说同学聚会话项目管理.ppt

说“同学聚会”话“项目管理”,周 清 湘 信息管理中心,1,工作内容,2,核心员工,日 常 事 务,制定工作计划 定期召开例会 撰写工作总结 日常工作处理,内控管理,协同工作,定期监控执行情况 间歇性督促、强调 关键工作风险规避,配合其它部门工作,主导“小项目”实施 历时三周左右，须三个部门以上配合,提 纲,项目概论 案例素材 项目背景 立项确认 项目启动 确定计划 实施与监控 项目收尾 再说项目,3,项目概论,4,综合 范围 时间 费用 质量 人员 沟通 风险 采购,内容,阶段,启动,计划,实施,监控,收尾,案例素材,5,厦门大学贸易经济系9002本科班，系1990年09月入学，1994年07月毕业。在校期间学生42（女：15）人，其中，辅导员：周清湘；班长：林进剧；支部书记：邓润辉。自毕业参加工作至今，尚未集体聚会。,项目背景,6,岁月悠悠，情谊绵绵。二十四年前，我们从五湖四海相聚厦门大学，而后四年中，我们朝夕相处，共同渡过了人生最纯真、最美好、最值得留恋的大学校园生活。二十载匆匆而去，不同的经历，不同的生活，不同的地方使我们天各一方，但不变的永远是彼此浓浓的同窗深情。 如今，我们已经进入不惑之年，离开学校已经二十年了。二十年的分别是二十年的牵念，离别，给了我们相约的再聚机会。在经历了社会的磨练之后，同学们再次相聚校园，是否会勾起心中那段尘封多年的记忆？引出多少对生活的感慨？激发更多对美好未来的憧憬,情 感 需 求,立项确认,7,林进剧、邓润辉发起厦门大学贸易经济系9002班毕业二十年聚会倡议。通过电话、邮件、QQ等通讯形式了解本班同学的聚会意愿。得到多数同学的支持，迫切要求开展一场聚会，庆祝毕业二十周年。大家一直认为：班长林进剧同学作为本次组委会负责人是最合适的人选。,项目发起,聚会日期：公元2014年05月01日至03日； 举办地点：厦门大学； 资金来源：团支书邓润辉（土豪，企业老板）承担聚会期间所有费用； 交通费用：参会同学自行解决往返厦门的车船费。,达成共识,项目启动,项目目标 组织保障 策划与任务 启动会议 过程分析,8,项目启动-目标,9,实现毕业二十年再次相聚母校 80%以上的同学能够出席聚会 追忆校园生活，分享事业变迁 领略母校变化及游览南普陀寺 参观当年的学生宿舍及图书馆 看望、慰问尚健在的任课老师 记录聚会过程，与会人员珍藏,范围已经确定,项目启动-组织保障,10,项目赞助人 （周清湘、邓润辉）,组委会主任 （林进剧）,宣传组 （曾莹莹）,后勤组 （黄丽珍）,采购组 （张煌勇）,外联组 （许闽阳）,财务组 （朱祝培）,叶 伟 伟,张 培 东,何 燕 鹏,黄 春 治,后勤组：具体负责聚会活动组织和日程安排、报到、交通、食宿安排。 采购组：主要负责宾馆预订、场地预订、出租车租赁、各类物品购买等。 财务组：负责制定人均费用预算、费用支出及财务公开等事务。 宣传组：负责场地布置、摄影、通讯录制作、光盘编制、发放，条幅悬挂。 外联组：负责对同学、老师联系与邀请，安排拜会任课老师。,项目启动-策划与任务书,11,项目描述：背景、需求、目的和目标 里 程 碑：项目关键任务和时间节点,同学集合完毕,厦大聚会 参观校园,纪念品 财务结算,看望任课教师,评价标准：本次聚会成功标准的度量或验收规程（满意度） 约束条件：过程中的限制性条件，将会影响聚会的风险和成本 干 系 人：组委会成员、宾馆经理、出资者、任课老师等,项目启动-启动会议,12,核心内容：强调目标目的，确定工作方式、管理方式 组织确定：明确组委会组织结构及核心成员 工作分工：各组织的工作职责及人员具体分工 日常管理：确立日常交流、沟通机制，关键环节例会及决议 明确里程碑：聚会关键工作节点确定，具体时间点确认 工作部署：安排最近阶段具体工作及承担者 信息发布：会议决议发布（老师、同学）及执行（项目成员） 输出内容：组委会名单暨分工、聚会策划书、同学通讯录,项目启动-过程分析,13,范围管理,时间管理,费用管理,质量管理,人员管理,沟通管理,风险管理,采购管理,讨论、确定聚会涉及的工作内容，人员范围、时间范围,确认聚会里程碑及关键时间点,找到聚会赞助方，界定费用支持方式,同学们对聚会后的满意度、成功标志,成立组委会，确定负责人及主要部门的人员分工,与全体同学沟通二十年聚会，召开启动会，相关信息的传递与收集,能够参会的同学太少，缺乏聚会的气氛,邀请辅导员动员态度模棱两可的同学，关键同学携带家属，要争得赞助方的允许与支持,确定计划,工作分解 活动排序 任务分配 所需资源 工期核定 成本估算 进度计划 风险计划 沟通计划 阶段综述 过程分析,14,确定计划-工作分解（主干）,15,确定计划-工作分解（分支）,16,分解方法：自上而下法、头脑风暴法 分解原则：完全穷尽，彼此独立 分解方式：交付结果、部门职能、产品结构、实施顺序等 最低层特征：一个清晰的任务、一个清晰的责任人、估算工作量和工期,确定计划-活动排序,17,1,结束,2,6,5,4,3,开始,N,确定计划-责任分配,18,注：-责任； -协助； -审批； -承包,确定计划-活动排序（方法论）,19,排序方法： 按照工作的客观规律 按照项目目标的要求 按照工作的轻重缓急 根据事务内在关系来 排序技巧： 只用工作分解结构（WBS）的最低层次的各项 首先把最相关的项排好（建一个子网），然后再合并所有子网 先不要担心资源、日期、或工期,确定计划-所需资源,20,参加人员、宾馆、场地、车辆、资金、礼品、光盘、电脑、投影等,资源类型： 人员、物资、技术、资金 资源估算考虑因素： 需要什么资源 什么时候需要 获得所需资源由谁拍板 估算方法： 专家判断法,确定计划-工期（含方法论）,21,4月0128日筹备；4月29日30日接站、集合；01日上午看望老师；01下午游览南普陀寺；01日晚间聚会典礼；02日上午自由交流；02日下午游览校园；03日上午发放纪念品、退房；03日下午结束。,定义：根据项目范围和资源等相关信息，确定（估计）完成所有活动所需的工期 估算方法： 三点估算法：采用乐观、悲观和最可能的三点工期估算法，并进行平均值、标准差值等有关计算来确定工期的方法 工期=（a+4b+c)/6 专家判断法：由项目经理组织13名团队成员对任务消耗的工期进行估算，并确定项目日程 关键提示： 任务的工期估算要以“谁来做”和“如何做”为基础,确定计划-成本估算,22,确定计划-成本估算（方法论）,23,信息来源 历史项目、任务执行者、专业评估人员、行业权威,估算方法 自下而上法 估算最详细的计划活动费用，然后将这些活动费用汇总到更高层级 专家判断法 类比估算法 利用历史信息和专家判断，只有当满足以下条件才可以可靠 (a)先前的项目不仅在表面上且在实质上和当下项目是类似的 (b)预算的个人或小组具有必要经验 参数成本法 确定项目成本与编写计算机程序代码行的关系 Quantity*Productivity Unit Rate,确定计划-进度计划,24,同学集 合完毕,厦大聚会 参观校园,纪念品 财务结算,看望任 课教师,3.15,4.26,4.30,5.01,5.02,5.03,项目启动会,工作汇报会,上线动员会,关键节点 监控会,关键节点 监控会,项目总结会,确定计划-进度计划（方法论）,25,关键路径法 工期总和最长的一条路径成为关键路径，它是完成该项目所需的最短时间。关键路径上的每一项任务都是关键任务，这些任务的完成时间一有迟延，就会影响项目或阶段的完成时间。 哪一条是关键路径？,1,结束,2,6,5,4,3,开始,5,2,4,10,12,6,2,3,4,9,8,确定计划-风险计划,26,1. 天气下雨或较恶劣。 减短校园游览时间，适当增加室内活动，合照改在室内进行。除非天气极端恶劣，可取消室外活动。 2. 部分同学迟到或临时有事不能及时到场。 由后勤组负责落实未到原因，确实不能到场者作好记录，迟到者由小组负责接待，及时参与正在进行的活动。同时，采购组及时通知宾馆退掉多余的客房。 3. 部分参与者携带家属。 外联组确认名单时明确家属人数，以恰当安排位置。必要时，向赞助人申请费用。 4. 聚会结束时部分参与者醉酒。 由后勤组领头，所有小组负责，将轻微醉酒者送至车上，确保其安全回到宾馆。严重醉酒者由后勤组安排专人护理。 5. 筹备资金与实际花费不符合。 在进行纪念品发放时进行调整。,确定计划-风险计划（方法论）,27,风险识别 回顾列出的假设和限制每一项代表一个风险点 回顾WBS每项工作或交付件哪里会出错 项目团队进行头脑风暴交互，找出风险点 考虑以往项目中出现过的问题，审视当下的环境,风险评估 事件概率 发生可能性大于60%、发生可能性介于30%与60%之间、发生可能性小于30% 影响度 按照“高、中、底”分类,风险评估 规避：改变项目计划，以排除风险或条件，使项目目标不受影响 转移：设法将风险的后果连同应对的责任转移到第三方 减轻：设法将不利的风险事件的概率或后果降低到一个可以接受的临界值 接受：该策略可以分为主动或被动方式,确定计划-沟通计划,28,沟通方式 会议形式、关键节点成果汇报、重大变动讨论与确定 沟通时机 里程碑时点，关键节点（全体集合前、晚会开始前、晚会高潮时）、关键工作交付时、风险点到来前。 参与人员 组委会主任、项目成员、核心成员、赞助人、顾问 沟通内容 计划进度、费用支出、成果汇报、工作部署、风险应对、突发事件处理、范围变更 反馈方式 会议纪要散播、直（间）接干系人告知、工作安排跟进、结果告知等,确定计划-沟通计划（方法论）,29,沟通范围：分析利益干系人对项目的兴趣及影响程度，针对干系人制定沟通计划。,沟通原则 及时 准确 恰到好处,确定计划-阶段综述,30,确定计划-过程分析,31,范围管理,时间管理,费用管理,质量管理,人员管理,沟通管理,风险管理,采购管理,确定工作范围变更标准及变化范围,制定工作进度计划,评估费用项目，计算总体金额,确定各项工作内容的质量标准,聚会沟通机制出台，项目计划确定及散播,梳理关键风险及时间节点，形成初步应对方案和策略,实施&监控,推进 沟通 监控 变更 分析,32,实施&监控-工作推进,33,项目成员按照工作计划开展工作 使用工作落实清单部署任务 使用工作跟踪清单验收成果,实施&监控-有效沟通,34,实施&监控-有效沟通（会议）,35,有效沟通关键要素 会前 事先了解开会的原因，预期要取得什么结果 考虑是否可能取消会议 确定需要参加的最少人数 选择会议地点，会议布置与会议目的相一致 会前和关键与会者就议题进行充分沟通，并取得支出 会中 做好筹备，按时开始，首先点明会议的目的和议程 每位与会者都有发言的机会 对会议内容进行口头总结 会后 会后发布会议纪要给每位与会者 会议上必须产生明确的决定 所有决定必须立即付诸行动,实施&监控-过程监控,36,监控什么？ 高风险任务（严重醉酒者、携带家属、极端天气、同学迟到） 里程碑有关进展（方案落地、同学集合、重游校园） 使用资源和费用（入住情况、实际花费、礼品发放） 各类计划执行情况，工作方法运用情况（会议、文档等）,监控方法 召集会议 观察/检查 计划跟踪 定期反馈及报告 进展报告（甘特图、里程碑趋势图） 状态报告 阶段结束/月度评估报告,实施&监控-变更管理,37,变更缘由 委托人：不断变化的想法与欲望 项目团队：成员技能与团队冲突 优先级:市场变化/资源变化/其项目影响 其他：法规/环境/企业变革/客户需求,实施&监控-过程分析,38,范围管理,时间管理,费用管理,质量管理,人员管理,沟通管理,风险管理,采购管理,变更管理过程执行,按照计划开展工作,支付住宿、场地、用餐、交通等费用,按要落实各项工作,接站、住宿、集合、拜会老师等,各类会议、汇报、指示、传达等,关键事件跟踪处理,预订宾馆、购买礼品、租赁车辆等。,项目收尾-同学聚会,39,工作内容 确认同学们皆安全返程 财务结算及汇报赞