个人计划与时间管理.ppt

个人计划与时间管理,hr,明日复明日，明日何其多！ 日日待明日，万世成蹉跎。 世人皆被明日累，明日无穷老将至。 晨昏滚滚水流东，今古悠悠日西坠。 百年明日能几何？请君听我明日歌。 文嘉,我们为什么要进行时间管理？,我们如何进行时间管理？,平均80岁寿命,我们只有3年的时间去创造价值！,1-20、60-80忽略不计，余40 项目 每天耗时 40年耗时 结余,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2.5年 20,电话 1小时 1.7年 18.3,看电视、上网 3小时 5年 13.3,看报、聊天 3小时 5年 8.3,刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6,休假、白日梦 闹情绪、身体不适,2小时 3.3年,3.3,我们为什么要进行时间管理？,时间具有价值！,时间不仅仅金钱！更意味着希望，而希望是无价的,据新加坡联合早报2001年8月26日报道，有人在网上想出几种方法，形象地计算了全球首富、微软公司创办人比尔盖茨的财富。 盖茨每秒赚250美元，即每天赚2160万美元，一年赚78亿美元。 假如盖茨掉了1000美元，他懒得去捡起来，因为他去捡要花4秒，这一弯腰的时间，他已赚回1000美元。,1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10、,讨论：假如你只有半年的生命，只容许你做十件事，你会做什么？,如何管理时间？,时间管理的内容,、时间管理的理念 、时间管理存在的问题 、解决之道 工作时间与个人时间的处理技巧 、高效工作法则,时间管理的理念,什么是时间管理？ 我们应该如何学习时间管理 时间管理的定位,时间管理不是什么？,时间本身不是问题，因为每个人每天拥有的时间是一样多 所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如何善用及分配自己的时间,时间管理是什么？,时间管理就是自我管理 自我管理就是改变习惯，以令自己更富绩效（Performance) 把事情很快地做完，叫做效率（Efficiency） 把事情做对并且很快做完，叫效能（Effectiveness） 时间管理就是事前的规划和执行的道理,时间管理的首要问题：人，为何安于现状？,为何你我都不满意现状，但是却安于现状 无奈 不确定改变之后会更好 因为现状是你我最熟悉的 当我们开始不满足于现状时，表示会有新的事物发生在你身上，但是,没有确立人生的目标,没有目标（27%） 模糊目标（60%） 清楚目标（10%） 非常清楚目标（%）,统计表明：,、时间管理的理念 、时间管理存在的问题 、解决之道 工作时间与个人时间的处理技巧 、高效工作法则,时间管理方面存在的问题,“时间管理”自测 揪出偷走你时间的主要元凶,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你经常占用用餐时间工作吗？ 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测测你的时间安排是否合理,总结你的时间掌控,1216 “yes”,救命！你在时间管理上需改进,812 “yes”,48 “yes”,04 “yes”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,揪出偷走你时间的主要元凶,缺乏计划 改变心态，刻意安排时间做计划 不分重点 把握重点、要事第一。选择机会 过分承诺 学会说不。授权 太多干扰 有选择性地接电话和来访,会议太多 避免闲聊、设定议程、设定时间 太多来访 主动拜访对方 拖延 停止拖延、学习果断 办公室太混亂 马上收拾,揪出偷走你时间的主要元凶,电腦文件存档混亂 马上收拾、整理 总是要处理危机 计划 太多的阅读与文件资料 学习速读。使用坐交通的时间 授权不利 学会授权、应清楚哪些该授权、哪些不该 日常琐事缠身 说不、授权、专注KRA(key result areas),揪出偷走你时间的主要元凶,时间杀手的分类,接听电话 打电话 会议 打扰 官僚作风 沟通不足 办公室政治 资源不足 阅读文件和邮件 交通堵塞,有形（自觉的）,时间杀手的分类,无形的（不自觉）,欠缺周详的计划 不懂分辨缓急先后 过分注重细节 犹疑不决 不懂得说不 拖延 善忘 不懂授权 欠缺组织 健康欠佳,人最容易掉进的时间陷阱,工作欠目标， 优先次序不明确 危机管理能力薄弱 多项工作须同时进行 自我组织问题 外界骚扰 无力拒绝要求 不能有效授权 拖延工作 会议,开心一刻,、时间管理的理念 、时间管理存在的问题 、解决之道 工作时间与个人时间的处理技巧 、高效工作法则,正确的动机,正确的技巧,好的时间管理,+,时间管理通用公式,正确的心态,时间管理其实就是人生管理,管理谚语：人生最重要的是确定最重要的是最重要的！ The most important thing in life is to find out what the most important thing is the most important thing!,确立人生目标,明确自己的人生使命 设计自己的人生目标（人际、情感、心灵、财政、康体、思想等） 10个长期的目标（5年、10年） 10个短期的目标（1年、5年）,Opportunity（机会）,Forget It.Not a roblem.(忘掉),Problem （问题）,Forget It.Not a roblem.(忘掉),你不想要 You dont Want.,你想要 You want,You have owned (你已拥有）,You dont own. （你未拥有）,Not Urgent(不紧急）,A（碎石型的事务） *危机 *紧迫的问题 *增进产量 *有时间期限的计划,B（石块型的事务） *预防 *改进产能 *建立人际关系 *发掘新机会 *休闲 *与家人一起 *适当的运动,C（细沙型的事务） *不速之客 *某些电话 *某些信件与报告 *必要而不重要的会议,D（水型的事务） *繁琐的工作 *某些电话 *某些信件 *浪费时间的事 *有趣的活动 *看消闲杂志,Not Important 不重要）,Important 重要,Urgent(紧急）,操之在我这是一种态度,我已无能为力 我就是这样一个人 他使我怒不可遏 他们不会接受的 我被迫 我不能 我必须 如果,试试看有没有其他可能 我可以选择不同的作风 我可以控制自己的情绪 我可以想出有效的表达方式 我能选择恰当的回应 我选择 我情愿 我打算,受制于人,操之在我,1、现在做就是现在做 2、现在就系统化 3、现在就开始计划 4、后续追踪并持续完成 5、维修系统,建立个人绩效系统,现在做就是现在做,决定那些事该做，决定怎样去完成，考虑授权。 停止把同样的资料翻来覆去。 重新定义待办这个词。 停止拖延。 让果断成为你的工作习惯。,思想决定行动， 行动决定习惯， 习惯决定品德， 品德决定命运！ 俗语,现在就系统化,更聪明的工作：既要增加效率也要增加效果（产能）。 分析你的时间使用状况。 不要让低价值的工作或资讯进入你的系统。花最少的时间在例行工作上，再继续做高价值的工作。 学习如何最有效地处理例行工作。 替工作项目排定时间。 若您是主管，安排与您重要的员工每星期一对一的会议。 检查你可以使用的消除干扰的步骤，然后付诸实行。,建立以下系统:,1、文件存档系统 2、电脑文件存档系统 (Email, 各类文件，网址等) 3、时间管理系统 (Time Management System) 4、个人资讯系统 (Personal Information Manager) 5、个人知识管理系统（Personal Knowledge Management System） 6、制定个人学习计划 (Personal Learning Plan) 7、个人创意系统 (Personal Innovation System),个人资讯系统,电活、传真、Email、地址: 私人、公司、顾客 名片 约会时间 交通资料 出差资料: 世界时间 货币转换,困難:如何将纸張、电腦、手提电話、PDA的资料同步,个人知识管理系统,资料收集: 决定收集什么资料： 学习计划 关键词语 资料整理、存档： 学习隨时隨地记录信息 利用构思记录卡整理信息 学会检索、使用互联网搜寻器 转化成为知识： 应用,个人创意系统有效地发展自己的思想,特意为考虑新的设想留出时间 再一次深入探讨自己的想法 使用不同思考方法 集体思考 随时随地发展创造力 使用音乐 休息 潜意识,制定个人计划,人生目标 职业生涯规划 个人SWOT分析 培养终生学习态度 学习快速阅读 学习使用电脑及使用高科技产品,计划你的一生：,人生,长期计划,每一年,每一月,每一周,每一天,编制工作进度表:,制订长期计划,在你的工作进度表里，许多任务完成之后并不因此消失。这些任务在一个工作年中常常周期性地反覆出现。 例如：你也许会把某种产品在每年的相同时间里瞄准特定的消费者。 为了把时间有规律性地分配给重复出现的任务，你需要一个长期的规划作为你短期计划的补充。 例如：一幅带有彩色标记的挂图。利用明亮的色彩标识出规律性的任务，这样你能够一眼就看出工作是否繁忙，并能提前制订计划。,计划一年的工作：(产生宏观时间使用感觉),在一幅带有彩色标记的挂图上列出所有的常规任务。如下图所示。用不同颜色表示不同的任务。这样可以让你看到是否有任务发生冲突，从而可以重新安排。,关注KRA(Key Result Area ),计划你的每个月、周、天,计划你的每个月： 把年度目标进行分解转为每个月的工作重点 计划你的每个星期： 对每周的时间进行整体的规划 计划你的每一天： 每天早晨第一件事：写出6项今天要完成的工作,建立每天任务清单,1、写下当天工作任务清单 2、将工作任务分为三类（ABC法则） A）重要或重要及紧迫（必须做MUST） B）紧迫但不重要（应该做SHOULD） C）既不重要也不紧迫，属日常性的工作（可以做CAN）,请记住：紧迫优先,建立每天任务清单,3、确定哪些任务优先处理，哪些任务授权别人代办，而后按先后顺序排列。请人代办的事应该尽快交出去。,协调你的上级在工作安排的先后顺序上存在的差异,要及时发现与同事在工作先后顺序上的矛盾,建立每天任务清单,4、选出你确定能在一天之内可以干完的工作。把这三类任务合理安排在一整天。把精神高度集中的时间段（致力于A类任务）穿插在完成要求较低的B、C类任务的时间段之间。,根据情况的变化和新信息的出现，要对工作的优先顺序作出变更。,后续追踪并持续完成,毅力 清除一叠纸的提醒系统，使用一本行事笔记，将文件归档 使用你能计划整个星期的行事笔记系统 分派工作会倍增你的产能 使后续追踪和持续完成成为工作过程的 一部分,维修系统,定期维修： 文件存档系统,电脑文件存档系统，个人资讯系统 定期回顾檢讨： 人生短期及长期目标 时间管理狀况 个人知识管理 个人学习计划,一些办公室时间管理技巧,整理办公室 建立盒子系统 归档文件 避免中断工作 筛选信息 使用电话 阅读与写作 应用现代科技 召开会议 学会授权工作 与同事相处,整理办公室,留心告示贴式的便条，小心丢失； 写字桌上没有用的东西清理走，只把现在的工作留在手边； 文件里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度； 定期整理、存档、维修,建立盒子系统（几天内、位于手臂范围之内）,收进： 当你一拿起来，便立即行动 如果有秘书，信件应该过滤、放入分类的档案夹、依照处理的先後次序排列 发出 阅读 将短的文章一次读完以免累积 安排固定的阅读时间,建立盒子系统,待办： 24 48 小时的短期问题 你试着处理但无法完成的工作(例如等待资料、等待回电、有更重要的事插进来 不是因为拖延 归档,归档文件,建立一个档案系统； 将较难归类的文件系统放入一个档案夹中，贴上“其他”标签； 只把将来要参考的重要文件存档 使用颜色存档系统,避免中断工作,阻止别人打断你的工作； 重新布置工作空间；,筛选信息,写字桌上只留重要的读物 合理设置IE主页,使用电话,选择打电话时的时间 结束电话的暗示 告诉别人什么时候打电话给你最好,阅读和写作,在你必须阅读的报告上划出关键的句子 学会阅读报纸的标题及速读,应用现代科技,每月一次清除电脑里的不需要的文件 定期拷贝重要的文件 建立一个有效的电子文件档案 建立一个有效的收藏夹 行业网址 专业团体网址 顾问公司 大学 兴趣 搜索器 著名出版商: 报章、杂誌、书,召开会议,会议必须有议程，议程在4个工作天前发给参与会议的人 鼓励人们只参加会议中与他们有关的部份 会议必须简短，但有行动要点追踪系统,学会授权工作,对授权别人的任务要设定明确的切实可行的完成时间； 要有系统或制度，帮助你监察已授权工作的进度； 奖励要慷慨，训斥要适度；,与同事相处,不要让同事用不重要的事来分散你的精力； 在同事的办公里召开会议，这样在你需要的时候则可以离开； 要知道上司的工作模式，并学习适应它； 每次进老板的办公室，都准备好笔记本、时间日志及笔,开心一刻,人生70古来稀，（假设你能活100岁）。,1、检视我们剩余的时间资产生命倒计时法,时间管理十二法,请写出你签写前面表格的直接感受,时间管理十二法,你打算如何去度过？,2、“今年是你生命中的最后一年”法,时间管理十二法,3、时间价值分析法,时间价值表：,时间管理十二法,你的时间价值分析：,时间管理十二法,4、成功=价值速度2（S=VC2）,E=MC2（能量=质量速度2）； 做最有价值的事（提升你做事的价值）； 在单位时间内做最多的事（提升你做事的效率）。,时间管理十二法,5、ABC分类法,时间管理十二法,6、生理节奏法,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事； 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题； 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,时间管理十二法,7、杜拉克时间管理法,现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。 记录时间； 分析时间； 管理时间。,时间管理十二法,以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进； 有效个人管理的六个标准（1）： 一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计 划、欲望与 自制等应合谐一致； 平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面 平行发展；,8、 柯维时间管理法,时间管理十二法,有效个人管理的六个标准（2）： 有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优 先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做； 重人性：个人管理的目的在人而不在事； 有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整； 携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。,时间管理十二法,有效个人管理的四个步骤 确定角色：确定你认为重要的角色； 选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的 目标； 安排进度：为这些目标确定完成时间； 逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的 顺序。,时间管理十二法,写下你明天要做的6件最重要的事； 用数字标明每件事的重要性次序； 明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求； 然后再开始完成第二项、第三项； 每天都要这样做，养成习惯； 案例：值2.5万美元的时间管理秘诀（S011/179）。,9、 艾维利时间管理法,时间管理十二法,20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此，也叫巴莱多定律； 用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户； 用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）； 最20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。,10、20/80时间管理法,时间管理十二法,你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？,“我要得到什么样的结果？” “这件事是否可以不干？” “这件事是否可以交给别人去干？” “是否还有更好的方法？”,11、日程表时间管理法,时间管理十二法,电话； 移动电话； E-mail； 网址； 传真；,12、善用省时工具,交通系统； 电脑； 手提电脑； PDA； 语音系统。,时间管理十二法,、时间管理的理念 、时间管理存在的问题 、解决之道 工作时间与个人时间的处理技巧 、高效工作法则,节省时间，提高效率十五法则,法则一：制定时间管理计划 法则二：养成快速的节奏感 法则三：学会授权 法则四：高效的会议技巧 法则五：养成整洁的条理的习惯,节省时间，提高效率十五法则,法则六：专心致志，有始有终 法则七：简化工作流程 法则八：一次做好，次次做好 法则九：克服拖延、现在就做 法则十：当日事当日毕,节省时间，提高效率十五法则,法则十一：善用零散的时间 法则十二：用节省时间的工具 法则十三：高效的阅读法 法则十四：高质高效的睡眠 法则十五：终生学习,个人时间管理要点,目标明确 定期回顾人生目标 重人性，能变通 制定时间管理计划,高科技竞争的时间管理的策略可以用五个字来概括，就是,时间管理五字要诀,快,准,空,多,闲,快是指加快工作速度，等工作干了一段以后，才回头斟酌，必须放弃旧时代的那种慢工出细活的