《公文的内容和格式》PPT课件.ppt

第一章 公文的含义及内容 一、公文与文书、文件的区别 1、文书：政务管理中形成的各种记录材料 文书人员、文书工作 2、文件：指公文、信件 来往文件，工商文件 3、公文：国家机关、企事业单位、人民团体等社会组织在各种公务活动中形成、使用的文书（文件）。,国家政务活动,发文红头标识,组织活动记录,二、公文分类,（一） 公文形成和使用范围划分,公 文,通用公文,专用公文,外交公文 财经公文 科技公文 教学公文 军事公文 其他专用公文,法定公文,非法定公文,党的机关公文 立法机关公文 行政机关公文 军队机关公文 港澳台地区公文,计划、调查报告 简报 会议记录 提案、讲稿 发言稿 介绍信 礼仪电函,（二）根据公文的不同稿本分,草稿,定稿,正本,讨论、修改、审批,最终确定,正式文本,基础,依据,无法定效用,同等 法定效用,正 本,试行本,修订本,暂行本,XX市XX局关于医药费用报销的试行办法,XX市工商局关于税务登记管理办法（修订本）,XX市XX管理办法（暂行）,（三）行文方向分 1、下行文：向被领导、被指导的下级机关制发的公文。 命令、决定、批复 2、上行文：向上级机关制发的公文。 请示、报告 3、平行文：向不想隶属的机关之间制发的公文。 函、评估性意见,公文除总标题外一般有四个层次，总标题用二号华文中宋字体。 第一个层次是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三； 第二个层次是小标题，用（一）、（二）、（三）来表示，三号楷体； 第三个层次用阿拉伯数字表示，即1.2.3.，可以三号仿宋加粗以醒目； 第四个层次用（1）、（2）、（3）表示。,三、行文层次序数的写法及排版,四、公文写作中需要注意的问题,1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。 如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。 2、数值范围表述：数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%-8%”，不能写成“38%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。 3、表述时间时段，一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出具体的年份，如2007年、2008年。,五、国家行政机关公文格式,（一）公文用纸幅面及版面尺寸 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GBT 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，尺寸的允许偏差见GBT 148。 （二）公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。,（三）公文排版格式,正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。,210mm,297mm,37mm,28mm,26mm,35mm,156mm225mm,（四）各要素标识,眉首,主体,版记,1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,带有密级的公文要有编号,2.秘密等级和保密期限 ，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。,若无保密期限，秘密等级的两字之间空一字距离,3、紧急程度分为“特急”和“急件”，两字之间空一字，写在等级下一行,4、发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。 在紧急程度下空两行标识,联合行文的问题 1、行政机关联合行文，主办机关排列在前，原则上文头、文号都用主办机关的，落款时几家单位都要落款并盖印（上行文可只盖主办机关的印）。 另一种处理方式是几家单位联合印制红头文件（切忌不能用黑头文件联发），但发文字号原则上用主办机关的。,2、行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。 3、联合行文一般用主办单位的文头和文号，一般不用几家单位作文头、字号为联发字号的格式。,5、发文机关标识下空两行。 居中排布 年份（全称）、序号用阿拉伯数字,6.上报的公文需标识签发人姓名 。此时发文字号居右侧。,7.红色反线 。,（二）主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。,公务文书的格式,1.标题：由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。 在红色反线下空2行标识，居中排布。,例如：,中国银行关于发现伪造人民币的通报,发文机关,主要内容,文种,关于召开教师节表彰大会的通知,省略发文机关,通 告,省略发文机关、主要内容,标题常见的病例八方面：,一、要素不全 二、乱用文种 三、隶属不清 四、提炼不精 五、题不达义 六、用词重叠 七、滥用符号 八、标注不规范,、部、 部、 部、 部 优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知,介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。,病例：,标题的提炼,如:xxx（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知 改为:XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知 或:XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知,从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容：,废止部分规范性文件,某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件。,题不达义,一、事由偏跑 XXX关于草原灭鼠的请示 XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示 二、题大义小 关于企业技术、人才开发的若干规定,三、题小义多 关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知 XX关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知。 四、题义不清 XX县人民政府关于粮食问题的通知 “价格”、“收购”,公务文书的格式,2.主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关,公务文书的格式,3.正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。,公务文书的格式,4.附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。 附件后不加标点符号,公务文书的格式,此处的发文机关可以写，也可省略。,公务文书的格式,5.成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准 。 日期用汉字书写，零要写成“0”,公务文书的格式,6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。,公务文书的格式,7.附注是指需要说明的其他事项。,公务文书的格式,（三）版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。,公务文书的格式,1.主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词，一般不超过5个。, 市关于发展外向型经济的 若干补充规定 主题词：经济 开放 政策 规定 国务院关于 加强水土保持工作的通知 主题词：农业 水土保持 通知,公务文书的格式,2.抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。,抄送的格式：在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号或逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一