企业档案管理具体操作及流程

1 / 6 企业档案管理具体操作及流程 一、收集范围及要求 、收集范围 凡是反映企业工作活动，具有参考价值的文件材料均属归档范围。 1企业内部行政领导会议材料； 2企业制定的条例、准则、章程和各项管理制度等文件材料，以及企业内部颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿等； 3企业的请示及上级主管部门的批复文件； 4企业及其内部职能部门业务运行活动形成的工作计划、 总总结、报告、年度目标 管管理考核实施方案和考 核核评比结果等； 5 反反映企业业务活动和管 理理的文件材料； 6 企企业形成的凭证、帐薄 、财务 报表，统计原始 台台帐、统计报表、汇总 的的统计报表和分析资料 等等其它财务资料； 7财产物资、档案等的 交交接凭证； 8企业 与与外单位签订的各种合 同同、协议等文件材料； 9其它按需应予归 档档的文件材料。 、收 集集要求 1归档的文 件件材料必须齐全完整， 照照片等必须同其详2 / 6 细的 文文字说明材料一起归档 ； 2归档的文件材 料料必须经过系统整理， 准准确地反映活动的真实 内内容和历史过程，符合 自自然形成规律； 3 归归档的文件材料必须是 原原件，具有重大意义的 文文件应同时保存历次修 改改稿，重要的或利用频 率率高的文件材 料根据需 要要可复制若干份归档； 4归档的文件材料， 其其制成材料必须易于长 久久保存，同时要保证图 像像清晰、字迹工整，审 查查签字手续完备，禁用 铅铅笔、复写纸等。 二 、文件点收 文件结案 后后由档案部门验收，文 件件材料在归档前遗失， 文文件形成部门或经办人 应应尽力弥补，并承担相 应应责任。归档部门或个 人人应填写归档材料移交 清清单，一式两份，交接 双双方按清单交点清楚， 双双方签字，各留 份， 以以备查考。同时，文件 结结案移送归档时，依如 下下原则点收： 1检 查查文件的本文及附件是 否否完整，如有短少，应 即即追查归入； 2 文 件件的处理手续是否完备 ，如有遗漏，应即退回 经经办部门补办； 3 与与本案无关的文件或不 应应随案归档的文件，应 即即退回经办部门； 4有价证券或其他贵重 物物品，应退回经办部门 ，经办3 / 6 部门应送指定保 管管部门签收后，文件送 归归档。 三、文件整理 点收文件后 ，可依下列方式整理： 1中文直写文件以 右右方装订为原则，中文 横横写或外文文件则以左 方方装订为原则； 2 右右方装订文件及其附件 均均应对准右上角，左方 装装订则对准左上角理齐 钉钉牢； 3文件如有 皱皱折、破损、参差不齐 等等情形，应先整补，裁 切切 折叠，使其整齐划一 。 四、档案分类 1档案分类应视案件内 容容、部门组织、业务项 目目等因素，按部门、大 类类、小类三级分类。先 以以部门区分，部门之后 依依案件性质分为若干大 类类，再在同类中依序分 为为若干小类； 2档 案案分类应力求切合实用 。若因案件较多，三级 不不符应用时可于第三级 之之后另增第四级 “ 细类 ” 。若案件不多，亦可 仅仅使用 “ 部门 ” 及 “ 大 类类 ” 或 “ 小类 ” 二级； 3每一档夹封面内页 应应设 “ 目次表 ” ，案件 归归档时依序编号、登录 ，并以每一案一个 “ 目 次次 ” 编号为原则； 4档号之表示方式如下 A1B1C11D1： A1 为经办部 门门代号， B1 为大类号 ， C1 为小4 / 6 类号， D1 为为档案目次。 五、档 案案名称及编号 1档 案案各级分类应赋予名称 ，其名称应简明扼要， 以以能充分表示档案内容 性性质为原则，且有一定 范范畴，不宜含混； 2编号以十进阿拉伯数 字字表示；其位数使用视 案案件多寡及增长情形而 定定； 3档案分类各 级级名称经确定后，应编 制制 “ 档案分类编号表 ” ，即将所有分类各级名 称称及其代表数字编号， 用用一定顺序依次排列， 以以便查阅； 4档案 分分类各级编号内应预留 若若干空档，以备将来组 织织扩大或业务增 繁时， 随随时增补之用 5档 案案分类各级名称及其代 表表数字一经确定，不宜 任任意修改，如确有修改 必必要，应事先审慎研议 ，并拟具新旧档案分类 编编号对照表，以免混淆 ； 6编号以一案一 号号为原则，遇有一案件 叙叙述数事或一案归入多 类类者，应先确定其主要 类类别，再编号； 7 编编号应自左而右编列， 右右方装订的案件，应将 编编号填写于案件首页的 左左上角；左方装订者则 填填写于右上角。 六、 归归档与档案清理 1 归归档文件，应依目次号 顺顺序以活页方式装订于 相相关类别的档夹内，并 视视实际需要使用 “ 见出 纸纸 ” 注明目次号码，以 便便翻阅； 5 / 6 2档夹的 背背脊应标明档夹内所含 案案件的分类编号及名称 ，以便查档。 七、调 阅阅程序 1各部门经 办办人员因业务需要需调 阅阅档案时，应填具“ 调 阅阅单 ” 经其部门经理核 准准后再向管档人员调阅 ； 2管档人员接到 “ 调阅单 ” 经核查后， 取取出该项档案，并于 “ 调调阅单 ” 上填明借出日 期期后，将档案交与调阅 人人员。“ 调阅单 ” 则依 预预定归还日期之先后整 理理，以备稽催； 3 于于档案室当场借阅者， 免免填 “ 调阅单 ” ； 4档案归还时，经管档 人人员核查无误并于 “ 调 阅阅单 ”填明归还日期及 签签章确认后，档案即行 归归入 档夹。 “ 调阅单 ” 由由管档人员留存备查。 八、调阅管理 1 “ 调调阅单 ” 以一单一案为 原原则，借阅时间最长以 一一周为限，如有特殊情 形形欲延长调阅期限时， 应应按调阅程序重新办理 ； 2调阅人员对于 所所调案件，不得抽换增 损损，且未经批准不得复 制制； 3调阅人员调 阅阅档案，应于规定期限 内内归还，如有其他人员 调调阅同一档案时，应经 调调卷变更登记，不得私 自自授受； 4调阅案 件件限与经办业务有关者 ，如调阅与经办业务无 关关之案件，应经文书管 理理部门主管同意。 6 / 6 九 、销毁管理 档案保管 的的时间长短由档案的保 存存价值而定 ，已经到期 的的档案和已无存查价值 的的档案可定期销