企业文秘人员的职业素养.ppt

企业文秘人员的职业素养与提升,主讲：寇克英,一、关于文秘工作,秘书工作的含义 秘书工作是一种社会职业 秘书工作是一种普遍性职业 秘书工作是一种以处理信息为主要工作内容的脑力型职业 秘书工作是一种以领导工作为主要服务对象，以发挥参谋助手作用为主要服务形式的服务性职业。,秘书职业的演化,秘书是一个古老的职业，随着文书的出现而产生。最早可以追溯到黄帝、尧舜时代。黄帝时设有史官，伴随黄帝左右，专门记录言行，以备忘、信守，仓颉、沮诵、孔甲等史官即是最早的文秘人员。 到清代，军机处选用军机章京有四个条件：第一，品德良好，相貌端正；第二年富力强；第三，字迹端正；第四，办事敏捷，似文迅速，为人谨慎。 从世界各国情况看，秘书群体大致可分为三大群体：政府机关秘书；企业秘书；私人秘书。 企业上还根据文秘人员职责细分为行政文秘、人事文秘、接待文秘、外交文秘、高级文秘等，,办公室文秘工作职责,1）在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。 2）负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。 3）做好各种会议的记录及会务工作。 4）办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。 5）做好单位印章管理，按规定开具介绍信。 6）做好来访接待工作。 7）做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。 8）负责本单位办公用品的采购和供应工作。 9）完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理,二、文秘人员的职业特征,社会特征 ：首先，秘书角色的配角实质决定了秘书在社会生活中具有遵从的特征。 其次，秘书角色的主角潜在决定了秘书在社会生活中具有影响的特征。 心理特征 ：个性心理特征应具备：1）忠诚；2）谨慎；3）灵敏；意志特征：1）自觉性；2）坚韧性；3）自制力 认识特征 ：良好的观察力；良好的记忆力；良好思维能力（发散性；敏捷性；逻辑性）； 人际关系特征：强制性特征；首属性特征；,三、秘书的知能结构,秘书的人才观 ： 第一个层面：本层次、本岗位所具备 知识和能力，而且要达到一定的精通程度。不论办公、信访、住处处理或接待、会议组织等方面都应该是一流水平。这是专才的体现。 第二个层面：与此相关的某些知识和能力。 第三个层面：属于本人天赋、才能及原有的知识基础和积累所形成的知能走向。也就是秘书个人的特长和爱好的发挥。 一个秘书的知能结构可以概括为：一知、二能、三养、四关、五技。一知，就是广博的知识，其中包括基础知识、专业知识和辅助知识。二能，指秘书应该具备的能力。其中包括应用写作能力、听知能力和口语表达能力；三养，指秘书的修养，包括政治理论修养、党性修养、作风修养四关，指秘书具有正确处理人际关系的本领。五技指秘书具有掌握现代化办公设备的先进技术。,四、秘书的工作艺术,1、实务工作的艺术： 原则：客观性原则；自知性原则；创造性原则；灵活性原则。 实务工作的艺术：第一，通观全局，统一筹划。第二，抓主要矛盾，明确工作重点；第三，合理安排工作程序；第四，有机协调，综合理事。 2、统筹时间的艺术 ：第一，对自己的时间安排要有一个计划，做到长计划短安排。第二，把要做的工作按轻重缓急依次分类排队；第三，根据工作任务的性质使用时间；第四，找领导谈话、请示汇报工作台要建立事先约定时间的制度；第五，文章、讲话要力求简炼，少说空话套话；第六，珍惜人生有限时间，充分利用空余时间多读一些好书。 3、运用语言的艺术：一是语言的份量；二是语言的逻辑性；三是语言的幽默感。 4、咨询参政的艺术：一是正确领会领导意图；二是善于思考，培养预见能力；三是立足平时，认真做好积累资料工作； 5、信息处理的艺术,五、秘书的事务管理工作系统,1、秘书与通讯工作 2、会务工作 3、机关事务管理 4、秘书与旅行出差 5、秘书与社会交往 6）秘书与现代办公,总结：,文秘人员的素质和修养问题： 一是要具备较高的政治素质 二是要具备较高的政策理论水平 三是要具备较强的综合工作能力 四是要具备求真务实的思想品格 五是要有高度的法纪观念 文秘人员的工作作风和效率问题,快速（说干就干，一鼓作气） 准确 细致 严谨（对一件事情了解：时间、地点、人物、事件（要求）、 原因、结果） 求实（切合实际） 勤奋（肯用功）,（二）工作效率,1、提高两级想问题，靠前一级抓落实 2、想好了再说，干完了再歇 3、汇报工作要勤快，请示工作要有建议 4、大事多请示，小事自处理（不犯上） 5、领导关注的事要及时让领导知道进展情况 6、领导交办的事要件件有着落、事事有回音 7、大事不过夜，急事不耽误，要事不遗漏 8、会内事不要会外讲，酝酿事不要提前讲，上面的事不要 下去讲，未公开的事不要到处讲 9、领导气话不要原本传达，两次请示要说明情况 10、提建议要争取让领导采纳（穷尽外援，让领导做选择题，三条以上） 11、要随时为领导减轻压力，不要出难题（急领导所急想领导所想） 12、要有创新意识（不能按步就班，创新是发展的前提）,（三）协助领导抓工作落实问题,第一、要不断强化抓落实的意识 第二、要树立抓落实的权威； 第三、要建立健全必要的制度； 第四、要养成良好的抓落实习惯： 一是养成惜字如金、反复斟酌的习惯； 二是养成明示落实时间和结果的习惯； 三是养成认真研读上级重要文件的习惯； 四是养成主动协调配合的习惯。 第五、要争取领导信任： 一要处处为领导着想； 二要真正成为领导的左膀右臂； 三要有良好的应急心理：1、要有居安思危思想2、要有敏锐的洞察力3、遇事要积极主动 四要注意言行得体 五要出于公心，不以权