《公文写作基础》PPT课件.ppt

公司办公室,1,公 文 写 作 基 础 知 识,公司办公室,2,多快好省,自主未来,一、通知类写作 二、条据类写作 三、证明类写作 四、工作安排及工作总结,目录,Directroy,3,通知是用于批示下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用 干部的一种公文。其写作格式如下： 1、标题： 通常有三种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；一种是由事由和文种构成；一种是由文种“通知”做标题。 2、正文 由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主题说明通知事项；结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号，或将名称以“抄送”形式写于最后一页的最下方。 3、落款 写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。,通知类,公司办公室,4,（一）批示性通知和知照性通知的写法,颁转性通知由标题、主送机关、正文、落款、被颁转文件五部分组成。,1、标题 这类通知标题仍按公文标题要求由发文机关名称，通知主题和文种名称组成。但必须在标题中标明“转发”，“批转”、“发布”等字样。如：长安公司关于印发公司总裁尹家绪在四季度中层领导干部大会上的讲话的通知，长安公司关于转发国家行政机关公文处理办法的通知。 另外，还要注意颁转性通知标题拟写中的简化和动词选用问题。,通知类较具体的写作方法,公司办公室,5,（1）颁转性通知标题的简化 其一是为避繁冗，转发类通知可酌情省略被转发、批转公文的制发机关名称。 其二是转发、批转的文件如果是多层转发而来，则省去中间转发的名层环节，以直转源文件的形式拟制简明标题。例如长安公司转发一个经省、市两级转发的通知，其标题若“如实”写出就十分累赘繁冗,应省略省、市及其所发的通知，并省去第一个“关于”，拟写成： 长安公司转发中共中央XX部关于XXXXX工作的若干规定的通知。 其实际转发层次的情况可在正文中予以说明。 其三是转发、批转若干机关的联合发文，不必将原文件标题中的若干机关全部照写，而只标明主要机关，其他机关用“等机关”表示。,（2）发布性通知标题中的动词选用 根据所发布的文件重要程度，分为颁发、发布、印发（公布）三种，其标题也应相应选用： 颁布较为重要的法规、规章，选用“颁发”、“发布”。 公布一般性的、试行或暂行的规章和有关文件、资料，选用“印发”、“公布”。,公司办公室,6,2、主送机关 要求同其他通知。 3、正文 颁转性通知正文一般都比较简短。通常包括两层内容，一是写明颁转对象，即转发、批转或发布的文件，二是写明意见或要求。两层内容往往只有一两句话构成一个自然段。如“现将关于实行党风廉政建设责任制的规定印发给你们，请认真贯彻执行。”又如“现将教育部办公厅关于印发高等学校管理办法的通知（教办厅19983号）转发给你们，请遵照执行。” 比较复杂一点的则有两个以上自然段。第一段基本同前，个别词语稍加改动。第二段则是阐明所颁转文件的意义、工作的重要性、执行的具体批示、要求等。内容多的还可分层列项写出。 4、落款 按公文一般落款要求标注、用印。 5、被颁转的文件 颁转类通知所颁布、转发、批转的文件是该通知的正式内容组成部分，不能作为附件附于通知之外，应将其置于该通知的成文日期之后，版记之前。但是，要对被颁转的文件作技术处理：一是删去其眉首（文头）部分并将其发文字号移至标题之下；二是去掉其印章，保留或恢复其落款；三是去掉原文件的版记部分。,公司办公室,7,四、通知写作注意事项,1、按权限行文 批示性通知，一般只能由直接上级机关向下一级机关主送，批转通知只能是具有相关批准权的机关才可制发。转发通知只能照转照发，完全肯定，执行要求均是“遵照执行”，“认真贯彻执行”。 2、要求具体 特别是通知事项和执行要求必须明确具体，以利受文者理解和执行。象会议通知还须对会议内容、准备、报到、开会时间、地点、交通、食宿安排、联络等内容都交待清楚。 3、转发、批转通知正文中写明转发、批转文件名称后，再用括号注明其发文字号。 4、简明有序 通知行文，应力求精简，条理清楚。 5、任免通知的任免根据常用“经研究决定”这样简明的句式，而不必说明深层原因和细节。写任免对象及职务，如涉及多人任免，应一人一段（行），按职级高低排序；如是一人既有任又有免，则先写任后写免，必要时还要写明被任免者的“待遇”及级别。,公司办公室,8,例文解析1,公司办公室,9,例文解析2,公司办公室,10,例文解析3,公司办公室,11,条据，是指单位或个人之间，在收到、借到、领到钱物时所出的凭据，目的是为了办事方便、手续清。其写作格式如下： 1、标题 在条据的最高处最前处写上条据的名称，字迹要大些。 2、表明性质、关系 在标题之后，写明“今领到”、“今借到”、“今收到”等字样。 3、正文 要写明内容、物件品名、数量、钱款数，数字要大些。如是借条，要写明归还日期。 4、结尾 正文后另起一行空两格写“此据”等等。 5、落款 署名，要签名盖章，最后写明年月日,条据类,收 条 今收到XXX退回独生子女父母奖励费人民币柒佰元整。 此据。 锦州采油厂计划生育办公室（盖章） 经手人：XXXX（签名） 二00三年五月四日,条据写作范例,收 条,代 收 条 今代收到XXX同志还给XXX通知的人民币叁佰元整。 代收人：XXXX（盖章） 二00二年三月四日,条据写作范例,代收条,发 条 XXX开发公司XXX型汽车叁辆、XXX型拖拉机贰台,总计人民币XXXXX元整。 经办人：XXXX（签名或盖章） 二00二年三月四日,条据写作范例,发 条,借 条 今借到XXX厂财务处人民币捌仟元整，借期为六个月。 此据。 借款人：XXXX（签名或盖章） 二00二年三月四日,条据写作范例,借 条,欠 条 今欠XXX装饰公司装修费捌仟元整，准于XXX年XX月XX日付清。 此据。 欠款人：XXXX（签名或盖章） 二00二年三月四日,条据写作范例,欠 条,17,证明类,（1）单位证明信格式： 证明居中，二号黑色加粗字体 另起一行，姓名，性别，身份证号。在某年某月某日至某年某月某日期间，在我校任教，担任某职，爱岗敬业，注重团队合作精神，得到同事、家长和学生的好评。 另起一行，特此证明。 另起一行，右靠齐，校名 另起一行，右靠齐，年月日 盖单位公章：压年盖月,18,证明类,（2）如何写作证明 证明由以下几部分组成。 第一部分，标题。“证明”，写在第行正中位置。 第二部分，正文。开头顶格写送达机关名称；接着写要证实的具体事实，说明材料来源等。 第三部分，结束语。一般用“特此证明”。有的开头没写送达机关名称的，可用“此致XX单位”。 第四部分，落款。证明制发机关、日期，加盖公章。 总的说来，证明信的写作要实事求是，简明扼要，要有明确的结论，用词,19,证 明 XXX计划生育办公室： XXX同志系辽河油田锦州采油厂作业一大队职工，该同志于2009年7月28日与你单位XXX登记结婚，目前无孩。 特此证明。 辽河油田锦州采油厂计划生育办公室（盖章） 2009年8月10日,证明写作范例,20,工作计划及工作总结,计划是机关、团体、企事业单位对一定时期的工作预先作出安排时使用的一种公文，计划主要用于对未来的工作任务预先拟定目标，设想步骤、方法等，做到事先心中有数，减少盲目性。 计划根据内容分，有生产计划、工作计划、教学计划、财务计划、学习机哈、科研计划等；还有年度计划、季度计划、月份计划和个人计划等，这里主要介绍党政计划的行政工作计划。,1、工作计划,21,工作计划的写作格式,1、标题 计划的标题应包括制发单位、时间限断语、事由和文种类别（计划）四部分，一般四者要齐全。事由要标明是工作计划，还是生产计划或其他计划，时间限断语是计划适用的时限范围。有时因制定者认为计划的执行范围仅在本单位，已很明显，在标题中将制发单位省略；比较规范的计划仍要标明制文单位。 2、正文 计划的正文，一般先扼要说明制定该计划的缘由、根据，对完成任务的主客观条件做些分析，说明完成该计划的必要与可能性。其次是计划的具体内容，即在多长时间完成哪些任务，并设计完成任务的步骤和方法等。最后是结尾语，提出重点或强调有关事项，做出简短号召。 3、签署制文单位、日期 高级机关制定的计划，也有在正文后不另署制文单位和制文日期的，此时制文单位名称应于标题中，制文日期往往在标题下括号内注明。计划的正文通常采用分条列述式，结尾语视情况决定其长短与去留。事先认真调查研究，具体内容切实可行是计划写作的主要之点。,22,工作计划及工作总结,总结是各党政机关、人民团体、企事业单位和公务员个人经常使用的一种文体，主要用于对一定阶段内的工作进行系统的回顾，分析研究，从中寻找出具体的经验或教训，发现某些工作规律或缺点错误产生的原因，调整改革与前进的方向，以利于今后工作的发展与进步。 从不同角度分，总结可以分成各种类型。如：根据内容多少，可分出综合总结（或全面总结）、专题总结两种；根据总结的对象，可分为工作总结、学习总结、集体总结等；根据时间分，又可分为年度总结、季度总结、月份总结等。其实，上述分法多数是相互交叉的。从各级党政机关和行政单位来讲，总结的内容自然是本部门本单位的 工作。因此，全面的工作总结和专题总结之分，是对总结的一种比较切实可行的区分。 全面工作总结，也就是日常所说的工作总结，或叫总结报告，是检讨工作的事，总结经验教训常用的一种公务文书。它可提高本单位人员对工作规律性的认识，提高干部工作能力；也可报送上级领导机关，供上级了解情况，发现典型，指导工作。全面工作总结既可对一个单位和部门某阶段内各方面工作的全面总结，也可以是对某县工作的情况、成败得失的“单项性全面总结”。,2、工作总结,23,工作计划及工作总结,第一、要占有材料 ，掌握情况 1、典型材料。 2、数字材料。 3、背景材料。 要钻深研透本职工作。业务不熟，动笔发愁。 要把做过的事捋一捋，分好类，装好筐，合并同类项。要先思考总结的主题，围绕主题大量收集材料。 第二、要深入思索，定好主题 材料写作之前，必须把主题定好。同样的材料、同样的做法，是可以提炼出不同的主题的。比如开展小练兵活动，既可作为多种途径加快操作人才培养的一种方法，又可作为企业文化建设的落地文化。因此，要站在时代的高度来提炼主题，提炼出的主题对当前要有指导作用。 主题要以实际工作为基础。必须是从实实在在的工作中提炼出来的，不能为了提炼新的主题，脱离事实，搞假大空的东西。,2、工作总结写作方法,24,工作计划及工作总结,第三、要精心设计，布局谋篇 搭出整个材料的架子（写作提纲）。 大标题（主题） 第一部分、第二部分、第三部分的小标题。 小标题再分第一层次、第二层次、第三层次，等等。 要把大标题和各个部分的小标题定出来，大标题要鲜明地表达主题。各部分小标题要围绕大标题列出，起到支撑大标题、分解大标题、表达主题的作用。 谋划各个部分、各个层次之间分量上的均衡，不能有的篇幅很大，有的篇幅很小。要在写作前考虑结构美的问题。 精心谋篇的目的，在于使全文紧紧围绕主题展开，所有材料紧紧围绕表现主题而组织，不能游离。通过设计谋篇，要保证整篇材料有一个主题；每一个部分都有相对独立的观点，这些相对独立的观点又是围绕主题展开，从不同的侧面表现主题。,2、工作总结写作方法,25,工作计划及工作总结,第四、要总结规律 提炼观点 总结只是把进行过的实践活动罗列出来，那是毫无意义的。只有对实践中的成功与失败、成绩与缺点进行分析研究，把感性的、分散的印象上升为理性认识，提炼出规律性的东西，才能正确地认识并掌握客观事物的规律，能动地认识世界和改造世界。所以说，找到和反映出规律性的东西，并提炼为明确的观点，是写好总结的关键所在。 所谓规律性的东西，是指那些反映事物发展必然性的东西。简单地说，也就是找出工作中的真正经验，存在的主要问题和教训。 人们常说：“总结是实践的本质概括”，“总结就是提高”，说的就是这个道理。,2、工作总结写作方法,26,工作计划及工作总结,第五、要突出重点 写出特点 面面俱到，贪大求全，是总结写作的常见病。包罗万象、面面俱到的总结，实际上等于没有总结。总结的过程，应该是提炼观点、精选材料的过程，所以，总结要抓精华，抓典型，以点带面，通过个别反映一般，这样才能重点突出，抓住主要矛盾。 特别是专题性总结和经验总结，要尽量把口子收小一些，这样容易重点突出，写得集中，写得深刻。 同时，写总结必须要有针对性，写出特点。照抄照搬，改头换面，是总结写作的大忌。不要老是一个模式，一样调子，一种语言。不结合本单位实际，写不出特点，就无法指导下一阶段的实践。,2、工作总结写作方法,27,工作计划及工作总结,第六、要语言准确 简明朴实 总结要求如实反映客观情况，介绍经验做法，谈出心得体会，它以说明语言为主，又有必要的叙述和议论，形成了准确、简明而质朴的特征。 所谓准确，是指说明基本情况实事求是，数据准确无误，分析判断恰如其分，遣词造句准确贴切。尽量避免使用可能、大概、据不完全统计等不确定性的词语，不夸大缩小应表达的词义。 所谓简明，是指语言概括扼要，干净利落，详略得当。概括叙述基本情况，直陈其事，不枝不蔓；简要介绍经验做法，提炼观点，简洁明了；直接议论分析，谈出切身体会，简要明晰。 为了使语言简明扼要，易记易传，有时要提炼一些条理化的语言。如党中央将社会主义荣辱观提炼成“八荣八耻”。辽河油田公司党委在先进性教育活动总结中，把开展教育活动的目的总结归纳成“党员受教育，组织添活力，企业增效益，群众得利益”。提炼条理化语言必须从实际内容出发，不能生拼硬凑，更不能玩弄文字游戏。 所谓质朴，是指语言平实、朴素，不追求华丽词藻，不追求修饰、夸张。质朴的语言，可以保证总结的真实性。 群众语言凝练朴素，新鲜活泼，一篇总结适当运用几名群众口语，能使总结的语言朴实生动，增强说服力。如有人对群众性理论学习的循序渐进过程用这样的话表达：“有许多同志反映，在学习理论时一般是：“头遍莫名其妙，二遍有些开窍，三遍学出味道。”这样的语言概括有力，反映了群众的心声。如果换成“学习是由浅入深、由表及里，循序渐进的过程”也行，但生动性没了。,2、工作总结写作方法,28,工作计划及工作总结,总结的标题 总结的标题，要根据写作目的和具体内容来拟定。原则上标题要简洁、醒目、突出总结的内容。 综合性总结的标题，大都包括单位名称、期限和文章名称。如单位年度工作总结。 经验性