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第 1 章,数据的输入与编辑,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,2,【本章知识点】,各种类型数据的输入方法 特殊形式数据的快捷输入 有规律数据的序列输入法 数据有效性审核设置方法 下拉式表框选择输入的设计 选择性粘贴的主要应用场所,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,3,本章目录,1.1数据输入的一般操作 1.2特殊数据的快捷输入 1.3 有规律数据的序列输入法 1.4设置有效性对输入数据审核 1.5下拉式列表选择输入的设计 1.6数据的编辑操作 小节 习题,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,4,1.1数据输入的一般操作,1.1.1数据输入前的准备 准备原始数据 启动Excel软件 建立新工作簿或者打开原有工作簿 选择需要输入数据的工作表（如为新工作表还需要对工作表标签进行重命名） 调整好输入方法状态 选取需要数据的单元格 准备开始输入数据。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,5,1.1.2单元格的选取方法,1单元格选取的一般方法 （1）选定单个单元格。 （2）选定连续单元格区域。 （3）选定整行（列）。 （4）选定整个工作表。 （5）选定不连续单元格区域。 （6）选定局部连续整体不连续的单元格。 （7）快速定位到数据区域的边缘单元格。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,6,1.1.2单元格的选取方法,2利用键盘激活单元格 在输入数据时，有时使用键盘激活单元格可能比使用鼠标更方便，为此需要记住移动活动单元格操作的常用按键。在工作表中进行移动操作的常用键盘按键如教材表1-1所示。 3 利用定位条件选择单元格区域。 运行“编辑”/“定位”命令，或者直接按【Ctrl+G】组合键 利用定位条件，也可以快速地选择单元格区域，特别是在选取特定区域（例如，为进行单元格保护，需要选取包含计算公式的区域时）时非常有效。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,7,1.1.3数据输入的基本方法,向单元格中输入数据有两种方法：在单元格直接输入数据和在编辑栏中输入数据。 单击要输入数据的单元格，可以直接在单元格中输入数据；或者双击单元格，将光标移到单元格内，再输入数据。 单击要输入数据的单元格，然后将光标移动到编辑兰，便可在编辑栏中输入数据。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,8,1.1.4各类型数据输入的方法,1数字的输入 直接输入数字即可 。注意长数字、负数、文本型数字情况。 2文本的输入 注意多行文本的处理 身份证号码文本型输入 3日期和时间的输入 输入日期的格式一般为：年/月/日，或年-月-日，或月/日，或月-日，其中年还可省略世纪位。 输入时间的格式一般为：时:分:秒。 4分数的输入 在输入时可能与日期混淆的数值时，应在分数前加数字“0”和空格。 5 特殊符号的输入 一是运行“插入”/“特殊符号”命令；二是运行“视图”/“工具栏”/“符号栏”命令。 6数学公式的输入 公式编辑器的应用,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,9,1.2特殊数据的快捷输入,1.2.1选定连续区域进行数据输入 先选定该单元格区域，然后在第一个单元格输入数据，之后通过按有关键可以进行活动单元格切换，甚至可以进行自动折行或换列。 1.2.2相邻单元格相同数据的输入 （1）选中当前单元格，往上、下、左、右方向移动填充柄，即可在当前单元格的上、下、左、右方向的单元格中显示相同数据。 （2）选择当前单元格下方的相邻单元格，运行“编辑”/ “填充”/“向下填充”命令，或者直接按【Ctrl+D】键，即可将上方的数据填入选中的相邻下方单元格。 （3）选择当前单元格右侧的相邻单元格，运行“编辑”/ “填充”/“向右填充”命令，或者直接按【Ctrl+R】键，即可将左侧的数据填入选中的相邻右侧单元格。 （4）选择当前单元格上方的相邻单元格，运行“编辑”/ “填充”/“向上填充”命令，即可将下方的数据填入选中的相邻上方单元格。 （5）选择当前单元格左侧的相邻单元格，运行“编辑”/“填充”/ “向左填充”命令，即可将右侧的数据填入选中的相邻左侧单元格。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,10,1.2特殊数据的快捷输入,1.2.3不相邻单元格相同数据的输入 【Ctrl+Enter】组合键 1.2.4多张工作表中相同数据的录入 通过将这些工作表组成工作组来完成 1.2.5 带零和小数位较多数据的输入 运行“工具”/“选项”命令，从弹出的“选项”对话框中选“编辑”选项卡，选上“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调框中输入数字,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,11,1.2特殊数据的快捷输入,1.2.6 利用自动更正工具快速输入数据 运行“工具”/“自动更正选项”命令 ，可以快速输入一些常用的短语。例如，在工作中要经常输入产品的名称，可以先定义产品名称及其对应的拼音字头，如将“激光打印机”可设置为“jgdyj”。这样，以后只要输入“jgdyj”，就可以立即显示得到“激光打印机”。 1.2.7 其他输入技巧介绍 1避免输入网址和电子邮件地址的超级链接形式 2记忆式输入方法 3输入汉语拼音 4查找替换法快速输入特殊符号 5斜线表头的输入方法,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,12,1.3 有规律数据的序列输入法,1.3.1 拖动填充柄快速输入序列或者特定格式数据 通过选定相应的单元格并拖动填充柄，可以快速填充多种类型的数据序列。另外，基于在第一个单元格所建立的格式， Excel 可以自动延续一系列数字、数字/文本组合、日期或时间段，比如输入“产品1”，然后向下一直拖动，可以很快得到“产品2、产品3、产品4、产品5、产品6”等内容。 1.3.2 根据输入前两个数据的规律快速拖动输入数据 基于所输入的前两个单元格中的数据，Excel可以计算出某些规律，然后再选定这两个单元格并向下拖动填充柄，可以快速输入一些非连续序列或者有规律的一系列数据。 1.3.3 自定义序列的应用 自己如何建立序列 1.3.4 快速输入复杂的序列号 自定义数据格式,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,13,1.4设置有效性对输入数据审核,在Excel中进行数据输入时，有些输入内容是需要进行审核的，不能什么都可以输入。 为此，Excel提供了“数据有效性”工具，利用这个工具，操作者可以针对性地输入数据，在输入错误的数据后，系统会出现错误信息框，提醒用户修改。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,14,有效性输入的主要用途,“数据有效性”的用处很多，下面进行详细介绍。 1 限制数值的输入范围 2 限制输入数据的格式 3 限制文本的录入长度 4 防止重复输入数据 5 确保必须输入特定内容 6 设置汉字字段自动切换汉字输入法 7 设置只能接受不超过总数的数值,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,15,1.5下拉式列表选择输入的设计,所谓下拉式列表输入方法，就是在单元格中建立下拉列表，在需要输入数据时，可以方便地从列表中进行选取，其目的主要是为了提高数据输入的速度和准确度。 在Excel中，提供了四种不同难度的下拉列表输入方法，读者可逐个学习并选择使用。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,16,1.5下拉式列表选择输入的设计,本节内容的操作有一定的难度和技巧，详见教材。 1.5.1利用数据有效性创建下拉式选择列表 通过利用“数据有效性”的“序列”设置可以为单元格建立下拉列表，这种方法非常适用于同时要为多干单元格一次性地创建下拉列表。 1.5.2利用右键菜单命令从下拉式列表中选择输入 1.5.3利用窗体组合框创建下拉式列表 1.5.4利用控件工具箱的组合框创建下拉式列表 1.5.5 级联式下拉式列表的设计方法,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,17,1.6 数据的编辑操作,1.6.1单元格数据的一般编辑 单元格数据的一般编辑包括对数据进行的修改、移动、复制、删除、插入等操作。 1.6.2选择型粘贴的典型运用 所谓“选择性粘贴”就是指把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到工作表中，它是“粘贴”命令的高级应用。如果只想对单元格中的公式、数字、格式进行选择性地复制，或者希望将一列数据复制到一行中，或者希望将一行数据复制到一列中，都可以使用“选择性粘贴”。 1.6.3 清除单元格数据 单元格中的数据不再需要，还可以进行清除。清除单元格数据包括两种方法，第一是按【Delete】键，第二是运行“编辑”/“清除”命令。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,18,小 结,在用Excel处理庞大的数据信息时，如果不注意数据输入的方法与技巧，很可能会事倍功半。本章介绍了特殊数据的快捷输入方法，以及一些相关的数据输入技巧。灵活掌握本章内容，对于快速提升Excel的数据输入和编辑操作能力有很大的帮助。 本章首先介绍了输入数据之前的准备工作，说明了各种基本类型数据的输入方法；接着重点说明了数据输入的一些主要技巧，包括特殊格式数据的快捷输入，有规律数据的序列输入，设置数据有效性对输入数据进行限制，下拉式列表输入方式设计；最后说明了数据的编辑方法，其中特别重点介绍了选择性粘贴的使用方法和应用技巧。 总之，通过本章学习，读者应能准确、高效地输入数据工作表中的各项基本数据。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,19,习 题,1在都有哪些快捷的输入方法？ 请列举10种，并说明其操作要点。 2在Excel中，如何设置条件，以便对输入的数据进行有效性审核 3Excel 中，如何输入有规律的数据和各种序列数据 ？请举例说明。 4什么是下拉式列表选择输入方法？ 如何设计下拉式列表进行数据输入？ 5什么是“选择性粘贴”？请举例说明Excel 中，选择性粘贴都有哪些主要用处。 6上机自行将本章的所有实例操作一遍。 7请按照下面的要求，完成习题图1-1所示的计算机系2007级团员学生信息汇总表。-要求详见教材和本书素材,第 1 章数据的输入与编辑【本章知识点】各种类型数据的输入方法特殊形式数据的快捷输入有规律数据的序列输入法数据有效性审核设置方法下拉式表框选择输入的设计选择性粘贴的主要应用场所本章目录1.1数据输入的一般操作1.2特殊数据的快捷输入1.3 有规律数据的序列输入法1.4设置有效性对输入数据审核1.5下拉式列表选择输入的设计1.6数据的编辑操作小节习题1.1数据输入的一般操作1.1.1数据输入前的准备准备原始数据启动Excel软件建立新工作簿或者打开原有工作簿选择需要输入数据的工作表（如为新工作表还需要对工作表标签进行重命名）调整好输入方法状态选取需要数据的单元格准备开始输入数据。1.1.2单元格的选取方法1单元格选取的一般方法（1）选定单个单元格。（2）选定连续单元格区域。（3）选定整行（列）。（4）选定整个工作表。（5）选定不连续单元格区域。（6）选定局部连续整体不连续的单元格。（7）快速定位到数据区域的边缘单元格。1.1.2单元格的选取方法2利用键盘激活单元格在输入数据时，有时使用键盘激活单元格可能比使用鼠标更方便，为此需要记住移动活动单元格操作的常用按键。在工作表中进行移动操作的常用键盘按键如教材表1-1所示。 3 利用定位条件选择单元格区域。运行“编辑”/“定位”命令，或者直接按【Ctrl+G】组合键利用定位条件，也可以快速地选择单元格区域，特别是在选取特定区域（例如，为进行单元格保护，需要选取包含计算公式的区域时）时非常有效。 1.1.3数据输入的基本方法向单元格中输入数据有两种方法：在单元格直接输入数据和在编辑栏中输入数据。单击要输入数据的单元格，可以直接在单元格中输入数据；或者双击单元格，将光标移到单元格内，再输入数据。单击要输入数据的单元格，然后将光标移动到编辑兰，便可在编辑栏中输入数据。1.1.4各类型数据输入的方法1数字的输入直接输入数字即可 。注意长数字、负数、文本型数字情况。2文本的输入注意多行文本的处理 身份证号码文本型输入3日期和时间的输入输入日期的格式一般为：年/月/日，或年-月-日，或月/日，或月-日，其中年还可省略世纪位。 输入时间的格式一般为：时:分:秒。 4分数的输入在输入时可能与日期混淆的数值时，应在分数前加数字“0”和空格。 5 特殊符号的输入一是运行“插入”/“特殊符号”命令；二是运行“视图”/“工具栏”/“符号栏”命令。6数学公式的输入公式编辑器的应用1.2特殊数据的快捷输入1.2.1选定连续区域进行数据输入先选定该单元格区域，然后在第一个单元格输入数据，之后通过按有关键可以进行活动单元格切换，甚至可以进行自动折行或换列。1.2.2相邻单元格相同数据的输入（1）选中当前单元格，往上、下、左、右方向移动填充柄，即可在当前单元格的上、下、左、右方向的单元格中显示相同数据。（2）选择当前单元格下方的相邻单元格，运行“编辑”/ “填充”/“向下填充”命令，或者直接按【Ctrl+D】键，即可将上方的数据填入选中的相邻下方单元格。（3）选择当前单元格右侧的相邻单元格，运行“编辑”/ “填充”/“向右填充”命令，或者直接按【Ctrl+R】键，即可将左侧的数据填入选中的相邻右侧单元格。（4）选择当前单元格上方的相邻单元格，运行“编辑”/ “填充”/“向上填充”命令，即可将下方的数据填入选中的相邻上方单元格。（5）选择当前单元格左侧的相邻单元格，运行“编辑”/“填充”/ “向左填充”命令，即可将右侧的数据填入选中的相邻左侧单元格。1.2特殊数据的快捷输入1.2.3不相邻单元格相同数据的输入【Ctrl+Enter】组合键 1.2.4多张工作表中相同数据的录入通过将这些工作表组成工作组来完成 1.2.5 带零和小数位较多数据的输入运行“工具”/“选项”命令，从弹出的“选项”对话框中选“编辑”选项卡，选上“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调框中输入数字 1.2特殊数据的快捷输入1.2.6 利用自动更正工具快速输入数据运行“工具”/“自动更正选项”命令 ，可以快速输入一些常用的短语。例如，在工作中要经常输入产品的名称，可以先定义产品名称及其对应的拼音字头，如将“激光打印机”可设置为“jgdyj”。这样，以后只要输入“jgdyj”，就可以立即显示得到“激光打印机”。1.2.7 其他输入技巧介绍1避免输入网址和电子邮件地址的超级链接形式2记忆式输入方法3输入汉语拼音4查找替换法快速输入特殊符号5斜线表头的输入方法1.3 有规律数据的序列输入法1.3.1 拖动填充柄快速输入序列或者特定格式数据通过选定相应的单元格并拖动填充柄，可以快速填充多种类型的数据序列。另外，基于在第一个单元格所建立的格式， Excel 可以自动延续一系列数字、数字/文本组合、日期或时间段，比如输入“产品1”，然后向下一直拖动，可以很快得到“产品2、产品3、产品4、产品5、产品6”等内容。1.3.2 根据输入前两个数据的规律快速拖动输入数据基于所输入的前两个单元格中的数据，Excel可以计算出某些规律，然后再选定这两个单元格并向下拖动填充柄，可以快速输入一些非连续序列或者有规律的一系列数据。1.3.3 自定义序列的应用自己如何建立序列1.3.4 快速输入复杂的序列号自定义数据格式1.4设置有效性对输入数据审核在Excel中进行数据输入时，有些输入内容是需要进行审核的，不能什么都可以输入。为此，Excel提供了“数据有效性”工具，利用这个工具，操作者可以针对性地输入数据，在输入错误的数据后，系统会出现错误信息框，提醒用户修改。有效性输入的主要用途“数据有效性”的用处很多，下面进行详细介绍。1 限制数值的输入范围2 限制输入数据的格式3 限制文本的录入长度4 防止重复输入数据5 确保必须输入特定内容6 设置汉字字段自动切换汉字输入法7 设置只能接受不超过总数的数值1.5下拉式列表选择输入的设计所谓下拉式列表输入方法，就是在单元格中建立下拉列表，在需要输入数据时，可以方便地从列表中进行选取，其目的主要是为了提高数据输入的速度和准确度。在Excel中，提供了四种不同难度的下拉列表输入方法，读者可逐个学习并选择使用。1.5下拉式列表选择输入的设计本节内容的操作有一定的难度和技巧，详见教材。1.5.1利用数据有效性创建下拉式选择列表通过利用“数据有效性”的“序列”设置可以为单元格建立下拉列表，这种方法非常适用于同时要为多干单元格一次性地创建下拉列表。1.5.2利用右键菜单命令从下拉式列表中选择输入1.5.3利用窗体组合框创建下拉式列表1.5.4利用控件工具箱的组合框创建下拉式列表1.5.5 级联式下拉式列表的设计方法1.6 数据的编辑操作1.6.1单元格数据的一般编辑单元格数据的一般编辑包括对数据进行的修改、移动、复制、删除、插入等操作。1.6.2选择型粘贴的典型运用所谓“选择性粘贴”就是指把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到工作表中，它是“粘贴”命令的高级应用。如果只想对单元格中的公式、数字、格式进行选择性地复制，或者希望将一列数据复制到一行中，或者希望将一行数据复制到一列中，都可以使用“选择性粘贴”。 1.6.3 清除单元格数据单元格中的数据不再需要，还可以进行清除。清除单元格数据包括两种方法，第一是按【Delete】键，第二是运行“编辑”/“清除”命令。 小 结在用Excel处理庞大的数据信息时，如果不注意数据输入的方法与技巧，很可能会事倍功半。本章介绍了特殊数据的快捷输入方法，以及一些相关的数据输入技巧。灵活掌握本章内容，对于快速提升Excel的数据输入和编辑操作能力有很大的帮助。本章首先介绍了输入数据之前的准备工作，说明了各种基本类型数据的输入方法；接着重点说明了数据输入的一些主要技巧，包括特殊格式数据的快捷输入，有规律数据的序列输入，设置数据有效性对输入数据进行限制，下拉式列表输入方式设计；最后说明了数据的编辑方法，其中特别重点介绍了选择性粘贴的使用方法和应用技巧。总之，通过本章学习，读者应能准确、高效地输入数据工作表中的各项基本数据。习 题1在都有哪些快捷的输入方法？ 请列举10种，并说明其操作要点。 2在Excel中，如何设置条件，以便对输入的数据进行有效性审核3Excel 中，如何输入有规律的数据和各种序列数据 ？请举例说明。4什么是下拉式列表选择输入方法？ 如何设计下拉式列表进行数据输入？5什么是“选择性粘贴”？请举例说明Excel 中，选择性粘贴都有哪些主要用处。6上机自行将本章的所有实例操作一遍。7请按照下面的要求，完成习题图1-1所示的计算机系2007级团员学生信息汇总表。-要求详见教材和本书素材第 2 章,单元格数据的格式设置,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,2,【本章知识点】,单元格格式设置常用方法 工作表格式的自动套用 单元格格式的替换与复制 各种内置数字格式的应用 自定义数字的格式代码 自定义数字格式的应用 条件格式化设置与应用,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,3,本章目录,2.1单元格格式的一般设置 2.2 各种内置数字格式的使用 2.3自定义数字格式的应用 2.4条件格式化的应用 小结 习题,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,4,2.1单元格格式的一般设置,2.1.1使用“格式”工具栏 2.1.2使用“单元格格式”对话框 2.1.3将 “单元格”按钮放到工具栏上 2.1.4 利用快捷键对单元格格式进行设置 2.1.5自动套用格式 2.1.6单元格格式的替换 2.1.6单元格格式的复制,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,5,2.2 各种内置数字格式的使用,对单元格数据的数字格式设置是单元格格式设置中常用的一种操作。 用户通过前面介绍的运行“格式”/“单元格”命令法，或单击【Ctrl+1】组合键法，或在单元格上单击右键，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”法，或单击前面建议的设置到“格式”工具栏上的“单元格”命令，都可打开“单元格格式”对话框，在其中的“数字”选项卡中，可以进行数字格式的多种设置。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,6,2.3自定义数字格式的应用,2.3.1自定义数字格式的创建与删除 要创建自定义数字格式，只要在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中，选择“分类”列表中的“自定义”，然后在“类型”文本框中输入自定义的数据格式代码，或者修改原有已有的格式代码，最后单击“确定”即可完成。 如不再需要自定义格式时，可将其删除。操作时在 “单元格格式”对话框 “数字”选项卡右边“类型”框底部，找到需要删除的自定义格式，然后单击“删除”即可。 说明：即便事先已经选取设置单元格的一部分区域，但只要删除自定义格式后，工作簿中所有使用该格式的单元格都将变为默认的“常规”格式，并且该操作无法进行撤销。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,7,2.3.2自定义数字的格式代码设置,自定义数字格式都是通过各种格式代码而得到的。所以，要想掌握自定义数字的格式设置，必须学会对其格式代码进行设置。 自定义数据的完整格式代码组成结构为： “大于条件值”格式；“小于条件值”格式；“等于条件值”格式；文本格式 在没有特别指定条件值时，默认条件值为0。因此，默认情况下格式代码组成结构为： 正数格式；负数格式；零值格式；文本格式。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,8,2.3.3自定义数字格式应用实例之一：不显示零值,要想使工作表中的零值不显示，有很多方法，包括“选项”设置法、IF函数判断法、ISBLANK函数测定法等。其中后面两种方法在本书后面 第4章 函数部分会进行介绍。 下面介绍一下“选项”设置法，操作步骤为：运行“工具”/“选项”，在出现的“选项”对话框中，选中“视图”选项卡，取消“零值”复选框的默认选中状态即可。 其实，利用自定义数据格式，不但可以实现以上不显示零值的作用，而且能够让工作表中的一部分单元格不显示零值，而其他的单元格仍然显示零值，这样就比上面的“选项”设置法更为灵活。设置方法为，只要在自定义的输入框中输入代码“#”即可。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,9,2.3.4自定义数字格式的应用实例之二：缩放数值,很多用户在工作中常常需要处理很大的数字，例如千、万、百万等，在Excel中，通过自定义格式，可以在不改变数值本身的同时，把它们进行缩放，表2-4所示为部分效果。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,10,2.3.5自定义数字格式的应用实例之三：智能显示百分比,利用自定义格式，可以进行智能显示百分比的设置，该智能性主要表现为：对于一个单元格区域中的数据，当数据为小于1的数字时，就按百分比格式显示；而当数据大于或等于1时仍然采用常规的数值格式显示，同时还让所有的数据都排列整齐。 上面的自定义格式效果，通过使用设置以下格式代码，就可以实现： 格式代码：1 0.00%;0.00_%,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,11,2.3.6自定义数字格式的应用实例之四：分数的不同显示方式,Excel内置了一些分数的格式，另外，用户还可以使用自定义数据格式得到更多分数的表示方法。比如在显示的时候加上“又”字，加上表示单位的符号，或者使用一个任意的数字作为分母。如表2-6所示为使用自定义数据格式设置的一些分数显示效果及其代码。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,12,2.3.7自定义数字格式的应用实例之五：隐藏某些类型的内容,利用自定义数据格式，用户还可以隐藏某些类型的输入内容，或者把某些类型的输入内容用特定的内容来替换。如表2-7是使用自定义数据格式隐藏数值的例子。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,13,2.3.8自定义数字格式的应用实例之六：日期和时间型数据自定义格式,Excel虽然内置了很多时间和日期的格式设置，但是用户还可以使用自定义数据格式得到更多时间和日期的表示方法。如表2-8所示为使用自定义格式设置的时间和日期效果。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,14,2.4条件格式化的应用,2.4.1 设置基于数值的条件格式化 运行“格式”“条件格式”命令，弹出 “条件格式”对话框，中用默认的“单元格数值”选项，在其后关系框中选择“大于或等于”等关系运算，在数字输入框中输入“85”等对应数字即可。 2.4.2 设置基于公式的条件格式化 运行“格式”“条件格式”命令，弹出 “条件格式”对话框，在“条件格式”对话框中的“条件(1)”下拉列表框中选择“公式” ，然后输入对应逻辑公式即可。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,15,2.4.3 条件格式化的删除,条件格式化不再需要的时候还可以删除。如果要删除单元格的添加格式化设置，需要先选取设置有条件格式化的全部单元格，然后执行“格式”/“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，单击其中的“删除”按钮，在出现如图2-37所示的“删除条件格式”对话框中选择要删除的条件复选框，然后单击“确定”按钮即可。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,16,2.4.4 条件格式化操作的注意事项,（1）条件格式化操作对应的“单元格格式”对话框中，可以使用的格式主要有字体的字形效果（粗体、斜体）、颜色、下划线、删除线以及边框的颜色和风格、单元格填充颜色和效果；需要注意的是：它不能定义字体或者改变字号。 （2）在Excel 2003及早期版本中，条件格式化最多只能设置3个条件。 （3）条件格式化中定义的公式必须是逻辑公式。 （4）应该将公式直接输入到“条件格式”对话框中，这样其功能才能真正得以体现。 （5）为单元格区域范围输入一个条件格式公式时， 要选择区域范围左上角单元格的引用，并且需要使用相对引用方式，以便条件格式化可以被复制应用到所有选取区域。 （6）将其他单元格复制到包含条件格式的单元格时，将会自动清除条件格式，并不给任何警告或提示。所以，对于设置有条件格式的单元格，要谨慎使用粘贴方法获取数据。 （7）当复制一个包含条件格式的单元格时，该条件格式也被复制。同样，在包含条件格式的范围内，插入行或列，将会使新的行或列也拥有相同的格式。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,17,小 结,Excel工作表中数据格式的设置，直接关系到数据表的显示效果、编辑处理以及后期的打印质量。对单元格中数据格式的设置，既可以利用内置格式效果，也可以设计条件格式以便实现格式变化，还可以自定义需要的格式显示效果。 本章讲述了利用“格式”工具栏设置格式的操作；Excel在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡上已经为各种数据类型内置了很多格式效果，操作人员直接选取即可；如果绝对给定的格式无法满足需要，用户还可以自定义格式；根据单元格数值或者某计算公式的结果，还可以设置条件格式化。 总之，通过本章学习，读者应能根据实际需要，非常快捷、高效地设置各种类型单元格数据的格式，掌握条件格式化以及自定义数据格式设计。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,18,习 题,1利用“单元格格式”对话框进行单元格数字格式设置，跟利用“格式”工具栏进行 进行单元格数字格式设置相比，具有什么优越的地方？ 2如何将“单元格”命令按钮放置到格式工具栏的最右侧？ 3在Excel 中，如何进行自定义数字的格式设置？ 自定义格式代码一般包括几个部分？每一部分都是什么含义？相邻的不同部分之间是如何隔开的？ 4什么是条件格式化？ 在设计基于公式的条件格式化设置时需要注意什么问题？ 5上机自行将本章的所有实例操作一遍。 67 上机练习习题 -具体要求详见教材和本书素材,第 2 章单元格数据的格式设置【本章知识点】单元格格式设置常用方法工作表格式的自动套用单元格格式的替换与复制各种内置数字格式的应用自定义数字的格式代码自定义数字格式的应用条件格式化设置与应用本章目录2.1单元格格式的一般设置2.2 各种内置数字格式的使用2.3自定义数字格式的应用2.4条件格式化的应用小结习题2.1单元格格式的一般设置2.1.1使用“格式”工具栏2.1.2使用“单元格格式”对话框2.1.3将 “单元格”按钮放到工具栏上2.1.4 利用快捷键对单元格格式进行设置2.1.5自动套用格式2.1.6单元格格式的替换2.1.6单元格格式的复制2.2 各种内置数字格式的使用对单元格数据的数字格式设置是单元格格式设置中常用的一种操作。用户通过前面介绍的运行“格式”/“单元格”命令法，或单击【Ctrl+1】组合键法，或在单元格上单击右键，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”法，或单击前面建议的设置到“格式”工具栏上的“单元格”命令，都可打开“单元格格式”对话框，在其中的“数字”选项卡中，可以进行数字格式的多种设置。2.3自定义数字格式的应用2.3.1自定义数字格式的创建与删除要创建自定义数字格式，只要在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中，选择“分类”列表中的“自定义”，然后在“类型”文本框中输入自定义的数据格式代码，或者修改原有已有的格式代码，最后单击“确定”即可完成。如不再需要自定义格式时，可将其删除。操作时在 “单元格格式”对话框 “数字”选项卡右边“类型”框底部，找到需要删除的自定义格式，然后单击“删除”即可。说明：即便事先已经选取设置单元格的一部分区域，但只要删除自定义格式后，工作簿中所有使用该格式的单元格都将变为默认的“常规”格式，并且该操作无法进行撤销。 2.3.2自定义数字的格式代码设置自定义数字格式都是通过各种格式代码而得到的。所以，要想掌握自定义数字的格式设置，必须学会对其格式代码进行设置。自定义数据的完整格式代码组成结构为：“大于条件值”格式；“小于条件值”格式；“等于条件值”格式；文本格式在没有特别指定条件值时，默认条件值为0。因此，默认情况下格式代码组成结构为：正数格式；负数格式；零值格式；文本格式。2.3.3自定义数字格式应用实例之一：不显示零值要想使工作表中的零值不显示，有很多方法，包括“选项”设置法、IF函数判断法、ISBLANK函数测定法等。其中后面两种方法在本书后面 第4章 函数部分会进行介绍。下面介绍一下“选项”设置法，操作步骤为：运行“工具”/“选项”，在出现的“选项”对话框中，选中“视图”选项卡，取消“零值”复选框的默认选中状态即可。其实，利用自定义数据格式，不但可以实现以上不显示零值的作用，而且能够让工作表中的一部分单元格不显示零值，而其他的单元格仍然显示零值，这样就比上面的“选项”设置法更为灵活。设置方法为，只要在自定义的输入框中输入代码“#”即可。2.3.4自定义数字格式的应用实例之二：缩放数值很多用户在工作中常常需要处理很大的数字，例如千、万、百万等，在Excel中，通过自定义格式，可以在不改变数值本身的同时，把它们进行缩放，表2-4所示为部分效果。2.3.5自定义数字格式的应用实例之三：智能显示百分比利用自定义格式，可以进行智能显示百分比的设置，该智能性主要表现为：对于一个单元格区域中的数据，当数据为小于1的数字时，就按百分比格式显示；而当数据大于或等于1时仍然采用常规的数值格式显示，同时还让所有的数据都排列整齐。上面的自定义格式效果，通过使用设置以下格式代码，就可以实现： 格式代码：1 0.00%;0.00_%2.3.6自定义数字格式的应用实例之四：分数的不同显示方式Excel内置了一些分数的格式，另外，用户还可以使用自定义数据格式得到更多分数的表示方法。比如在显示的时候加上“又”字，加上表示单位的符号，或者使用一个任意的数字作为分母。如表2-6所示为使用自定义数据格式设置的一些分数显示效果及其代码。2.3.7自定义数字格式的应用实例之五：隐藏某些类型的内容利用自定义数据格式，用户还可以隐藏某些类型的输入内容，或者把某些类型的输入内容用特定的内容来替换。如表2-7是使用自定义数据格式隐藏数值的例子。2.3.8自定义数字格式的应用实例之六：日期和时间型数据自定义格式Excel虽然内置了很多时间和日期的格式设置，但是用户还可以使用自定义数据格式得到更多时间和日期的表示方法。如表2-8所示为使用自定义格式设置的时间和日期效果。2.4条件格式化的应用2.4.1 设置基于数值的条件格式化运行“格式”“条件格式”命令，弹出 “条件格式”对话框，中用默认的“单元格数值”选项，在其后关系框中选择“大于或等于”等关系运算，在数字输入框中输入“85”等对应数字即可。2.4.2 设置基于公式的条件格式化运行“格式”“条件格式”命令，弹出 “条件格式”对话框，在“条件格式”对话框中的“条件(1)”下拉列表框中选择“公式” ，然后输入对应逻辑公式即可。2.4.3 条件格式化的删除条件格式化不再需要的时候还可以删除。如果要删除单元格的添加格式化设置，需要先选取设置有条件格式化的全部单元格，然后执行“格式”/“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，单击其中的“删除”按钮，在出现如图2-37所示的“删除条件格式”对话框中选择要删除的条件复选框，然后单击“确定”按钮即可。2.4.4 条件格式化操作的注意事项（1）条件格式化操作对应的“单元格格式”对话框中，可以使用的格式主要有字体的字形效果（粗体、斜体）、颜色、下划线、删除线以及边框的颜色和风格、单元格填充颜色和效果；需要注意的是：它不能定义字体或者改变字号。（2）在Excel 2003及早期版本中，条件格式化最多只能设置3个条件。（3）条件格式化中定义的公式必须是逻辑公式。（4）应该将公式直接输入到“条件格式”对话框中，这样其功能才能真正得以体现。（5）为单元格区域范围输入一个条件格式公式时， 要选择区域范围左上角单元格的引用，并且需要使用相对引用方式，以便条件格式化可以被复制应用到所有选取区域。（6）将其他单元格复制到包含条件格式的单元格时，将会自动清除条件格式，并不给任何警告或提示。所以，对于设置有条件格式的单元格，要谨慎使用粘贴方法获取数据。（7）当复制一个包含条件格式的单元格时，该条件格式也被复制。同样，在包含条件格式的范围内，插入行或列，将会使新的行或列也拥有相同的格式。小 结Excel工作表中数据格式的设置，直接关系到数据表的显示效果、编辑处理以及后期的打印质量。对单元格中数据格式的设置，既可以利用内置格式效果，也可以设计条件格式以便实现格式变化，还可以自定义需要的格式显示效果。 本章讲述了利用“格式”工具栏设置格式的操作；Excel在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡上已经为各种数据类型内置了很多格式效果，操作人员直接选取即可；如果绝对给定的格式无法满足需要，用户还可以自定义格式；根据单元格数值或者某计算公式的结果，还可以设置条件格式化。总之，通过本章学习，读者应能根据实际需要，非常快捷、高效地设置各种类型单元格数据的格式，掌握条件格式化以及自定义数据格式设计。习 题1利用“单元格格式”对话框进行单元格数字格式设置，跟利用“格式”工具栏进行 进行单元格数字格式设置相比，具有什么优越的地方？2如何将“单元格”命令按钮放置到格式工具栏的最右侧？3在Excel 中，如何进行自定义数字的格式设置？ 自定义格式代码一般包括几个部分？每一部分都是什么含义？相邻的不同部分之间是如何隔开的？4什么是条件格式化？ 在设计基于公式的条件格式化设置时需要注意什么问题？5上机自行将本章的所有实例操作一遍。67 上机练习习题 -具体要求详见教材和本书素材第 3 章,公式、引用与名称,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,2,【本章知识点】,公式的规则与编辑 公式本身及结果的查看 常见公式错误信息及原因 名称的含义、作用与用法 建立名称的几种不同方式 单元格地址引用的三种方式 多表单元格之间的多维引用 数组公式的建立规则与应用,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,3,本章目录,3.1 公式及其应用 3.2 单元格的引用 3.3名称及其应用 3.4数组公式及其应用 小结 习题,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,4,3.1 公式及其应用,3.1.1 公式的规则 所有的Excel公式都具有相同的基本结构：一个等号（=）后面跟随一个或多个运算码，运算码可以是值、单元格引用、单元格区域、区域名称或者函数名，其间以一个或多个运算符连接。这些运算符包括算术运算符、逻辑运算符或者字符连接符（&）等。 Excel在一个公式中允许使用的最大字符数为1024个。公式中运算符与运算码之间可以加入空格，以便分隔公式中的各个部分，从而提高公式的可读性。 说明：在写长公式时，可以将公式多行显示，操作时只要单击希望断行的位置，然后按下【Alt+Enter】组合键即可。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,5,3.1.2 公式的编辑,1公式的输入 （1）选中要输入公式的单元格； （2）输入“=”作为准备输入公式的开始； （3）输入组成该公式的所有运算码和运算符； （4）按回车键对输入的公式表示确认。 2公式的修改 （1）按F2键，可以直接编辑修改单元格中的内容； （2）双击该单元格，可以直接编辑修改单元格中的内容； （3）选择需要进行编辑的单元格，然后单击编辑栏，在编辑栏中对公式进行修改。 （4）如果公式的单元格返回一个错误，Excel会在单元格的左上角显示一个小方块。激活单元格，可以看到一个智能标签。单击该智能标签，可选择一个选项来更正错误。 当编辑结束后按【Enter】键即可完成操作。如果要取消编辑操作，可以按Esc键。 3公式的移动和复制 公式移动和复制的操作方法与单元格移动和复制类似，,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,6,3.1.3 公式的运算符号与优先顺序,Excel公式根据其运算符的类型可以分为四组：数学公式、比较公式、字符公式和引用公式。每组公式都有其自己的运算符和使用方式 。 数学公式 比较公式 字符公式 引用公式,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,7,3.1.4 公式结果的查看,1.查看公式的结果 Excel中，公式输入完成后，按下【Enter】，公式的结果会直接在单元格中显示，需要查看公式时，选中单元格，在编辑框中可以看到公式。 2.公式和结果的切换 通过单击“工具”/“选项”命令，在出现的“选项”对跨框中选择“视图”标签，选中“公式”复选框可以来显示所有的公式本身，而不是在单元格显示公式结果。 3.以结果替换公式 在Excel中，公式和结果是两种不同的类型，当希望把公式得到的结果固定下来时，可以把公式转换成它的值，这样可以提高大型工作表重新计算的速度，并可以释放此工作表使用的一部分内存空间 。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,8,3.1.5 公式返回的错误信息返回值,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,9,3.1.6 公式的循环引用问题,在输入公式的过程中，有时候会引起一个循环引用。不管是直接引用或者是间接引用，当一个公式引用自己的单元格里面的数据时往往会发生循环引用。比如，在单元格A6里面输入=Sum（A1:A6）就会创建一个循环引用，因为该公式引用了包含该公式的单元格。 大多数循环引用错误是由简单排版错误或者不正确的范围定义引起的 。某些情况下，循环引用设置的合适，可以相当于一个函数，它等同于VBA编程语言中的Do-Loop语句。 有意图的循环引用把递归或者迭代引入到问题中。每一个循环引用计算的中间“答案”都会作用于后续的计算，最后结果收敛到最终值。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,10,3.2 单元格的引用,3.2.1 对单元格地址的三种引用方式 绝对引用 相对引用 混合引用 （F4切换） 3.2.2 跨表格数据的引用 1.引用同一工作薄其他工作表中的单元格或区域 工作表标签名!单元格地址 2引用同一工作薄多张工作表的相同单元格或区域 第一个工作表名：最后一个工作表名! 单元格地址 3.不同工作薄之间的数据引用 工作簿名工作表标签名! 单元格地址,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,11,3.2.3 单元格引用的综合应用举例,实例1：计算提成 绝对引用与相对引用的适当选取 实例2：产品费用分配 混合引用的巧妙使用 实例3：学生成绩计算 跨工作表/簿之间的单元格引用,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,12,3.3名称及其应用,3.3.1 使用名称的好处 1. 使公式含义更容易理解。 2. 提高公式编辑的准确性。 3. 快速定位到特定位置。 4. 名称可以作为变量来使用。 5.可以方便地应用于所有的工作表。 6.可以方便地使用另一个工作薄中的定义名称，或者定义一个引用了其他工作薄中单元格的名称。 7.使用区域名称比单元格地址更容易创建和保持宏。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,13,3.3.2 名称的命名规则,（1）名称的第一个字符必须是字母或下划线，不能使用单元格地址或阿拉伯数字。 （2）名称中的字符可以是字母、数字，不能含有空格，可以使用下划线和句点。 （3）名称的长度不能超过255个字符。 （4）名称中不能使用除下划线和句点以外的其它任何符号。 （5）名称中的字母不区分大小写。例如，如果已经创建了名称Sales，接着又在同一工作薄中创建了名称SALES，则第二个名称将替换第一个。 （6）命名时，不要使用Excel内部名称。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,14,3.3.3 定义单元格区域的名称,Excel中名称的定义有三种基本方法，分别是：利用“插入”“名称”“定义”命令；利用“插入”“名称”“指定”命令；利用名称框；另外还可以对已经定义的名称进行合并。 1. 使用定义命令：可以任意定义名称 .使用指定命令：根据表格的行标题或列标题定义名称 3.使用名称框：定义名称的快捷方式 4.合并名称：将多个已有的名称合并为一个新名称,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,15,3.3.4 定义常量名称,在Excel中，除了为单元格或区域命名以外，还可对常量和公式定义名称，以便使用。 1.为常量数值定义名称 2.为公式定义名称 3. 为文本常数定义名称 说明：没有引用范围的名称无法在名称框或“定位”对话框（按【F5】可以进入）中显示出来，因为这些常数不能驻留在任何实质性的位置上。但是它们可以出现在“粘贴名称”对话框中，因为以后需要在公式中使用这些名称。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,16,3.3.5 名称的查看、修改和删除,1.名称清单的查看 定义了很多名称之后，有时可能弄不清楚这些名称所引用的到底是哪些单元格或者单元格区域。为此，可以将工作表中定义的所有名称清单输入到某一工作表上，以备检查这些名称所引用的单元格区域。 2.名称的修改 随着工作的进行，有时会发现需要对单元格的名称进行修改操作。这里对名称的修改操作包括名称的重命名和更改名称指代的区域两种。 3.名称的删除 对于工作表中无用的名称，可以进行删除操作。如果要删除一个名称，只需要在“定义名称”对话框中选择一个名称项目，然后点击“删除”按钮就可以了。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,17,3.3.6 名称的使用,1利用名称快速定位单元格区域 方法一：在名称框中选择某个名称，按回车键，。 方法二：单击【F5】或者【Ctrl+G】键，打开“定位”对话框，选择某个名称，然后单击“确定”按钮。 2在建立公式或函数时使用名称 可以直接在公式或者函数中输入时使用已经定义好的名称。在公式中使用名称时，先输入等号（），再在公式中输入名称；在函数中使用名称时，先输入函数名以及左括号，然后输入名称作为函数的某个参数。 3在现有的公式上套用事后定义的名称 4 .使用名称查询数据 5 .将整行或整列定义名称,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,18,3.3.7 名称应用的综合举例,1学生成绩计算 为单个单元格定义名称 2节日倒计时 为常量和公式定义名称的使用 3库存计算 为整列定义名称并为相对单元格定义名称 4公司上半年产品汇总计算 为多张工作表的相同单元格区域定义名称,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,19,3.4数组公式及其应用,3.4.1 数组公式的建立 1.数组公式的输入 数组公式与一般公式不同之处在于它被括在大括号（）中，其输入步骤如下： （1）选中一个单元格或者单元格区域。 说明：如果数组公式只是返回一个结果，需要选择保存用来保存结果的那一个单元格；如果数组公式返回多个结果，则需要选中需要保留数组公式计算结果的单元格区域。 （2）按照前面介绍的公式输入规则，输入公式的内容。 （3）公式输完后，按【Ctrl+Shift+Enter】组合键结束操作。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,20,2.使用数组公式的好处,使用数组公式具有以下优越性： （1）数组公式可以节省存储空间。 （2）可以保证在同一个范围内的公式具有同一性。 （3）减少了意外覆盖公式的可能性，因为数组公式中无法修改一个单元格的内容。 （4）可以完全防止一位新手篡改你的公式，因为无法删除数组公式中的一部分。,EXCEL数据处理电子教案,中国水利水电出版社,21,3.数组常量的输入,在数组公式中，通常都使用单元格区域引用，但是也可以直接键入数值数组，这样输入的数值数组被称为数组常量。 数组常量的中输入内容要遵守一定的规则，具体包括：数组常量中可包含数字、文本、逻辑值（如 TRUE、FALSE 或错误值 #N/A）。例如，1，3，4；TRUE，FALSE，TRUE。 另外，数组常量中的数字可以是整数、小数或科学记数格式，而文本必须包含在半角的双引号之内，如Tuesday。数组常量中不能含有单元格引用，不能含有特殊字符#、）分开。 （3）数值输完后，按【Ctrl
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