会计档案管理制度精品.doc

。杭州娃哈哈集团有限公司管理制度WHH-CW-02-06-00会计档案管理制度发布日期：20081127 实施日期：20081127杭州娃哈哈集团有限公司杭州娃哈哈集团有限公司会计档案管理制度第一章 总则一、目的为了加强会计档案管理，统一和规范公司会计档案管理，根据财政部和国家档案局发布的会计档案管理办法、中华人民共和国档案法，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于整个集团按规定应当建帐的各部、分公司会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理规定。 三、职责1、总经办档案室和集团财务部共同负责会计档案管理制度的制（修）订，及会计档案工作的指导、监督和验收。2、总经办档案室负责杭州总部会计档案的接收、库房管理和借阅利用、销毁组织等管理工作。3、集团财务部负责指导、监督、规范下属各财务机构会计档案的组织、立卷、存放保管等工作，并进行检查考核，保证会计档案的完整性。4、各会计机构（财务部、财务科）按规定建立和移交会计档案。第二章 管理规定一、会计档案的内容会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。具体包括：(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。二、会计档案整理规则1、各类会计档案代号及案卷号的填制会计档案代号：P-会计凭证；Z-会计账册；B-会计报表；F增值税发票抵扣联（如销售公司数量大则单独编号，其它会计主体量少可并到Q类）；Q-出库单、入库单、领料单、其他。案卷号格式：识别码代号年份顺序号。识别码为各会计主体的代码，且是唯一的代码，由集团财务部统一分配并通知。例如：2000年杭州娃哈哈饮料有限公司（该会计主体代码为3151）会计档案一共有7卷（册），其中凭证有3册，账本有2册，报表有1卷，其它有1卷，则编号依次是：3151-P-2000-1、3151-P-2000-2、3151-P-2000-3、3151-Z-2000-1、3151-Z-2000-2、3151-B-2000-1、3151-Q-2000-1。2、会计档案的装订和卷盒封面的填制要求1)要求装订整齐，规范。无论凭证、报表每本不得超过200张，要求装订者在封面上盖章或者签字。2)档案盒封面填制要求：内容栏内填写盒内会计档案的种类如：*公司会计凭证、总帐等，并填写盒内会计档案反映的时间和盒内卷数、保管期限。3) 档案盒脊背写法：脊背最上端加盖会计主体名称的蓝色印章；全宗号和目录号空白，由档案室人员填写；案卷号按照会计档案编号规则编写，如一盒里面有两卷或两卷以上的案卷，则所有案卷号都必须在此处注明。如果凭证等需要标明月度等便于查找的，一律填写在案卷号下方的空白处。即盒内所有的内容都应该反映在卷盒表面。 3、会计档案保管清册、会计档案保管期限1）会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。各会计机构可视经营需要适当延长保管期限，但不得低于规定的期限（具体参见附表一）。2）各会计主体每年形成的会计档案，应当由会计机构（财务部或财务科）按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册（具体参见附表二）。会计保管清册纸质材料一式两份，一份由移交的会计机构永久保存，一份同会计档案移交时一并交与档案室。3）会计档案应装入国家统一的会计档案盒内，档案盒封面和背脊面按规范书写清楚各项内容，以便于保管和利用查找。不同保管期限的会计档案不得装在同一盒内。三、会计档案归档移交1、当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由本单位的财务部门保管一年，也可以第二年就移交，具体视保管条件和利用情况而定（杭州总部会计档案统一移交集团档案室保管，外地公司由财务科或档案室统一保管）。同一会计年度产生的会计档案要求一次性移交完整，不得分成几次移交。2、各会计部门向档案室移交会计档案时，应编制会计档案移交清单（具体参见附表三）一式两份，并在移交前先向档案室提供移交清单和保管清册的电子文档。档案室审查电子表格信息（规范、完整）符合要求后再予通知接收会计档案实物。3、档案接收部门对移交的会计档案案卷质量、手续严格把关，不符合要求的退回重新填写整理，合格后再予办理移交手续。并对照档案保管清册逐项核对无误后，按会计档案分类方法排列上架，办理移交清单签字手续，纸质移交清单、会计档案保管清册双方各自保留一份，以备查考。四、会计档案借阅1、本公司财务人员可以查阅与其工作有关的会计档案，若工作需要须带出档案室，必须办理借阅登记。借阅人要注意保持档案整洁，严禁在材料上圈划、涂改，不准折叠、拆换、抽出、增添和损坏档案材料，不准交无关人员翻阅，不得泄露或擅自向外公布档案内容。2、其他人员查阅会计档案的，要讲明查阅目的，并经会计主管人员同意，方可借阅，但不得将会计档案带出档案室，审计单位除外。五、会计档案销毁1、保管期满的会计档案，由总经办档案室会同相应的会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。经集团公司财务部、总经办会审，集团总经理批准后予以销毁。2、销毁会计档案时，应当由档案室（外地办公室）和财务部（科）门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，销毁清册存档，并将监销情况报告档案室和集团财务部备案。第三章 附表/图1、会计档案保管期限表2、会计档案保管清册3、会计档案移交清单归口管理部门：财务部、总经办档案室制度相关部门：各部分公司修订次数：0次发布日期：2008年11月27日实施日期：2008年11月27日表一：会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备 注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账15年包括日记总账5明细账15年6日记账15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三财务报告类9月、季财务报告（决算）3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对账单5年表二：会计档案保管清册案卷号案卷名称起止