数据库的基本操作(61).ppt

1,第2章 数据库的基本操作,2.1 设计数据库 2.2 创建数据库 2.3 打开数据库 2.4 关闭数据库 2.5 Access中的基本操作 习题,2,2.1 设计数据库,Access中数据库的设计是很重要的，一个成功的数据库设计方案应该将用户的需求充分融入其中，这样才能创建出一个能够有效完成所需功能的数据库。数据库设计要通过相应的约束条件来实现数据规范化。数据规范化的基本思想是逐步消除数据依赖关系中不合适的部分，并使依赖于同一个数学模型的数据达到有效的分离。 一般情况下，在同一个数据库中，相关联的数据表之间的关系有一对一、一对多、多对一和多对多的关系。 参照完整性（referential integrity）就是保证具有关联关系的“关系”之间引用的完整性。或者说，保证有表间关联关系的表的引用完整性。,3,数据库的设计一般遵循以下几个步骤： 1. 确定新建数据库所要完成任务的目的 设计Access数据库的第一个步骤是确定新建数据库所要完成任务的目的。用户需要明确希望从数据库得到什么信息，数据库开发人员应该首先与用户进行充分交流，讨论需要解决的问题，并描述需要生成的报表，同时需要收集当前用于记录数据的表格。 在有条件的情况下，也可以参考某个设计得很好且与当前要设计的数据库相似的数据库。 2. 确定新数据库中所需要的表 确定新数据库中所需要的表是数据库设计过程中最难处理的步骤，因为要从数据库获得的结果不一定能提供用于生成它们的表的结构线索。在设计表时，应该遵循以下两条基本原则： 表中不应该包含重复信息； 每个表应该只包含关于一个主题的信息。 3. 确定各个表中所需要的字段 每个表中都包含关于同一主题的信息，并且表中的每个字段包含关于该主题的各个组成部分。在设计每个表的字段时，应遵循以下原则： 每个字段应直接与表的主题相关；,4,不包含推导或计算所得到的数据； 应该包含所需的所有信息； 以最小的逻辑部分划分字段。 4. 明确有惟一值的主关键字段 在Access中，为了连接保存在不同表中的信息，数据库中的每个表必须包含表中惟一确定每个记录的字段或字段集，这种字段或字段集称为主关键字。 5. 确定表之间的关系 将信息分配到各个表中并且定义了主关键字字段后，就需要通过某种方式告诉Access如何以一定的方式将相关信息重新结合起来。要进行这些操作，就必须定义表之间的关系。,5,6. 优化设计 在初步设计好数据库的表、字段及表之间的关系后，需要对所做的设计进行优化，以便使得设计更加合理，更符合用户需求，同时使得设计尽可能地提高系统的性能。 7. 输入数据并创建其他数据库对象 如果表的结构已经达到了设计目的，那么就应该在表中添加所有已有的数据，然后就可以在此基础上新建所需的查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。,6,2.2 创建数据库,Access2000中提供了大量的数据库向导，例如我们在日常生活和工作中经常会用到的地址簿、图片库、食谱、家庭物品清单和库存控制等。利用这些向导，用户可以在不十分了解Access内部运行机制之前，就创建出一个既方便又好用的数据库。向导会为用户所选择的数据库创建所需的表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块，用户可以根据自己的实际需要进行修改。,7,自行创建数据库是指用户使用人工方法按照自己的要求来创建一个空的数据库，然后再添加所需要的表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块，这种方法比较复杂，但很灵活，尤其是在向导中找不到类似的数据库时，就只能用这种方法来创建符合自己要求的数据库。 无论是使用哪一种方法创建的数据库，在创建数据库后用户都可以任意修改或扩充数据库。 2.2.1使用数据库向导创建数据库 在Access中，创建数据库最为实用和快捷的方式是使用数据库向导，它会按照用户的选择来创建所需的表、查询、报表等数据库对象以及数据库数据的显示风格。这对于没有接触过数据库的用户来说是非常简单和方便的。,8,使用数据库向导创建数据库的步骤如下： (1) 启动Access数据库系统，在出现的数据库初始画面中选择“Access数据库向导、数据页和项目”选项（如图2.1所示），然后单击“确定”按钮。如果Access已经启动，则在已打开的Access数据库窗口内，选择“文件”菜单中的“新建”命令。 (2) 在弹出的“新建”对话框中，单击“数据库”选项卡，在该选项卡的列表框中显示出Access提供的各种模板（如图2.2所示），可以从中选择与所需创建的数据库类似的模板，例如选择“讲座管理”，然后单击“确定”按钮。 (3) 这时屏幕上出现“文件新建数据库”对话框，在这里选择数据库存放的位置，并输入所要创建的数据库的名称，然后单击“创建”按钮。,9,图2.1,10,图2.2,11,此时Access就以所选模板为基础创建了一个数据库。接着Access打开新创建的数据库，并进入“数据库向导”对话框（如图2.3所示），在该对话框中显示出该数据库可以存储的信息范围，如“讲座管理”数据库可以存储讲座信息、讲座参加者信息、讲座报名信息、雇员信息和讲座价格信息等。 (4) 单击“下一步”按钮，出现如图2.4所示的“数据库向导”对话框，在该对话框中可以选择数据库所需的字段。在“数据库中的表”列表框中选择某个表名称后，在右侧的“表中的字段”列表框中就显示出当前表包含的字段。用斜体显示的字段是可选字段，在该对话框中，用户可以根据需要决定是否添加这些字段。,12,图2.3,13,图2.4,14,(5) 选择完毕之后，单击“下一步”按钮，屏幕上出现下一个“数据库向导”对话框（如图2.5所示）。在该对话框中，向导要求用户选择一种窗体显示外观的样式，包括背景、输入字段形状等。向导提供了10种样式，如果在某种样式上单击，则在样式列表左方的预览窗口中会显示出所选择样式的模拟显示图，在这里我们选择“国际”样式，在左侧预览窗口中可以看到其效果。 (6) 单击“下一步”按钮，屏幕上出现数据库向导的下一个对话框（如图2.6所示）。在该对话框中可以选择打印报表所需要的样式，该样式主要用于控制报表标题、主体之上的标签以及来自主体控件的背景、字体格式等。,15,图2.5,16,图2.6,17,与选择屏幕显示样式一样，单击某种报表样式的名称，在左边预览窗口中就会出现相应的样式效果。在这里我们选择“正式”样式。 (7) 单击“下一步”按钮，进入数据库向导的下一个对话框（如图2.7所示）。在该对话框中可以指定数据库的标题，系统默认标题为所选择的模板名称（这里是“讲座管理”）。用户还可以选择是否在所有报表中加入一幅图片，这样，在打印报表时，可以在报表的标题处打印出一幅图片（例如可以将公司的徽标加入报表中）。如果选中了复选框“是的，我要包含一幅图片”，则可单击“图片”按钮来打开“插入图片”对话框，并选择需要插入的图片。,18,图2.7,19,(8) 单击“下一步”按钮，出现如图2.8所示的“数据库向导”对话框，这是向导的结束画面，该对话框提示用户上述步骤是向导构建数据库所需的全部信息，以及在完成创建工作后是否启动该数据库，默认情况下，复选框“是的，启动该数据库”是选中的。 (9) 单击“完成”按钮结束利用向导创建数据库的操作。向导将根据用户指定的信息创建数据库，在创建数据库的过程中，屏幕上会出现任务进行状态条，来显示创建工作的进程（如图2.9所示）。 用户也可以在数据库向导的任何一个对话框中单击“完成”按钮来结束操作，并开始创建数据库，这样，对于未选择的部分，Access数据库向导就以默认方式创建数据库。,20,图2.8,21,图2.9,22,数据库创建完成后，会看到如图2.10所示的“讲座管理：数据库”窗口。此时，用户就可以打开相应的表，并在表中输入所需要的数据。 2.2.2 自行创建数据库 创建空白数据库的步骤如下： (1) 启动Access数据库系统，在出现的数据库初始画面中选择“空Access数据库”选项，然后单击“确定”按钮，此时屏幕上会出现“文件新建数据库”对话框。 (2) 在“文件新建数据库”对话框中的“保存位置”下拉式列表框中选择保存数据库的驱动器和文件夹，在“文件名”文本框中输入新建数据库的名称（如“空数据库”）。,23,图2.10,24,然后单击“创建”按钮，则可在指定位置创建一个空白的Access数据库。 如果Access已经启动，则可在打开的Access数据库窗口内，选择“文件”菜单中的“新建”命令，此时会出现“新建”对话框，从中选择“常用”选项卡，然后选择其中的“数据库”选项并单击“确定”按钮，同样会出现“文件新建数据库”对话框，在此输入新建数据库名称后单击“创建”按钮。 使用以上两种方法创建的数据库都是空白的，如图2.11所示。此时，数据库窗口中并不包含任何数据库对象，需要逐项将它们加入。,25,图2.11,26,2.3 打开数据库,2.3.1 打开最近使用过的文件 启动Access后，可以利用窗口中“文件”下拉菜单打开最近使用过的文件。默认情况下，Access在“文件”下拉菜单的底部列出4个最近使用过的文件名，如图2.12所示。单击要打开的文件名，就可以打开相应的文件。 如果用户的“文件”下拉菜单中没有列出最近使用过的文件名，可以选择“工具”菜单中的“选项”命令，在出现的“选项”对话框中选择“常规”选项卡（如图2.13所示），选中“最近使用的文件列表”复选框，然后单击列表框右边的向下箭头，从下拉列表中选择相应的数字，该数字表示需要在“文件”下拉菜单底部列出最近使用过的文件名的个数。,27,图2.12,28,图2.13,29,2.3.2 使用“打开”命令打开文件 如果要打开的文件没有在“文件”下拉菜单中列出，则可以使用“打开”命令来打开所需的文件。具体操作步骤如下： (1) 选择“文件”菜单中的“打开”命令，出现如图2.14所示的“打开”对话框。在该对话框的左侧有“历史”、“My Documents”、“桌面”、“收藏夹”和“网上邻居”等常用文件夹，其中“历史”文件夹里列出图2.14“打开”对话框了最近使用过的文件。如果所要打开的文件不在这5个文件夹中，则可以单击“查找范围”列表框右边的下拉箭头，然后选择包含要打开文件的驱动器和文件夹。,30,图2.14,31,(2) 在“文件类型”列表框中指定要打开文件的类型，即指定文件的扩展名。默认情况下该列表框中显示的是“数据文件”类型。用户也可以在下拉列表框中选择其他的文件类型。 (3) 在文件列表框中选择要打开的文件后，单击“打开”按钮，即可打开所需的数据库文件。 Access也允许以其他方式打开数据库文件，在文件列表框中选择要打开的文件后，单击“打开”按钮右边的向下箭头，在出现的“打开”下拉菜单（如图2.15）中可以选择打开方式，有如下四种方式可供用户选择： 打开：默认的打开方式； 以只读方式打开：只允许查看而不能对其进行编辑；,32,图2.15,33,以独占方式打开：在多用户环境中，其他用户将无法打开该数据库； 以独占只读方式打开：以只读方式打开数据库，并且防止其他用户打开。,34,2.4 关闭数据库,关闭数据库的操作非常简单，一般可以有以下三种方法： 选择“文件”菜单中的“关闭”命令； 双击数据库窗口标题栏左侧的控制菜单按钮； 单击数据库窗口右上角的“关闭”按钮。,35,2.5 Access中的基本操作,2.5.1 控制菜单 Access应用程序的控制菜单盒在标题栏的左边（棕色钥匙图标），而数据库窗口的控制菜单图2.16Access系统窗口的控制菜单 盒在数据库标题栏的左边，单击控制菜单盒就可以打开控制菜单。用户可以利用控制菜单对数据库窗口进行还原、移动、最小化、最大化等操作，还可以关闭应用程序或数据库文档，如图2.16所示为Access系统窗口的控制菜单。 可以使用如下两种方法来打开控制菜单： 单击相应的控制菜单盒； Alt+空格键打开Access系统的控制菜单，Alt“”（减号）打开数据库窗口的控制菜单。,36,图2.16,37,打开控制菜单盒后，就可以从中选择需要的命令。在图2.16所示的Access系统的控制菜单中，有下述命令： 还原：恢复应用程序窗口原来的大小； 移动：移动应用程序窗口的位置； 大小：改变应用程序窗口的大小； 最小化：将应用程序窗口以图标方式显示； 最大化：将应用程序窗口以最大方式（充满屏幕）显示； 关闭：关闭Access系统窗口。 数据库窗口中的控制菜单同Access系统的控制菜单基本相同。,38,2.5.2 控制按钮 Access系统或数据库窗口的标题栏的右边有应用程序的最小化、还原和关闭按钮，这些按钮图2.17控制按钮称为控制按钮（如图2.17所示）。在窗口不是最大化的情况下，窗口右上角出现最小化、最大化和关闭按钮，在将窗口最大化后，最大化按钮将被还原按钮所取代。这些按钮的作用如下： 最小化按钮：将窗口最小化，即以图标方式显示； 最大化按钮：将窗口以最大的方式显示，即充满整个屏幕（对于应用程序窗口）或充满整个工作区（对于数据库窗口）； 还原按钮：将窗口大小恢复为原来的大小； 关闭按钮：关闭应用程序窗口或数据库窗口。,39,图2.17,40,可以使用“最大化”按钮将数据库中的窗口最大化而使之充满Access系统的窗口，也可以使用“最小化”按钮将数据库中打开的窗口全部缩小为图标（即显示窗口名称的标题栏）。 2.5.3 菜单栏 菜单栏中列出应用程序的菜单名称，如图2.18所示，有文件、编辑、视图、插入、工具、窗口、帮助等菜单。在每个菜单下有各自的菜单项。菜单是操作命令的列表，选择其中的命令便可以进行相应的操作。 菜单的约定如下： 深色显示的菜单命令表示当前可用的命令。在图2.19中打开的“工具”菜单中，可以选择“自动更正”、“联机协作”等命令。,41,图2.18,42,图2.19,43,浅色显示的菜单命令表示当前不可用的命令，即选择此命令的条件还不具备，这是由系统或由程序根据当时的情况确定的，在图2.19中的“拼写”、“Office链接”等命令就不可以选择。 如果命令名称后面有省略号，选择此命令将引出一个对话框，询问用户更多的信息，如在图2.19中的“自动更正.”、“自定义.”等命令。 如果命令名称后面有“”符号，选择此命令将引出一个子菜单，用户可以从中进一步选择命令，如在图2.19中的“安全”、“宏”等命令。 如果命令名称前面有对号（），则此命令为打开的开关命令。再选择此命令则对号消失，表示此命令关闭。在关闭此命令的情况下选择此命令，便会再次打开此命令，对号又出现,44,可以使用如下三种方法来打开菜单： 使用鼠标单击菜单标题。 按Alt+字母键。这个字母是菜单名称后面用括号括起来的带下划线的字母。如打开“文件”菜单，可以按Alt+F键。打开菜单后，就可以从中选择需要的命令。 按Alt键或F10键。此时可以见到突出标记出现在菜单上。接着使用左右方向键将突出标记移动到需要的菜单上，然后按回车键即可。 可以使用如下四种方法来选择菜单命令： 使用鼠标单击需要的菜单命令。 按所要选择的菜单命令后面括号内的字母。,45,按命令对应的快捷键。例如，在“编辑”菜单的“粘贴”命令后面，有组合键Ctrl+V。我们不必打开菜单就可以直接进行粘贴操作。 有时，使用快捷键比使用鼠标更为方便。用户应当在实践过程中记住常用的快捷键。 使用方向键选择菜单命令，具体实现如下：使用和键移动高亮条到需要的命令上；按一次键将高亮条向上移动一个命令；按一次键将高亮条向下移动一个命令。当高亮条移动到所需选择的命令上时，按回车键即可选中此命令。 当不使用一个菜单时，就应该将其关闭。关闭菜单最常用的方法是按Esc键。,46,2.5.4滚动条 滚动条是窗口右边和下面用于移动窗口显示区的长条。 在窗口中，如果要显示的信息太长或太宽，不能完全显示时，便会出现滚动条。可以上下或左右滚动它，以查看更多的信息。 滚动条中有滚动箭头、滚动框和滚动轴。如图2.20所示。 滚动框是在滚动条中的矩形框，它在滚动条中的位置表示当前显示内容在整个窗口中纵向或横向的相对位置：如果显示内容在文档最前面或最左边。此框便会在滚动条的最上面或最左边；如果显示内容在文档的最后面，此框便会在滚动条的最下面或最右边；,47,图2.20,48,如果显示内容在文档的中间，此框也会在滚动条中间的相对位置。而且，滚动框的大小表示当前图2.20滚动条的组成显示的内容占整个显示内容的百分比。滚动轴是在滚动框与滚动箭头之间的条形区。 滚动箭头的使用方法如下： 单击向上箭头将显示内容向上滚动一行，相当于方向键； 单击向下箭头将显示内容向下滚动一行，相当于方向键； 单击向左箭头将显示内容向左滚动一列，相当于方向键； 单击向右箭头将显示内容向右滚动一列，相当于方向键。,49,滚动框的使用方法如下： 将鼠标指针定位于滚动框上； 按住鼠标左键，然后根据需要拖动滚动框； 释放鼠标左键。 滚动轴的使用方法如下： 单击滚动框上面的滚动轴会将显示内容向上移动一屏，相当于PgUp键； 单击滚动框下面的滚动轴会将显示内容向下移动一屏，相当于PgDn键； 单击滚动框左面的滚动轴会将显示内容向左移动一屏，相当于Ctrl+PgUp键； 单击滚动框右面的滚动轴会将显示内容向右移动一屏，相当于Ctrl+PgDn键。,50,2.5.5 工具栏 Access在启动时自动载入并显示“数据库”工具栏，如图2.21所示。使用工具栏上的按钮可以快速、直接地达到用户的目的。工具栏上的按钮很多，如果记不住所有这些按钮的作用也没关系，只需将鼠标指针放到一个按钮上（但不要单击该按钮）并等待一会儿，在按钮的下方就会显示一个小标签，标签中显示的就是该工具栏按钮的简短描述。 工具栏可以在Access窗口中随意地移动到用户自己感到方便的其他位置上，具体操作方法如下： 将鼠标指针移动到工具栏左边“|”竖杠的位置，出现“”时，按下鼠标左键；,51,图2.21,52,拖动工具栏到所需要的位置，此时可以看到一个矩形框随鼠标指针的移动而移动； 当工具栏的位置和形状符合需要的时候，放开鼠标左键，工具栏就将出现在新的位置上。 2.5.6 记录指示器 数据库中的某些对象（如表、查询、窗体、报表等）在打开之后，在窗口的左下方会有一个记录指示器来指示当前正在查看或编辑的记录（如图2.22所示）。 在记录指示器的最右边，显示打开的对象中共有多少条数据，现在打开的“产品”表窗口内共有77条记录，中间文字框中的数据表示当前指针指在哪一条记录上，在该窗口中当前数据指针指在第41条记录上。,53,图2.22,54,创建数据库,1.直接创建空数据库操作步骤如下： （1） 启动Access，打开“启动对话框”窗口； （2） 选择“空Access数据库”选项； （3） 保存数据库。 2.利用向导创建数据库操作步骤如下： （1） 打开“文件”菜单，选择“新建”； （2） 在“新建”窗口，选择“数据库”选项卡； （3） 保存数据库； （4） 在“数据库向导”各“分步”窗口，确定“向导”数据库，选择“向导”表及表中可用的字段，确定窗体的屏幕背景样式、报表打印的样式、数据库的标题等参数选项； （5） 最后按“完成”按钮，返回“数据库”窗口。此时，一个包含表、窗体、报表等数据库对象的数据库创建结束。,本章小结,55,3.利用菜单创建数据库操作步骤如下： （1） 在Access主菜单下，打开“文件”菜单，选择“新建”选项，进入“新建”窗口。 （2） 在“新建”窗口，选择“常用”选项卡，在列表框中，选择“数据库”选项，再按“确定”按钮，进入“文件新建数据库”窗口； （3） 在“文件新建数据库”窗口，在“保存位置”下拉框中，选择数据库文件保存位置，再输入数据库文件的名字，再按“创建”按钮，进入“数据库”窗口； （4） 在“数据库”窗口，按“退出”按钮，结束数据库的创建。,56,使用数据库,1.打开数据库 操作步骤如下： （1） 在Access主菜单下，打开“文件”菜单，选择“打开”； （2） 在“打开”窗口，先选定保存数据库文件的文件夹，再输入要打开的数据库文件名，选定文件类型，按“打开”按钮，数据库文件将被打开。 2.设置数据库的默认文件夹 操作步骤如下： （1） 在Access主菜单下，打开“工具”菜单，选择“选项”，进入“选项”窗口。 （2） 在“选项”窗口，选择“常规”