时间管理四象限法则.ppt

,重度拖延症患者 手头上的工作 可利用的时间 我安排的方法,其实你什么都不用担心,你觉得生活中有什么烦恼吗？,没有！,你能解决这些烦恼吗？,能,不能,有！,你是否有时间管理不良的征兆？看看一下这些问题。 你是否同时在进行几个方案，但似乎无法全部完成？ 你是否因为顾虑其它的事情，而无法集中精力来做目前的事？ 如果工作被中断，你是否特别生气？ 你是否每天回家的时候都是筋疲力尽，又觉得好像没做什么事情？ 你是否觉得老是没有什么时间做运动或者是休闲，甚至是只是随便玩玩都没有时间？ 对于以上的这些问题，只要有两个回答是“是”的话 那你的时间管理就有问题了。,12星座的时间管理 白羊不拖泥带水 金牛慢工出细活 双子最会利用琐碎时间巨蟹善于整理批量时间狮子12星座的时间管理 白羊不拖泥带水 金牛慢工出细活 双子最会利用琐碎时间巨蟹善于整理批量时间狮子做事没有严苛时间表处女精打细算天秤喜欢悠闲安适不紧不慢天蝎三思而行射手绝不被时间摆布魔羯绝不浪费水瓶随时准备回到原点双鱼适当时候做适当的事,我们经常遇到这样的问题？ 1、电话又响了，有急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的等等都是不得不接的电话。可是，手头上正在写一个计划，一个上午了，还没写几个字 2、最近领导分配了好多事情需要做，一起堆进来，我都不知道怎么办，这个也说马上要交，那个也说马上要交，我有不是三头六臂。 3、整天就像救火车，哪里有火情就往哪里赶，可是天天忙救火，就没有时间静下来想想，“火灾”从哪里来？,“四象限原理”规划时间,时间管理,时间管理之四象限法则,美国管理学家史蒂芬科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同程度进行了划分，基本上课分为四个象限。,重要性,紧迫程度,二：重要但不紧急,一：重要而且紧急,四：不重要且不紧急,三：不重要但紧急,重要性,紧迫程度,二：重要但不紧急 1、准备工作、编制计划、维持关系。 2、去拜访客户。 3、计划给员工进行培训。 4、回访客户。,一：重要而且紧急 1、紧急状况、迫切问题、限期完成。 2、一会儿要参加重要会议。 3、与客户沟通要做合同。 4、准备事项。,四：不重要且不紧急 1、琐碎忙碌的工作。 2、消磨时光的活动。 3、归档本周所有文件。,三：不重要但紧急 1、造成干扰的紧急事件。 2、打若干个沟通的电话。 3、帮助客户解决一个难题。,第一象限：没什么好说的，立即去做！ 我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第一象 限80%的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有 被处理好的事情，也就是说这个压力和危机是自己给 自己的。所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的 事情 才能是的压力减缓。,多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。 该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通很常状况，就是“忙”。,第二象限：有计划去做！ 不能因为不紧急就不去解决它。我们应该第一时间将任务进行分 解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不 会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去。,荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。 做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。 这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。,第三象限：尽量别做！ 当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的 事情来调整心态和身体，但是不要在这个象限中投入过 多的尽力，否则就是浪费生命了。,但我们往往在忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分 范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不 但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。,第四象限：交给他人去做！ 第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头。最好的方 法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此 类事务的发生。,表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。,积极规划 要事第一 克服拖拉 减少中断,时间管理四大原则,规划始于目标,大多数人只有模糊的愿望(漂亮的石头) 没空去写目标 不敢去写目标 不屑去写目标 写下你的目标!,要事第一,你必须坚定不移的拒绝做最下面的80%的工作，如果你还有最上面的20%的工作还没有完成的话。 帕累托时间原则，也称80/20法则。假定工作项目是以某价值序列排定的，那么80%的价值来自于20%的项目，而20%的价值则来自于80%的项目。这意味着，如果有10件工作要做，其中2件的价值比另外8件加起来还要大。因此，在平时工作中，要优先做最有价值的那一小部分工作，哪怕是最难的,克服拖拉,截止时间提前20%, 严格约束自己； 承认自己是在浪费时间； 切断逃避路线； 把拖拉的原因一条条写出来, 并列出解决办法； 立即开始行动！,减少自我中断,设置好工作节奏； 要事第一； 自律 ； 多做重要不紧急的规划性事情。,最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时！,重要性,紧迫程度,二：重要但不紧急 65%80%,一：重要而且紧急 20%25%,四：不重要且不紧急 1%,三：不重要而且紧急 15%,成功的时间分配管理,关注第二象限 成功的人往往都把焦点放在重要但不紧急的事项上！,时间管理3步曲】 1）记录时间：上周的时间都是怎么用的，有真实的记录吗？ 2）分析时间: 这些时间做的这些事情，哪些是你真正要做的，哪些是意外，哪些是浪费？ 3）安排时间：如果时光倒流，可以重新来过，这个时间工作表，会有哪些变化。 【点评】不能管理时间便什么也不能管理。,【时间管理4D原则】 丢掉 (dont do it)把与目标无关、打酱油的丢掉不管。 拖一拖 (Delay it )：把偏离目标的次要工作、信息资料不完全的工作等暂挂一边。 委派出去(Delegate it)学会授权，将能委派出去的事尽量派给他人干 自己做(DO it now)不要犹豫马上去做。,【时间管理的721法则】 70%的