如何当好一名秘书.ppt

,如何做好一名秘书,1 接听、转接电话；接待来访人员。 2 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3 负责总经理办公室的清洁卫生。 4 做好会议纪要。 5 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6 负责传真件的收发工作。 7 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8 做好公司宣传专栏的组稿。 9 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16 接受其他临时工作,秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。 一、如何办好领导交办事项 （一）接受工作任务要弄清“三要素“ 领导交办工作任务，大体都有“三要素“：一是内容-办什么事；二是时限-什么时间完成；三是要求-工作质量， 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时，一定要把“三要素“搞清楚，为把事情办好创造前提条件。 （二）优化办事成果“三比较“。 办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小“。 （三）把握好办事“三形式“ 办事可能出现三种形式：1单一办事-在同一时间内完成一项工作任务；2交叉办事-同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成；3穿插办事-三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。 （四）检验办事效率“三标准“ 秘书人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验，标准有三：l工作质量，是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞；2工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形；3对社会和群众的影响，办事全过程对社会、群众有没有不良影响。 （五）向领导复命“三注意“ 工作任务全部结束，或告一段落，应向赋予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。3不邀利。不因为完成了领导交办工作。,二、如何办好请办事项 做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。 （一）精心准备，提出合理建议 （二）讲究方法，选择适当形式 （三）注重程序，坚持逐级请办 （四）提高艺术，优化请办效果 （五）以缓应急，避免紧张出错 对秘书工作有专门研究的田金昌先生早就归纳总结过给领导当秘书的五大注意事项，我们擅自按照男女性别的差异，逐条对比了一下，怎么看怎么觉得，男性在秘书这个职位上不仅极具竞争力，而且还有先天的优势。 一、谋事不传事 “脑筋要多动，嘴巴要少用”，这是当好领导秘书的第一要诀。勤于思考，把有用的、急需的信息情况和深思熟虑的想法、建议提供给领导，超前地、有效地为领导当好参谋。 “嘴巴要少用”，就是说领导秘书说话必须要保持谨慎，克服随意性。 歪嘴点评：女人能让自己脑子不转的比较多，但能让自己嘴巴不出声儿的很少见。所以，在这一项上，只要男人的智商正常，基本上就能胜出了。 二、干事不铲事 必须要认识到领导身边无小事，事事都要精心、仔细，千万不可马虎大意，不能把60分当及格。作为领导秘书只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。 歪嘴点评：你问问去，有几个女秘书没被骂哭过。她们一掉眼泪，领导立刻乱了手脚，眼前顿时“#$&*”男孩子在这项上的优势是来自于生理原因脸皮天生厚一点，领导使着没负担。,一、什么是秘书？ 秘书，就是位于领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并处理各方面事务与信息的助手。一个出色的秘书，应该是全心全意帮助上司、熟悉和了解自己的企业和公司，对自己的工作驾驭自如，善于创造和保持一种独特的氛围，使上司和同事都能和睦相片、积极配合。掌握分寸感，恰到好处地出现在上司最需要的时候和场合，心领神会地配合上司应对各类人士，处理各项事务。 二、你适合做秘书吗？ 首先，并不是所有的人都适合做秘书。秘书必须细心、主动、周到、忠诚，像老板一样热爱公司，一切为公司的利益着想。所以，在选择秘书这个职业的时候，最好慎重考虑，这个职业跟自己的性格、兴趣以及期望是不是相符。 即使受过良好的教育和培训，秘书也不是人人都能胜任的。一名优秀的秘书，应当具有一些优秀的品质，主要体现在以下几个方面： （一）分寸感：一名好秘书，从言谈举止到为人处世都要掌握分寸。那怎样掌握分寸呢？ A。这样为人处世有分寸：自信而不自负；认真而不较真；正直而不刻板；勇敢而不鲁莽。 做秘书的确不能事事较真，但一定要真诚，处理各种人际关系，必须从长计议，与人方便，与己方便。同在一个办公室，搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽，心情就舒畅，这不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。,B。这样说话有分寸：坦荡而不轻狂；赞美而不虚伪；活泼而不轻佻；自尊而不张扬。 病从口入，祸从口出。因此，上班时，尽量多做事少说话。这样做，可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外，也不要对同事评头论足，谁是谁非，自己心中有数。 C。这样办事有分寸：谦和而不自卑；拒绝而不冷漠；机智而不奸诈；实惠而不惟利。 （二）礼貌。 面对一个有教养的人，有礼貌是十分容易的事；但是彬彬有礼地接待一个十分粗鲁的人则是一种职业技能，做秘书的经常遇到这种情况。俗话说秀才遇到兵，有礼说不清。但职业要求秘书必须和各种各样的人交往，因此，有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作，只有温和善良才是真正的礼貌。 （三）谦虚 谦虚有三个好处：既能使你在别人心里感觉良好，又不会树大招风，更能帮助你提高自己在上司心中的价值。因为大部分老板都喜欢谦虚和内敛的秘书。我父亲曾经对我说过一句话，他说做人一定要低姿态；低姿态不表示你就低人一等，只能说明你更成熟、更智慧。父亲的这句话一直令我受益非浅。 （四）敏感：对周围的人或事物具有敏感性，可以提高秘书工作的准确性和对事物的判断。反应迟钝会影响工作效率，但过分敏感也会让自己过于紧张，因此，敏感也要恰到好处。 （五）自制：善于控制自己的情绪是一个人性格成熟的表现，但并不是每个成熟的人都有很好的自制力。而秘书却要每时每刻都能够很好地控制自己，而不应该是性情中人。我们常说办公室里有“六不”原则：不骄、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。总而言之，急躁会影响人的判断力，秘书，切忌躁火攻心，失去理智。,三、秘书的职业道德 我认为秘书的职业道德最重要的有三点：忠诚感、敬业心、责任感 （一）忠诚感：古往今来，秘书最接近领导层，知晓和掌握大量机密，甚至参与机密的运作。如果秘书的职业道德沦丧，造成的伤害将无法估量。 有时，忠诚是一个两难的选择。从员工的责任讲，如果上司有问题一定要检举揭发；但从秘书的职业道德讲，又应该严守机密。如果你顾及了前者，以后可能会被上司封杀，在这个公司再也做不成秘书；如果你顾及了后者，可能又有损于公司的整体利益。那么到底孰轻孰重呢？我曾经就这个问题问过一些朋友，有的朋友说“要看我和上司的关系如何再决定”有的朋友说“打死也不说”还有的朋友说“以公司大局为重”，褒贬不一，公说公有理，婆说婆有理。这确实是一个两难的选择，我个人认为要具体情况具体分析，如果领导工作出现偏差，可以及时提醒，避免导致不可挽回的错误，成为领导真正的左膀右臂，而不一味随声附和，这是更高层次的忠诚。 （二）敬业心：秘书的职业特点，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作展开活动，做到招之即来，来之能干，在具体紧张的工作中，脚踏实地，不计个人得失，有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。 （三）责任感： 有了忠诚感，说明你品质好；有了敬业心，说明你干得好；而负责任，说明你可以让人依赖。 责任分为两种，明确的责任是你的职责范围，不明确的责任是你主动承担的份外工作。做好明确的工作，这是秘书的本份；做好不明确的工作，则会受人重用。一个好秘书，一定知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，遇到突发性的意外事件，秘书应沉着、从容地应对，变通地解决。责任感不仅在危难时候需要，在日常的细节上就能反映出来。大量日常琐碎的责任感才是对秘书品质的考验。,四、秘书的自我完善。 （一）保持身心健康 秘书人员由于所处位置特殊，工作任务繁重以及社会对秘书角色的期望值高，在心理上承受着各种压力。秘书的心理保健十分重要。一个好秘书必然情绪稳定，乐观向上，具有爱心，善解人意，态度现实，责任心强，灵活多变，适应力强，人际关系和谐，善于交往。秘书在领导、同事之间建立和谐型的工作环境氛围，在这种良好的人际关系中自如地工作，压力得以缓解，苦闷、忧愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲惫感以此而消失，从而达到心理平衡。 （二）努力做到出力而不“越位” 我们强调，要准确地认识自己的社会角色，摆正自己的社会位置，目的是为了防止和克服“越位”现象，找到一个稳定的出力方式。“越位”是下级在处理与领导的关系过程中常发生的一种错误。 发生越位的原因很多。从秘书角度来说，有的人属于心理品质有问题，不把领导放在眼里，这种人为数极少；而就多数有这方面错误行为的人来说，是由于不能准确认识自己的角色地位和盲目的工作热情所致。因此，秘书人员应正确认识自己的角色地位，出力而不越位。,我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书 首先,硬件条件是必不可少的掌握一门外语通常指英语,这是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室,文字处理的工作特别多,所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力,尤其是电脑 其次,秘书的职业道德备受重视,每一行有每一行的规矩,秘书也不例外平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键 另外,秘书是工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替他批复所以一个好秘书,除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力这些有时候需要多年的锻炼和培养所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历 最后,要讲究公私分明千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会倚仗这种手段在职场上攀升的 沟通最重要 Jessy 年龄：22岁 任职：1年 时常听到一些对秘书的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力 我和领导在一间办公室,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要其实不用穿得很时尚、另类,只要大方得体就行,仪表看上去舒服即可我的工作要求我有很好的沟通能力,不仅要和客户打交道,还要和公司内部的人员保持良好的人际关系领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾 做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广的知识面在我的工作中,难以避免要打电话去催客户支付费用,说得难听点有点“讨债”的味道,但这是我工作的一部分,不得不直面现在我也习惯了这些事务,总结了一套经验技巧,这也是一种沟通的能力 小心那些潜在的危机艾小姐 年龄：26岁 任职：3年 我曾经在一家公司做文秘,老板是个台湾人工作辛苦点就算了,最怕上司是个好色的半老头当我发现他想占自己便宜时,深觉女秘书不好当,特别碰着这么一个上司,自己再怎么端庄严谨,有时候也很无奈！上司不好伺候,更不好得罪,那时我就隐隐意识到潜在的危机：万一工作出了什么纰漏,被他抓到什么把柄,