大学数据库原理与应用(ACCESS)-朱定善-大学教学资料课件PPT
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第九章 宏本章学习目标 前面介绍了数据库的五种对象，它们都具有强大的功能。但这些数据库对象都是彼此独立的并且不能能相互驱动，因此仅有这五种数据库对象构造数据库将难以形成一体的应用系统。要使多个数据库对象成为一个整体，以一个应用程序的面貌展示给用户，就必须借助于宏对象。本章主要讲述宏的基本概念及其分类，宏的创建和修改，以及宏的运行等。通过本章的学习，应了解熟悉宏的概念、宏的作用，能够建立宏和宏组，并能够对宏进行修改和调用，能够掌握运用宏增强系统的功能的一般方法。9.1宏的基本概念与分类9.1.1 宏的基本概念 宏是用来自动完成某特定任务的操作或操作集合，其中每一个操作都能实现一个特定的功能，例如打开数据表、打开窗体或打印某个报表等。将多个操作集合在一起，可以自动完成各种简单的重复性工作。宏可以是包含操作序列的一个宏，也可以是某个宏组，使用条件表达式可以决定在某些情况下运行宏时，某个操作是否执行。宏是一种简化用户工作的工具，是事先指定的动作列表。可以把各种动作依次定义在宏里，运行宏时，Access 2003就会按照定义的顺序来运行各个动作。9.1.2 宏的分类 Access 2003中的宏可以是包含操作序列的一个宏、也可以是由若干个宏构成的宏组。另外，还可以使用条件表达式来决定在什么情况下运行宏。根据这三种情况，可以将宏分成三种类型：宏、宏组和条件操作宏。1宏 在Access 2003中，宏一般都是由一个操作序列所构成，其中每个操作完成一种特定的功能。例如打开某个窗体或关闭某个对象。如果要运行该宏，只要在合适的地方引用宏的名称就可以了。2宏组 宏组是宏的集合，通过创建宏组，能够方便地对数据库中的宏进行分类管理和维护。宏组以一个宏名来存储相关的宏的集合，宏组中的每一个宏都有用来标识该宏的宏名，以便在适当的地方引用宏。宏组类似于程序设计中的“主程序”，而宏组中的宏名列中的宏类似于“子程序”。使用宏组既可以增加控制，又可以减少编制宏的工作量。在宏组中指定宏，调用宏的格式为：宏组名+”句点”+宏名。3条件操作宏 在某些情况下，可能希望仅当某一特定条件为真时才执行宏中某个或某些操作，从而控制宏的流程，此时可以将条件输入到宏窗口的“条件”列中。当条件表达式成立时，该宏命令才被执行，否则就不执行。使用条件操作，可以大大提高宏的控制复杂流程的能力，也使宏的应用更加广泛。9.1.3 常见的宏操作 宏的操作是非常丰富的，如果你只是做一个小型的数据库，程序的流程使用宏就可以完全实现而无需使用VBA编程。根据宏操作的对象不同，可以将宏分为6大类：操纵数据库对象的宏、操作数据的宏、执行命令的宏、导入导出的宏、提示警告的宏和其他类型的宏。常用的宏命令见附录二。9.2宏的基本操作9.2.1 创建宏 创建宏的目的是为了通过执行宏中一系列的操作序列来完成某特定的任务，如打开窗体和报表等。创建宏的一般过程是先指定操作，再为每个操作设置相应的操作参数。根据宏的类型不同，在创建宏的方法上也有一些区别. 1宏的创建 和创建其他Access对象一样，创建宏也是在设计视图中进行。其过程是：打开数据库，在“对象”列表中选择“宏”对象，然后单击工具栏上的“新建”按钮，弹出一个宏设计窗口。单击宏工具条上的“宏名”按钮和“条件”按钮，可以创建宏的一个典型的设计窗口，如图9-1所示，各个部分的意义如下： 图9-1 宏设计窗口宏名：输入宏的名称，在一个宏组中是必须的。条件：在该列中输入条件表达式，可以用来控制宏执行的条件。操作：定义宏执行的操作，在该列中操作会有下拉列表提示。注释：对操作的描述，让用户更容易明白定义的宏的功能。操作参数：显示在窗口左下角的操作参数面板中，大部分动作都需要参数，它们控制操作执行方式的选择。 打开一个宏设计窗口时，屏幕上会同时打开宏工具条，如图9-2所示，其中各个主要按钮的含义如下：保存按钮：保存宏。打印预览按钮：打印预览宏定义。宏名按钮：在宏的设计窗口中显示宏名列。条件按钮：在宏的设计窗口中显示条件列。插入行按钮：在宏的设计窗口中插入一个新行。删除行按钮：单击宏定义表中要删除的行，然后单击该按钮，Access 2003将删除该行。运行按钮：单击该按钮将运行宏。单步按钮：用于设置宏单步运行状态，用户设置了这一个选择以后，它会一直保持，直到关闭它为止。生成器按钮：Access 2003提供了一个高级的表达式生成器对话框，帮助用户定义宏动作参数的输入。数据库窗口按钮：单击它，可使数据库窗口成为当前窗口实例9-1：利用直接创建宏的方法，在“学生信息”数据库中创建一个打开“按专业分组报表”的宏，其中包含一个“打开报表”的操作。设置完成后的宏设计窗口如图9-3所示。图9-3 宏设计窗口操作步骤如下： (1)在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“宏”，单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮，打开宏的设计窗口。 (2)单击“操作”列的第一个空白行，单击右侧的下拉箭头，从下拉列表中选择需要执行的操作，这里要求打开报表，所以我们选择“OpenReport”，在该行后面的“注释”列中输入该操作的注释信息（可选）。 (3)在设计窗口的下方出现了“OpenReport”命令所对应的操作参数，操作参数是宏所必须的附加信息，宏命令不同时，相应的操作参数也会不同。“OpenReport”命令对应的操作参数主要有： 报表名称：为必选参数，指定要打开的报表名称，这里我们选择“按专业分组报表” 视图：指定打开报表的视图方式，主要有打印、设计和打印预览视图，这里选择“打印预览”视图。 筛选名称：输入要应用的筛选，这可以是一个查询或保存为查询的筛选，使用筛选可以对报表限制或排序记录，这里不做选择。 Where条件：输入一个SQL Where语句或表达式，可以从报表的基本表或查询中选定记录，这里不做选择。 窗口模式：选择报表窗口模式，主要有普通（报表使用报表属性中设置的模式）、隐藏（隐藏报表）、图标（报表最小化）或者对话框（报表是模式对话框，并且弹出窗口属性设置为“是”）几种模式，这里我们选择“普通”模式。 (4)单击工具栏上的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，在宏名称框中输入宏名，单击“确定”按钮即可，如图9-4所示。 图9-4 保存宏实例9-2：利用“通过拖动数据库对象添加宏操作”的方法，在“学生信息”数据库中创建一个宏，其中包含两个操作：打开“教师信息”窗体，将窗口最大化；同时要求只显示“职称”为“副教授”的教师。创建的宏如图9-5所示。图9-5 宏设计窗口操作步骤如下： (1)打开“学生信息”数据库，在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“宏”，单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮，打开宏的设计窗口。 (2)选择“窗口” “垂直平铺”命令，将“数据库”窗口和“宏”窗口平铺。 (3)在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“窗体”，选择“教师信息”窗体。 (4)将该窗体对象拖动到“宏”设计窗口的“操作”列中的第一行，系统会在“窗体名称”的列表框中自动添加“教师信息”窗体。 (5)在“Where条件”参数中给出条件: 职称=副教授 (6)在设计网格的操作列的第2行选择需要的宏操作“Maximize”（最大化窗口）。 (7)单击工具栏上的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，在宏名称框中输入宏名“职称为副教授的教师信息”，单击“确定”按钮即可。 2宏组的创建 宏组是功能相关或相近的宏的集合，使用宏组可以更加方便地对宏进行管理，对数据库的操作和维护也变得更加简单。创建宏组与创建宏的方法相同，只是在“宏”窗口中必须显示“宏名”列，并且要在每个宏的第一个宏操作的“宏名”列输入宏名 实例9-3：在“学生信息”数据库中新建一个打开不同窗体的宏组。设置完成后的宏组设计窗口如图9-6所示。 图9-6 “打开窗体宏组”的设计窗口操作步骤如下： (1)打开“学生信息”数据库，在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“宏”，单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮，打开宏的设计窗口。 (2)单击宏工具栏上的“宏名”按钮来增加宏名列，在“宏名”列的第一行输入宏组中第一个宏的名字，这里输入“学生信息”，在“操作”列中选择需要执行的操作，这里选择“OpenForm”，并设置该操作的参数，这里设置“窗体名称”为“学生信息”，“数据模式”为“编辑”，在下一行的“操作”列中，选择第二个操作“Beep”，使系统在打开“学生信息”窗体时，发出嘟嘟声。 (3)按照同样的方法继续添加其他宏，打开系统中的“教师信息”窗体和“课程信息”窗体。 (4)单击工具栏上的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，在宏名称框中输入宏名“打开窗体宏组”，单击“确定”按钮即可。3条件操作宏的创建 在默认情况下，宏的执行过程是从第一个操作依次往下执行到最后一个操作，但在实际应用中，用户可能希望当某个条件为真时才执行宏的一个或多个操作，这时我们需要创建具有条件的宏。创建条件操作宏的方法与创建宏和宏组一样，都是通过“宏”设计窗口来完成，区别是在 “宏”窗口中添加“条件”列，在“条件”列中设置条件，再将“条件操作宏”加入到操作对象中。 实例9-4：在“学生信息”数据库中创建一个条件操作宏，实现修改“学生信息”窗体时，必须填写“学号”字段，如果该字段为空，则出现一条警告信息。设计窗口如图9-8所示。 图9-8 设置条件操作宏 操作步骤如下： (1)打开“学生信息”数据库，在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“宏”，单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮，打开宏的设计窗口。 (2)单击宏工具栏上的“条件”按钮，增加“条件”列到宏设计窗口中。 (3)在“条件”行中可以直接输入表达式，也可以单击宏工具栏上的“生成器”按钮，打开“表达式生成器”来建立表达式。如图9-7所示，这里我们在左侧列表框中双击“函数”，选择“函数”中的“内置函数”，在右侧列表框中双击“IsNull”，在表达式框中添加表达式“IsNull (varexpr)”。将“varexpr”改为“学号”，单击“确定”按钮即可添加条件。 图9-7 表达式生成器窗口 (4)单击“条件”列旁边的“操作”列中的下拉箭头，从中选择“Msgbox”（信息框）操作，在操作参数的“消息”框中输入“请输入学号！”；在“发嘟嘟声”下拉列表中选择“是”；在“类型”下拉列表中选择“警告!”；在“标题”框中输入“输入学号”。 (5)在“条件”列的第二行中输入“”，表示前一行符合条件时，同时执行此行操作，选择相应的宏操作为“CancelEvent”。 (6)单击工具栏上的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，在宏名称框中输入宏名“必须输入学号的条件操作宏”，单击“确定”按钮即可。设置完成后的宏。 (7)将宏加入窗体对象中。在数据库窗口的设计视图中打开“学生信息”窗体，选择“学号”字段，单击工具栏上的“属性”按钮，选择“事件”选项卡，在“更新前”下拉列表中选择“必须输入学号的条件操作宏”，如图9-9所示，单击工具栏上的“保存”按钮，保存所做的修改。 (8)单击工具栏上的“视图”按钮，切换到窗体视图，将“学号”字段中的文本删除，再将焦点移到其他地方，会出现警告信息窗口，如图9-10所示。图9-9 设置应用条件操作宏的字段图9-10 条件操作宏的警告信息4自动运行的宏的创建 Access 2003支持自动运行的宏的设置，这主要是通过Autoexec宏来实现，Autoexec宏也是一个宏，只不过其宏名为Autoexec。当打开一个数据库时，系统首先查找名为Autoexec的宏，如果该宏存在，就自动运行该宏。 实例9-5：创建自动运行的宏Autoexec，使其在打开Access数据库时，自动打开Autoexec宏所调用的窗体。操作步骤如下： (1)打开“学生信息”数据库，在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“宏”，单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮，打开宏的设计窗口。 (2)在“操作”列的第一行中输入OpenForm，在操作参数的窗体名称中，选择要自动打开的窗体，如图9-11所示。 (3)单击工具栏上的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，在宏名称框中输入宏名“Autoexec”，单击“确定”按钮即可。 (4)关闭“学生信息”数据库，当再次打开“学生信息”数据库时，即自动打开“学生信息”窗体。 图9-11 自动运行的宏的设计窗口9.2.2 修改宏 创建一个宏后，有时需要对其进行修改和编辑，添加新的操作或修改以往操作上的一些不足。修改宏主要包含：增加新操作、删除宏操作、改变宏操作顺序和复制宏操作等。1添加新操作 如果要在两个宏操作之间插入一个宏操作，可以在第二个操作行上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“插入行”命令；或者直接单击工具栏上的“插入行”命令按钮，然后在“操作”列中单击下列箭头，从下拉列表中选择需要使用的操作，并指定该操作需要的操作参数。2删除宏操作 如果要删除某个宏操作，可以右键单击该宏操作所在的行，从弹出的快捷菜单中选择“删除行”命令；或者直接将鼠标定位到该行后，单击工具栏上的“删除行”命令按钮。 3改变宏操作顺序 如果要改变宏操作顺序，单击该操作所在行左侧的行选定器按钮选中该行，按下鼠标左键，拖动到想要移动的位置后松开鼠标左键即可；也可在选中该行后，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令或单击工具栏上的“剪切”按钮，然后将光标定位到该操作要移动的位置，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令或单击工具栏上的“粘贴”按钮。 4复制宏操作 如果要复制一条宏操作，单击该操作所在行左侧的行选定器按钮选中该行，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“复制”命令或单击工具栏上的“复制”按钮，然后将光标定位到该操作要复制到的位置，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令或单击工具栏上的“粘贴”按钮。 9.2.3 运行宏 建立宏的目的是为了运行它，以完成指定的任务。在执行宏时，Access 2003将从宏的起始点启动，并执行宏中的所有操作，一直执行到宏组中的另一个宏或者宏的结束点为止。对于一个已经建立的宏，可以从其他宏或事件过程中直接执行（通过RunMacro操作），或者将它作为对窗体、报表或控件中发生的事件作出的响应。下面讲述几种运行宏的方法。 1从“宏”窗口中运行宏 如果要在打开的宏窗口中运行宏，则单击工具栏上的“运行”按钮即可。例如运行上节中建立的宏“职称为副教授的教师信息”，首先需要在设计视图中打开该宏的设计窗口，然后单击工具栏上的“运行”按钮，即可运行该宏。2从“数据库”窗口中运行宏 如果要从“数据库”窗口中运行宏，则单击“对象”下的“宏”，在右侧列表中双击要执行的宏；或者选定要执行的宏，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“运行”命令 3从Access主窗口运行宏 如果要从窗体设计视图、报表设计视图或Access 2003的其他地方运行宏，则将鼠标指针指向“工具”菜单中的“宏”，单击“运行宏”。屏幕接着显示“执行宏”对话框，如图9-12所示。双击“宏名”框中相应的宏，或选择宏名并单击“确定”按钮，该宏即可被执行。 图9-12 “执行宏”对话框4宏组的运行 宏组的运行与宏的运行相似，唯一不同的是，宏组在运行中每次只运行一个宏，宏组中其他相关的宏将通过事件过程、工具按钮或自定义菜单命令来执行。如果要执行宏组中的宏，可以使用下列三种方法中任意一个方法： (1)将宏指定为窗体或报表的事件属性设置，或在宏窗口中指定为RunMacro（运行宏）操作的宏名参数，使用下列方法引用宏：宏组名.宏名 (2)选择“工具”菜单中的“宏”，单击“运行宏”命令，然后选定宏名列表中的宏。当宏名出现在列表中时，宏名列表中将包含宏组中的所有宏。 (3)在VBA程序中运行宏组中的宏的方法是：使用DoCmd对象的RunMacro（运行宏）方法，并采用“宏组名.宏名”格式引用宏组中的某个宏。 9.3宏应用案例实例9-6：在“学生信息”数据库中建立一个“教学信息维护”窗体，在该窗体上添加3个命令按钮，这些命令按钮上的文本信息是“学生基本信息”、“教师基本信息”、“课程基本信息”，这3个命令按钮分别用于打开“学生信息”窗体、“教师信息”窗体和“课程信息”窗体。并添加一个“关闭窗体”命令按钮用于关闭“教学信息维护”窗体。 操作步骤如下： (1)首先需要创建一个宏组，分别可以实现打开“学生信息”窗体、“教师信息”窗体和“课程信息”窗体，在实例9-3中已经建立了“打开窗体宏组”，所以这里不予重复创建。 (2)在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“窗体”，单击工具栏上的“新建”按钮，打开“新建窗体”对话框，在右侧列表框中选择“设计视图”，单击“确定”按钮，打开窗体的设计视图窗口。 (3)单击工具箱中的“标签”按钮，在
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