chapter1商务写作概述.ppt

Page 1,商 务 写 作 Official Documents Writing,刘 旸 Email:,Page 2,课 程 介 绍,学时：32学时 学分：2学分 教学内容： 教学目的： 教学方法和手段： 参考教材： 现代应用写作实训 浙江大学出版社 商务应用文写作 同济大学出版社 如何进行商务文书写作 北京大学出版社,Page 3,考勤：20 平时成绩：40 %（团队合作） 学员角色说明？ 期末成绩：40 %,评 分 标 准,Page 4,商 务 写 作 概 述,1,C H A P T E R,Page 5,write better-an essential requirement for business communication,1.1 商务写作在商务沟通中的作用,每天工作中时间分配图,Page 6, 主题导入“博士”寻驴,1.2 认识商务写作,Page 7,良好的商务写作习惯，是一种良好的商务礼仪习惯的表现，它能够给人留下一个良好的第一印象。 商务写作是对商务活动进行记录、总结、交流、沟通需要而形成的一系列应用文体的写作。 商务写作既是属于商务礼仪，同时又是一种沟通的渠道。,1.2 认识商务写作,Page 8,1.3 商务写作的形式,商务写作的首要环节 1）搜集读者信息的三个层次 （1）读者的基本情况 （2）读者的价值观念 （3）话题的了解程度,Page 9,2）读者类型 多种多样 沟通形式 因人而异 （1）类型一 门外汉型 充分地引起他的注意力 不能过多地强调细节，令读者产生厌烦心理。 （2）类型二 专家型 聚焦过程、聚焦细节 不能做的是，仅仅的给出答案 。,1.3 商务写作的形式,Page 10,2）读者类型 多种多样 沟通形式 因人而异 （3）类型三 管理人员型 开门见山地直接切入主题 不需要过多解释过程和细节。 （4）类型四 用户型 不要以为用户懂得比你多 不能做的是，讲解内容过于简略，或者过于专业。,1.3 商务写作的形式,Page 11,2）读者类型 多种多样 沟通形式 因人而异 （5）类型五 综合复杂型 管理人员兼门外汉型 着重介绍结果， 介绍这种结果为他带来的收益。 专家兼管理人员型 有一个简洁的摘要， 后面附上详细说明或详细过程。,1.3 商务写作的形式,Page 12,2. 中西式写作的共性与区别 1）中式和西式写作的区别 （1）书写格式不同 （2）语言习惯不同 2）中西式写作的共同目的 （1）通知型 （2）说服型 （3）指导型 （4）记录型,1.3 商务写作的形式,Page 13,每一种商务写作只能体现出一个中心思想 1. 商务写作4C要则 4C：正确 (Correct) 清晰 (Clear) 完整 (Complete) 简洁 (Concise),1.4 商务写作的内容,Page 14,2. 商务写作的步骤 1）收集资料 Gather information files, articles, books, financial statements, interviewing by telephone, world wide web, CD-ROMs, intranet databases, brainstorming, free writing, etc. 2）组织观点 Organize your thoughts (1) Batching 分组 (2) Concluding 筛选 (3) Headlining 归纳标题 (4) Strategic ordering有策略地编排,1.4 商务写作的内容,Page 15,3）提炼材料 Focus the message Imagine the reader skimming 设想读者只是浏览 “Nutshell” your ideas 概括你的观点 “Teach” your ideas 灌输你的观点 Use the “elevator” technique 使用“电梯间谈话”技巧 Use the “price per word” technique 使用“惜字如金”技巧,1.4 商务写作的内容,Page 16,4）起草文章 Draft the document Compose in any order 不要在乎写作顺序 Avoid editing 不要边写边改 Get typed copy 使用打印件 Schedule a time gap 安排时间间隔 5）修改文稿 Edit the document Edit for strategy 从策略上进行修改 Edit for macro issues 从宏观上进行修改 Edit for micro issues 从微观上进行修改 Edit for correctness 就正确性进行修改,1.4 商务写作的内容,Page 17,3. 成文过程中语言的合理运用 1）语言力求清晰、简单、直白 2）一句话用的字不能太多 3）避免陈词滥调 4）尽量使用积极乐观的语气 5）应用主动语态，而不是被动语态。,1.4 商务写作的内容,Page 18,4. 成文过程中目录及附件的合理运用 1）目录 通过目录，便于读者很好地了解整体内容，以及整个的段落结构。 2）附件 在主体内容完成之后，其他一些相关的引用的资料，可以用附件的形式来表达。,1.4 商务写作的内容,Page 19,5. 成文过程中布局的合理运用 1）开头与结尾 开头尽可能有效地抓住读者的注意力 结尾时给出一个衷心的祝愿，或者表达一个良 好的共识。 2）段落层次的安排 （1）直接要求型的结构,1.4 商务写作的内容,Page 20,直接提出你所需要的信息 解释原因或指出你将如何使用这些信息 具体地指出希望读者做什么 列举读者的收益，并且给予良好的祝愿 （2）通知型的结构 引起大家的注意，引起兴趣 提供必要的信息，内容是什么 提出不利的因素，并指出原因 列出读者的收益，并祝以良好的祝愿,1.4 商务写作的内容,Page 21,（3）说服型的结构 引起读者的兴趣 ，达成共识 定义一个问题 解释你的方案，并列举读者的收益 具体地指明你需要读者做什么 。 （4）消息型的结构 表达出良好的祝愿 提出消极的消息 ，解释原因 解释其中的积极方面 再次表达良好的祝愿 。,1.4 商务写作的内容,Page 22,6. 成文过程中图表、空白、标题的合理运用 1）图表 包括表格、饼状图、柱状图、流程图以及图片。 表 格 饼 状 图 柱 状 图,1.4 商务写作的内容,Page 23,1.4 商务写作的内容,流 程 图,图 片,Page 24,2）空白无声胜有声 如果要使主体醒目，具有视觉的冲击力，就要在它的周围留有一定的空白。,1.4 商务写作的内容,Page 25,3）标题 标题的使用包括它的字体、字号、颜色三个环节。字号、字体不应该超过三种。 7. 规范使用标点符号 正确运用标点符号，防止一逗到底。标点符号歌： 一句话说完，划个小圆圈句号 中间要停顿，圆点加尾尖逗号 并列词语间，点个瓜子片顿号 并列分句间，圆点加逗点分号,1.4 商务写作的内容,Page 26,总结导语前，上下两圆点冒号 疑惑或发问，耳朵坠耳环问号 引文特殊词，蝌蚪上下窜引号 文中要注解，两头各半弦括号 转折或注解，一横写后边破折号 意思说不完，六点紧相连省略号 特别重要处，字下加圆点着重点,1.4 商务写作的内容,Page 27,1. 了解你的读者 2. 尽量使用第二人称：站在读者的立场上，尽量使用如您，或者你的第二人称。 3. 确定单一的写作目标和目的 4. 在语言运用的时候，要尽量清晰、简单、直白 5. 运用提纲以及附件的技巧，可以更好地突出商务主题,1.5 商务写作的十个技巧,Page 28,开篇和结尾要有力，提起大家的兴趣，最后注意收尾，表达良好的祝愿。 在长的文件当中，合理地运用标题、空白以及图表 多用主动语态： 避免消极地写作： 运用说服的技巧来说服客户，说服读者。,1.5 商务写作的十个技巧,Page 29,Thanks for your attention,Questions? ,Page 30,1. 如果你是聪明的、有抱负的或成功的，写得很差的商务文章会对你的事业产生不利的影响。 2. 思维的映射是一个有力的技能，它能够使短暂的、强烈的思想进射，让你所有的主张，与特定课题相关的思路跃然纸上。 3. 当你完成了这句话，你准备去写作了：我想要(谁)去做(什么)因为(原因)。 4. 表格比流程图和图表更具影响力。 5. 在商务报告中，将冗长的信息放在附件中是可以接受的，并且合适的。 6. 问题的清楚性得以提高的三种方式是使用主动语态、避免行话和直截了当。 7. 商务写作通常与复杂的商务相关，所以必须用长词或长句。 8. 为了稳定地提高，一个人应该使用大写的字母和正确的对左、右页边的竖向对齐。 9. 标出重点、着重号、大字标题是不正规的，而且不能用在商务文章中。 10. 在肯定的情况下，你的文体应该主观并且生动，使用主动语态。,小测试 完成以下的对错测验，在正确的答案上画圈。为你的答案打完分后，记住回过头来检查一下你对做错的题目的理解。,