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控 制 CONTROLLING,第五章,学习目标,控制目标 控制过程 控制类型 控制标准 衡量实际工作 签定偏差,控制的定义,控制是监视各项活动，保证组织计划与实际运行状况动态适应的管理职能 企业管理过程中第一步是制定计划，然后是组织和领导计划的实施。但要弄清计划实施的结果如何，计划所确定的目标是否得以顺利实现，甚至是计划本身制定得是否科学，就需要开展有效的控制工作 控制工作就是按照计划标准衡量计划的完成情况和纠正计划执行的偏差，以确保计划目标的实现，或适当修改计划，使计划更加适合于实际情况,控制目标,在现代管理活动中，管理控制的目标主要有两个： 1限制偏差的累积 一般来说，工作中出现偏差是不可避免的。但小的偏差和失误并不会立即给组织带来严重的损害，然而在较长时间里，这些小的差错就会得以积累放大并最终对计划的正常实施造成威胁。因此管理控制应当能够及时地获取偏差信息，及时性地采取有效的矫正措施，防止“积少成多”的误差累积，影响组织目标的实现。 2适应环境的变化 任何组织都需要构建有效的控制系统，帮助管理人员预测和把握这些变化，并对上述因素带来的机会和威胁做出有力和正确的反应,控制过程,有效的控制工作一般由三个方面的工作组成： （1）建立控制标准。控制标准是控制工作得以开展的前提，是检查和衡量实际工作的依据和尺度。如果没有控制标准，便无法衡量实际工作，控制工作也就失去了目的性。 （2）衡量偏差信息。偏差信息是实际工作情况或结果与控制标准要求之间产生偏离的信息。了解和掌握偏差信息，是控制工作的重要环节。如果没有或无法得到这方面的信息，那么就无法知道是否应该采取矫正措施以及在多大程度上采取矫正措施，控制活动便无法继续开展。 （3）采取矫正措施。矫正措施是根据偏差信息，在分析偏差产生原因的基础上采取的一系列行动，目的是消除偏差，保证计划的顺利进行。,控制过程,管理控制的特点,（1）管理控制具有整体性。这包含两层含义：一是管理控制是组织全体成员的职责；二是控制的对象是组织的各方面，确保组织各部门和单位彼此在工作上的均衡与协调是管理工作的一项重要任务 （2）管理控制具有动态性。外部环境及内部条件随时都在发生着变化，从而决定了控制标准和方法不可能固定不变 （3）管理是对人的控制并由人执行控制。管理控制是保证工作按计划进行并实现组织目标的管理活动，而组织中的各项工作要靠人来完成 （4）管理控制是提高职工工作能力的重要手段,控制类型,根据控制的侧重点不同，划分为前馈控制、现场控制和反馈控制三种类型。 1.前馈控制是在工作开始之前对工作中可能产生的偏差进行预测和估计并采取防范措施，将工作中的偏差消除于产生之前。如在企业中，总要制定一系列规章、制度让职工遵守，从而保证工作的顺利进行，为了生产出高质量的产品而对原材料质量进行控制，职工上岗前培训等，这些都属于前馈控制。 2.现场控制：在工作正在进行的过程中进行控制。现场控制主要有监督和指导两项职能,控制类型,管理者亲临现场就是一种最常见的现场控制活动。 3.反馈控制是在工作结束之后进行的控制。反馈控制把注意力主要集中于工作结果上。通过对工作结果进行测量、比较和分析，提供信息，采取措施，对今后的活动进行纠正。 企业发现不合格产品，追究当事人的责任，制定防范再次出现质量事故的新规章；发现产品销路不畅而减产、转产或加强促销,控制类型,“前馈控制具有许多优点： 首先，前馈控制是在工作开始之前进行的控制，因而可防患于未然，避免了事后控制对于已铸成的差错无能为力的弊端；其次，前馈控制是在工作开始之前针对某项计划行动所依赖的条件进行控制，不针对具体人员，因而不易造成面对面的冲突，易于被职工接受并付诸实施 前馈需要及时和准确的信息，并要求管理人员能充分了解前馈控制因素与计划工作的影响关系 现场控制具有指导的职能，有助于提高工作人员的工作能力和自我控制能力 人们可以通过反馈控制认识组织活动特点和规律，了解工作的失误、计划的不足，分析问题产生的原因，为下一轮工作的正确开展、下一次实施前馈控制和现场控制创造条件,控制类型,控制标准制定,一般来说，不能完全用计划目标来代替标准进行控制。组织中的计划是各种各样的，而各种计划在详尽程度和复杂程度上又各不相同。 需要制定专门的控制标准 一、确立控制对象 进行控制首先遇到的问题是“控制什么”，这是在决定控制标准之前首先需要解决的问题组织活动的成果应是需要控制的重点对象 对影响成果形成的各种要素进行分析，并把这些要素作为控制的对象,控制标准制定,影响组织工作目标实现的主要因素有： 1环境特点及其发展趋势 制定计划中所依据的对经营环境的认识、把握的各种因素应作为控制对象，列出“正常环境”的具体指标或标准。 2资源投入 3组织活动 必须使企业员工的活动符合计划和预期结果的要求 必须建立员工的工作规范，明确各部门和各员工在各个时期的阶段成果的标准，以便对他们的活动进行控制。,控制标准制定,二、选择控制重点 作为生产管理的最高主管生产副总经理，他的任务是对企业产品的产量、质量、交货期进行控制；作为车间主任，他的任务应是对本车间的零配件的加工数量、质量、安全、零配件的计划储备进行控制 良好的控制来源于关键控制点的选择，选择关键控制点的能力也就成为判断管理人员水平的一个标准。在选择的过程中，管理人员可以对自己提出下列问题：什么是最好的反映本组织的指标?在计划目标未实现时，什么信息能让我最快、最准确地了解工作进展的情况?什么信息能让我最好地确定关键的偏差?什么信息能告诉我谁对成功或失败负全部的责任?什么样的标准在控制工作中成本最低?什么样的标准在控制信息的采集中更合算?,控制标准制定,三、制定控制标准的方法 1制定标准的方法 常用的制定标准的方法有三种：（1）利用统计方法来确定预期结果；（2）根据经验和判断来估计预期结果；（3）在客观的定量分析的基础上建立工程（工作）标准 （1）统计性标准。统计性标准，也叫历史性标准，是以分析反映企业经营在各个历史时期状况的数据为基础来为未来活动建立的标准 利用本企业的历史性统计资料为某项工作确定标准，具有简便易行的好处，但是，据此制定的工作标准可能低于同行业的先进水平，甚至是平均水平 ，所以充分考虑到行业的平均水平，并研究竞争企业的经验是非常必要的。,控制标准制定,（2）根据经验建立标准 对于新从事的工作，或对于统计资料缺乏的工作，可以根据对工作熟悉的人员的经验、判断和评估来为之建立标准。利用这种方法来建立工作标准时，要注意利用各方面人员如老职工、技术人员、管理人员的知识和经验，在充分了解情况、收集意见的基础上，科学地综合大家的判断，给出一个相对先进合理的标准。,控制标准制定,（3）工程（工作）标准。工程（工作）标准是通过对工作情况进行客观的定量分析来制定的。比如，机器的产出标准是其设计者计算的在正常情况下被使用的最大产出量；工人操作标准是劳动研究人员在对构成作业的各项动作和要素的客观描述与分析的基础上，经过消除、改进和合并而确定的标准作业方法；劳动时间定额是利用秒表测定的受过训练的普通工人以正常速度按照标准操作方法对产品或零部件进行某个（些）工序的加工所需的平均必要时间，严格地说，工程（工作）标准也是一种用统计方法制定的控制标准。,控制标准制定,2.控制标准的制定要求 （1）要使控制便于对各部门的工作进行衡量，当出现偏差时，能找到相应的责任单位。 （2）建立的标准都应该有利于组织目标的实现。对每一项工作的衡量都必须有具体的时间幅度、具体的衡量内容和要求。 （3）建立的标准还应与未来的发展相结合 （4）建立的标准应尽可能地体现出一致性。控制标准应是公平的，如果某项控制标准适用于每个组织成员，那么就应该一视同仁，不允许个别人搞特殊化。 （5）建立的标准应是经过努力后可以达到的 （6）建立的标准应具有一定的弹性,衡量实际工作,管理者在衡量工作成绩的过程中应注意以下几个问题： 1.、通过衡量成绩，检验标准的客观性和有效性 检验标准的客观性和有效性，是要分析对标准执行情况的测量能否取得符合控制需要的信息 2、确定适宜的衡量频度 频度是指数量。有效的控制要求确定适宜的衡量频度，这就意味着，衡量频度不仅体现在控制对象的对象数量（即控制目标的数量）上，而且体现在对同一标准的测量次数或频度上。对控制对象或要素的衡量频度过高，不仅会增加控制的费用，而且还会引起有关人员的不满，影响他们的工作态度，从而对组织目标的实现产生负面影响,衡量实际工作,3、建立信息反馈系统 衡量实际工作情况的目的是为管理者提供有用的信息，为纠正偏差提供依据 建立有效的信息反馈网络，使反映实际工作情况的信息既能迅速地收集上来，又能适时地传递给恰当的管理人员，并能迅速地将纠偏指令下达给有关人员，使之能与预定标准相比较，及时发现问题，并迅速地进行处置。 信息要符合以下三点基本要求 （1）信息的及时性 （2）信息的可靠性 （3）信息的适用性。工作人员要对衡量工作所获得的信息进行整理分析，并保证在管理者需要的时候提供尽量精练而又能满足控制要求的全部信息。,鉴定偏差,保证纠偏措施的针对性和有效性，必须在制定和实施纠偏措施的过程中注意下述问题。 一、找出偏差产生的主要原因 评估和分析偏差信息时，首先要判别偏差的严重程度，判断其是否会对组织活动的效率和效果产生影响；其次要探寻导致偏差产生的主要原因 二、确定纠偏措施的实施对象 在纠偏过程中，需要纠正的不仅可能是企业的实际活动，也可能是指导这些活动的计划或事先确定的衡量这些活动的标准,鉴定偏差,三、选择适当的纠偏措施 针对产生偏差的主要原因，在纠偏工作中采取的方法主要有： 第一，对于由工作的失误而造成的问题，控制工作主要是加强管理、监督，确保工作与目标的接近或吻合； 第二，若计划目标不切合实际，控制工作主要是按实际情况修改计划目标； 第三，若组织的运行环境发生重大变化，使计划失去客观的依据，控制工作主要是启动备用计划或重新制定新的计划。,鉴定偏差,纠偏措施的选择和实施过程中要注意的问题是： 1使纠偏方案双重优化 这就是第一重优化，即若要纠偏，应使纠偏的成本小于偏差可能带来的损失。第二重优化是在此基础上，通过对各种纠偏方案的比较，找出其中追加投入最少、成本最小、解决偏差效果最好的方案来组织实施。 2充分考虑原先计划实施的影响 3注意消除组织成员对纠偏措施的疑虑,有效控制的原则,消费者市场细分标准,1控制应该同计划与组织相适应 2控制应该突出重点，强调例外 控制也应强调例外。控制工作着重于计划实施中的例外情况，可使管理者把精力集中在需要他们注意和应该加以注意的问题上。但是，仅仅注意例外情况是不够的，对例外情况的重视程度不应仅仅依据偏差的大小而定，而要考虑客观实际情况 3控制应该具有灵活性、及时性和经济性的特点 灵活的控制是指控制系统能适应主客观条件的变化