PICC人力资源管理信息系统培训课程资金系统支付.ppt

一、功能概述 二、在线支付员工薪酬准备工作 三、在线支付员工薪酬操作流程 四、常见问题简答,提 纲,一、功能概述,2,HR系统与资金支付系统自2011年8月开始开发，2011年12月在承德进行了非劳务派遣人员薪资支付的试点。2011年12月至2012年底对系统功能进行了改进。2012年12月开始在全系统推广使用，通过与资金支付系统的对接，发放员工薪酬不再通过表格等形式报盘，而是通过系统之间实现了无缝的链接，从而实现了对薪酬福利发放的刚性管控，使HR系统真正意义上成为人力资源的业务系统，同时，对HR系统人员数据、机构数据、薪酬数据的质量提出了更高的要求。,3,一、功能概述,资金支付系统,HR系统,新财务SAP系统,HR系统送盘（实发）,返回查询结果,HR系统查询支付情况,新财务进行计提查询,薪资项目明细,新财务进行实发查询,返回发放结果,HR系统薪酬发放涉及到资金支付系统、HR系统和新财务三大系统,4,一、功能概述,HR系统向资金支付系统支付的数据（薪资项目）: 对于非劳务派遣人员：实发合计； 对于劳务派遣人员：支付劳务派遣公司费用合计； 新财务系统从HR系统得到的是薪酬明细；,二、在线支付前的准备工作,5,1.组织机构信息的准备： 机构层级：机构层级是否正确维护涉及到发放后薪资的费用类型，是走固定费用还是走变动费用。对于个机构层级对应什么费用类型，可以在【客户化】-【基本档案】-【自定义项】-【自定义档案定义】中的公司层级查看；非常重要！ 2.人员信息的准备： (1)收方账户姓名（不允许有空格）： 对于非劳务派遣人员，个人信息中的姓名与该人员身份证号码、银行账户开户所用姓名要一致（不能有空格）；对于人事档案中的曾用名，维护在个人信息的曾用名中； 对于劳务派遣人员，在薪资项目中维护劳务派遣公司名称（不允许有空格），名称一定要准确，否则无法发放； (2)人员类别、岗位、所在部门、职务、用工形式：涉及到给新财务系统传送明细数据，生成会计凭证，记账，计算部门成本使用。,二、在线支付前的准备工作,6,3.薪酬发放的准备： 薪酬发放明细表： 尽量按用工形式分类，同样的人员类别的人员尽量在一个薪资类别下，减少发放频率； 银行信息： 尽量使用工农中建四大行的账户开户，减少跨行支付，支付更加快捷，减少退票风险和跨行支付手续费； 开户账户： 对于非劳务派遣人员，维护好个人开户银行和开户账户；对于劳务派遣人员，维护好劳务派遣公司开户银行和开户账户，所有劳务派遣人员都使用所在劳务派遣公司的开户行和账户。 薪资项目： 每个薪资类别必须有薪资项目：职务、用工形式。这两个薪资项目内容需要提供给新财务系统入账使用。新增薪资类别时，系统会自动增加这两个非增非减项。 发放劳务派遣员工薪酬的薪资类别必须包含的薪资项目：劳务派遣公司名称、支付劳务派遣公司费用合计、银行账号,7,三、在线支付员工薪酬操作流程,HR系统发放非劳务派遣人员薪酬操作流程,【代发银行】节点设置银行信息,【账号分配】节点导入或【薪资档案】节点录入 非劳务派遣人员开户银行和账号信息,薪资计算、审批、发放、期末处理,【资金系统支付】节点选择要支付的数据支付,查看支付情况（每半小时系统自动查询）,再次支付失败、退票、未送盘的数据,完成支付,8,三、在线支付员工薪酬操作流程,HR系统发放劳务派遣人员薪酬操作流程,【代发银行】节点设置银行信息,【账号分配】节点导入或【薪资档案】节点录入该劳务派遣人员对应劳务派遣公司的开户银行，同时在薪资项目节点增加劳务派遣公司名称、支付劳务派遣公司费用合计、银行账号,【薪资发放】节点录入或【数据接口】节点导入维护劳务派遣公司名称和银行账号，进行薪资计算、审批、发放、期末处理,【资金系统支付】节点选择要支付的数据支付,查看支付情况（每天系统自动查询）,再次支付失败、退票、未送盘的数据,完成支付,9,三、在线支付员工薪酬操作流程,劳务派遣人员在线支付薪酬与非劳务派遣人员在线支付薪酬操作上的区别,10,三、在线支付员工薪酬操作流程,劳务派遣人员在线支付薪酬与非劳务派遣人员在线支付薪酬操作上的区别,11,三、在线支付员工薪酬操作流程,HR系统通过资金支付系统支付薪酬流程中的几个比较重要的概念,什么是退票？ 当产生跨行支付时，如果跨行支付失败可能会产生退票的数据，支付后产生退票的时间可能会短，也可能会经过若干天的时间；,12,三、在线支付员工薪酬操作流程,1.代发银行节点配置银行信息,此处的账号长度一般不需要设置定长，因为同一开户银行下的银行账号长度可能不同。一旦有数据记录产生，此处将无法修改,13,三、在线支付员工薪酬操作流程,2.账号分配节点导出导入银行和账号（只适用于非劳务派遣人员发放薪酬）,先导出,14,三、在线支付员工薪酬操作流程,2.账号分配节点导出导入银行和账号（只适用于非劳务派遣人员发放薪酬）,再导入,15,三、在线支付员工薪酬操作流程,2.账号分配节点导出导入银行和账号（只适用于非劳务派遣人员发放薪酬）,再导入,16,三、在线支付员工薪酬操作流程,3.薪资档案节点修改银行和账户信息,17,三、在线支付员工薪酬操作流程,3.薪资档案节点修改银行和账户信息,逐个修改,18,三、在线支付员工薪酬操作流程,3.薪资档案节点修改银行和账户信息,批量修改,注意：1、批量修改后账号会被清空，要重新导入账号或者录入账号 2、劳务派遣人员不能在此处维护劳务派遣公司账号。 3、对于劳务派遣人员，如果是同一家派遣公司，则可以点击批量修改后，批量维护劳务派遣人员对应劳务派遣公司账户的开户行,19,三、在线支付员工薪酬操作流程,导入代发银行和账号的小技巧,对非劳务派遣人员，通过【薪资档案】节点-打印模板-导出excel表， 填好银行信息、账户信息后，保留员工编码，银行信息，账户信息三列， 删除其他没有用的列，删除表头，将该excel表格保存为文本文件 （制表符分割）（*.txt）。 注意：一定要将该excel表格保存为文本文件（制表符分割）（*.txt）。而 不要保存为Unicode文本（*.txt）。这点与海口培训上的PPT有差异。 然后再账号分配节点进行导入。 对于劳务派遣人员，如果人员较多，可以通过数据接口进行数据的导入。,20,三、在线支付员工薪酬操作流程,导入代发银行和账号的小技巧,对于劳务派遣人员，如果人员较多，可以通过数据接口导入劳务派遣公司名称、银行账号。,编辑数据导入接口时，有2个银行账号选择，一个对应代发银行节点中的银行账号，必须唯一；一个对应薪资项目中的银行账号（不同人员可以相同，一般在后面显示），在导入劳务派遣公司账号时，必须选择后面一个。若选错了，则系统将给出重复提示。,21,三、在线支付员工薪酬操作流程,4.薪资发放节点增加劳务派遣人员劳务派遣公司、账号信息,22,三、在线支付员工薪酬操作流程,5.薪资发放节点进行计算、审核和发放,6.进行期末处理结账,7. 【资金系统支付】节点生成送盘数据并保存（非劳务派遣人员界面） 注意：一旦保存后，该薪资类别就不能进行反结账操作。,23,三、在线支付员工薪酬操作流程,5.薪资发放节点进行计算、审核和发放,6.进行期末处理结账,7. 【资金系统支付】节点生成送盘数据并保存（劳务派遣人员界面） 注意：一旦保存后，该薪资类别就不能进行反结账操作。,24,三、在线支付员工薪酬操作流程,【资金系统支付】节点生成送盘数据,选择需要送盘的数据,数据校验,审核,取消审核,进行送盘,查询支付结果,再次送盘,送盘结束,修改、保存,三、在线支付员工薪酬操作流程,25,生成送盘数据时校验：,某一薪资类别和薪资期间的数据有一条不符合规范，则无法生成盘数据,三、在线支付员工薪酬操作流程,26,保存送盘数据时校验薪资发放节点薪资数据中人员类别和用工形式是否匹配。匹配规则如下：,三、在线支付员工薪酬操作流程,27,正在开发的校验规则：,支付劳务派遣公司费用合计薪资项目只允许公式计算，不允许手工计算，否则财务记账时，无法匹配出计算公式； 限定部分薪资项目只能给特定用工形式的人员所用，校验失败后提示“XX薪资项目为XX用工形式专用的薪资项目，请反结帐后在公共薪资项目中修改”，如支付劳务派遣公司费用合计，只能给劳务派遣人员使用。 限定部分薪资项目不允许更名。 劳务派遣薪资类别中，劳务派遣公司名称不能为空。 薪资发放节点与资金支付节点发放总额一致校验，如果双方总额不对，将给出提示。,28,三、在线支付员工薪酬操作流程,8.【资金系统支付】节点审批送盘数据 审批后不能修改，但可以取消审批后再进行修改,29,三、在线支付员工薪酬操作流程,9.【资金系统支付】节点修改送盘数据,什么数据可以修改？开户银行，开户银行所在区域联行号，账号信息,30,三、在线支付员工薪酬操作流程,10.【资金系统支付】节点对选中的数据进行送盘（非劳务派遣人员薪酬）,31,10.【资金系统支付】节点对选中的数据进行送盘(劳务派遣人员薪酬数据),三、在线支付员工薪酬操作流程,三、在线支付员工薪酬操作流程,32,10.【资金系统支付】节点双击劳务派遣支付数据可以查看劳务派遣人员薪资清单,33,三、在线支付员工薪酬操作流程,11.【资金系统支付】节点对选中的数据再次送盘,什么样的数据可以再次送盘？ 没有送盘过的，支付失败的，退票的数据,34,三、在线支付员工薪酬操作流程,12.查询支付结果，支付成功，完成薪酬送盘,注意：支付成功的数据有可能会产生退票。要注意检查！,四、常见问题解答,35,薪资数据已经结帐，但在资金支付节点提示没有需要送盘的数据？,35,非劳务派遣人员： 用工形式为非劳务派遣人员或者人员类别为代管、退休、退职 实发合计大于0,劳务派遣人员： 用工形式为劳务派遣人员 支付劳务派遣公司费用合计大于0（后续这个规则会修改，只要最后正负相抵大于0即可） 薪资发放节点，薪资项目-银行帐号不为空 薪资发放节点，薪资项目-劳务派遣公司名称不为空,满足以下规则的数据才能进入资金支付节点,四、常见问题解答,薪资数据已经结帐，但在资金支付节点提示没有需要送盘的数据？,36,对于劳务派遣人员，在薪资发放中，必须要有三个薪资项目：支付劳务派遣公司费用合计、银行帐号、劳务派遣公司名称，且均不能为空。有些分公司在薪资项目节点中，喜欢修改公共薪资项目名称，如下图中，将“劳务派遣公司人工成本合计”修改为“支付劳务派遣公司费用合计”。但是HR系统是按照公共薪资项目来抓取送盘数据，所以该薪资类别将无法生成送盘数据，且这种错误极为隐蔽，难以查找，一定要注意防范。,四、常见问题解答,37,送盘数据已经保存，发现领款人错误怎么办？,在人员信息维护节点，修改员工姓名。 在薪资发放节点点击“修改”、“保存”后，系统自动会同步修改薪资发放节点的领款人为人员信息维护节点的员工姓名。,四、常见问题解答,38,如何在系统中查看固定费用类型和变动费用类型,可以通过自定义查询工具：CX-C004资金支付明细查询，查看已发薪人员的费用类型,如何在代发银行中选择一些本地的中小银行？,在代发银行节点的银行英文编码中选择“城市商业银行”，再选择银行区域编码后，选择银行即可，如右图所示。,如果在职人员的用工形式发生了变化，引用该人员的公司，也要在引用人员信息中修改其用工形式。如：某人在职信息中已经由地方版转成了总版，那么在引用他的公司若不修改，则还会按地方版本发放薪酬。,及时更新引用人员用工形式？,四、常见问题解答,39,生成数据并送盘后未通过省公司财务的审核，怎么办？,不能直接新增一个薪资类别重新发送（会导致人工成本重复统计），而是应该先让财务将数据退回来，再联系总公司删除错误数据后，重新送盘。,如何控制资金支付节点中的支付数据查看权限,目前，HR系统正式环境中，资金系统支付节点中的支付数据查看权限，已与薪资类别权限节点中配置的用户权限进行关联，若该用户没有查看某薪资类别的权限，则其也不能在资金系统支付节点中查看该薪资类别下的历史支付数据。,如何查询下级单位已结账但未通过资金支付节点进行支付的数据,登录9999公司，业务查询数据质量检查工具薪酬数据检查JC-D007未通过资金系统支付薪酬的薪资类别。根据公司管理要求，所有薪酬数据都必须通过资金系统进行支付。后续未通过资金系统支付的，将纳入数据质量考核结果。如有特殊情况，可以说明,四、常见问题解答,40,如何避免邮件工资条重复设置的问题？,邮件薪资格式，需要在薪资发放后，结账前设置完毕，这样结账后才可以将邮件薪资条格式保存到下个月，即流程是：计算审核发放设置邮件薪资条结账生成送盘数据送盘。,关于合并计税,AB两个薪资类别合并计税，如果A类别已经结账且生成送盘数据资金，B类别也已结账，此时若需要反结账来修改B类别的数据，是实现不了的，所以对于设置了合并计税的薪资类别，一定要确定数据无误后才执行发放、结账、送盘等操作,四、常见问题解答,41,本月劳务派遣人员已经转为地方版/总版员工，但需要发放上月的劳务派遣公司，怎么办,答：建议尽量先计算薪酬数据，后调整用工形式。如某劳务派遣人员10月10号需要调整为地方版员工，10月15日需要发放其9月份的劳务派遣薪酬，则可在10月15号发放其薪酬数据之后，系统切换回10月10号再调整用工形式，注意任职记录和履历时间应与实际业务发生时间（10月10日）保持一致。,如何查看之前已成功提交，但是已支付失败或退票的薪酬数据,答：通过节点“资金支付查询需要再次送盘的数据”，如右图对于跨行支付后因账号信息有误导致退票的，后续将开发邮件提醒功能：一旦发生退票且退票状态已由资金系统传给HR系统，则HR系统将自动给员工本人发送退票邮件通知，并要求其提供正确的账户信息。（征求意见）,四、常见问题解答,支公司的代管人员，目前维护在机关本部，是否需要在支公司建立代管人员部后调回支公司,答：无需在支公司建立代管人员部，已与总公司财务沟通，代管人员发生费用是公司后期统一与集团结算的，统一走固定费用，各分公司财务部门在申报预算时，注明是为代管人员申请垫付费用即可。 注意：代管人员，需要在代管子集中维护委托公司，用于区分是哪家公司委托我司管理的代管人员，财务将据此分别与不同公司结算。,支公司的退休人员，目前维护在机关本部，是否需要在支公司建立退休人员部，将退休人员调回支公司，其薪酬走变动费用,答：据调研，目前全国各地的处理方式都不一样，总公司财会部也没有统一口径，建议各分公司与财务部门商议，如果退休人员,四、常见问题解答,43,对于绩效奖金等本期只发其中一部分的情况，如何处理,答：本期发多少，就往HR系统里面录多少，否则会导致新财务系统重复计提。后续需要发的，后期再行录入后发放。,五险一金等薪酬数据在HR系统中的注意事项,答：各类保险及公积金作为公司人工成本的组成部分，必须在HR系统中完整准确录入，尤其是HR系统与新财务系统对接后，此部分数据将自动通过系统接口进行记账处理,四、常见问题解答,44,机关本部的退休人员，被返聘回支公司，成为劳务合同人员，则其退休金部分需要走固定费用，劳务报酬需要走变动费用，怎么处理。,答：后续对于用工形式为劳务合同人员且劳务人员类别为“返聘股份公司退休人员”的送盘数据，其费用类型将允许修改。（征求意见）,已死亡离退休人员，其家属代领抚恤金，如何处理,答：需要在HR系统完成计算、审核、发放、期末处理等，但可以不通过资金系统支付，而走线下支付方式。,四、常见问题解答（与SAP接口）,45,HR系统向SAP系统推送计提数据规则： 根据薪资发放公司，提交送盘时间将薪资项目明细推送到SAP系统 HR系统向SAP系统推送实发数据规则： 根据薪资发放公司，“支付状态更新时间”将发放结果推送到SAP系统,四、常见问题解答（与SAP接口）,46,HR系统薪资项目与SAP会计科目对应关系,会计科目,四、常见问题解答（与SAP接口）,47,支付劳务派遣公司费用合计薪资项目手动录入金额,SAP计账时，会按照既定公式（此公式和HR系统一致）计算劳务派遣费用合计，如果HR系统中该薪资项目手动录入，就有可能会导致数据对不上，从而导致SAP系统对账失败。,用工形式维护错误（劳务派遣维护成非劳务派遣）,劳务派遣人员发工资时传送的用工形式为非劳务派遣，由于SAP端，劳务派遣和非劳务派遣人员走的是不同的记账方式，如果用工形式维护错误会导致对账对不上。,以下是常见错误：,四、常见问题解答（与SAP接口）,48,随意更改薪资项目名称,SAP记账有一套HR薪资项目和财务会计科目的对照表，财务记账时会根据HR系统传入的薪资项目和金额分别对应至相应会计科目，如果任意改名会造成记账错乱。,用工形式维护错误（劳务派遣维护成非劳务派遣）,劳务派遣人员发工资时传送的用工形式为非劳务派遣，由于SAP端，劳务派遣和非劳务派遣人员走的是不同的记账方式，如果用工形式维护错误会导致对账