《公文处理规范》PPT课件.ppt

第二讲 公文处理,公文处理工作,围绕公文的撰写、印制、收发、办理与立卷归档等一系列管理工作，需要进行许多具体的文书工作，就称为公文处理工作，也称为文书工作。 公文处理主要包括收文处理和发文处理两个方面。,一、收文处理,区中心的指令性和指导性公文 下级请求性和询问性公文 上级机关的批复性和答复性公文 各部门、各分中心的调查性和陈述性公文 内部刊物和“简报” 其他文书材料,收文流程,公文签收 登记 分送 拟办 批办 传阅 承办 注办 立卷归档或销毁,收文第一步：签收,收到材料后，在对方的公文投递单或者送文登记薄上签字，以明确交接双方的责任。 签收文件要做好清点（核对文件名、份数，如有不符，可以拒签或在签收单上注明）、检查（是否缺页、破损）、签字（检查无误后签字确认）。,文件签收单,收文第二步：登记,在收文登记簿上编号并记载文件的来源、去向，保证文件的收受和处理。 如果收文数量少，可以按照收文日期进行登记。如果数量多，就要进行归类登记。 目前收文登记一般采用簿册式。,XX分中心2011年收文登记簿,编号：上(2011)9号 处理结果：已扫描存档、已发分中心等,收文第三步：分送,也称分办或者分发。是指在收到文件进行登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时准确地将收文分送给有关领导、部门和承办人员阅办。分送给领导阅批的文件，要先填写文件处理笺，并列于文件前随文运转。 文件处理笺,收文第四步：拟办,在区中心一般是由业务部门部长，分中心一般由业务员或者内勤提出。 对文件的办理提出初步的处理意见。 意见应当写在相应栏目，并签注拟办人的姓名与日期。紧急公文应当明确办理的时限。,收文第五步：批办,是领导对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。 我中心的公文批办工作实行合理分工、分层负责的原则，业务性工作可由业务部门提出拟办意见，分管领导进行批办。全局性、政策性的公文必须由正职领导批办。 同理，分中心的业务性工作可由业务员提出拟办意见、方案，由分中心主任进行批办。 批办意见要写在文件处理笺的有关栏目中，并注明批办人姓名及年、月、日。,收文第六步：传阅,有关工作人员在工作职责范围内传递阅读文件。 需要传阅的文件情况有两种：一是需要有关人员掌握文件精神和批示意见；二是作为普通抄送件，直接送相关人员阅览。 对于有指定对象的文件，应严格传阅。 文件传阅完毕必须及时交还给文件管理员保管，不得随意存放在个人手中。,文件传阅单,负责承办的部门或员工收到领导批办的文件后，要见文即办，不得积压和拖延，凡是可以通过口头、电话、派人联系等方式解决的问题，都必须复文，力求精简公文数量，但必须做好回复记录。,收文第七步：承办,凡批办意见中要求由某部门或分中心牵头处理的，该部门或分中心应当准备好有关文件和处理意见，邀请有关单位一起会商，并负责归纳整理意见，将定稿送有关部门会签后再报领导审定。参加其他部门主持的会商或会签工作时，也应当积极负责，共同做好工作。,承办,如果某份专业性文件在承办的同时还需要发文，那么业务人员不但要承办这份文件，还要参与发文办理时的“草拟”工作，以保证文件内容的专业性。,注办也称办复。是指对文件承办的情况和结果，由经办人在文件处理笺“处理结果”一栏简要注明。 注办内容：一般的传阅内容，注明已送达哪些单位进行传阅。需要办理复文的文件，注明“已复文”、日期、文号；用口头或电话答复的，注明时间、接话人、主要内容及签名；不需要复文的文件，注明“已办”、“已阅”、“已扫描”。 作用：备忘待查，为日后了解某一公文的承办过程、方式、结果提供依据。,收文第八步：注办,文件经承办后，收文办理程序即告结束，文件即由文件管理员或综合部保管，到一定时期就进入归档或销毁的终结处理程序。 对有价值的文件进行归档，对无价值的文件进行销毁。,收文第九步：立卷归档或销毁,发文流程,拟稿 审核 会签或签发 编号 复核 缮印 校对 用印 分发,发文第一步：拟稿,符合法律法规、区中心的政策制度规范 做到主题明确、观点鲜明、情况属实、条例清楚、标点准确，篇幅力求简短 公文应当一事一文，请求性公文更应如此。,发文第二步：审核,审核重点：是否符合程序、应不应该发、内容是否符合政策、要求能否实现、文字表达是否准确、行文关系是否正确、公文格式是否妥当。 审核负责人：一般由部门或分中心负责人负责审核。,发文第三步：签发,涉及全局性的重要文件，由主要领导签发。 涉及某一业务问题的文件，由相关分管领导签发。 在发文笺的签发栏写明意见，如“发”、“印发”“急发”。,发文第四步：编号（略）,发文第五步：复核,审批手续是否完备、审批意见是否明确、附件材料是否齐全。 文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表格，印发传达范围、主题词是否恰当准确，标点符号的用法及文种的使用、公文格式是否符合规定等。,发文第六步：缮印,发文第七步：校对,校对文字、标点符号，如有错漏、疑问或需要斟酌的地方，不能随意改动，应作为问题向有关人员提出，由签发人员更正；依据定稿，检查板式、标题是否端正，页码