《工作说明书的编写》PPT课件.ppt

第 三 节 工作说明书的编写, 工作说明与工作规范的涵义,工作说明书是一份提供有关工作任务、职责信息的文件（说明工作的内容是什么），工作规范则包含了一个人完成某项工作所必备的基本素质和条件（雇佣什么样的人来从事这一工作）。,有时候，工作说明和工作规范书分为两个文件编写，而很多情况下，把它们合并在一份工作说明书之中。,工作说明书是根据工作分析的结果而编制的，它是有关工作的范围、目的、任务、责任与任职资格的广泛说明，也是工作评价、招募过程、培训需求及工作行为鉴定的基础。,工作说明书的“思想” 解决问题,描述职务目标,确定职务职责,指明关键要素,规定核心能力,工作说明书的“骨骼” 具体内容,表头格式,工作要求,责任范围,管理结构,工作关系,操作技能,任职条件,工作说明书的“多发病” 问题,工作说明书的格式、语言和内容不规范，给管理造成很大麻烦,对职务描述的语言比较模糊，或者语言比较空洞，让任职者不知所以然,关键词运用不当，混淆了职务间的区别，或将职务和职位混为一谈，造成职责和职权的重叠,设计工作说明书的人员缺乏专业水平，未充分考虑企业行业的特点，或将其他企业的工作说明书照抄照搬。,采用专业术语来描述工作特点和对人员的要求，并使组织中的工作标准说明格式、顺序、编号标准化，具备系统性特点，以便于计算和处理,对工作的描述应清晰透彻，使员工读过后可以明白无误地了解其工作,在措词上，应尽量用简洁、精练的语言，明确指出工作的种类、工作复杂程度、需工作者具备的技能、应承担的具体责任范围等，并对工作加以适当描述,工作说明书的编写要求,工作说明书的编写并没有一个标准化的模式，但大多数工作说明书都包括以下几项最普遍的内容：,工作识别； 工作分析日期； 工作概要； 履行职责； 工作规范。,例：职责说明,说明一项职位所要求的最终结果。 为达到职位的目的，工作主要在哪些领域中开展？ 说明该项职位具有明确的成果或产出的主要部分以及为完成该工作个人所负有的责任。 职位在职人员所负有的职责以及其所要求的最终结果是什么？,职责说明的特点,总的来说代表了职位的主要产出 描述了工作的成果而非过程 每一说明描述了单独的 、不同的最终结果 不是广义的、含糊的说明 每一个说明都是没有时限的，如果职位没有改变，职责不会改变 每一职责说明建议不超过八项,撰写职责说明,职责说明可分三部分： 行为动词 制定，建议，检查，确保，表达，联络 目的 为谁，为什么 最终结果 实现什么结果,职责说明-动词举例,决策或设定目标 批准 指导 授权 建立 制订 规划等 执行管理 维护 评估 确保 审核 设定 监控 执行等 专业与支援 分析 提议 预测 协调 促使等 特定性或基层工作 检查 履行 对照 提出 分配 处理等 一般性 管理 联系 协助 控制 监督等,职责说明举例,制定和维护既定的预防性维护保养程序,维修工程师,此职责说明不完整。为什么进行维护程序？最终结果可能是为减少虚耗的生产时间。,例1：某市场部经理的职责说明,1.组织市场调研，及时向公司决策层提供简明扼要、有价值的市场信息和应对市场变化的策略建议，提高决策的科学性。 2.根据调研信息、市场动态和公司发展战略，协同公司决策层制订细致周密的市场营销战略和新产品开发战略，促进市场目标的实现。 3.通过技术交流、推广活动、广告策划宣传等活动，迅速培育和提升品牌形象，促进公司产品销售和市场拓展。 4.安排、协调、指导和监督部门成员的工作，激励员工工作积极性，实现部门的高效运作。 5.进行公司内、外部相关单位的沟通和联系，充分利用多种资源，促进工作开展。,例2：某营业部经理的职责说明,1.负责对外窗口业务受理、业务发展、规范服务等有效实施。,6.及时组织实施有关专项任务，保持对外营业工作优质、高效、安全、可靠。,2.及时传报、协调、处理营业工作的问题，全面落实各项规章制度，严格检查、整改、考核。,3.做好帐务属地化、大客户服务等工作，及时协调与沟通，争创优质服务品牌。,4.组织员工学习各类业务知识，不断提高员工综合素质。,5.加强基础管理，做好绩效考核与利益分配相结合工作。,工作说明书范例,职称：,人力资源助理,职务编号：,部门：,人力资源部,职务分类：,办公室职员,呈报人：,人力资源经理,所处地位：,非免费加班者,起草人：,概要：,协助人力资源经理管理和促进员工福利、公司安全计划、政府规定遵从的健康、保健计划；协助经理招聘员工，帮助新员工熟悉情况，保持员工档案。,日期：,基本工作职能：,1. 协助人力资源方面的各种活动，包括准备工作安排、发布招聘广告、进行招聘面试、安排对公司的现场参观、核实推荐材料、使新员工和实习生熟悉情况（25%）。 2. 根据人力资源经理的要求，撰写内部和外部来往信函，包括备忘录、员工通知和书信（20%）。 3. 从事使全面安全管理计划与职业安全与健康管理局的规定相符合的协调工作，包括主持常规的安全委员会会议、对日常遵守规定情况进行现场监督、组织员工安全培训（20%）。 4. 管理员工福利，包括储蓄、退休、因公伤残补偿、健康和保健福利。回答员工的问题和调查索赔问题（20%）。 5. 准备解雇员工所需要的文字工作，包括退休金结算、储蓄退发、统一综合财务调节法案规定的福利、最后工时结算和仍欠假期福利费（6%）。,（接上表）,6. 与该职务相关的基本要求方面的知识。 7. 分析思考能力和解决问题方面的技能。 8. 解决冲突的手段和措施方面的技能。 9. 书面与口头交流的技能。 10 .以谦恭有礼和专业的举止与同事和各种工作上的人际关系进行交往的能力。,教育程度与工作经历要求：,管理专业或相关领域大专毕业或同等学力，两年人力资源管理工作实践或同等经历。,（接上表）,视力： 必须能够看清计