公文写作基本知识GONGWENXIEZUOJIBENZHISHI中共江.ppt

,公文写作基本知识 GONGWEN XIEZUO JIBEN ZHISHI 中共江油市委政研室 张正银,涵义与种类 格式与写作 心得与交流,公文是党政机关、社会团体、企事业单位等合法组织，办理各种公务时，使用的具有特定效力和规范格式的应用文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施管理，规范行为，融洽工作，记载和传递公务信息等的重要工具。,公文的涵义,公文的特点,权威性,时效性,规范性,模式性,法定性,法定的作者、法定的职权范围和规定程序,强制阅读、强制办理或强制复文等执行效力,内容符合法律法规政策；格式/行文程序规范,公文的体裁必须遵循规范的模式,时代性、及时性、效用时间的有限性,公文应遵循的原则,符合国家的法律法规、方针政策及有关规定。 制定规章制度要切实可行，具有可操作性。,正确使用法定的计量单位和数字单位。,界定清楚，不得模棱两可；前后一致，不得相互冲突。,观点明确、条理清晰、文字简炼、用词用句准确、规范。,划定密级或确定密级，由拟稿单位负责。涉及军品名称的，用代号表示，不划密级，以普件行文。划密和确定密级要准确、适度。,2000年8月24日由国务院发布的国家行政机关公文处理办法 1996年5月3日由中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例 1999年12月27日由国家技术监督局发布的国家行政机关公文格式,公文写作的主要依据,根据中共中央办公厅关于做好文件改版工作的通知（厅字201120 号）、中共四川省委办公厅关于做好文件改版工作的通知（川委厅201143号）和中共绵阳市委办公室关于做好文件改版工作的通知（绵委办2011110号）精神，2012年4月1日起我市执行新的文件版式。,公文写作的主要依据,：,党的机关公文：14种 国家行政机关公文：13种,公文的种类,党的机关和国家行政机关公文种类对照表,涵义与种类 写作与要求 心得与交流,涵义： 适用于批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，或发布党内法规、传达上级机关的批示，或传达要求下级机关办理和需要有关单位周知、执行的事项以及任免人员。,一、通 知,通知的种类,批示类,颁转类,知照类,上级机关对下属机关、单位就某项工作发出批示、提出要求、作出安排，而又不能或不宜使用命令、批示转文时，就用批示通知。,（1）发布类：用于发布规章、法规； （2）转发类：用于转发上级和不相隶属机关的来文； （3）批转类：用于批转下级机关的公文。,主要用于告知某些事项、情况或意图、任免干部、召开会议、变更机关名称、设置或拆并机构等事项。,标题 ：通常有三种形式 （1）发文机关名称+事由+文种 如：发文机关+关于加强防汛工作+的通知 （2）事由+文种 如：关于办理因病退休（职）鉴定+的通知 （3）文种（通知）,通知的结构与写法,正文：通知缘由+通知事项+结尾 （1）通知缘由：通常是单独一个自然段，有的以形势、背景、情况入题；有的直接说明通知的根据、原因和目的。如：“为了根据经研究现决定特作如下通知：” （2）通知事项：正文的主体部分，或下达批示、布置任务、作出要求，或告知情况，写法通常采用条例式、分条列项写出。通知事项的写作必须内容明确、具体、条理清楚。 （3）结束语：通常提出希望、号召或具体执行要求。如主体部分已意尽言止，则不必专门写结束语。 落款：写出发文机关名称和发文时间。,1、适用范围 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问或提出建议，是一种陈述性的上行公文。,二、报 告,报告的种类,专题报告,调查报告,用于向上级机关汇报、反映某一项工作、某一事件、某个特殊情况或专门事项。内容比较专一、集中，一事一项。,通过对典型的问题、情况、事件的深入调查，经过分析、综合，从而揭示出其本质或客观规律的书面报告。,综合报告,用于向上级汇报、反映本单位一段时间内全面工作或几个方面工作情况，包含内容广泛，具有很强的综合性。,由首部、正文和落款三个部分组成。 （1）首部：包括标题和主送机关。 标题：常见有两种形式，一种由事由和文种组成；一种由发文机关、事由和文种组成。 主送机关：顶格写上受文单位全称。 （2）正文：报告缘由+报告事项+报告结语 报告缘由：简单说明报告原因、目的和意义。 报告事项：这是报告的主干部分，一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。 报告结语：通常以呈请语“特此报告”、 “请审阅”作结。 （3）落款：署发文机关名称和成文日期。,报告的结构和写法,（一）排好版面。写材料的 “第一课”。给领导（阅读者）一个好的“第一印象”。 （二）投其所好。一定要把握准上级领导想听什么、喜欢听什么，就汇报什么。第一，汇报内容要紧扣上级领导听汇报的意图；第二，汇报内容要紧扣听汇报者的心理）关心什么、最重视什么、当前正在研究什么问题）；第三，汇报内容要紧扣听汇报者的职责；第四，汇报的思路和语言要尽量适应听汇报考的思维特点和语言风格。 （三）突出特点。特点就是优势。第一，要把最有特点的内容放到最前边，使领导一听就能感到你的特色，以求先声夺人的效果；第二，要浓墨重笔；第三，要把标题起好。特别注意一点：办公室要注意收集各职能股室的亮点工作，提炼为全局的特色经验。,汇报（经验交流）材料,（四）脉络清晰。工作汇报是将汇报材料上的符号语言转化成汇报者的有声语言，作用于听汇报考的听觉来完成的。要做到线条单一，切记多条线索；前后内容的转换要明显，例如，下一步，今后，等等。 （五）结构精巧。汇报材料包括工作情况、取得的成绩、积累的经验、存在的问题、今后的设想等内容，但整个材料如何布局、怎样安排，先写什么、后说什么，要精心斟酌，不一定都披上述四部分内容一顺排列下来，这样往往不好，尤其是经验交流式的汇报材料。,汇报（经验交流）材料,适用于向上级机关请求指示、批准。 种类： 请求指示的请示。为请求上级给予明确处理某一问题的政策、办法而写出的请示。 请求批准的请示。用于工作中遇到本机关职权范围以外的事情发生，不能自行解决办理。 请求批转的请示。职能部门对具有全局性或普遍性问题提出解决办法、意见，但按行文规则不能直接向某些单位行文要求办理，只能用此类请示报经上级机关批准后，成为上级机关指挥性批转文件，下达给有关单位。,三、请示,请示的行文一般包括标题、正文和落款。 标题：通常用完全式公文标题。注意，标题中不得出现祈请类词语；文种请示之后切忌加写“报告”二字。 正文：请示理由+请示事项+请示结语 请示理由：说明为什么要请示、提出请求的原因、背景或依据等。 请示事项：是请求上级机关指示或同意、批准的具体内容，要写的直接、明白、具体。不可含糊其辞、摸棱两可。 请示结语：一般以实践中形成的规范化结语作结。 落款：党的机关的请示在落款处署发文机关名称和日期；行政机关的请示如非联合行文，则不署发文机关，只标成文日期。,请示的结构和写法,（1）所请示的主要问题必须在标题中明确反映出来，文中要写明请示的问题，并说明理由，提出解决问题的意见或办法（最好有两个方案），以供领导决策时参考。字数一般不超过一千字。 （2）主旨单一、集中，一文一事。 （3）应逐级行文，一般不越级请示。 （4）不多头请示，只主送一个上级机关，需同时报送其他机关的，应当用抄送形式。（否则可能会得到两个不同的结果，无法执行），且不送领导者个人。 （5）请示与报告绝不能混用，不得用“报告”或其他文种的公文请示问题。,请示的注意事项,错在哪里？,关于邀请x市长、x书记参加“10356211”工程奠 基仪式并致辞的请示报告 x政府办公室、 x市委办公室并呈x市长、x书记： 根据“书记办公会议决定”，我局成立了专门的“10356211”工程指挥小组。在市领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现决定于四月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请x市长、x书记参加仪式并致辞，请提供方便。热切盼望x市长、x书记的到来！ 此致 敬礼！ x x x x x局 2012年4月11日,错在哪里？,x x x x x局,关于邀请x市长、x书记参加“10356211”工程奠 基仪式并致辞的请示报告 x政府办公室、 x市委办公室并呈x市长、x书记： 根据“书记办公会议决定”，我局成立了专门的“10356211”工程指挥小组。在市领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现决定于四月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请x市长、x书记参加仪式并致辞，请提供方便。热切盼望x市长、x书记的到来！ 此致 敬礼！ x x x x x局 2012年4月11日,涵义： 计划是党政机关、社会团体、企事业单位对未来一定时期的工作预先作出安排时，使用的公用事务文书。 作用： 贯彻党和国家的路线、方针、政策及上级指示。 领导和指导工作，使决策具体化。 建立正常的工作秩序，提高工作效率。 检查工作、总结经验。,四、计划,明确的目的性，这是计划的灵魂。 科学的预见性。 执行的约束性。 实施的可调性。,计划的特点,一般采取文字表述式、表格式、表述表格结合式三种。 （1）文字表述式（如部门年度计划）：标题+正文+落款 标题。通常由单位名称、时限、计划内容、文种组成。 正文。一般由前言、主体、结语组成。 前言：是全文的导语，写明任务依据，提出总的要求； 主体：由计划的目标、措施、步骤“三要素”组成。但不同的计划对这些要素有不同的侧重与取舍。 结语：简明扼要的发出号召并提出希望，或描述计划实施后的前景。 落款。在正文后面写明制文单位或制文日期。,计划的写法,（2）表格式（如年度计划或要点） 项目具体、内容简单的计划可采用表格形式。它的特点是主要用表格的形式反映。 （3）表述表格式 综合计划或重大的专题计划，大多涉及面广、内容丰富，往往采用文字表述与表格结合式写法。 正文部分的前言、主体、结语主要采用文字表述，而相关的计划指标、工作进度、完成时限等则用表格列出。,无论何种形式计划，其计划事项必须具体，要有量化指标、具体的时间节点、明确的责任单位。特别是基层单位的计划，必须细化、具体； 计划必须体现系统性，下级机关要根据上级计划来制定。基本架构：“一级单位计划二级单位计划三级单位计划干部职工个人计划”。,市委市政府年度工作要点,各乡镇各部门年度工作要点,各股室年度工作要点,注意事项,干部职工年度工作要点,涵义： 总结是党政机关、社会团体、企事业单位对前一段工作进行回顾、评价和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，以指导今后工作的公用事务文书。 作用： 明确得失，提高水平； 加强管理，指导工作； 互通情况，彼此借鉴。,五、总 结,客观性与回顾性相结合； 科学性与理论性相结合； 叙述性与议论性相结合。,总结的特点,由标题、正文、落款三部分组成 标题 公文式。这种标题一般用于工作总结。由单位名称、事由、时间、文种四要素组成。如XXXXX2012年工作总结。 新闻式。这种标题常用于专题总结。可分为单标题和复式标题两种形式。 单标题，如财务部开展优质服务竞赛活动回顾 复式标题，如苦练内功 狠抓质量 抢占市场 重振雄风长安公司开展“双学”活动总结。,总结的写法,正文 正文包括前言和主体两部分。 前言，即总结的开头，要紧扣中心、开宗明义。常用的方式有： 概述式。概括介绍基本情况，工作的背景、时间、地点、条件等； 结论式。先明确提出总结的结论，然后再引出下文； 提示式。对工作的主要内容作提示性、概括性介绍； 提问式。先设问提出问题，点明总结的重点，以引起人们的关注； 对比式。开头对有关情况进行比较，展示成绩，表明优势，引出下文。,主体：是总结的核心部分，主要包括以下内容： 基本情况概述； 成绩与经验；（这是总结的主要内容） 问题与教训； 今后设想和努力方向。 总结正文部分一般有如下几种常用的结构形式 分部式。按“情况成绩经验问题意见”或者“主旨做法效果体会”的顺序，分成几个大部分依次来写； 阶段式。分阶段进行总结； 条文并列式。把总结的内容按性质进行分类，逐条逐项排列总结； 贯通式。紧紧围绕主旨，总结事态发展的全过程，前后贯通总结； 总分式。先总述工作情况，然后再分若干工作逐项总结。 落款，包括署名和日期。,总结是在工作结束后对计划完成情况的鉴定。所以任何形式的总结都要依照计划进行； 总结条理要清楚，尽量用数据说话，如一味的用文字阐述，就缺乏说服力； 要写出个性，分清主次，切忌肤浅。,注意事项,1、概念和适用范围 （1）概念：记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。 （2）适用范围： 会议纪要适用于记载、传送会议主要情况、精神和议定事项； 会议纪要是较为重要会议的产物，是会议重要成果的反映，有沟通情况、统一认识、布置工作的记载凭证作用。,六、会议纪要,2、会议纪要的写法 会议纪要的结构：标题+正文+落款 标题： 一般由会议名称和文种两项构成。 正文：包括前言、主体、结尾三项内容 主体是会议纪要的核心内容，写作时要紧紧围绕中心议题，把会议形成的决定、决议准确的表述清楚。 落款：包括署名和时间两项内容。,3、会议纪要写作具体要求和注意事项 力求精炼，不能记流程帐。不是时间、地点、参加人员、每人所讲的内容都一一写下来，甚至天气情况等都写；重点是写经过讨论，最后形成的决定，达成的一致意见。否则等于会议记录。 要把个人观点上升集体意志。不能简单地写张书记要求什么、李书记又要求什么，应该写成，会议经讨论决定了有关事项，现纪要如下。如“会议听取，会议强调，会议指出，会议要求，会议号召”等。 纪要的时效性强，必须在会后24小时之内形成正式文件。,1、概念和适用范围 （1）概念：工作情况的简要报道。 （2）适用范围：是机关、社会团体和企业事业单位用于向上级迅速及时报告工作情况，反映存在的问题，向下级推广经验、指导工作，向平行单位互通情况、交流信息和工具。,七、简 报,2、简报的分类及特点,（1）分类：根据其反映的内容，可以分为情况简报和会议简报。 1）情况简报：动态性简报、经验性简报、批示性简报 2）会议简报： （2）特点：真实、新颖、简洁、快速,3、简报的结构及写法,结构：报头+正文+报尾三部分组成 （1）报头：主要包括简报名称、期数、编发单位和印发时期等项。 （2）正文： 标题： 一是直述式；二是比拟法、三是提问法；四是双标题法。 主文：导语、主体、结尾 报尾：简报的最后一页下方，用两条平行横线相夹，写清报、送、发单位名称。有的还写明上级机关领导人职务及姓名。横线下面注明共印份数，圆括号括入。,涵义与种类 写作与要求 心得与交流,一、明确文章定位 文章用于什么目的。目的不同，同样内容，写法不一样。 二、善于总结提炼 总体要求：精炼、精辟、精彩 提炼标题，观点明确。得体而吸引人，关键在于精炼、醒目。从大标题到小标题,都要进行提炼。 提炼内容，内容要精炼，切忌冗长。,四点体会,三、注意谋篇布局 第一，立意要高，要有气势。尤其是要善于把部门工作放在全市的大