项目公司内控操作流程

附件 项目公司内控操作流程发包人： 承包人： 根据项目公司内部控制管理办法 ，双方对用章、资金计划与支付以及合同管理明确具体操作流程。一、 公章、合同专用管理流程1、 公章、合同专用章由承包人保管，双方共同使用。承包人购买保险箱存放公章、合同专用章，承包人指定相关人员保证保险箱安全。2、 公章、合同专用章使用前，须先行提供相应合同文件及其他相关资料至承包人公司派驻代表审核，审核同意后再由发包人相关经办人员填写合同授权及印章使用审批表，并经发包人负责人签字审批后，交承包人代表审核签字后，承包人开启保险箱，启用相应印章。用章前须在用章使用登记薄上登记相关信息以便存档备查，用印结束后应即时归入保险箱；3、 公章、合同专用章原则上不得携带外出。合同专用章确因业务需要须携带外出的，必须填写印章外出使用申请表，报请双方负责人批准后方可携带外出。公章、法人章如需外出使用，在此期间双方各派一人，共同监管以保证公章、法人章合规使用，使用完毕及时存入共管保险箱；4、 以上所审批使用后的相关表单，发包人经办人员需妥善保管并建立书面台账，以备后查。相关表单编号需保持连续性，不可断号或跳号使用。二、 法人章、财务章管理流程：1. 法人章、财务章由财务经理保管，财务经理对法人章、财务章安全负责任。2. 发包人需要使用法人章、财务章时，经财务经理审核后，在用章登记薄上登记，由发包人总经理和常务副总签字确认，财务经理完成盖章工作3. 法人章、财务章确因业务需要携带外出用印的，必须先填写借用印章外出使用申请表后在用章登记簿上登记，财务经理确认后方可携带外出，该期间承包人指定专人陪同，发包人予以配合，使用完毕后印章及时归还。三、资金计划报审及银行网银使用流程：1 资金计划报审1.1发包人在每周四之前制定出下周详细的资金付款计划，确保计划的合理性，全面性及可执行性，且每项超过十万以上的付款计划需要有对应的合同或订单，以供审核。1.2资金计划必须经过承包人代表审核；1.3审核通过后交于发包人出纳和财务经理。1.4资金计划严格按照发包人资金计划管理制度执行。2 付款审核当付款事项在资金计划之内2.1 发包人填写付款单审核签字后交于出纳；2.2出纳检查付款申请是否已按发包人审批权限完全得到批准，同时核对附件上的原始凭证金额是否与申请支付款项一致；附带对应的合同复印件，一起交于承包人财务经理（如财务经理不在发包人则需要扫描后发给财务经理）。2.3财务经理根据付款单与对应合同进行核对后予以支付。当付款事项在不在资金计划之内。2.4 同2.1条； 2.5 同2.2条； 2.6财务经理代表根据付款单金额判定，小于十万以下的付款，审核后予以支付。如超过十万元，需请示承包人管理层及经营监管代表确定是否予以支付。四、其他 承包人相关派驻人员外出时，上述凭证或文件可采用扫描件的方式发送相关人以供确认。五、附表1、发包人印章外出借用申请表2、合同授权及印章使用审批表 3、印章使用登记表发包人印章外出借用申请表 流水号： 申请人所属公司申请印章名称申请日期预计归还日期申请事由发包人意见承包人意见归还结果备注合同授权及印章使用审批表 流水号： 合同申请公司经办人使用时间合同主要内容、价款及合同份数合同名称：合同编号:甲方：乙方： 合同主要内容：合同份数