维护第五项丢失价格处进行修改,然后点存盘按纽,出来“是否验证数据” 提示选择“否”后，再到合同管理，修改合同，再打开你要调整的合同，点击“刷新丢损记录按纽”再点存盘退出就可以，在这个界面丢失的价格虽然没有变，但在结算记录里丢损价格已经按修改过的价格进行计算了。注意：1. 如客户在签定合同时，没有想到会租用某一种东西，而在租赁过程中需要租用该物品时，这时必须增加原合同的租赁物品。点击“添加新增物品”按纽。画面如下：2. 用户可以在此选中要添加的物品，然后点“新增”钮；此时用户可以看到合同主界面已经增加了刚才选中的物品，3. 如果某一客户在合同执行过程中改变了租金的计量单位（即：在“物品租金”一栏中改变了计量单位），这时系统会立即对该客户以前所有出租回收记录自动调整为按新的计租单位计算租金。4. 如果某一客户在合同执行过程中新增了某种丢损类型，这时点击“添加丢损类型”即可自动把刚刚在“基础信息设置|基础代码维护”中增加的丢损类型增加到本合同中来。5. 如果某一客户改变了某种丢损类型的单价，这时点击“刷新丢损记录”即可自动对以前的所有丢损记录按修改后的单价重新计算一遍。注：如果客户要租用的物品在合同中没有出现，这时用户在“出租”、“回收”。“合同执行情况表”，“租金结算单”,“物品丢失处理”，“物品折算处理”等许多地方，将无法对该物品进行处理品，这时用户只要按以上方法对该合同调整即可。另外：合同一旦确认为“借租合同”或非借租合同，并且已经输入出租回收数据，就不应随便改变这个属性。否则库存将受到影响。(如果该合同尚未输入任何数据，您可以任意改变这个属性.)四、出租管理:点击桌面上的“出租管理”图标并选择合同后，出现如下界面：1. 上面为每一张出租单的基本信息。但最重要的是“出租日期”，它必须是本出租单上所有出租物品的实际出租日期（如果一张出租单上所有出租物品中有不同的出租日期，这时就应该填写两张或两张以上的出租单）。下半部分，为本出租单中的每一种出租物品。2. 在出租情况中选择好“品名”和“规格”后填入出租数量，点击“存盘”按纽（或：按一下回车键）即可增加一条出租记录。3. 当要出租的数量比实际库存数多时，系统将作出如下提示：如果用户点“是”，这时库存数量将出现负数。点“否”将中断。4. 当同一出租单中有重复记录时，系统将作出如下提示，并要示用户更正：5. 点击“新增出租单”，系统将结束当前出租单的录入，并新开设一张出租单。6. “打印”，用户可以将刚刚填写完的出租单通过打印机把它打印出来。界面如下：注：这时有两种打印格式供用户选择：“打印格式一”为一式一份（用户可用多层打印纸同时打印多份）；“打印格式二”为一式二份。一般在纸上打印。7. 用户也可以点击“打印设置”来自定义纸张的大小。技巧：在本软件的工作目录下有一个BMP文件，如果用您的“印章”替换这个文件，可以在打印出租单的同时，把您的印章打印上。8. “查询”，可以用来查询以前已经填写过的出租单的内容。注意：它首先查到的是以前的每一张出租单，如要查看某个日期出租单的内容，需要用鼠标双击该日期。9. “删除”，可以用来删除出租记录和出租单。删除出租单：当点击“查询”按钮后左边显示的是每一张出租单（不是出租单的内容），这时可以用来删除已经没有出租记录的出租单（如果出租单中还有记录，则不允许删除，您只在全部删除其出租记录的情况下才能把该出租单删除）。删除出租记录：在双击某一出租单后，系统将在同一窗口内显示该出租单的所有出租记录，这时，可以通过点击“删除”按纽来删除出租单中已经选中的记录（当按下键再用鼠标点击出租记录时，可以一次性选中多条记录，点击“删除”后，可删除多条记录）；10. “即时库存查看”，用户可以不用退出出租单录入界面，可以方便的查看当前各仓库的库存情况。注：如果用户要出租的物品，仓库中不足，系统将提示您是否继续出租。“出租运费”的处理：有三种方式供用户选择：1不收运费2按出租数量收取（用户在“出租运费”一栏选取“收取运费”，而在“直接运费”中不填金额即可）3直接收取运费。（用户在“出租运费”一栏选取“收取运费”，并且在“直接运费”中填入实际收取金额即可）。五、回收管理:点击桌面上的“回收管理”图标并选择合同后，出现如下界面：1. 回收单的输入方法同出租管理基本相似，只是多了“丢损赔偿管理”2. 上图为每一张回收单的基本信息。但最重要的是“回收日期”，它必须是本回收单上所有回收物品的实际的回收日期（如果一张回收单上所有回收物品中有不同的回收日期，这时就应该填写两张或两张以上的回收单）。下半部分，为本回收单中的每一种回收物品。3. 在回收情况中选择好“品名”和“规格”后填入回收数量，点击“存盘”按纽（或：按一下回车键）即可增加一条回收记录。4. 点击“新增回收单”，系统将结束当前回收单的录入，并新开设一张回收单。“打印出租单”，用户可以将刚刚填写完的回收单通过打印机把它打印出来，也可以通过选择来打印已有的任何一张（或：全部）回收单。5. 当客户回送的某一规格的物品数量大于其原来租用量时，系统将作出如下提示：用户一般有两种处理办法：A当时就让客户运回去；B先收下，等以后再做适当的处理（可以退回，也可以抵作其他物品）6. 6. 当用户已经在回收单中录入回收记录后，即可单击“损赔处理”按钮（或：双击任一回收记录）这时即可进行“丢损赔偿”处理。界面如下：在以上界面中，用户可以按照实际情况填入每一物品的丢损数量，系统会按本客户合同中规定的该物品的丢损赔偿单价计算应赔偿的金额，输入完成后，点击“存盘”返回。“回收管理”中的其他按钮的作用同“出租管理”中一样。六、回收退回管理:当客户送来的各种物品中有多回送情况而当时未发现或未处理时，用户日后可以在“回收退回管理”中进行处理。点击“特殊业务”菜单中的“回收退回管理”可弹出如下界面：上面显示的是截止到当天（左上角的日期）该客户已经多送的所有物品的数量。1. 用户需要先输入要退回的数量（有时多送回的数量不一定全部退回）；2. 输入完成后，用鼠标点中需要退回的物品，再点“回收退回”钮即可。3. 如用户对所做的回收退回处理不满意，可在“回收管理”中找出所做的退回记录（为红颜色），点击“取消退回”，再在此界面中重新做“退回处理”即可。注意：做“回收退回”处理的物品，有两个日期，一个是原回收日期，一个是退回日期。系统在计算租金时，只会计算到原回收日期，与退回日期无关。如：中模板3015在1月10日回收的30块中有10块是多回收的，当时未作处理。在2月5日对帐时，客户发现1月10日送来的30块中有10块是多回送的，这时要求出租方退回，这时出租方可在“回收退回”中将这10块填入“退回数量”一栏中（多回收数量中会显示10块），点击“确认退回”按纽后，即做回收退回处理。这时，系统在计算租金时，出租物品的租金只会计算到1月10日，至于，1月10日到2月5日期间多回送的5块，系统不会计算负租金。八、丢赔管理:客户在租用物品过程中，由于各种原因会将租用的物品丢失，这时就需要将丢失的物品作丢失处理。用户点击“特殊业务”中的“物品丢赔管理”，在随后的画面中一定要设定好“截止日期”，画面如下：注：“确认丢失的日期”十分重要。它直接涉及到租金总额。因为丢失的物品只要一天不确认丢失，同样也要计算租金。一般该日期为“最后结算日”。1. 上面已经把所有该客户的未回收的物品全部列出，在这里用户可以输入双方确认（因为上表中列出的所有未回收的物品中有些是真正尚未回送的物品，只有一部分是丢失的物品）的“丢失数量”、“计量单位”、“赔偿单价”。输入完成后，用鼠标点击已经填入丢失数量的记录（对于未填入数量的系统将不允许您点击），再点击“确认丢失”按钮即可完成丢失的处理。2. 如果在确认丢失物品时出现错误，可以点击“查看丢失”，再按住CTRL键选中要恢复的3. 丢失记录，点击“取消丢失”按钮，即可恢复。注：用户应该十分注意“截止日期”一定要设定好。因为日期不同时，所列出的未回收物品的记录数是不一样的。如果用户在做丢失处理时，所期望的丢失物品没有出现，则很可能是因为“截止日期”设定不正确所致。九、折算管理:客户在最终结算时，会出现如下情况：有许多物品已经不可能再送回，而另一些物品却多送了，而且其数量相差不多，价值也相差不多，这时会出现顶帐的情况。这就用到了“折算管理”功能。用户点击“特殊业务”中的“合同终结折算管理”，设定好“截止日期”并选择合同后弹出以下界面：1.上表中左边列的是截止到折算日多回收的所有物品，右边为截止到折算日所有未回收的物品（即不可能再收回的物品）这时用户可以点击左表中的记录及右表中的记录，然后点击“折算”,系统即可自动完成折算工作。注：也可以点击右上角的“选择折算物资”下拉框来选中某一种或某几种（同时选择多种，必须选中“多选”）物品。折算时，用户可临时改变物品的单位价值，以达到双方协商的结果。2. 如用户对所做的折算不满意，可以随时点击“取消折算”来重新进行折算（注意：点击取消折算时，将取消以前所做的全部折算工作。并不是只取消本次所做的折算）。3. 计算机自动做折算处理时，它将做如下工作：A、删除全部选中的多回收物品的记录（删除后，在计算租金时，将从多回收日开始，不再计算租金）；B、对选中的未回收物品作假设回收处理，并填写假设的回收单（目的是：在计算租金时能够对未回收部分计算租金）C、在库存中：冲减多回收物品已经形成的负的在外数量，冲减未回收物品的实有数量。注：折算时，可能左边所选择的多回收物品的价值与右边所选择的未回收物品的价值不完全相等，这时系统会提示您：这时如果您点“否”，系统将先不做“折算处理”。如果您点“是”，系统在自动折算完成后，将对不平衡的部分（可能多回收多于未回收，也可能未回收多于多回收），弹出一个小窗口提示您如何处理。 这时，如果参于折算的物资只有一种，软件将自动填列该物资的“物品名称”、“数量”、“单价”、“金额”等栏目，如果参于折算的物资有多种，软件只会自动填列“物品品名”及“金额”栏。如果“金额”为负数，表示租赁公司应该退回给客户多少钱，正数则表示以上物资折算后，还需要向这个客户收取多少钱。最后点击“保存处理差额”钮，折算处理完成。“多回收”及“丢失物品”的单位价值，是“基础信息维护”中“(02)物品品名”中的单位价值。“只收折算赔偿金”是指：如果用户与自己的客户结算时，是按折算前的结果与用户结算（即：双方在结算时，不考虑倒扣租金的问题，但是却要考虑折算物资的价值差额）。那么，这时用户可以点击本按纽-只处理差额，不折算（即：在结算时，会把折算差额加到结算总金额上）。七、报停管理:报停：是指客户由于特殊情况（如春节放假，五一放假等），对于仍在使用的出租方的物品，在双方商定的一定时期内不用支付租金的一种特殊业务处理。在手工计算时报停费时，一般直接扣除客户报停期间的天数后再计算租金。而本系统的作法是：先计算出报停期间的租金再从总租金中扣除。1. 用户点击桌面上的“报停管理”即可进入如下界面：2. 用户可在左边的“报停起始日”和“报停截止日”中分别设定报停的“起始”及“终止日期”，点击“报停”后，系统将提示用户选择要报停的物品：用户选择报停物品后，点击“确定”，即可自动计算出该时间段内这些物品的租赁费用, 用户也可以在“结算管理”窗口中点击“合同报停清单”按钮查看每一次的报停结果，即点击下图中“合同报停清单”按钮出现以下窗口：十、收、付款管理:用户点击主界面上的“结算管理”中的“收付款管理”菜单,并选择合同后，进入如下界面：用户点击“新增”后，在新增的记录中选择适当的“交款事由”，“应收金额”为正数，“应付金额”为负数点击“存盘”即可。 注意：正常情况下，用户一般作收款的记录，如：收取押金、预收结算款等。但特殊情况下用户也可能有付款业务，如：最后结算时，客户的预交押金大于租金结算款，这时用户就要把余款退还客户，这时就可以做付款记录。方法同收款时一样，只是金额应当填负数。十一、结算管理:1. 1. 点击“合同结算管理”图标并选择合同后，即出现如下的界面：2. 2. 在此结算之前，用户应首先设定好结算的起止日期，然后，点击“结算”按纽计算本客户该时间段内的应收租金，点击后，“本期应收租金”、“丢失赔偿费”、“清理上油费”、“损坏维修费”、“本期已收款合计”、“本期应扣报停费”、“应收金额合计”将自动填列；同时，“物品丢损清单”、“清单一”到“清单十”、“打印结算清单”、“合同终结处理”、“收款处理”、“运费清单”等按钮都允许用户使用。3. 3. 清理费计算标准选项的含义：如果用户向客户收取清理上油费的方式为：按本期回收数量收取清理上油费（不管用户对回送的物品是否已经清理），这时，用户可以选用每一种方式（即：按本期回收数量计算清理费）。在这种方式下用户在“回收的丢损处理”时，可以不用记录回收物品是否已经清理上油（当然，其他丢损方式仍然要记录）；如果用户是按实际未回收数量计算清理上油费，可以选取第三种方式。注意：1）系统只计算本时间段内的租金，本时间段以前的出租回收记录抵消后，其结余数将作为期初数据转入本时间段。本时间段之后的所有出租回收记录将全部忽略。2）“清单一”、“清单二”、“清单三”、“清单四”、 “清单五”，是按不同的结算方式计算出的清单。3）“合同终结处理”：只有本客户的所有物品都已经回收完或折算完后才允许用户对该客户的合同进行终结处理。如果未全部回收，系统将作出如下提示：不允许用户继续终结。如果在终结时，所有物品已经全部回收完毕（或通过折算结清），而租金尚未结清时，系统将做如下提示：考虑到用户在最终结算时，经常出现打折的情况，系统允许用户在未全部结清租金的情况下终结本合同。如果用户点“是”，系统将终结本合同。4）合同终结后，所有本合同的出租、回收、收款、查看合同执行情况等操作都将不能进行。5）“终结处理”成功后，用户还可以通过点击屏幕左上角“合同管理”菜单中的“恢复已终结合同”来查看已作终结处理的合同，并可以恢复已经终结的合同。界面如下：如要恢复，请选中要恢复的合同，然后点“取消已结算”按纽即可。6）五种结算清单的区别：清单一：按每一种物品的规格进行结算。这种结算方式要求严格，每一规格的物品都要严格对齐（即：出租的3015的模板，回收时也必须用3015的模板来归还）。在这种结算方式下：多回收的物品以负租金的方式出现，少回收的物品一直计算租金，直到确认丢失或折算为止。清单二：按每一种物品的品名来结算租金。每一品名的物品都要严格对齐（即：出租的中模板，回收时也必须用中模板来归还）。在这种结算方式下：多回收的物品以负租金的方式出现，少回收的物品一直计算租金，直到确认丢失或折算为止。清单三：按每一种物品来结算租金。当本物品发生出租、回收、丢失、折算、回收退回等业务时（即发生出租物品的变动），系统就累计一次租金，每一种物品的出租情况发生多少次变动，系统就对该物品计算多少次租金。清单四：与清单三相近，只不过它提供的报表格式更清晰直观。清单五：按每一种物品来结算租金。与清单二不同的是，它把出租、回收业务分成两种情况处理：出租时，从出租日到结算日计算正数租金；回收时，从回收日到结算日计算负数租金，最后出租租金加上回收租金就可以算出其应收租金。以上五种清单都单独计算，计算出的租金总额相同，可以相互验证。十二、辅助管理:一）、入库管理点击“库存管理”菜单中的“物资购入管理”后出现以下界面：其操作方法与“出租管理”的操作方法基本一样。二）、出库管理点击“库存管理”菜单中的“物资出售管理”后进入出库管理界面，它与入库管理界面和操作方法基本一样，不再赘述。注意：出入库管理，直接增加或减少实有数量；而出租回收却增加或减少在外数量。二者的变动都会影响到库存数量的变动。三）、调库及改型入库管理点击“库存管理”菜单中的“物资改型调库管理”后进入以下界面；该模块功能十分强大，能够处理很多繁琐的操作。(一)、相同物品不同仓库之间的调拨；(二)、不同物品同一仓库内（或不同仓库之间）改型入库（如：1条6米的架杆改为2条3米的架杆，3015的模板破损后改为3012模板）；(三)、同一种物品由于新旧不同（新旧不同执行的价格不同，所以需要做为两种品名处理）需要在同一仓库内（或不同仓库之间）进行不同物品之间的改型入库；1. 1. 仓库间的调拨管理：左边填入调出仓库及物品，右边为填入调入仓库及物品，都填写完整后点击“存盘”按纽即可完成调库工作。2. 2. 改型入库管理：A. A. 同一仓库内的改型入库处理，将调出库与调入库填为相同的仓库，不同仓库的改型入库时应分别输入改型前的仓库名称（即：调出库）和改型后的库名称（即：调入库）。B. B. 因为是改型入库，左边填入改型前的物品的品名、规格和数量，右边填入经过改型形成的物品的品名、规格及数量。完成点击存盘即可保存该记录。另：该界面下还有许多操作按纽，其操作方法可以参阅“出租单管理”相关按纽的操作方法。四）合同执行情况：点击主界面上的“合同执行情况明细表”，出现以下界面：在此界面中，请首先选择“执行情况截止日期”，因为该日期会直接影响到您所看到的合同执行情况。选择好日期，双击要查看的合同后，该合同的出租回收情况将列示出来，如下：注：1、如果该客户最后一次出租回收记录的日期大于右上角的日期，系统将把该日期以后的出租回收记录忽略。2、如果该客户所租用的物品在原签定的合同中没有列出，系统也将把它忽略（这时可以打开原合同并新增该物品即可）。五）其他：在软件主界面点击租赁报表，可以出现如下图，供用户查询各种报表：1）、物品出租回收明细帐：点击主菜单上“租赁报表”中“客户流水账查询”可以顺序查看某一合同所有物品的出租回收情况。如下：2）、出租情况日报表：点击主菜单上“租赁报表”中“租赁物资日报表”可以查看当日的一些情况。3）、客户租费明细表：点击主菜单上“租赁报表”中“每个客户月度收入明细表”可出现如下界面。本报表以每个结帐日为单位计算每个月的租金、丢损费、收款等项目。点击“选择合同”与“开始汇总”后出现以下界面：4）所有客户租费汇总表：点击主菜单上“租赁报表”中“所有客户租费收入汇总表”选好合同后点击“开始汇总”钮，可出现如下界面：该汇总表可以汇总所有客户截止到一定日期的所有费用情况。注意：在生成本表时，系统要进行大量的运算，可能要等待较长时间（视：合同数量和每个客户、每个合同的业务量大小而定）。所以请在计算机空闲时进行运算。5）、客户租费汇总表:点击主菜单上租赁报表中所有客户各类物资租费汇总表，选中合同后出现如下界面：本汇总表可以汇总所有客户，截止结算日的租费情况和结算日当日的每个客户的租费结算情况。注意：在生成本表时，系统也要进行大量的运算，所以请在计算机空闲时执行本模块。十三、操作技巧：技巧一：合同太多，如何快速查找？在所有选择合同的窗口中，如下：每次弹出的是所有（未终结）合同，如果合同比较多时，选择合同是个大问题，这时您可以用以下几种方法快速定位您要查找的合同：1. 1. 用鼠标点击合同列表的每一列的标题栏，当您第一次点击时系统按本列的顺序排列，第二次点击时按该列的倒序排列。这样可以很容易的找到要找的合同。2. 2. 修改左上角的年份和月份：当您修改左上角的年份和月份并按下回车键时，合同列表中将只显示本年本月签定的所有合同（如果您不修改它，系统会显示所有未终结合同），如果您能够准确的知道某一客户的合同签定日期时，用该方法来查询最快。如：把左上角的年月修改为2006-9并按下回车键后，系统只列出了2006-9月份签定的所有合同。结果如下：技巧二：系统初始化您在使用本系统时，可能还没有盘点出所有物品的实有数量，这时您可以在输入期初库存时，先对每一种物品每一种规格都输入一个比较大的库存数量（这样可以保证您在出租物品时，系统不会频繁的提示您“库存数量不够”），等到您年中或年末盘点出实际库存数后，再把库存数量调整为实际数。技巧三：如果有些物品本软件中未提供，我该如何增加？分三种情况：1. 1. 要增加物品的“类别”及“品名”已经存在：这时，用户可打开“基本信息设置”菜单下的“基本代码维护”，出现如下窗口：选中第三栏（品名规格），点击“增加”按纽后，用户可在新增加的空白行中选定新增规格所属的“物品品名”，填入“规格名称”，“换算单位”，“换算数量”后，点击存盘保存。2. 2. 要增加物品的“类别”已经存在，而“品名”不存在：这时需要先点上图中的第二栏（物品品名）栏，如下图：点击“增加”按纽后，用户可在新增加的空白行中选定新增品名所属的“物品类别”，填入“品名”，“日租金”，“单位”，“单位价值”（并选中“在用”）后，点击“存盘”保存。然后，用户需要选中第三栏“品名规格”栏，并按方法一加入物品规格。3. 3. 要增加物品的“类别”和“品名”都不存在：这时需要点击软件主界面的“基础信息设置”：选择“增加租赁物资”按纽后，用户可在新增加的空白行逐次输入相应的“物品类别名称”及名称与规格后，点击存盘保存。技巧四：在“基础代码维护”中新增物品后，原来的合同中为何仍然没有？点击“合同管理”中的“修改合同”，选择原来已有的合同，单击“添加新增物品”按钮，出现如下界面：这时用户可看到新添加的物品，选中它，点击“新增”按钮，这样新添加的物品就加入到本合同中去了。技巧五：在“基础代码维护”中新增或删除物品丢损类型后，原来的合同中为何仍然没有变化？点击“合同管理”中的“修改合同”，选择原来已有的合同单击“刷新丢损类型”按钮后，软件自动查找本合同的所有丢损类型，并自动加入或删除。技巧六：“特殊业务处理”中的“丢赔”、“回收退回”、“报废”、“折算”有何用处？“丢赔”：主要用于在与客户结算时，其出租物资出现丢失，这时租赁公司与其客户之间该如何进行处理。处理步骤如下：单击桌面的特殊业务，选择“物品丢赔管理”，出现如下界面：这时软件会自核对所有出租物资，并把欠收物资列出。这时，用户输入丢失件数及赔偿单价后，赔偿金额会自动计算出来。用户用鼠标选中丢失物资后，单击“确认丢失”按钮即可自动完成丢赔处理（用户也可选择“全部赔偿”，软件会自动填写丢失数量，并自动选中所有物资）。 “查看丢失”按钮，用户查看已经做丢失处理的物资。界面如下：如果用户在处理过程中出现差错，可以上窗口中选中各物资，单击“取消丢失”按钮，返回处理前的状态，然后重新做丢赔处理。“回收退回”：如果在业务中出现多收物资的情况，就需要进行物资的退回处理。单击桌面的特殊业务，选择“物品退回管理”，出现如下界面：在这个界面中您可看到客户多送来的物资，可以选择“全部退回”，退回件数及退回数量会自动填充，单击“回收退回”按钮，本系统自动做退回处理。“报废”：在回收管理中，如果记录了物资的报废情况（如下图）：在报废一栏输入要报废的数量，存盘后退出。在结算时，双方需对这部分物资确认。确认后，出租方就要对这部分物资进行报废处理（如下图）：这时您可以修改“单位”、“单价”，金额会自动计算。如果这些物品确实需要报废，单击“自动出库”按钮，这样报废的物品会从库存数量中减出来。如果想取消自动出库的处理，则单击“取消出库”。物品报废的管理就处理完了。注意：如果用户在回收物资时，只是记录了报废情况，并未对报废物资做“报废处理”（即：从以上窗口中做处理），这时，客户的结算单上是不出现“报废赔偿金”的。只有以上步骤都做完后，客户的结算单上才会出现“报废赔偿金”。“折算”：在合同终了，需要结算时，如果仍然客户方仍有部分物资不能送回，并且有些物资出现多回送情况。这时，用户就要进行折算业务的处理。点击桌面上的“特殊业务”图标，选择“合同终结折算管理”，选择合同后出现如界面：在这个界面中，多回收物品与未回收物品均显示出来，选择参与折算的物品名称，点击“折算”按钮，如果多回收物品的价值比未回收物品的价值多，则折算出的数据会是一个负数；反之则会是一个正数。技巧七：合同的清除。分两种情况：一、正常终结。是指在合同终结时，如果系统中的合同太多，想删除合同，其操作方法是，选择菜单中的“合同管理”中的“清除已终结合同”，选择想要删除的合同，单击“清除一条记录”，这样您所选择的合同就被删除了，请注意清除合同后就无法再恢复了。二、非正常终结。是指当您刚接触本软件时，进行合同的摸拟录入练习，有出租单、回收单、的录入，有丢赔、报废、退回、折算的业务处理，这种情况下，若要清除合同，首先，依次恢复报废、丢赔、退回、折算的处理，然后，将录入的所有出租单、回收单中的数据全部删除，最后从结算管理中选择要清除的合同，结算后，点击“合同终结处理”，以后的操作同正常终结的清除操作。技巧八：注册如果您不是注册用户，您只能输入60天的数据。另外系统会再给您10天的注册期，如果您在此期还不注册您将无法继续录入数据。但是，一旦您取得了合法注册码，您仍然可以再继续使用本系统（原有数据不会丢失）。注册方法：在主菜单上点击“关于”，并在关于窗口中点击“注册”按纽，并输入合法的序列号，然后点“立即注册”即可。注意：本系统有自动防护措施，如果您已经是一个合法的用户，您打算破解本系统的序列号时，系统会提示您的非法行为，并将使您的软件无法正常运行。技巧九：备份本软件具有自动备份功能。建议您每天都备份一次，备份时，您可以直接备份到硬盘上或软盘上，系统在备份时会自动调用rar压缩工具进行压缩。如果您备份到c:盘上，系统备份时，会在“c:changfengzlgl”目录下增加一个backupc.rar文件，如果您选择备份到d:盘上，系统并不会真正的备份到d:上，它会在“c:changfengzlgl”目录下增加一个backupd.rar文件。系统每一次备份时，都会覆盖上次的备份文件（如果您选择备份到不同的盘上时，不会覆盖），所以您不用担心备份文件会越来越多。技巧十：恢复本软件有自动恢复原备份文件的功能。如果您选择从c:盘恢复，系统会从“c:changfengzlgl”找到backupc.rar文件，自动解压缩并自动恢复数据库。恢复时请注意系统对您的提示。技巧十一：最少结算天数1. 1. 按最少结算天数结算是指某种物品被租赁的天数（比如15天）不足租赁公司规定的天数（比如20天），但在计算租金时，按20天计算的一种结算方法。2. 2. 用户在“基础信息设置”窗口的“类别品名”中可设定每一种物品的“最少结算天数”。界面如下：3. 3. 按“最少结算天数”计算租金的步骤A、 A、进入“租费结算”窗口，将“结算起始日期”右侧的按钮设为“最初”，“结算截止日期”设为最终结算日，画面如下