文件整理与归档方法.ppt

各位朋友 下午好！,浅谈文件整理与归档的方法 兼谈档案保管 利用 电子档案,吴士健 20140608,口 讨论、研究本题的主要依据 国家档案局2000年12月6日发布的归档文件整理规则。 2004年国家档案局 国家经贸委 国家计委发布的企业档案管理规定 2004年国家档案局 国务院国有资产监督管理委员会发布国有企业文 件材料归档办法 国家档案局2006年12月18日公布并施行的机关文件材料归档范围和 文书档案保管期阴规定 国家档案局2012年12月17日发布，2013年2月1日起施 行的企业文件材料归档范围和档案保管期限的规定 中办、国办颁发的电子文件管理办法,口 文件整理与归档的方法 导语,DA Gs, 档案是国家和社会历史的真实面貌，是被“浓缩了的世界”; 档案作为积累“人类文化遗产和“世界记忆工程”的重要组成部分，保 存着各种“本源性的信息“； 档案工作是一项永恒的事业，档案工作是一种科学文化活动， 档案工作是档案工作者一种神圣的使命 犹如古罗马门神雅努斯的 两面像：既要注视过去，成为历史的守护神，又要警示未来，成为新 时代国家建设的开拓者。,口 文件整理与归档的方法 导语 2 ,DA Gs,档案工作概述,口 本章研究内容的基本框架,文件整理与归档,档案利用方式,电子档案管理,第一节 档案工作概述,档案工作的内容,档案的概念,档案的类型,口本节讨论的主要内容,档案的保管环境的要求,档案性质和作用,档案工作基本原则和要求,档案的保管期限,一、档案的概念,一、档案的概念 根据档案法，就一般组织而言我们对档案的概念做如下表述： 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，办理完毕 的，有价值的，作为历史记录保存起来的，以备查考或作为凭 证的文字、图表、声像等文书和信息材料的统称。 这个定义表达了四个方面的内容：,口 档案工作概述 档案概念 1 ,DA Gs,1、档案是直接源于社会实践活动的原始记录，其行为主体是机关、组 织或个人。 2、档案是由文书等信息转化而来的，没有文书，也就没有档案。因此 说;“文书是档案的前身，档案是文书的归宿；今天的档案就是昨天 的文书，今天的文书就是明天的档案”； 3、文书转化为档案的条件： 办理完毕的； 有查考和利用价值的； 按照一定的规律整理和保存起来的。 4、档案是以备查考或作为凭证的文字、图表、声像等 文书和信息材料的统称。,口 档案工作概述 档案概念 2 ,DA Gs,二、档案的类型,档 案 的 类 性,文书档案,科技档案,专门档案,电子档案,二、档案的类型与划分 （一）文书档案 文书档案是指由党政机关、企事业单位，社会团体，以及其他 社会组织等，在实施管理和社会实践活动中形成的文件转化而 成的档案材料。例如： 上述机关和组织在其活动中形成的文件，诸如命令、决议、决 定、请示、批复、报告、通知和其他文书等，办理完毕的，并 归档保存起来的即为文书档案。,口档案工作概述 档案类型 1 ,DA Gs,二、档案的类型与换房 （二）科技档案 科技档案也称技术档案，是指记述与反映基本建设、生产技术和科 学研究等活动的、有价值的，并按照相关制度作为真实的历史记录 集中保管起来的图纸、图表、文字材料、计算资料等科技文件材料 转化而成的档案材料。 科技档案一般包括：基建档案、科研档案、 设备档案、产品档案和其他技术档案等。,口 档案工作概述 档案类型 2 ,DA Gs,二、档案的类型与划分 （三）专门档案 专门档案是指社会的和社会机构和组织在某些专门业务工作中形成 的档案材料，专门档案的类型较多，主要包括： 人事档案、会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、专利档案、 艺术档案、新闻档案、书稿档案、声像档案、司法档案、审计档案、 统计档案、外交档案等。,口档案工作概述 档案类型 3 ,DA Gs,（四）电子档案 电子档案是指 利用计算机技术形成的， 以代码形式存储于特定介质上的档案， 电子档案又称机读档案或数字档案。 就载体而言，电子档案的存在形式可运用于各种类型的档案；同时在 内容上，极具有包容性，它可以容纳各种类型档案的各类信息。,口 档案工作概述 档案类型 4 ,DA Gs,档案类型,文书档案,专门档案,基 建 档 案,科 研 档 案,设 备 档 案,产 品 档 案,人 事 档 案,专 利 档 案,声 像 档 案,会 计 档 案,教 学 档 案,新 闻 档 案,审 计 档 案,书 稿 档 案,艺 术 档 案,工 商 档 案,税 务 档 案,电子档案,业务档案,科技档案,等,司 法 档 案,等,三、档案的性质和作用,三、档案的性质和作用 档案的性质可以表现在多方面，但其最本质的属性是原始记录性。 档案是党和国家宝贵的历史文化财富，是国家科学文化事业的组成 部分。 档案的作用主要表现在三个方面： 1、查考依据作用。 2、历史凭证作用。 3、现实工作和科学研究的基础作用。,口 档案工作概述 性质作用 1 ,DA Gs,四、档案工作的基本内容,五、档案工作的主要内容 档案工作的内容主要有六项，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统 计和提供利用。 这六项工作通常也称为“六个环节”，“六项业务”或“六项任务”。 档案工作的六项内容相互衔接，互为作用，相为因果，是统一的有机 整体。,口 档案工作概述 基本内容 1 ,DA Gs,鉴定,保管,统计,利用, 档案工作的基本内容,口 档案工作概述基本内容 2 ,整理,收集,五、档案工作的基本原则和要求,六、档案工作的基本原则、要求与目的 （一）档案工作的基本原则 集中统一管理是档案工作最基本的原则。 维护档案的完整与安全，是档案工作的基本要求。 提供和便于利用，是档案工作的根本目的。,口 档案工作概述 基本原则 1 ,DA Gs,六、档案工作的基本原则和要求 （二）档案工作的具体要求 完整，指档案收集要完整，没有疏漏； 安全，指保证档案物质安全和内容安全； 有效，即能够有效地利用，充分发挥档案的作用。,口 档案工作概述 具体要求 2 ,DA Gs,六、档案保管期限,六、档案的保管期限 国家档案局1987年12月4日颁布的 机关档案保管期限的规定将档案 保管期限分为永久、长期、短期三种。长期保管期限为16至50年；短期 保管期限为1至15年。 国家档案局2006年12月18日公布并施行的机关文件材料归档范围和文 书档案保管期阴规定将档案保管期限界定为永久、定期两种，定期 一般 分为30年、10年。 国家档案局2012年12月17日发布企业文件材料归档范围和档案保管期 限规定将企业档案的保管期限也定为永久、定期 两种，定期一般分为30年、10年。,DA Gs,口 档案工作概述 保管期限 1 ,七、档案保管的环境要求,七、档案保管的环境要求 “一封”：严格封闭管理。 “二度”：温度1420；相对湿度50%65。 “八防”：防火、防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防光。 “三分开”：库房、阅览室、办公室三分开。,口 档案工作概述 保管要求 1 ,DA Gs,第二节 文件整理与归档,文件整理与归档是文书处理工作的最后一个环节，也是档案工作的第一 个重要关口。 也就是说，文件归整工作上承文书处理下启档案管理，是档案工作的前 提和基础。 对确保档案的完整、系统、安全、有效，便于存储、保管和利用具有至 关重要作用。 本题以国家档案局发布实施的归档文件整理规则为依据，重点讨论 下面几个问题：,口 文件整理与归档 导语 1 ,DA Gs,口 本节讨论内容,文书整理与归档的步骤和方法,归档文件整理的相关概念,编制归档文件类目,确定档案保管期限,一、确定档案保管期限,一、确定档案保管期限 为了准确划分档案价值，各单位都应根据国家档案保管期限的规定， 结合本单位实际，制定本单位的档案保管期限表。 保管期限的划分是档案鉴定工作的主要任务；是衡量价值鉴定质量 准确与否的主要标准，是确定本单位归档范围和保管期限的依据。 档案保管期限表一般有三种形式：一是四项表格式，即标题、 序号、条款名称、保管期限；二是五项表格式，即标题、序号、条 款名称、保管期限、附注、说明；三是文稿式。对于“定期”保管 的档案，一般都应明确“标时”例如30年、10年等（例见下表）。,口 档案工作概述 保管期限 1 ,口 档案工作概述 保管期限 2 ,口 档案工作概述 保管期限 3 ,口 档案工作概述 保管期限 4 ,二、编制归档类目,口 编制归档类目，即编制或修订新一年度文件归档计划 （一）归档类目的含义 归档类目是单位档案室和文书处理部门， 根据本单位工作活动和文件材料的形成规律， 对新一年度可能形成的文件材料，按照归档的要求和方法 预先拟制或修订的下一年度归档文件的类目表，又称归档条 款、归档计划。,口 归整步骤和方法 编制类目 . 1 .,DA GZ,二、编制归档类目 （二）归档类目表的结构和内容 1、类号。档案类别的编号。 2、类目名称。即文件的类名。 3、条款号。即类目的顺序号。 4、条款名称。一般为文件标题。 5、保管期限。根据文件档案保管期限表确定。 6、责任部门。即文件材料的形成部门或 负责整理归档的部门。 如下表：,口 归整步骤和方法 编制类目 . 2 .,DA GZ,归档类目表格式 公司200年文件归档目表 类号：1 类目名称：党群工作（DQ）,口 归整步骤和方法 编制类目 . 3 .,归档类目表格式 公司200年文件归档目表 类号：2 类目名称：行政管理类（XZ）,口 归整步骤和方法 编制类目 . 4 .,归档类目表格式 公司200年文件归档目表 类号：3 类目名称：经营管理（XZ）,口 归整步骤和方法 编制类目 . 4 .,DA Gshu,二、编制归档类目 （二）编制类目的依据 1、本单位基本职能和任务、内部机构的设置及职责。 2、本单位年度工作计划与工作实际，本单位年内可能形成的文件 数量和类型。 3、本单位上一年度归档类目表。一般而言，编制归档类目，就是 对上一年度归档类目的调整与修订。 4、本单位档案保管期限表等。,口 归整步骤和方法 编制类目 . 5 .,DA GZ,（一）编制归档类目3 4、编制类目的时间 一般在文件形成前一年的年底或当年的年初（春节过后较为适宜）。 5、发放类目的办法。 最好召开档案工作会议，要求各部门负责该项工作的人员参加，对基 层单位来说，此次会议最好由办公室主任协同档案室负责人来主持。 6、备足案盒及其相关物品，一次性发给各部门。,口 归整步骤和方法 编制类目 . 6 .,DA GZ,三、归档文件整理规则的相关概念,“件”,案盒,文书整理归档,归档文件整理,归档文件,口 相关概念,口 文书整理与归档 相关概念之一 . 1 .,（一）文书整理归档 文书整理归档是指将处理完毕的，具有一定查考利用价值的，应 作为档案保存的纸质文件材料，按照它们形成过程中的联系，以 “件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒、归档，使之有 序化的过程。 这个概念表达了“五层意思”：,DA GZ,（一）文书整理归档 1、归整的文书必须是办理完毕的。 2、归整的文书必须具有一定的查考利用价值。 3、归整的文书主要是指纸质文书。 4、归整的文书应以“件”为单位。 5、归整的文书应装入“案盒”，以便保管和利用。,口 文书整理与归档 相关概念之一 . 2 .,DA GZ,（二）归档文件 归档文件是指立档单位在其职能活动中 形成的、 办理完毕的， 有价值的， 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。,口 文书整理与归档 相关概念之二 . 1 .,DA GZ,（二）归档文件 口 如何理解文书“办毕”的内涵 所谓“办理完毕”，简称“办毕”，并不是说文书内容所涉及的事情 全部办完，而是指在文书处理程序上已经办理完毕。 从实践中看，所谓文件“办毕”，大致有四种情况：,口 文书整理与归档 相关概念之二 . 2 .,DA GZ,（二）归档文件 口 文书“办毕”的内涵 1、文件所言事项，确已办理完毕。 2、文件所言事项需长期办理或执行，但只要经过签收、传阅、研究 和部署，即属办理完毕。 3、对内对外发文，只要经过签发，且由定稿成为正本、发出或部署， 即属处理完毕。 4、不需要具体承办的文件，只要收发登记和传阅等办理程序了结， 同样属处理完毕。 例如下列各例：,口 文书整理与归档 相关概念之二 . 3 .,DA GZ,第一，指导性文书 从发文单位来说，文件发出后即属”办毕“ ，就可以将定稿和正本 随即归整。例如： 市人民政府关于加强节能减排工作的决定 正本+定稿+修改稿即可归整 就收文机关而言，经有关领导人阅知、下达或采取措施之后，即可 对文件进行归整。例如： 转发文件+被转发件等一起归整,口 文书整理与归档 相关概念之二 . 4 .,DA GZ,第二，不必办复的收文。经单位有关负责人阅批或传阅后即可归整。 例如： 正文+文件处理单等一起归整 第三，询问答复性文书，一来一往了结的，也可随时归整。例如： 请示与批复 批复在前请示在后 询问函与答复函 答复函在前询问函在后 求准函与审批函 审批函在前求准函在后 双向往来的商洽函 复函在前商洽函在后,口 文书整理与归档 相关概念之二 . 5 .,DA GZ,第四，需要长期执行的文件 只要其中某一具体问题解决，有关处理程序就算处理完毕，因此可 以进行归整。例如： 跨年度计划、 发展规划经领导签发或会议通过。 重要会议已结束，文件已发出、执行。 规章制度经领导签发并印发执行。 经济合同合作各方已签署。等。,口 文书整理与归档 相关概念之二 . 6 .,DA GZ,（三）归档文件整理 归档文件整理是指将归档文件 以“件”为单位进行 装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程。,口 文书整理与归档 相关概念之三 . 1 .,DA GZ,（四）“件” 归档文件的整理单位是“件”。 所谓“件”是指内容大致相同，在实体上装订在一起，编目时也只 体现为一条的文件（或称条目）。 “件”的界定有几种情况：,口 文书整理与归档 相关概念之四 . 1 .,DA GZ,（四）“件” 一般以每份文件为一件（自然件）； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可为一件。,口 文书整理与归档 相关概念之四 . 2 .,DA GZ,（五）“案盒“ 案盒即归档文件的装具， 以其取代传统的“案卷”, 案盒、封面、盒脊 外形尺寸310mm220mm （长宽）。 厚度有20mm、30mm、 40mm，还有用10mm,口 文书整理与归档 相关概念之五 . 1 .,档案盒封面式样,口 文书整理与归档 相关概念之五 . 2 .,口 文书整理与归档 相关概念之五 . 3 ., 文书整理与归档 相关概念之五 “盒脊”与“盒底”样式 . 4 .,四、文书整理与归档的步骤和方法,文件收集,文件分类,文件排列,文件装盒,整理装订,移交归档,室编件号,文件编目,文书归整的步骤和方法,口 归整步骤和方法 步骤与方法,（一）归档文件收集,（一）归档文件收集 口 从宏观上看归档文件的收集范围，包括以下几个方面： 1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有利用价值的文件 材料； 2、本单位工作活动中形成的具有凭证价值的文件材料； 3、本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级单 位报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件收集 . 1 .,（一）归档文件收集 口 归档文件具体收集范围包括： 1、上级机关下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对 本单位下发的批复、指示、重要通知等。 2、本单位党务工作形成的文件材料；工、青、妇等群团组织工作形 成的文件材料。 3、本单位行政管理形成的文件材料，如领导班子变更机构调整、人 事任聘、会议记录、纪要等。 4、职能部门业务工作形成的文件材料，如请示、重要工作的报告、 总结、统计数据、科研材料等。,口 归整步骤和方法 归档文件 . 2 .,DA GZ,（一）归档文件收集 口 归档文件具体收集范围： 5、本单位对下级单位管理中形成的材料。 6、内容重要的人民来信、来访材料；领导的指示和本机关处理人民来 信来访形成的记录、接待单、调查处理报告、统计分析材料等。 7、本单位财务工作形成的文件材料。 8、本单位经营管理、人力资源管理形成的文件材料。 9、本单位与外单位、个人签订的合同、协议，以及债权债务文件。 10、其他有保存利用价值的文件材料。,口 归整步骤和方法 归档文件 . 3 .,DA GZ,DA Gshu,（一）归档文件收集 不需要归档的文件 1、上级单位普发的、不需要办理的、参考性文件以及征求意见未 定稿的文件。 2、重份文件、无参考利用价值的临时性、事务性文件以及未正式 讨论通过的文件。 3、单位内部互相抄送的文件。 4、本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料； 5、从各方面收集来为工作参考的文件材料。,口 归整步骤和方法 归档文件 . 4 .,DA GZ,（一）归档文件收集国有企业文件归档范围 企业归档文件材料的来源： 国有企业文件材料归档范围规定，企业归档文件材料的主要来源有： 1、本企业内部形成的文件材料； 2、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料； 3、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料； 4、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料； 5、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料； 6、本企业执行、办理的外来文件材料。 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物 等各种载体形式。,归整步骤和方法 归档文件 . 5 .,（一）归档文件收集国有企业文件归档范围 口 企业管理类文件归档的具体范围，共11大类， 1、党群工作形成的文件材料。 2、行政管理工作形成的文件材料 3、经营管理工作形成的文件材料 4、生产技术管理工作形成的文件材料 5、产品生产或业务开发工作形成的文件材料,口 归整步骤和方法 归档文件 . 6 .,DA GZ,（一）归档文件收集 口 企业管理类文件归档的具体范围 6、科学技术研究工作形成的文件材料 7、基本建设和技术改造工作形成的文件材料 8、设备仪器管理形成的文件材料 9、会计工作形成的文件材料 10、职工个人管理形成的文件材料 11、其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。,DA Gs,口 归整步骤和方法 归档文件 . 7 .,DA Gshu,（一）归档文件收集 归档文件收集的具体要求： 1、收集要齐全、完整。 2、注意纸张规格和字迹材料： 纸张规格用国际标准A4型，书写字迹 材料不使用圆珠笔、红墨水笔、铅笔，可用碳素签字笔、碳素钢笔、 蓝黑墨水钢笔。 3、会议记录用纸要规范（格式一般为自行设计）。,口 归整步骤和方法 整理装订 . 8 .,DA GZ,（二）整理装订,（二）整理装订包括下述五个方面的问题： 1、修整缺陷 为确保档案能够长期保存和有效地提供利用， 装订前应对不符合归档 质量要求的文件进行必要的修整。 （1）对破损、残缺等文件要进行修补或托裱。对有孔洞、磨损、断裂 的文件材料可采用粘合的方法进行修补或修复。 （2）复制字迹模糊或易褪变的文件。档案字迹材料应采用耐久性的书 写材料， 如墨汁、碳素墨水。 不能使用复写纸、热敏纸、铅笔、 红笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的字迹材料。,口 归整步骤和方法 整理装订 . 1 .,DA GZ,（二）整理装订 1、修整缺陷 （3）对超大型纸张的文件应按A4型的规格进行折叠；对小于A4型的文 件，如合格证、证明书、介绍信等，应使用A4型纸进行托裱； 两 面均有文字的可采用贴角方法来处理； （4）去除易锈蚀的金属物。,口 归整步骤和方法 整理装订 . 2 .,DA GZ,DA Gshu,（二）整理装订 2、装订以“件”为单位 正本与定稿为一件。工作规划、计划、总结、经济合同等 正文与附件为一件。重要的请示、批复、商洽函等。 原件与复制件为一件。 转发文与被转发文为一件。 请示与批复为一件： 发文稿纸及有关领导重要批示或有处理结果的， 文件处理单与被处理文件合为一件。,口 归整步骤和方法 整理装订 . 3 .,DA GZ,DA Gshu, 报表、名册、图册等，一册（本）为一件；未装订的，样式相同的表 格，可按一定单位进行组合，以件为单位进行装订 会议纪要或会议记录一年为一件；重要会议记录每次会议可为一件， 用记录本记录的，一本为一件；较大型会议的成套文件，各类文件应 各为一件。 介绍信、介绍存根经白纸托裱各满30张为一件。 如果定稿是计算机的打印稿，没有修改笔迹，与正文内容一致，只将 文头纸或领导签字的一页附在正本之后归。,口 归整步骤和方法 整理装订 . 4 .,DA GZ,（二）整理装订 3、装订排序 归档文件应按“件”装订。对两份以上的文件作为一件时，应注意： 正本在前，定稿在后。 正文在前，附件在后。 原件在前，复制件在后。 转发件在前，被转发件在后。 来文与复文作为一件时复文在前，来文在后。例如： 批复在前，请示在后； 复函在前，来函在后； 批示在前，报告在后。 多种文本时，中文在前，外文在后。 有文件处理单的，可放在文件之前作为首页。,口 归整步骤和方法 整理装订 . 5 .,DA GZ,（日）整理装订 4、装订方式 线装式。常见做法是用缝纫机在文件左侧或左上角轧线。 包角式。即在文件左上角用不干胶包贴。 粘接式。采用浆糊及胶水粘贴。 变形材料装订。如不锈钢夹、燕尾夹、不锈钢书钉等。 三孔一线式。系传统装订方法，适用于页数较多的文件。 短期和已装订成册的刊物、书籍等，可不拆开重新装订。 进馆档案不宜使用金属制品装订，以防到期进馆 使用微波设备消毒时引起事故。,口 归整步骤和方法 归档文件 . 4 .,口 归整步骤和方法 整理装订 . 6 .,DA GZ,（二）整理装订 5、装订位置及要求 在文件的左侧或左上角。装订时应将文件的各页按一定方式对齐。 左侧装订的，对齐左侧页边和下侧页边； 左上角装订的，对齐左侧页边和上侧页边。,口 归整步骤和方法 整理装订 . 7 .,DA GZ,（三）归档文件分类,（三）归档文件分类 归档文件分类法分为单项分类法和复式分类法 1、单项分类法,口 归整步骤和方法 文件分类 . 1 .,DA GZ,按保管期限分类,按年度分类,按机构分类,按问题分类,1、单项分类法 （1）按年度分类，就是根据形成或处理的年度对归档文件进行分类。 这是运用最广泛的分类方法 归档文件按年度特征分类，可以反映出一个单位每年工作的特点和逐年 发展变化的情况。 在运用年度分类法时要注意以下几种情况：,口 归整步骤和方法 文件分类 . 2 .,DA GZ,第一，文件有多个时间特征， 以最能说明该文件特点的日期作为分类的 依据。例如：法律、法令、法规和条例等法规性文件，以批准日期为 根据；公布生效的文件，以公布日期为根据；指示、命令等领导性文 件以签署日期为根据；会议记录以开会日期为依据；计划、总结、预 算、决算、统计报表以内容形成或处理的年度为根据。 第二，跨年度的会议文件材料归入闭幕年；跨年度的案件，归入结案年； 跨年度的请示与批复，归入批复年；跨年度的计划归入开始年等。 跨年度的总结归入最后一年。 第三，几份文件作为一“件”时，应以装订在前的文件日期为准。 第四，实行专业年度的的文件，可以把自然年和专业年结合起来。 第五，档案上没有具体的时间情况。可采用考证的方法来判断文件的准确 时间。,口 归整步骤和方法 文件分类 . 3 .,（三）归档文件分类 1、单项分类法 （2）按保管期限分类。就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分 （3）按机构分类，就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对 归档文件进行分类，例如办公室、人资部、财务部、市场 部、物资部等。 （4） 按问题分类，就是根据归档文件内容所涉及的不同问题对归档文件 进行分类。例如党群工作类、行政管理类、经营决策类、生 产管理类、业务管理类等。,口 归整步骤和方法 文件分类 . 4 .,DA GZ,DA guiz,（三）归档文件分类 2、复式分类法 档案整理将几种分类方法结合使用。 一般采用年度保管期限机构（问题）相结合的复式分类法。 在用复式分类法时，年度、保管期限是必选项，机构（问题）为选 择项。 复式分类法主要有两级分类法和三级分类法,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件分类 . 5 .,口 两级分类法 年度保管期限，或保管期限年度。例如： 年度 保管期限 2010 30年 2011 30年 保管期限 年度 30年 2010 30年 2011 此法适用于内部机构设置简单，每年形成文件较少 的小型机关或单位。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件分类 . 6 .,口 归整步骤和方法分类方法 排架法：年度保管期限 . 7 .,口 归整步骤和方法分类方法 排架法 保管期限年度 . 8 ., 三级分类法（采用较多有四种方式）1、2 年度 机构 保管期限分类法，例如： 2010 办公室 人资部 永久 2011 办公室 人资部 永久 年度 问题 保管期限分类法，例如 2010 党群类 行政类 永久 2011 党群类 行政类 永久,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件分类 . 9 .,2010年度,办公室 （300份）,人资部 （300份）,业务部 （400份）,永 久,永 久,30 年,30 年,10 年,10 年,10 年,30 年,永 久,10 年,30 年,永 久,30 年,30 年,永 久,永 久,业务部 （400份）,人资部 （300份）,办公室 （300份）,2011年度,10 年,10 年,口 归整步骤和方法 文件分类法 年度机构保管期限 . 10 ., 三级复式分类 保管期限年度机构分类法，例如： 永久 2008 办公室 人资部 财务部 2009 办公室 人资部 财务部 保管期限年度问题分类法。例如： 永久 2008 党群类 行政类 业务类 2009 党群类 行政类 业务类 三级复式分类法适用于内部机构设置复杂，每年形成文件较多 的大、中型机关或单位。,口 归整步骤和方法 文件分类 . 11 .,2010年 （150份）,30年（450份）,办 公 室,办 公 室,业 务 部,人 资 部,人 资 部,办 公 室,业 务 部,示意如左标注,永久（350份）,业 务 部,2008年 （100份）,业 务 部,业 务 部,办 公 室,办 公 室,2008年 （150份）,办 公 室,人 资 部,人 资 部,人 资 部,人 资 部,2009年 （100份）,2010年 （150份）,2010年 （150份）,10年（500份）,2008年 （100份）,2009年 （100份）,2009年 （150份）,业 务 部,口 归整步骤和方法 文件分类法 年度机构保管期限 . 12 .,（四）归档文件排列,（四）归档文件排列 按照归档文件整理规则的规定：在分类方案的最低一级类目内，按 事由结合时间、重要程度等排列。 其具体排列方法是：,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件排列 . 1 .,（四）归档文件排列 第一，将同一年度内的文件按永久、30年、20年保管期限的顺序流水 排列，例如：某单位2009年文书档案如下排列： 永久：办公室 人资部 财务部 30年：办公室 人资部 财务部 10年：办公室 人资部 财务部 同一保管期限的文件按机构（问题）的排列。顺序 一经确定，原则上应保持不变，2009年如此、2010 年，乃至以后，都应如此排列。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件排列 . 2 .,（四）归档文件排列 第二，同事由文件的排列， 归档文件的排列以事由为原则，同一事由的相关文件应当排列在一起。 所谓事由可以是： 一个具体事项、一个具体问题、一项具体工作、一个具体情况， 或是一次会议、一项活动、一项工程、一个案件、一件纠纷、一次突 发事件等。 具体排列方法是：,口 归整步骤和方法 文件排列 . 3 .,DA GZ,（1）同一事由归档文件排列 一是按文件形成时间的先后顺序排列：日期在前的排列在前，日期在 后的排列在后； 二是按文件重要程度排列，重要的放在前面，相对重要的放在后面。 （2）不同事由的归档文件排列 一是按不同事由形成时间的先后顺序排列； 二是按事由的重要程度排列：基本职能活动形成的文件排列在前， 其他工作形成的文件排列在后；综合性文件排列在前，业务性 文件排列在后；或按责任者或承办 部门分别集中排列。,口 归整步骤和方法 文件排列 . 4 .,DA GZ,（四）归档文件排列 第三，会议文件、统计报表、简报、 刊物等成套性文件一般集中排列。 第四，对未及时归整的零散文件， 可排在同一类(问题)年度的所有文 件的最后。并在备考表中加以说明。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件排列 . 5 ., 随办随归 所有归档文件，一般都应做到办后即整，随办随归，千万不可积压， 年终算总账。 这就需要在日常工作中准备足够的案盒及其相关用品。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件排列 . 6 .,（五）归档文件编号,（五）归档文件编号 归档文件应在分类的基础上，以归档章的形式进行编件号排列。 1、编号的作用和要求 固定位置，统计数量，保护文件，方便查找，便于利用 归档章不能压住字迹，也不能与批示文字或收文章交叉 填写档号章项目时字迹材料应符合存档要求。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号 . 1 .,（五）归档文件编号 2、件号编制方法 件号包括室编件号和馆编件号。分别在文件整理和移交进馆时编制。 室编件号的编制方法为： 在分类方案的最低一级类目内按文件排列 顺序，从“1”开始标注。 馆编件号按进馆要求标注。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号 . 2 .,（五）归档文件编号 3、编号顺序 按机构或问题分开，每一类中分三个保管期限。每一保管期限中 从“1”开始编年度小流水号。例如: 2008年在办公室归档文件中，有永久、30年、10年三个流水号， 分别从“1”开始，共有三个小流水号。 人资部的归档文件中同样有永久、30年、10年三个流水号，分别 从“1”开始。其他机构的归档文件以此类推。 2009年，2010年依然分别从“1”开始编件号。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号 . 3 .,例 假设天地科技股份公司三年文件总数为1300份，其编号顺序如上所示,2010年 （150份）,140,130,130,140,150,150,30年（450份）,办 公 室,办 公 室,业 务 部,人 资 部,人 资 部,办 公 室,业 务 部,示意如左标注,永久（350份）,业 务 部,2008年 （100份）,150,业 务 部,业 务 部,办 公 室,办 公 室,2008年 （150份）,150,150,150,150,150,130,150,150,150,130,150,办 公 室,人 资 部,人 资 部,业 务 部,人 资 部,人 资 部,2009年 （100份）,2010年 （150份）,2010年 （150份）,10年（500份）,2008年 （100份）,2009年 （100份）,2009年 （150份）,口 归整步骤和方法 文件编号 保管期限年度机构 . 4 .,综上所述 结合事由，按照时间排列“件”（保管单位） 以机构为单位，每个机构从“1”开始编制顺序号（流水号） 有多少个机构，每种保管期限就有多少个流水号。 如果一个立档单位有20个机构，3种保管期限，每年度就有 60个从“1”开始编写的顺序号。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号 . 5 .,2010年（1000分）,2011年（1000分）,办公室 （300份）,办公室 （300份）,人资部 （300份）,人资部 （300份）,业务部 （400份）,业务部 （400份）,永 久,永 久,30 年,30 年,10 年,10 年,10 年,10 年,30 年,30 年,永 久,永 久,1100,101200,201300,1100,1100,101200,101300,201300,301400,例：公司共有2000份,永 久,永 久,30 年,30 年,10 年,10 年,示意如左标注,口 归整步骤和方法 文件编号 年度机构保管期限 . 6 .,综上所述 一个机构，如档案相对较少，不同保管期限的档案可排列在一起，编 写一个顺序号（流水号）， 一个立档单位有20个机构，有20个顺序号（流水号）。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号 . 7 .,（五）归档文件编号 5、编号位置 文件编号以归档章的形式一般在每件的首页上端注明。 文件首页无盖章位置或重要文件保持原貌的，可在文件首页前另附 纸页加盖归档章。 归档章的位置：不限于首页的右上角，首页上端空白处均可，但在 整个案盒文件中，其位置必须一致。 如下图：,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号 . 8 .,（六）归档文件编号 6、 归档章结构和填写方法 全宗号、年度、保管期限、室件编号、馆件编号。 必备项目必须填写。如年度、保管期限。 归档章格式长宽:(153) (82) mm 归档章样式,口 归整步骤和方法 文件编号 . 9 .,DA guiz,7、归档章各项目的填写方法： （1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。没有该项的可以空留。 （2）年度：以4位阿拉伯数字标注公元年，例如： “2008” “2009” （3）保管期限：标注各保管期限的简称。例如： 永久：“永”；长期：“长”；短期：“短”。 （4）件号：即文件排列的顺序号，包括室件号和馆件号。 填写归档章时， 应使用符合档案保护要求的字迹材料， 如碳素墨水、蓝黑墨水，也可使用打号机打号,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件编号 . 10 .,（六）编目填写案盒,DA guiz, 编目 1、填写盒内文件目录表 编制填写归档文件目录表，用于介绍盒内文件的成分和内容。 其项目一般包括 7项： （1）件号。即室编件号。 （2）责任者。文件署名者或发文机关。 （3）文号。制发机关的发文字号。 （4）文件标题。文件标题名称；无标题可自拟，外加 “ ”号。,DA GZ,口 归整步骤和方法 填写案盒 . 1 .,DA guiz,（5）日期。用8位阿拉伯数字标注年月日， 如“20090508”：2009年5月8日。 （6）页数。即每一“件”文件的总页数，空白页不计数。 （7）备注。填写文件的变化和要说明的问题。 归档文件目录用纸的幅面尺寸采用国际标准A4型。 归档文件目录应装订成册，一般一个年度一本并填写封面,DA GZ,口 归整步骤和方法 填写案盒 . 2 .,口 编目填写案盒归档文件目录样式 3 ,归档文件目录封面式样,口 编目填写案盒4,DA guiz, 填写备考表 案盒备考表置于盒内文件最后。项目包括盒内文件情况说明、整理人、 检查人和日期。 1、盒内文件情况说明。如盒内文件缺损、移出、补充、销毁情况等。 2、整理人。指负责整理归档文件的人员姓名。 3、检查人。填负责归档文件整理质量的人员姓名。 4、日期。填写归档文件整理完毕的日期。,DA GZ,口 归整步骤和方法 填写案盒 . 5 .,盒内备考表样式,口 编目填写案盒6, 填写案盒事项 1、案盒封面填写：单位全称或规范化简称。 2、案盒背脊项目填写：要求用蓝黑、黑色墨水或墨汁填写。 3、案盒背脊项目填写，按照“归档章”内容填写，有6项： 全宗号：有全宗号的填写。 年 度：必须填写 期 限：必须填写 机构（问题）：填写类别。 起止件号：在室编栏内填写盒内第一件文件和最后一件文件的室编 件号。 盒号：即档案盒的排列顺序号。档案室先用铅笔编制。,DA GZ,口 归整步骤和方法 填写案盒 . 7 .,口 填写编目填写案盒盒脊 . 8 .,（七）文件装盒,（七）文件装盒 1、检查调整 （1）检查归类文件是否齐全，剔除重份的、不需要归档的和没有保存 价值的文件； （2）检查案盒内文件是否符合保护期限； （3）检查归档是否合理，是否将相同事由的集中排列； （4）检查是否以“件”为单位； （5）检查案盒内文件数量是否适宜等。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件装盒 . 1 .,（七）文件装盒 归档文件应按件号顺序装入档案盒。 形成或处理不同年度的文件，或期限不同的文件不应装入同一案盒内。 根据案盒内文件的多少选择合适的档案盒。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件装盒 . 2 .,（八）文件归档,（九）归 档 1、归档制度 归档是指文书部门将系统整理后的案盒文件向档案室移交，以便集中 保管。 文书归档制度，包括四个方面的内容：,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件归档 . 1 .,质量要求,归档手续,归档范围,归档时间,口 档案制度的内容,口 归档范围、归档时间、归档质量要求、归档手续,口 归整步骤和方法 文件归档 . 2 .,（1）归档范围。见 本节“（一）归档文件收集” （2）归档时间。一般应在第二年的上半年，即6月30日以前，向档案 室移交全部案盒档案。,DA GZ,口 归整步骤和方法 文件归档 . 3 .,（3）归档质量要求 归档文件应齐全、完整。 应根据文件的多少选用案盒的厚度。 纸质文件字迹材料应符合存档要求。 对字迹模糊或易褪变的承载材料应进行复制，并将其附于原件之后一 并归档。 文件用纸：如前所述，规格为国际标准A4型，幅面尺寸超过标准A4 型的， 应按A4型规格折叠；对小于A4的文件，应使用A4型纸进行托 裱； 两面均有文字的可采用贴角方法来处理； 对破损的应予以修复。,口 归整步骤和方法 文件归档 . 4 .,DA GZ,DA guiz,（4）归档手续 依据移交目录，经本单位 档案室检查、清点，核对无误后， 移交双方在移交目录上签字盖章， 并写明移交日期，履行移交手续。 移交目录，一般应一式三份，一份由文书处理部门留存备查，另两份 由档案室留存使用。,口 归整步骤和方法 文件归档 . 5 .,DA GZ,第三节 档案提供利用的方式,口 档案直接利用,口 本节讨论内容,口 档案间接利用,一、档案直接提供利用,（一）提供利用方式 档案阅览服务。 档案外借服务。 档案复制服务。 提供咨询服务。 电子档案服务。,口 档案提供利用 直接利用 . 1 .,DA ly,（二）健全规章制度 口 档案提供利用的基础工作就是要建立健全各项规章制度，搞好档 案的流动管理，严防档案的损坏和丢失。包括： 阅览制度。 借阅制度。 代卡制度。 借阅审批制度。 复制控管制度。 进出库房制度等。,口 档案提供利用 直接利用 . 2 .,DA ly,二、档案间接提供利用,二、档案间接提供利用 口 编辑档案参考资料，为档案信息需求者提供间接服务： 全宗指南。 大事记。 组织沿革。 重要文件汇编。 会议文件汇编。 科研成果汇编。 统计数字汇编。 规章制度汇编。 企业年鉴。 企业志史。等。,口 档案提供利用 简洁利用 . 1 .,DA ly,第四节 电子档案管理,讨论本节的主要依据是 中办、国办颁发的电子文件管理办法 国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法 “国标”电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）,口电子档案 / 导语,DADzDa,电子档案保管利用,电子档案收集鉴定,口 本节讨论的主要内容,电子文件,电子文件的特征,电子文件的种类,电子文件的收集与积累,一、电子文件,电子文件的含义,电子文件的归档,电子文件保管的基本原则,（一）电子文件的含义,（一）电子文件的含义 电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织 在处理公务过程中， 通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的 文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。,口 电子档案 / 电子文件 含义 1 ,DADw,（二）电子文件的特征,（二）电子文件的特征 1、电子文件对设备的依赖性。 2、电子文件载体的非直读性。 3、电子文件的信息与载体的可分离性。 4、电子文件的信息共享性。 5、电子文件信息的易更改性。,口 电子档案 / 电子文件 特点 1 ,DADw,（