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毕业论文毕业论文 题 目： 浅谈外贸邮件开发客户的技巧 -以瑞安市某车辆部件有限公司为例 学生姓名： 学 号： 31409147 学 院： 港口管理学院 专业班级： 09 商务英语 1 班 指导教师： 职称： 讲师 完稿日期： 2012 年 5 月 20 日 zhejiang international maritime college 浙江国际海运职业技术学院毕业论文 第 1 页 共 2 页 摘要摘要 开发客户是选择自然的客户，创造客户是潜在客户的开发。客户之所以存在，是因 为客户是企业实现利益的直接来源。开发和创造客户在竞争适当时期要低价销售合理实行， 要了解客户，掌握客户的方方面面，整理客户资料档案。同时也要做好拜访客户，因为拜 访客户是维持企业的长久利益。本文以瑞安市某车辆部件有限公司为例，对邮件开发客户 的技巧进行了简要的概述及并出了邮件开发时要注意的要点及相应对策。 关键词关键词 开发客户；销售；拜访；技巧 浙江国际海运职业技术学院毕业论文 第 2 页 共 2 页 目 录 摘要1 目 录.2 绪论1 1 瑞安市某车辆部件有限公司介绍 1 2 邮件开发客户的三大技巧 1 2.1 合适的时间 1 2.2 正确的方式 2 2.3 合适的人 2 3 外贸邮件会遇到的问题 2 3.1 外贸邮件中有过多的语言，导致客户不回邮件 2 3.2 过多的介绍自己 3 3.3 过多的浪费时间，没有直接进入主题 3 3.4 报价与市场不吻合，没有竞争力 3 4 针对外贸邮件开发解决的对策 3 4.1 尽量语言简洁 3 4.2 不要过多介绍自己 3 4.3 不要浪费时间 4 4.4 报价与市场吻合 4 4.5 不要主动附上图片 4 4.6 确保人称没有问题。 5 结论5 【参考文献】6 浙江国际海运职业技术学院毕业论文 第 1 页 共 6 页 绪论 有些外贸的朋友总是有这样的困惑，我给客户发的邮件，怎么石沉大海？ 或者客户给我发了询盘，我回复后就没有下文了，发了好几次还是没有回应。 造成这种情况有很多种原因。以下就以以瑞安市某车辆部件有限公司为例，讨 论邮件开发客户的相关技巧。 1 瑞安市某车辆部件有限公司介绍 瑞安市永邦车辆部件有限公司创建于 1995 年，是集研制、开发、生产、销 售于一体的专业化铝质散热器公司，并且自己生产及加工全部零部件，公司坐 落于中国汽摩配之都-浙江省瑞安市塘下镇前庄工业区。公司拥有国外先进自 动化生产流水线，并配备有精密的专业检测设备。本公司主要生产各种铝质汽 车散热器、暖风及散热器配件:如欧宝、大宇、现代、大众、拉达、标致、雷诺、 斯科达、福特、菲亚特、丰田、本田、三菱、马自达、铃木、皮卡等多种系列 产品及产品配件，如水室、主板、侧板等。 该公司始终坚持以“生产优质产品、创一流品牌、采用标准化管理模式、诚 信为本”的质量方针， “以顾客为中心”的经营宗旨进行生产和销售服务，得到广 大客户的一致好评。公司销售网遍及全球，产品畅销全国各地并出口欧美、东 南亚及中东地区。 该公司视质量为企业的生命，信誉为立足之本。以科技兴业，采用国内外 先进的技术，全力拼搏，开拓、进取、创新、发扬“永邦”企业精神，用我们的 智慧和力量开创“永邦”灿烂的明天！竭诚欢迎国内外朋友光临指导，共图发展， 真诚期待海内外朋友与我们并创辉煌。 2 邮件开发客户的三大技巧 一个工厂要发展，提高经济效益，邮件开发客户是必须的。一下我们就简 单分析一下邮件开发客户的相关技巧。 2.1 合适的时间 什么时候发邮件有关系吗？答案是肯定的。而且关系很大，一般来说周一 不适合发邮件，因为通常周一客户的邮箱会充满业务邮件或者垃圾邮件，这时 候他处理文件就没有那么认真了，也许随便扫一眼就拖进垃圾箱了；对时差相 差比较大的客户比如欧洲和中东印度的客户比较在下午适合发邮件，他们可以 在工作时间内马上看到邮件，这对提高他们的回复至关重要。一般来说发邮件 的时间最好集中在周二或者周三周四比较好，周五由于临近周末，客户需要处 理的事情比较多，可能比较忙，这时候客户可能没有认真看你的业务推荐信了， 浙江国际海运职业技术学院毕业论文 第 2 页 共 6 页 所以发邮件一定要把握时间，这是有效提高回复率的手段。 2.2 正确的方式 首先保证第一封推荐信一定不要群发，在我们平时以纯 email 方式开发 业务的电子商务中，搜寻客户的方式有 n 种，但如何让客户看了你的邮件就回 你信，好像也没有人敢保证他绝对做到但事实上并没有一种方式可以保证 你的目标客户一定会理你，我们只能尽量写一封比较大众胃口的推荐信以提升 客户看信的欲望及打开信后耐心看完信的兴趣并让客户了解介绍的内容后产生 某些想法想法是客户回复的动力，回复才是硬道理。当然，一封写得惊天 动地的信发过去如果被服务器拦截那也等于零；客户看了以后没有什么感觉那 基本也宣布等于零；只有客户看了感觉有点价值，虽然没有马上回复你但归档 处理，理论上说这还有点搞头，因为等他需要的时候他脑海里想起你后会翻出 来联系联系；当然，唯一有意义的就是客户看了之后直接回复你。所以适当地 根据回复率调整信函的内容和方式也是蛮重要的，记得第一份信最好不要写得 太长或是太官腔话，最好有点新意不要跟别人发的开发信一样没有创意，那谁 都不会有兴趣看下去的。 2.3 合适的人 你的信谁看了最有效，这是发信前要考虑的问题，最好直接找到这个人而 不是泛泛地指 to whom who will concern，当然如果找不到该家伙实际 名字也只好称呼 mr+职务了；不过强烈建议联系的时候最好收到他的名字，这 样会大大提高邮件的回复率。如果真的找不到这个家伙的邮箱和个人邮件那只 好退而求其次发到该公司的 info 邮箱让他们公司负责处理邮件的人转了，比 如你发到该公司的 info 邮箱里给 mr,managing director or mr general manager 的信，如果内存看起来不是那么地 spam 的话一般人家 也会根据你信上的称呼的职务帮你转的。不过这时候能帮你的是信的内容了， 如果你能在信中提到几句他们公司实际的东西往往会让你的信避免列为 spam 的下场，可以说 right person 是提高回复率这一环节里最重要的一步，找 到这个可以自己做决定的人才有办法以最直接的方式打开局面，从而进行顺畅 的业务沟通，最好能在发信之前弄到有决定权的个人的名字与其个人邮箱。 3 外贸邮件会遇到的问题 3.1 外贸邮件中有过多的语言，导致客户不回邮件 开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离， 而对商人来说过多的寒喧实在是多余；不少人喜欢一开始就说从何得知该客户 的。一般情况下最好不用提，客户在哪里发布过求购信息，客户自己知道，多 浙江国际海运职业技术学院毕业论文 第 3 页 共 6 页 说多余； 3.2 过多的介绍自己 开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第 一感觉就不好。事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主 动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对 你来说是非常重要的；那么， “过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超 过两句即是“过多”！ 3.3 过多的浪费时间，没有直接进入主题 简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产 品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入 报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时 间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；对大多数欧美客商 （如美国）来说，如果过多的浪费时间，他们一般是不会回复该类邮件的。 3.4 报价与市场不吻合，没有竞争力 所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道 你不是做该行，不会理你；价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以，切 勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤 其重要。 3.5 主动附上图片，以为很有吸引力 第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以 免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截。所以尽量在第一次联系客户时，不要附 上图片。 3.6 人称有问题 其一，人称不规范；其二，给对方乱起名。把张三叫成李四，或者把李四 叫成张三。这样子客户会觉得很不尊重他，那这样，客户很可能就不会回你邮 件。 4 针对外贸邮件开发解决的对策 4.1 尽量语言简洁 邮件标题一般而言只能是客户求购的产品和名称，而不要加其它的任何多 余的语言。这样，可以增加客户打开你邮件的几率； 如最好写上来自 xx公司的的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时 间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。标题要能真反 映文章的内容的重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收” 。也不要用 浙江国际海运职业技术学院毕业论文 第 4 页 共 6 页 胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” 。 4.2 不要过多介绍自己 外贸邮件中还忌讳主动过多的介绍自己，因为这样会给人一种推销的感觉， 给人的第一感觉不好。一般认为，介绍性语音超过两句即是“过多 。说实话， 没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍，言简意赅地做自我介绍也许反而 会给客户一种自信，专业的印象，这种印象对你来说是非常珍贵的； 如：we are a leading company with many years experience in machinery export business. 一般认为，介绍性语言超过两句即是“过多” 。说实话，没有几个客户会有 耐心来阅读你的长篇介绍的，言简意赅地做自我介绍也许反而会给客户一种自 信、专业的印象，这种印象对你来说是非常珍贵的。 4.3 不要浪费时间 简洁地完成了开头后，接下去你应该要立即进入正题报价，因为客户 最关心的最终是产品规格和价格，立即进入报价，证明你是专业的，有诚意的， 实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商 人更是如此。 4.4 报价与市场吻合 所报的价格必须与市场吻合，因为你一旦报出太高的价格，客户肯定不会 理你，这样显得你太没有诚意，这么高的价格还给他写开发信，从而会降低你 在客户中的印象。反之，你的价格很有竞争力，会勾起客户想跟你合作的欲望， 会更深地去了解你的产品。对合作更进了一步，所以报价与市场吻合是相当关 键的； 比如买方的目标价格是 usd13，而你能承受的价格是 usd14。你最好报 usd15.还价时可分多步来走，比如先让多一点 usd0.5，让客人看到希望，接 着 usd0.25 、usd0.10、 usd0.15,千万不可以一步到位，而应步步为营，让 客人慢慢尝到甜头，看到希望，但又要通过艰苦努力获得，让客人最后有一种 赢了的感觉。为什么不能一开始就直接给予买方最低报价？让对方容易接受交 易是其中缘由之一。如果你在谈判结束之前就全盘让步，最后时刻你手中就没 有调动买方的法码了。 4.5 不要主动附上图片 第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以 免被删除或被国外反垃圾邮件软件拦截。 如图片和附件并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插 入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客户的时候 浙江国际海运职业技术学院毕业论文 第 5 页 共 6 页 就喜欢就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者打电子样本给客户，这样 的成功率不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客户删除了。只有一种情 况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入图 片和报价单了。 4.6 确保人称没有问题。 这个问题通常有两种情况。其一，人称不规范；其二，给对方乱起名。先 解释第一种情况，如我的名字为“张三”，我收到的邮件，称呼不是“mr. 张”， 而是“mr. 三” （自己检讨一下有否出现过此种情况） 。情况二，明明不知道我 的名字是“张三”，在邮件里不称呼“dear sirs/dear sir or madam/to whom it may concern/etc”，硬要写成“dear 李四”。这种情况，我觉得要么就是糊涂虫，搞错 对象，要么就是无赖，浑水摸鱼，无论是前者还是后者，总之我觉得就是不尊 重收信人。所以一定要细心，看清楚自己的开头人称，要确认自己的所发的人 的人称是对的。否则会造成不必要的尴尬。 结论 这些都是减少成为垃圾邮件的办法。邮件的吸引性可能会因此下降，但是 我们最重要的目的是，要避免成为垃圾邮件，并且客户愿意打开，其次才是从 内容吸引客户。客户一天不打开你的邮件，你写的再好也没有用。 丘吉尔讲过一句话，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用 最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能 看懂。其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需 要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电 的精髓就是， “简单简单再