项目一制作学生成绩通知书.ppt

一 认识Excel 2010,二 输入与编辑“学生成绩评语”数据表,三 制作“成绩通知书”表格,项目一 制作学生成绩通知书,任务,四 数据处理与通知书的打印,熟练掌握启动与退出Excel的方法。 熟练掌握工作簿的保存与关闭、工作表的重命名与复制、页面设置等基本操作。 熟练掌握输入与编辑数据、调整行高与列宽，合并单元格以及设置单元格格式的方法。 掌握设置工作表页面及打印区域的方法。 掌握利用“开发工具”选项卡绘制调节按钮并设置其属性的方法。 掌握VLOOKUP函数的使用方法。 了解VBA的属性及代码，掌握利用它打印指定对象的方法。 了解班主任管理工作中的成绩数据收集与整理、通知书报表的制作过程。 掌握使用Excel制作各类报表的方法。,知识技能目标,项目流程,数据 收集,1评语撰写 2各学科成绩收集,数据 展现,1报表制作 2数据引用,一、Excel 2010的工作界面介绍,二、理解工作簿、工作表与单元格,认识Excel 2010,知识窗,本任务介绍Excel 2010的基本知识。,任务一,认识Excel 2010,任务一,认识Excel 2010,Ribbon功能区简称功能区，主要由多个选项卡组成，其中集成了Excel的所有命令。功能区的合理布局可帮助用户更容易地找到常用的命令。当将鼠标指针移至某个命令上时，可显示命令的功能说明；当移动到命令参数上时，可对参数的效果进行预览。,不一样的Ribbon功能区,快捷菜单只有在选择一个或多个对象后，右击鼠标才显示出来，而微型工具栏是一个浮动的工具栏，其中包含了最常用的格式命令。,快捷菜单与微型工具栏,一、Excel 2010的工作界面介绍,任务一,认识Excel 2010,一、Excel 2010的工作界面介绍,工作簿名称及程序名称,快速启动工具栏,名称框,全选按钮,编辑栏,列标,滚动条,工作编辑区,工作表标签,工作表标签滚动按钮,行号,活动单元格,插入工作表按钮,任务一,认识Excel 2010,工作簿就是用来保存数据的Excel文件，相当于Word文档。启动Excel 2010后，系统自动新建默认名为“工作簿l”的工作簿，此后新建的工作簿将自动以“工作簿2”依次命名。一个工作簿可以包含若干个工作表。,工作簿,工作表主要用于处理数据信息，因此常被称作电子表格。它是显示在工作簿窗口中由行和列交叉排列组成的表格。默认情况下，新建的工作簿中有3张工作表，名称分别为“Sheetl”、“Sheet2”和“Sheet3”。,工作表,二、理解工作簿、工作表和单元格,单元格是Excel中最基本的存储数据单元，其命名是依据所在的列标和行号进行标识。单元格区域则是指多个连续的单元格。在单元格中可以输入文本、数字、公式、日期和时间。,单元格,步骤1 安装好Office 2010套装软件后单击Windows桌面左下角的“开始”按钮，在展开的列表中选择“所有程序”“Microsoft Office”命令。,一、创建快捷方式图标并利用它启动Excel 2010,步骤2 右击“Microsoft Excel 2010”项，在弹出的快捷菜单中选择“发送到”“桌面快捷方式”项。,任务一,认识Excel 2010,步骤3 此时，将在桌面上创建Microsoft Excel 2010的快捷方式图标。双击该图标即可快速启动Excel 2010。,一、创建快捷方式图标并利用它启动Excel 2010,任务一,认识Excel 2010,步骤1 进入Excel工作界面，双击要修改名称的工作表标签，如“Sheet1”，此时该工作表标签呈高亮显示，处于可编辑状态。,二、重命名并删除工作表,任务一,认识Excel 2010,步骤2 输入工作表名称，如“成绩通知书”，然后单击除该标签以外工作表的任意处或按【Enter】键确认。用同样的方法命名“Sheet2”工作表为“学生成绩评语”。,二、重命名并删除工作表,任务一,认识Excel 2010,步骤3 右击要删除的工作表标签“Sheet3”，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，即可将所选工作表删除。,二、重命名并删除工作表,任务一,认识Excel 2010,步骤1 按【Ctrl+S】组合键或单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮。,三、保存工作簿并退出Excel,任务一,认识Excel 2010,步骤2 打开“另存为”对话框，在对话框左侧的列表中选择保存工作簿的磁盘驱动器和文件夹，此处为“素材与实例”“项目一”文件夹，在“文件名”编辑框中输入工作簿名“学生成绩通知书”，最后单击“保存”按钮。,三、保存工作簿并退出Excel,任务一,认识Excel 2010,步骤3 此时，Excel工作界面的标题栏将自动显示为保存的文件名。单击标题栏右侧的“关闭”按钮，关闭工作簿并退出Excel程序。,三、保存工作簿并退出Excel,任务一,认识Excel 2010,一、数据输入方法,二、数据的编辑,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,知识窗,三、设置单元格格式,四、调整行高与列宽,在掌握相关的基础知识并获得相关数据后，就可以在“学生成绩评语”表中输入数据了。,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,在编辑栏中输入：选择要输入数据的单元格，然后在编辑栏中单击，输入所需数据后按【Enter】键确认。 双击单元格后输入：用该方法在单元格中输入数据与在Word的表格中输入文本的方法类似，即双击需输入数据的单元格，此时在其中将显示文本插入点，直接输入数据后按【Enter】键或单击其他单元格确认即可。 选择单元格后输入：选择单元格后输入数据是最快捷的数据输入方法，即选择需输入数据的单元格后直接输入数据，再按【Enter】键确认。若原单元格中有数据，则会被新输入的数据覆盖。,一、数据输入方法,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,自动填充数据：要在一行或一列相邻的单元格中输入相同的或有规律的数据，可先在第1个单元格中输入示例数据，再上、下，或左、右拖动填充柄即可（填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域右下角的小黑方块 ），或在填充数据后单击显示的“自动填充选项”按钮，在打开的列表中选择相应的选项。 使用快捷键填充相同数据：若要一次性在所选单元格区域填充相同的数据，可先选中要填充数据的单元格区域，然后输入要填充的数据，输入完毕按【Ctrl+Enter】组合键确认。,一、数据输入方法,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,Excel提供了文本、小数、分数、货币、日期等多种不同类型的数据，并且每种类型数据的输入方法有所不同。下表所示为常用数据类型的输入方法与显示格式的汇总。,一、数据输入方法,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,1选择数据 无论是编辑单元格内容还是设置单元格格式，都需要先选中要进行操作的单元格。在Excel 2010中，我们可以使用以下方法来选择单元格或单元格区域。 要选择单个单元格，可将鼠标指针移至要选择的单元格上后单击。 要选择相邻的单元格区域，可按下鼠标左键拖过想要选择的单元格，然后释放鼠标；或单击要选择区域的第一个单元格，然后在按住【Shift】键的同时单击要选择区域的最后一个单元格，即可选择它们之间的多个单元格。 要选择不相邻的多个单元格或单元格区域，应首先选择第一个单元格或单元格区域，然后在按住【Ctrl】键的同时选择其他单元格或单元格区域。 要选择工作表中的一整行或一整列，可将鼠标指针移到该行左侧的行号上或该列顶端的列标上，当鼠标指针变成向右或向下的黑色箭头形状时单击即可。,二、数据的编辑,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,2修改数据 选择要修改数据的单元格，然后在编辑栏中拖动鼠标选择要修改的数据，输入正确的数据后按【Enter】键。若要修改单元格中的全部数据，则在选择需修改的单元格后直接输入正确数据并按【Enter】键。 3移动与复制数据 要移动或复制数据，可使用拖动方法和命令进行。 使用拖动方法：选中要移动数据的单元格或单元格区域，然后将鼠标指针移至单元格或单元格区域边缘，此时鼠标指针变成十字箭头形状 ，按下鼠标左键并拖动，到目标位置后释放鼠标左键即可。如果在拖动的过程中同时按下【Ctrl】键，则可复制单元格或单元格区域中的数据。,二、数据的编辑,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,使用命令：选择需移动或复制数据的单元格或单元格区域，然后单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“剪切”或“复制”按钮，单击目标单元格，再单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮。,二、数据的编辑,4删除数据 选择单元格后按【Delete】键，或右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“清除内容”项。,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,工作表建好之后，应该对其进行格式化，如设置单元格的字符格式和对齐方式，从而使工作表便于阅读。最便捷的方法是：可选中单元格后在“开始”选项卡的“字体”组和“对齐方式”组中单击相应的按钮，或单击按钮右侧的三角按钮，在打开的列表中选择相应选项。,三、设置单元格格式,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,默认情况下，Excel中所有行的高度和所有列的宽度都是相等的。用户可利用鼠标拖动方式和“格式”列表中的命令来调整行高和列宽。 鼠标拖动方式：在对行高度和列宽度要求不十分精确时，可以利用鼠标拖动来调整。将鼠标指针指向要调整行高的行号下边线上，或要调整列宽的列标右边线上，当鼠标指针变为上下或左右箭头形状时，按住鼠标左键并上下或左右拖动，到合适位置后释放鼠标，即可调整行高或列宽。在拖动的过程中会自动显示高度（宽度）值。,四、调整行高与列宽,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,“格式”列表：要精确调整行高和列宽，可选中要调整行高的行或列宽的列，然后单击“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”按钮 ，在展开的列表中选择“行高”或“列宽”项，打开“行高”或“列宽”对话框，输入行高或列宽值，再单击“确定”按钮即可。,四、调整行高与列宽,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,步骤1 启动Excel 2010，然后单击“文件”菜单，在展开的列表中选择“打开”项。在打开的对话框中找到“任务一”中创建的“学生成绩通知书”工作簿并单击“打开”按钮，将其打开。,一、打开工作簿并调整工作表顺序,步骤2 单击“学生成绩评语”工作表标签，然后按住鼠标左键并将其拖到“成绩通知书”的左侧，即可实现工作表的移动；若在拖动工作表标签的过程中按住【Ctrl】键，则表示复制工作表。,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,步骤1 在“学生成绩评语”表的A1:J1单元格区域中输入列标题：姓名、语文、英语、体育、制冷、电焊、电工、组装、电子和评语。,二、在工作表中输入数据,步骤2 根据实际情况输入学生姓名和各科成绩数据。可看到文本数据沿单元格左对齐，数值数据靠单元格右对齐。,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,步骤3 根据实际情况为每个学生输入评语。数据输入完成后的工作表效果如图所示（其中各学生的评语文本可参考本书配套素材“素材与实例”“项目一”“评语”输入）。,二、在工作表中输入数据,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,步骤1 在“学生成绩评语”工作表选中A1:I29单元格区域，单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“居中”按钮。,三、设置单元格格式并调整列宽,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,步骤2 选中A1:J29单元格区域，设置其字号为10。,三、设置单元格格式并调整列宽,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,步骤3 拖动鼠标选中BI列，将这些列的宽度调整为50像素，最后再次保存工作簿。,三、设置单元格格式并调整列宽,任务二,输入与编辑“学生成绩评语”数据表,设置边框和底纹,制作“成绩通知书”表格,知识窗,若要进行简单的边框和底纹设置，可利用“开始”选项卡“字体”组中的“边框”按钮和“填充颜色”按钮进行。,设置边框与底纹,任务三,制作“成绩通知书”表格,若要进行复杂的边框和底纹设置，如改变边框线条的样式、颜色，以及设置渐变色、图案底纹等，可利用“设置单元格格式”对话框的“边框”和“填充”选项卡进行。,设置边框与底纹,任务三,制作“成绩通知书”表格,在制作成绩通知书之前，我们首先要对其进行分析，如表格中哪些数据是公用的，哪些数据需要突出显示，哪些数据需要设置公式引用其他工作表中的数据等，其中标记框为要在“学生成绩评语”表中提取的内容，可留空不输入数据。,一、输入数据并设置单元格格式,任务三,制作“成绩通知书”表格,步骤1 在“学生成绩通知书”工作簿单击“成绩通知书”工作表标签，切换到该工作表，然后在相应单元格中输入数据。其中在输入第5行至第11行及第21行数据时，首行输入4个空格，以使段落缩进2个字符。,一、输入数据并设置单元格格式,任务三,制作“成绩通知书”表格,步骤2 选择A1:I1单元格区域，单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮 ，对单元格区域进行合并制作表头。,一、输入数据并设置单元格格式,任务三,制作“成绩通知书”表格,步骤3 用同样的处理方法对单元格区域A2:I2，A5:I5，A6:I6，A7:I7，A8:I8，A9:I9，A10:I10，A11:I11，A14:A15，B16:I16，A17:I17，A18:A20，B18:I18，G19:H19，G21:I21进行合并。,一、输入数据并设置单元格格式,任务三,制作“成绩通知书”表格,步骤4 合并单元格区域后的数据都是居中的，也不换行，为方便查看，需要将文本在单元格中水平左对齐并自动换行。为此，选择要设置左对齐和自动换行的单元格，单击“对齐方式”组中的“左对齐”和“自动换行”按钮。,一、输入数据并设置单元格格式,任务三,制作“成绩通知书”表格,步骤5 设置A1单元格的字符格式为黑体、24，A2单元格的字符格式为华文行楷、18。,一、输入数据并设置单元格格式,步骤6 选中要设置字号的单元格，然后在“字体”组的“字号”编辑框中输入13。,任务三,制作“成绩通知书”表格,步骤1 设置单元格数据的自动换行后，可看到数据依然无法完整显示，为此，需要调整相关行的行高。将鼠标指针移到第5行与第6行之间的边框线上，待鼠标指针变成上下双向箭头时，按住鼠标左键向下拖动，直到所有内容显示时释放鼠标，即可调整行高。,二、调整行高和列宽,任务三,制作“成绩通知书”表格,步骤2 用同样的方法对其他相关行（主要是单元格中有多行文本所在的行）的行高进行调整，其中“评语”所在行的行高为60（因为“评语”文本有多有少，所以精确设置其行高值），使单元格中的文字全部显示。,二、调整行高和列宽,任务三,制作“成绩通知书”表格,步骤3 分别选中成绩、评语和年月日等数据，设置其对齐方式。,二、调整行高和列宽,任务三,制作“成绩通知书”表格,步骤4 分别对相关单元格中的文本或部分文本进行突出颜色和加粗格式设置，如A5单元格中的日期和缴费数额文本，A10、B13:I13和B16单元格内容。,二、调整行高和列宽,任务三,制作“成绩通知书”表格,步骤1 选中要设置边框的单元格区域A12:I20，在“字体”组单击“边框”按钮 右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“所有框线”项。,三、为单元格添加边框和底纹,任务三,制作“成绩通知书”表格,步骤2 利用“边框”列表中的其他选项对部分单元格取消边框线。,三、为单元格添加边框和底纹,任务三,制作“成绩通知书”表格,步骤3 选中A21单元格，单击“填充颜色”按钮 右侧的三角按钮，在打开的列表中为单元格设置填充颜色。,三、为单元格添加边框和底纹,任务三,制作“成绩通知书”表格,一、设置页面和打印区域,二、数值调节按钮及批量打印按钮,数据处理与通知书的打印,知识窗,三、VLOOKUP函数,四、VBA属性及代码,在制作好工作表后有时会将编辑好的表格打印在纸张上，以方便审阅。但在打印之前，还需要对即将打印的工作表内容进行设置，包括设置页面、页边距、页眉、页脚以及打印区域等，这些操作均可在“页面设置”选项卡的“页面设置”组单击相应按钮，在打开的列表中选择相应选项，或在“页面设置”对话框中完成。,一、设置页面和打印区域,任务四,数据处理与通知书的打印,“页面设置”对话框各选项卡的含义如下： “页面”选项卡：在该选项卡可设置需要打印表格的纸张方向、缩放比例和纸张大小等参数。 “页边距”选项卡：在该选项卡可设置表格数据距离页面上方、下方、左侧和右侧各边界的距离，以及表格在页面中的居中方式。 “页眉/页脚”选项卡：在该选项卡可选择系统内置的页眉或页脚样式。此外，还可以单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，在打开的对话框中自定义工作表的页眉或页脚样式。 “工作表”选项卡：在该选项卡可设置工作表的打印区域、打印标题和打印顺序，以及是否显示网格线，或打印行号列标等。,一、设置页面和打印区域,任务四,数据处理与通知书的打印,数值调节按钮主要用于增加及减少数值，单击数值调节按钮会更改数值的值。在“开发工具”选项卡选择按钮类型后在单元格中按下鼠标左键并拖动，即可绘制数值调节钮，然后设置其控制属性即可。本任务要绘制2个调节按钮和1个批量打印按钮，方便批量打印成绩通知书。工作表的打印区域、打印标题和打印顺序，以及是否显示网格线，或打印行号列标等。,二、数值调节按钮及批量打印按钮,任务四,数据处理与通知书的打印,VLOOKUP函数的功能是在表格数组的首列查找指定的值，并由此返回表格数组当前行中其他列的值。 语法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 即VLOOKUP（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确OR模糊查找） Lookup_value 为要在表格第一列中查找的数值。可以为数值或单元格引用。若lookup_value小于table_array第一列中的最小值，VLOOKUP返回错误值#N/A。 Table_array 为两列或多列数据。可以使用对单元格区域或区域名称的引用。Table_array第一列中的值是由lookup value搜索的值。这些值可以是文本、数字或逻辑值。文本不区分大小写。 Col_index_num 为table-array中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num为1时，返回Table array第一列中的数值；Col_index_num为2，返回Table_array第二列中的数值，依次类推。如果Col_index_num小于1，VLOOKUP返回错误值#VALUE!。大于Table_array的列数，VLOOKUP返回错误值#REF！ Range_lookup 为逻辑值，指定希望VLOOKUP查找精确的匹配值还是近似匹配值：如果为TRUE或省略，则返回精确匹配值或近似匹配值。也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值。 Table_array第一列中的值必须以升序排序（排序知识将在后面的项目中介绍），否则VLOOKUP可能无法返回正确的值。如果为False，VLOOKUP将只寻找精确匹配值。在此情况下，Table_array第一列的值不需要排序。如果Table_array第一列中有两个或多个值与lookup_value匹配，则使用第一个找到的值。如果找不到精确匹配值，则返回错误值#N/A。,三、VLOOKUP函数,任务四,数据处理与通知书的打印,1PrintOut方法打印指定对象 expression.PrintOut(From,To,Copies,Preview,ActivePrinter,PrintToFile,Collate,PrToFileName) Expression 必需。该表达式返回“应用于”列表中的一个对象。 From Variant类型，可选。打印的开始页号。若省略该参数，将从起始位置开始打印。 To Variant类型，可选。打印的终止页号。若省略该参数，将打印至最后一页。 Copies Variant类型，可选。要打印的份数。若省略该参数，将只打印一份。 Preview Variant类型，可选。若该值为True，则Excel打印指定对象之前进行打印预览。若该值为False（或者省略此参数），则立即打印该对象。 ActivePrinter Variant类型，可选。设置活动打印机的名称。 PrintToFile Variant类型，可选。若该值为True，则打印输出到文件。若没有指定PrToFile Name，则Excel将提示用户输入要输出文件的文件名。 Collate Variant类型，可选。若该值为True，则逐份打印每份副本。 PrToFile Name 可选，Variant类型。若PrintToFile为True，则本参数指定要打印到的文件名。,四、VBA属性及代码,任务四,数据处理与通知书的打印,2IfThenElse语句 IfThenElse语句的意思是根据表达式的值有条件地执行一组语句。其中文意思是：如果就否则。 语法：If condition Then statements Else elsestatements 或使用块形式的语法： If condition Then statements ElseIf elseifcondition-n Then elseifstatements Else elsestatements End If,四、VBA属性及代码,任务四,数据处理与通知书的打印,IfThenElse语句的语法具有以下几个部分：,四、VBA属性及代码,任务四,数据处理与通知书的打印,3Fornext语句 Fornext语句的意思是以指定次数重复执行一组语句。 语法： For counter = start To end Step step statements Exit For statements Next,四、VBA属性及代码,任务四,数据处理与通知书的打印,Fornext语句的语法具有以下几个部分：,四、VBA属性及代码,任务四,数据处理与通知书的打印,步骤1 在“成绩通知书”表格的右侧制作通知书打印范围表格，然后在“快速访问工具栏”上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“自定义功能区”项。,一、制作调节按钮,任务四,数据处理与通知书的打印,步骤2 在打开的“Excel选项”对话框选中“开发工具”复选框，最后单击“确定”按钮，即可在功能区显示“开发工具”选项卡。,一、制作调节按钮,任务四,数据处理与通知书的打印,步骤3 切换到“成绩通知书”工作表，在“开发工具”选项卡的“控件”组中单击“插入”按钮 ，在展开的列表中选择“表单控件”中的“数值调节钮”按钮 。,一、制作调节按钮,任务四,数据处理与通知书的打印,步骤4 在K5单元格中拖动鼠标绘制一个数值调节按钮，并设置其大小为1.3厘米和1.1厘米，将按钮靠单元格左对齐。,一、制作调节按钮,任务四,数据处理与通知书的打印,步骤5 在数值调节按钮控件上右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置控件格式”项，在打开对话框的“控制”选项卡中依次设置控件的“当前值”、“最小值”、“最大值”、“步长”和“单元格链接”的值，然后单击“确定”按钮。,一、制作调节按钮,任务四,数据处理与通知书的打印,步骤6 用同样的方法在M5单元格中绘制一个同样大小的按钮，其属性设置与之前的那个相同，只是“单元格链接”改为M5单元格。,一、制作调节按钮,任务四,数据处理与通知书的打印,步骤1 用同样的方法在K7单元格中绘制一个命令按钮，并修改其名称为“打印”。,二、添加打印按钮,任务四,数据处理与通知书的打印,步骤2 在“打印”按钮上右击，在弹出的快捷菜单中选择“指定宏”项，打开“编辑宏”对话框，单击“编辑”按钮，进入VBA窗口。,二、添加打印按钮,任务四,数据处理与通知书的打印,步骤3 在Sub和End Sub之间输入代码。输入完毕，单击窗口右上角的“关闭”按钮退出VBA编辑界面。,二、添加打印按钮,代码右侧的文字为说明文字，无需输入,任务四,数据处理与通知书的打印,步骤1 选择“学生成绩评语”工作表，右击第一列的列